作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか？」

ＥＤＩ取引は便利ですよね！？

流通業も製造業もＥＤＩや電子での取引が活発に行われるようになっています。

皆様や皆様のお客様はこのような電子取引のデータをどのように保存されていますでしょうか？

注意しなければならないのは電子取引をした際の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務になっている点です。その上、これは申請に関わらず義務なのです。

（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は！？なんでしょうか？

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/01.htm#a2

上記が最近追加された問2です。その末尾に尚書き「なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問13】をご覧ください。」があります。その13を見てみましょう！

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13

上記が問13です。以前から問13はありましたが見易く表になりましたし、注書きが大幅に追加強化されています。その狙いは、問2の徹底にあります。具体的に 行政側のメッセージは「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等を行う場合は、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。」です。これは下記につながるもので、

「したがって、税務署長等の承認を受けることなく、市販の会計ソフトを使用して、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことは認められません。」なり、裏返すと保存義務違反をするとペナルティに及びかねないと滲み出ていると理解すべきです。

税務コンプライアンスをしっかり高めて正しく電子化して参りましょう！

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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」３

 皆様お待たせしました、

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

について益田の解説をします。

１）この要件を慎重且つ堅く読み解くと、「入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要」にあるように入力事務を「スキャン作業」と「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」に分けて相互牽制すべきと考えられます。

２）文理通りに読み解くと、、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」さえ分ければよいので、受領してその上長が確認して、経理などが原紙を受け取りスキャンして確認後タイムスタンプを一人で付与しても良いと読み取れます。

更に財務省はＨ27年の開設で下記の様にコメントしています。

（注）　上記の「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

こう言うところが提案やコンサルティングのポイントになるような気がします。

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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」２

前回をお読みいただき、皆様なりに検討頂けましたでしょうか？

先に簡単な方から益田の解説をします。

受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」と「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

 上記のように明確ですよね！受領者がスキャンして確認して、経理等が画像を見て処理をすれば良く、経理などは必要に応じて紙原本の確認が出来れば良い訳です。この点がＨ28年緩和の最大のポイントです。

次回をお楽しみに！

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 今回は「スキャナ保存の相互牽制を考察します」１

導入を検討されている企業で過剰な要件と考えておられるものが「相互牽制」です。今回は「相互牽制」をどう要件解釈して運用すべきか考えてみましょう！

はじめに、ＱＡのＨ27年-問56http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/03.htm#a56とＨ28年-65http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a65を比較することが重要です。いずれも問のテーマは「妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」です。そしてこれが小さな企業から大きな企業までの「相互牽制」の最低限の要件が示されているところになります。

最大のポイントは問65解説後段の下記となります。

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

一方、受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」と「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

皆様は是非とも全体を通して比較されて考えてみてください。 

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