カテゴリー別アーカイブ: コラム

年初 電子紙接近容易性配慮事情 摘み食い編

お正月のある日。
何をするでもない無為な時間を過ごすことは、人生にとって必ずしも無駄なことではない、むしろ贅沢なことだ、などと嘯いているのもそろそろ飽きてきたので、新たな見聞を広めるため、おもむろにPCを引きずり出してネットサーフィン(これも今や死語か)ならぬネット漂流に出掛けてみることとしました。

そんな中で、とある記事に目が留まる。
「視覚障害の方のインターネット利用は91.7%」。総務省が2012年に発表の調査データらしい。

アクセシビリティとユーザビリティの確保は、Webを製作する側も公開する側も配慮すべき優先課題であるのは今では言うまでも無いこと。その規格化は2004年から始まっているとのことだが、利用者側の情報について触れることはほとんどなかったので、利用率の高さに正直なところ驚いた。

夢うつつの漂流が現実に引き戻されつつある中で、こんな記事にぶつかった。
パソコンからインターネットを利用する際に困ることについては、全盲者では「スクリーンリーダーで読み上げられないPDFやフォームなどがある」(94.4%)が最も高い。

また別の調査では、「PDFファイルについては、画像のみでテキストが埋め込まれておらず読み上げないという問題と、読み上げ順序が文脈通りになっておらず、内容を理解しづらい」という問題の指摘が多い。「PDFによる解説は解読不能」との意見も。

最後に、とどめの一撃が。
質問:知りたい情報がPDFファイルで提供されている場合の利用方法。
回答:PDFファイルのみで提供されていた場合は読まない(18.24%)。

フルボッコです。
「これでいいのか、PDF!アクセシビリティはどこへ行った?」

2016年4月1日、障害者差別解消法は施行された。

正月気分も冷めやらぬ中、俄か知識を引っ提げて、アクセシブルなPDFの普及が急務であると、ドヤ顔で語っておりましたところ、ある制作会社さん曰く。
「もう2~3年前から手掛けてますよ、うちは。官庁・自治体のお客様が多いから必須なんですよ。ただ、加工が大変でして、簡単にPDFにタグがつけられるツールとかありませんか。」
己の見識の狭さに赤面しながら、「流石、法定義務を課せられているだけあって官庁は動きが早いですね。努力義務の民間のお客さんはまだまだでして・・・・ははは」としどろもどろの言い訳に、赤っ恥のボディブローがジワリと効いてくる。

「が、頑張っているじゃないかぁ、PDF!」

印刷用の版下に、どうしてアクセスビリティが必要なの?
その疑問ももっともですが、PDFの活用はそのレベルで十分とお考えですか。

昨今は印刷物とHTMLをセットで納品するのが当たり前、PDFをWebにあげなくてもとのご意見もありますが、印刷物のレイアウトを広く共有するためにPDFでなければならない場合も多々あります。

必要とされる以上、対応しないわけにはいかない。
それにしても、できあがったPDFに後からタグを追加する作業の効率の悪さ。
PDF/UAでは、形式的、意味的に厳密なタグ付け(マークアップ)が求められています。
アクセシブルなPDFの普及を妨げる要因が、それらPDF仕様の複雑さとアクセシビリティ要求の高さにあるとすれば、現状の改善は望めないのでは・・・・・。

いえいえ、アンテナハウスにお任せあれ!
解決法はオリジナル文書の段階で階層化、マークアップしてしまう以外にはありません(断言)。

構造化文書からどうやってアクセシブルなPDFを?
『AH Formatter V6.4』はPDF/UA出力機能を実装しました。

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製品紹介・実演をご希望の方は、2月8日から開催のPAGE2017(BT-8)にてお待ちしております。

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第109回 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 今回は「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

導入を検討されている企業で過剰な要件と考えておられるものが「相互牽制」です。今回は「相互牽制」をどう要件解釈して運用すべきか考えてみましょう!

はじめに、QAのH27年-問56http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/03.htm#a56とH28年-65http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a65を比較することが重要です。いずれも問のテーマは「妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」です。そしてこれが小さな企業から大きな企業までの「相互牽制」の最低限の要件が示されているところになります。

最大のポイントは問65解説後段の下記となります。

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

一方、受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

皆様は是非とも全体を通して比較されて考えてみてください。 

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第108回 「16年末にQAが追加されたのをご存知でしたか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

これが 国税庁からの緊急周知依頼関連のQAです。

QAの内容と先の回でご案内した周知依頼の内容を必ず比較してお読みください。実は大変厳しい事がはっきりと書かれています。、

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第107回 「国税庁より 緊急で周知依頼」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 2016.12.27 国税庁より、電帳法スキャナ保存の要件を満たしていない会計ソフトを使用してスキャナ保存を行った場合、税法上の保存義務に違反するとの、周知依頼を受領しましたので、取り急ぎ、ご連絡いたします。

詳しくは、こちらをご覧ください。

http://www.jiima.or.jp/pdf/20161220_kokuzeicho_announcement.pdf

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こんにちは。

2日続けてのブログ更新。私が当番の週にはこれまでありえなかった・・・

今日は、「翻刻」について。

「翻刻」ということば、聞いたことはあるでしょうか?

私は最近、知りました。日本文学を勉強するために大学に入った姪が、まず必須としてやらされていたのが「翻刻」。

翻刻(はてなキーワード)

はてなキーワードにあるように、古文書などの崩し字を楷書になおして読めるようにすることです。

国内には(きっと外国にも)、まだまだたくさんの眠っている古文書や木簡などがあるそうです。

つい先日も、

井伊直虎は男だった!(可能性が高い)

という新資料が見つかったというニュースがありました。

なぞとなっていた真田幸村(信繁)の最期を伝える資料が公開されていたりもします。

また、古文書に残る災害の記録をまとめた本がいろいろと出版されています。2冊ほど読みましたが、興味深いです。地震や噴火の状況、行政の対応のことまで書かれている文書があり、今の日本にきっと役に立つに違いない、と思いました。

ですが、古文書を読むには「技術」を要しますし、読み手がそんなにいないので、歴史が伝える、現代にも役立つ情報や、歴史的事件の新事実が埋もれてしまっています。

そんな崩し字を解読するシステムが開発されました。それが

MOJIZO

です。

調べたい字をデジタルカメラなどで撮影して画像にし、その画像から検索するデータベースとのことです。読めない文字についても、似た字形の文字を探せる画期的(!)なシステムだそうです。

参照:「木簡・くずし字解読システム -MOJIZO-とは

参考記事:「古文書の崩し字、あなたも読めます 画像から似た字検索」(朝日新聞 2016.3.27)

MOJIZOのサイトでは、無料で文字解析ができます。

あなたのおうちに、古文書、眠っていませんか?解読してみたら、あっと驚く発見が・・・?!

では、また。

 

 

 




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第105回 「スキャナ保存と会計システム」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スキャナ保存と会計システム」について 考えてみましょう!

スキャナ保存は、紙の証憑の保存に変えて電磁的記録事項(電子化ファイル)が原本になります。紙段階で確保しているのと同様に帳簿と書類(電子化ファイル)の相互関連性を確保することが必須要件となります。

通達4-33 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1506/01.htm#a-33

通達4-32 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/03.htm#a-19  (4-33から32に変更になっています)

要約すると、「受領した請求書」であれば関連する帳簿は「買掛元帳」等です。との書類帳簿間の関連付けが必要です。税務調査を経験された方はご承知かと存じますが、調査官は帳簿を見て、帳簿に係わる仕訳を確認して、その仕訳に紐づく証憑を出して下さい!となり、領収書や請求書を準備することになります。

だから、見て頂いた通達の通り電子になっても相互関連性の担保措置が必要な訳です。ご理解いただけましたでしょうか? 

次のリンクが税務調査のパンフレットです。 https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/data/h24/nozeikankyo/pdf/01.pdf

是非ご覧ください。

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第104回 「 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
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 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?

投資対効果の見える化が最初に必要です。

紙の証憑の管理では、納税地に実質8年2カ月以上国税関係書類を保存する必要があるので管理が大変ですが、スキャン作業やタイムスタンプ費用や検索キーの入力等々、紙と比較したらまだまだ過剰ともいえる要件が複数あり、特に「適正事務処理要件」等と説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。では、なぜスキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?

ある程度規模の企業は証憑数が多く

拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。

そうではなく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。

ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。(年商数百億円の企業は、数百円の投資をされる場合があります)

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第103回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」3

 今回は推進された事例をもとに考えてみましょう

1.平成27年の9月30日以降は、ITベンダー様が主体になり、自社導入しつつ、お客様に販売すべくスキャナ保存を積極的に導入し、税務署に申請書を提出されています。今年(28年)は更にスマホ経費精算システムのベンダーさんが積極的に開発して自社申請しつつ、お客様への提案をされています。どんどん拡散していくことでしょう!

2.筆者のコンサルティングの例では

・年商13億年の中小企業様が12月末に申請されて4月から本番稼働されました。この企業様は社長様が電子化と紙証憑の廃棄を積極的に総務経理部門に指示をされました。請求書を中心にしたもので本社と1拠点を対象に第一展開を掛け、評価してから他の拠点への第二次展開を掛けられました。現在は検索キーを手入力されていますが、来年は会計システムからCSVを取り込んで業務効率を更に向上させることを目標にされています。(四半期単位で検査をして証憑を廃棄されています)【請求書領収書等 800件/月程度をPC1台で】

・年商30億年越えの中堅企業様は、既に電子化して、フォルダー管理していた中で、本格的な紙証憑の廃棄を目指してスキャナ保存に取り組まれました。既に複合機でスキャンしていたので、スキャン作業そのものが苦にならなかったことが幸いしています。3,000件/月当たりをスキャナ保存しています。当初から会計システムからCSVを受け取り、CSVを有効利用しながらスキャナ保存を効率的に運用されておられます。【会計システムとCSV連携して請求書等をクラサバ版でPC5台】

・某流通企業様はお客様から申し込みのある契約書のスキャナ保存をBPOで実現されています。5,000件/月の契約申込書をスキャニングセンターで電子化してタイムスタンプなどの措置を施し、その後、その企業様のPC環境にスキャナ保存データを検索とタイムスタンプ検証できる形で毎月納品されています。【契約申込書 BPOセンターにサーバ お客様先にPCx1台】

その他多数、ご相談を受けして対応させて頂いております。

スキャナ保存のメリットを集約すると下記の様になります。

スキャナ保存のメリット
◎電子化による検索性の効果
◎原本廃棄による「保管」「保存」「物流」「外部倉庫」「セキュリティ」「証跡」等で効果が予測可能
★過剰な証憑書類の保管管理(仕訳順に保管等)
◎内部統制の向上 → 社内不正 横領 牽制
◎税務コンプライアンスの向上から税務調査間隔が長期化期待
◎税務調査・外部/内部監査の準備や対応の効率化
→ コストダウンの実現
★月次決算の早期実現
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第102回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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   「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」2

 今回は断念されるケースを見ていきましょう!

1.税務コンプライアンスの意識の高くない企業様です。善良とは言い難い経理処理をされている企業は見送られます。理由は、電子化された証憑原本を税務調査で必要に応じて見てもらう為です。

2.経理規程が曖昧で、且つ、帳簿書類の保存規程が無い企業です。これでは、先に紙の段階での管理を先に徹底される必要があります。

3.月次決算が出来ていない企業も断念されます。スキャナ保存制度は最長1カ月の業務サイクル後の速やか入力方式が要件となっています。2カ月以上前の請求書や領収書をスキャナ保存の対象とすることが要件上(紙段階での不正防止の観点で)できない為です。

4.契約書・領収書・請求書などの国税重要書類は「適正事務処理要件」の確保が必須です。具体的には相互けん制、定期検査、問題発生時の再発防止の3点です。中堅企業以上では内部統制の意識が高い企業が多いので大きな問題となりませんが、中小企業では大きなはハードルとなり断念される企業があります。

皆様は如何でしょうか?これらのことを乗り越えて業務効率などを改善されているスキャナ保存チャレンジ企業が承認件数で380件(250%)とH28年10月末に発表されました。

次回は、推進されている企業のお話をさせて頂きます。

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第101回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」1

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 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか!?」について考えてみます!1回目

1回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

1.当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

2.紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

3.そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

4.H28年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化&原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も 経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか?

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう!

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