作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

２）　さて　お待たせしました　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

国税庁のＱＡを見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a55

上記の中に

「回答：　まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。」とありますが、条件や運用上の注意事項があります。何でもかんでもまとめれるといろいろ困ったこともあこるからです！

では、その条件などを見ましょう！

複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

上記方法は、ERSと言う方式とXAdES（署名タイムスタンプ）方式と２つあります。

纏めてタイムスタンプすることで、タイムスタンプインターバルを気にすることなく、まとめる効果で通信時間も減り、タイムスタンプ料金も押さえられます。

但し、デメリットはAdoveReaderでタイムスタンプの検証が出来ない点です。しかし、XAdES対応のアプリケーションは検証機能を持っているものが多いので心配ないでしょう！

手前味噌な話しですが、これらのこと全般をコンサルの中に盛り込みアドバイスさせて頂く事が可能です。

宜しければご利用下さい。

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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 　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　２」

中小企業の月当たりの証憑の件数（ページ数で無く）は、数百から数千です。

対して中堅企業は数千～数万あり

大企業は数万～多いところでは毎日１万という企業もあります。

とタイムスタンプのランニング費用がネックになります。

そこで、タイムスタンプのコスト低減策として

１）　定額制メニューを検討する

２）　まとめてタイムスタンプを検討する

大きくはこの２つになります。

１）　定額制を見てみましょう！

１－１）定額制の中で廉価なものは、タイムスタンプを付与するインターバルを１０秒とか２０秒とかアプリケーション側で強制的に設ける代わりにお安くしています。

この時大事なことは１，０００件に付する時、合計１０，０００秒のインターバルがかかります。約３時間ですね！と言うこととは１，０００件を大きく超える企業はタイムスタンプが終わらない状態が発生する訳です。

また、ずっとネットに繋がりっ放しです。

１－２）次に少し値段は高額になりますが、１秒インターバルで無制限と言うメニューもあります。

しかし、これも１秒インターバルなので件数が多くなればなるほど余分に時間がかかります。

 明日は、まとめてタイムスタンプを確認しましょう！

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「タイムスタンプについて考えてみましょう！」

ﾀｲﾑｽﾀﾝに係わるQAは下記54です。ざっと一緒に見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a54

如何でしたか？

これを見ても分かりませんよね・・・要するにセイコーさんやアマノさん等の認定タイムスタンプを打たないといけません。「打つ」とか「付与」とか「付す」とか表現がありますが、正確には、施行規則3条に「付す」とあります。

規則を見てみましょう！

ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

ではタイムスタンプは、各社何がどう違うのでしょうか？

ここは各社と等距離にお付き合いさせている書けるギリギリのコメントをしてみたいと思います。

初期費用は、少し金額が異なりますがほぼ同額です。

低最低料金は1年間の費用で￥96,000で毎月1000個のタイムスタンプが付すことができます。これは同じです。

これ以降が各社それぞれ特徴があります。

某社は厳格に月数を管理していて、1つでも超えるとサービスが止まり、月越えするか、追加費用を払わないと使えなくなります。もう1社は、以外と柔軟で、止まることは無く年間合計で計算して超えるようであれば、次年度追加費用を取って下さいと言われています。

明日は、更に踏み込んだかお得なサービスメニューや困った点にも注目してレポートします。

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 「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存？それとも書類のデータ保存？」

皆様は混乱されていないですか？電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。法令を見てみましょう！

２  　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

３  　前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除く。）の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記の違いはお判りでしょうか？

4条3項（スキャナ保存）は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。そして、4条2項（書類のデータ保存）は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。

こうなる訳です。

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 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい！」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや（必要に応じて）税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう！！ 

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「先日のセミナ終了後　同じ質問（定期検査について）を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が２名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか？

国税QA問66を見てみましょう！
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント：結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
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 中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう！　１

とある中小企業にスキャナ保存納入相談に行ってきました。

ご担当者は
「スキャンしてPDFを作り、タイムスタンプを付与して会計帳簿と関連付けてフォルダーに保存すれば、税務署申請がとおりますか？」
と確認がありました。

皆様は、どう思われますか？
残念ながらＮＧです。
なお、国税局なら申請書は差し戻しになりますが、税務署の場合はみなし承認されてしまうことがあります。
後者の場合は、次の税務調査がとても心配ですね。
さて、ＮＧポイントを考えてみみましょう！
これは、国税庁のスキャナ保存パンフレットの要件一覧をや申請用紙を全く見ないで想像で考えているからに他なりません。ここが「壁」です。
法令要件として、「ヴァージョン管理」が必須です。
（他にも10個程度要件がありますが・・詳細は下記を）
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

該当箇所には
「国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること」
が要件として規定されています。

これを噛み砕くと
「PDFやJPEGなど（国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項）の訂正や削除を行った場合は、訂正削除のアクセスログを残し、物理削除を許さずに、削除PDFなども検索できるシステム」
が要件となります。
そうです、一般のフォルダにセキュリティを強化して、PDFを保存しても要件を確保することは困難です。

要件確保された、承認実績のあるスキャナ保存システムベンダーを選択して、失敗しないようにしましょう。

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 今回はユーザーの管理部門目線で従業員立替払いの領収書の取り扱い業務の問題点を考えてみましょう！

下記は実際のユーザーの声です。

×　領収書がすぐ来ない！

数百の店舗がある中堅企業様なので、同様の課題をお持ちのお客様は多いと考えております。

店舗から普通郵便で送っている。封筒を準備して、宛名付けて、切手を貼って、投函している。なお、念のため写しのコピーを取り、店舗で保管している。これが数百か所ある訳で手間とコピー代と切って代がかかっている。仮に＠１００として１０００店あれば￥１００，０００ｘ１２月＝￥１，２００，０００万円／年間。ちりも積もれば山になります！

そして、領収書はバラバラに本社の管理部門に到着します。〆前に届くものはまだましですが、ギリギリのものもあれば、そうでないものもあるし、差し戻し処理が必要なものが複数発生し、そうとの手間がかかります。到着管理、決裁条件判断、問合わせ、差し戻し連絡など・・・・とても管理業務が煩雑になります。

例えば、交通費などは最短ルートを利用しているか、会議費であれば利用目的や内容が統制の範囲内かなど従業員の不正が起こらないように目を見張らせているわけです。

×差し戻ししてからの待ちの時間（実際に送り返すので数日かかる）。皆さんイメージできましたでしょうか？スキャナっ保存の検討を切っ掛けとして管理業務そのものの改善を考える必要があります。そうですワークフローシステムと会計システムへの自動仕訳、ワークフローシステムとスキャナ保存の連携。そして、スマホによるスキャナ保存読取（撮影）です。

このような考えでH２８年緩和の恩恵を民間企業に広げてまいりましょう！！

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