作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「国税一般書類のタイムスタンプは不要？必要？」
皆さんはどう思われますか？

実はある大手会計パッケージベンダー様の資料には
「国税一般書類のタイムスタンプは不要！」と記載されていて
その様に説明されているのを聞きました。

これは、残念ながら間違いです。
では、どうしてこのような間違いが起こるのでしょうか？

それは、要件緩和前の規定では国税一般書類のタイムスタンプは
不要であったことが起因していると推測されます。

現在は、電子証明書が不要になった関係でスキャナ保存全般で
タイムスタンプが必須です。

従来、電子証明書が改竄検出を担っていたものが、不要になったので
一律タイムスタンプが改竄検出要件で必須となったのです。

皆さんは大丈夫でしたか？

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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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 「H28年度の税制改正でスキャナ保存の要件の一部が改正された内容を正しく理解していますか？」

あなたは大丈夫ですか？

先日、スキャナ保存の入力方式でスマホで読み取る際の入力方式が追加されたと解説されているブログを拝見したり、その方のセミナーを聞かれたと思わしき法令要件を正確に把握しないで鵜呑みにされて理解している方と話が食い違う場面にたまに出くわします。

施行規則3条5項　法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。
一  　次に掲げるいずれかの方法により入力すること。
イ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。
ロ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと（当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。）。

とあるように（国税重要書類）2つの入力方式しか法令規定されていません。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

上記の国税庁のリーフレットに記載のあるように「領収書等の受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取る場合の要件が整備された」のであって入力方式が追加された訳ではないのです。

この追加要件を正確に把握できていない方のアドバイスを受けるのはリスクがあります。是非とも正確な知識のある方にご相談下さい。「これにより　例えば、受領した領収書を社外でスマホで読み取りことができるようになりました」を正しい法令知識でご活用頂くことを願っております。

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 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか？」-３

前々回と前回は、「タイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。」について施行規則と通達趣旨説明から考えてみました。今回は「特に速やか3日」を考えてみましょう！

 前々回に施行規則3条5項2号ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

を見ましたが、特に速やかの部分を抜き出してみましょう！

 「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに」タイムスタンプを付与する必要があります。

そして　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1607/02.htm#a-3

に「特に速やかに行うことの意義」が「4－23 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、受領後その者が署名した当該国税関係書類について受領後3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。」と記載されています。

そうです！ここでの規定は”受領後3日以内にスキャンしてタイムスタンプを付している場合に特に速やかに扱ってよく、その緩和要件を受けることが出来るのです。

この辺りを明確に説明することをしない講師が少なくないので皆さんは困っておられるか、これから困ることになる訳です。

さらに施行規則同ハ　当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格Ａ列四番以下であるときは、（１）に掲げる情報に限る。）を保存すること。

これが特に速やか時の緩和条件のポイントなのです。本来スキャンした際にタイムスタンプ付与が必要なところを翌日起算の3日まで(受領後）タイムスタンプの付与が許容されて、Ａ４以下サイズの書類は大きさの情報が不要になるのです。なぜこのような要件があるのか！？皆さんご承知のようにスマホでもスキャナ保存できるようになったからです。そしてスマホは撮影する際の画像(JPEG)に撮影時の画角（縦横のﾋﾟｸｾﾙ数）の保持はあるが対象書類の大きさ情報が取れないからです。これらのスマホ等の問題点を把握して運用上の統制をしなければ保存義務違反に繋がりかねないリスクが存在しています。

H２９年１月１日から本番に入られる企業の実例等を見ながら継続して情報を発進させて頂きます。ご期待下さい。

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 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか？」-2

 前回「タイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。」の続きです。早速施行規則趣旨説明を見てみましょう！

なお、先にお断りしておきますが下記通達は現時点では下記の4-27は削除されたものとして通達ページに公開されています。スキャン後のタイムスタンプの付与の要件を具体的に示した重要なものです。

（読み取る際の意義）

4－27　規則第3条第5項第2号ハ（（タイムスタンプ））に規定する「スキャナで読み取る際に」とは、原則として電子署名を行った後、直ちに電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すことをいうのであるが、国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）が特定できるように、書類ごとや部署ごとに電磁的記録をまとめてタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付したものとして取り扱う。
この場合、国税関係書類をスキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱うことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ハでは、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付すこととされているが、電子署名を行う時期についても規則第3条第5項第2号ロと同様な規定となっていることから、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度電子署名を行い、その後、電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すこととなる。
ところでタイムスタンプは、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更の有無の確認及び個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）を特定するために付すものであるが、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更をした場合は、電磁的記録と電子署名が適切な関連性を持っていれば当該電子署名で確認できることとなる。
したがってタイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った日を特定することができれば、保存義務者の実情に応じて、例えば書類ごとや部署ごとに、電子署名を行った日が同一な電磁的記録のすべてを対象として1つのタイムスタンプを付しているような場合でも、スキャナで読み取る際に付したものとして取り扱う旨を明らかにしたものである。
なお、日をまたいで入力した場合、何日の業務としてスキャナで読み取ったかということが特定できれば、一連の入力業務を、日を特定するために零時の前後で分ける必要もないと考えられることから、スキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱う旨を明らかにしている。

賢明な皆様はお分かりですよね？そうですH27年緩和で電子署名が要件から外れたので、その点を加味して読む必要があります。そして、施行規則通りでは「タイムスタンプはスキャンした時に付与」するのが法的要件ですが、それを補う通達趣旨説明としてこの4-27は本来国税庁が削除したのはあるべき姿ではなく、修正して掲載すべき重要なものと筆者は考えます。

次回は、「特に速やか3日」を考えてみましょう！

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様々なところでe-文書法やスキャナ保存のセミナーが盛況です。セミナー講師でしっかり法令要件を読み込んで日ごろの疑問に答えながら研鑽されている方もいれば、そうでない方もいて玉石混交状態と言えます。

そんな中で危険なところが「入力方式」と「タイムスタンプ付与」の要件の違いです。37日という数字が出てくるのは、入力方式の要件でありタイムスタンプではありません。

タイムスタンプの付与に関してはもちろん法令要件ですから間違ったセミナー講師の説明を鵜呑みにして、要件確保が不完全であったり、不備の場合は、国税関係書類の保存義務違反に繋がり兼ねず、スキャナ保存承認取り消しや、最悪は青色申告法人取り消しに繋がります。

これを読んで「あれっ？」と思われた方は、まずは次の施行規則3条5項2号を確認しましょう。
ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

上記を見やすく（）書きを削除すると

施行規則3条5項2号
ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと。

これで分かりましたか？そうです「書類をスキャナで読み取る際に電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付す」ことです。

だからタイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。

でも、安心して下さい。これでは厳しすぎると考えた国税庁は通達でその趣旨説明をしてくれています。それは次回に解説します。 

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「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様！とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね！？

要件不備のポイントは何でしょうか？

ヴァージョン管理機能です。

施行規則５条2項二に「ニ　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です！と言うことです。

皆様の（検討中含めて）システムは、その点大丈夫ですか？

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