作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例　３．

今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか？

理由は、
１．お客様から「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい！」との
　　問い合わせの背景（課題の根っこ）を確認していないから。
２．ベンダーにも拘らず、関係法令を全く押さえていないから。
の２点です。

私どもであれば、電子帳簿保存法全体を俯瞰してご説明し、
受領書類と控え書類の分類分析と
課題と法令に即した提案を心がけております。

ユーザーの皆様もこの点注意をされて各ベンダー様への相談をされてはいかがでしょうか？
また、各ベンダー様でこれらの法令解釈に不安のある方は、お気軽にお問い合わせください。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

2016年9月よりクラ･サバ版としてScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
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電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例　２．

まずは、法４条２項「書類のデータ保存」を見てみましょう！

「保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

つぎに４条２項の要件を確認しましょう！

【真実性】
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け（規3①三、同3②）

【可視性】
見読可能装置の備付け等（規3①四、同3②）
検索機能の確保（規3①五、同3②）

どうでしょうか？
簡単だと思いませんか？
正式なスキャナ保存と書類のデータ保存の要件比較は
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13
をご覧ください。

ポイントは、「書類のデータ保存」はタイムスタンプが不要でヴァージョン管理や面倒な要件がありません。

では、今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか？
それを次回解説していきます。

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
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電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例　１．

某ベンダーのお客様が「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい！」との
要望があり、相談を受けました。
この場合、皆様でしたら３つの選択肢があることにお気づきでしょうか？

１．紙のまま保存する
２．スキャナ保存する
３．書類をデータで保存

いかがでしょうか？

１．は法令の基本は紙で７年以上納税地に保管ですから、皆様のご認識の通りです。
紙の保存は、不効率なので、緩和された電子帳簿保存法を研究して４条３項スキャナ保存である
２．の検討をされるのは最近のトレンドです。

【参考：法４条３項】
前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除く。）の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
では、「３．書類をデータで保存」については皆様ご承知でしょうか？

次回は、その点について解説しましょう。

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2016年9月よりクラ･サバ版としてScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか！？（３）

費用だけを考えればパソコン版にして安くすることが可能です。
しかし、同時に複数の方が使えるようにとなるとサーバ版が必要となります。
さらに専用ソフトをインストールしたくないとなるとWeb版が必要となります。
どのあたりが妥協点となるかについて考えてみました。

前回のアンケート
「導入にどれだけコストをかけれそうですか？」に対して
～　３０万円　１０
～　４０万円　　２
～　５０万円　３９
～１００万円　２５
のように
パソコン版であれば５０万円程度で、一人の方がログインして使う
サーバ版で複数が同時に使えるものを１００万円程度で提供できれば中小企業でも負担感が少ないものと考えられなくもありません。

ここで忘れてはならないものがタイムスタンプ費用です。
タイムスタンプ費用は、初期費用が\6,000程度と加えて年間最低費用が\96,000（1,000個/月）かかります。

前々回のデータとして
請求書の月間件数
～１００　　　　　　　　１５
１０１～３００　　　　　　８
３０１～５００　　　　　１１
５０１～１０００　　　　　３
１００１～３０００　　　　４
３００１～５０００　　　　０
５００１～　　　　　　　　２
から８０％以上の企業が1,000個/月のタイムスタンプで足りることが解ります。
そして、スキャナ保存対応だけでなく、電子取引情報（法10条）のPDFなども合わせて保管できることがベターなシステムと言えるでしょう！

弊社セミナーにご参加頂いたお客様には更に詳しい情報を提供させて頂いております。
皆様のご来場をお待ちしております。

詳しくは　https://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink00　をご覧ください。

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

2016年9月よりクラ･サバ版としてScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか！？（１）

H27年H28年の連続緩和で今まで見向きもされなかったスキャナ保存に少しずつ注目が集まっています。
弊社が帝国データバンク様と独自に税務会計部門様170名に調査したことろ様々なことが解ってきました。

検討したい国税関係書類は
1位　請求書
2位　領収書
目的や課題
1位　倉庫費用や現状倉庫の容量限界
2位　電子化による検索性の向上
3位　過剰な証憑保管管理からの脱却
4位　二重三重のコピー保管

導入予定時期
直ぐに　　２
半年以内　５
1年以内　 １０
2年以内　 ２

というものでした。

では書類の量を見てみましょう！

請求書の月間件数として
～１００　　　　　　　　１５
１０１～３００　　　　　　８
３０１～５００　　　　　１１
５０１～１０００　　　　　３
１００１～３０００　　　　４
３００１～５０００　　　　０
５００１～　　　　　　　　２
でした。

月間５００件を超えるところが結果として導入意欲が高い事が分析より見えてきています。

次回は、導入する際の費用感を見てゆきましょう！

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安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか？（３）

１）タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の３日以内に付せば良いとされました。
２）スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、Ａ４以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ﾋﾟｸｾﾙ値や階調情報等を保存することで良いとされました。
３）相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか？
それは反対解釈で見えてきます。

１）タイムスタンプは、受領から翌日起算の３日以内に付さなければ「受領者等が読取る際の緩和要件」は使えない
２）スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、Ａ４超える場合は書類の大きさ情報が必要。
３）相互けん制要件受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする。

と読めていますでしょうか？

スマホの問題点は
・書類の大きさ情報が取れないので、何だかの措置が必要になります。
・受領者がスマホで撮影して、経理等に紙を回付する必要が出ます。

如何でしょうか？

詳しくお知りになりたい方は、メール下さい。
お待ちしております。

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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか？（２）

「受領者等が読取る際の緩和要件」の３要件とは何でしょうか？

ヒントは、タイムスタンプ、大きさ、相互けん制です。

これがすんなり出てこない場合は、問題ですよ！

では、答えです。

１）タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の３日以内に付せば良いとされました。
２）スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、Ａ４以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ﾋﾟｸｾﾙ値や階調情報等を保存することで良いとされました。
３）相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

皆さんはいかがでしたか？
しっかり押さえておられましたか？

さて、これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか？

次回は、その点を解説します。

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