作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法をしっかり理解して、賢く電子化するには？

帳簿の電子は簡単です。
　ほとんどの会計システムが切り替えボタンを備えています。
　税務署に帳簿のデータ保存の申請書を出して
　期初からスタートさせましょう！

控えの取引関係書類（証憑）の電子保存も要件が少なく簡単です。
　対象証憑発行システムで要件確保できておれば
　・タイムスタンプ不要
　・帳簿との相互関連性不要
　・検索要件もスキャナ保存よりも楽
　期中からスタート可能です。

電子で授受する電子取引は法１０条で規程されていて、規則８条で
要件が１項と２項の選択となっています。
　１項はタイムスタンプを付与する
　２項はタイムスタンプ付与しない場合の規定です。
　・このようにタイムスタンプ無しで電子取引のPDFなど保存が可能です。
　・帳簿との相互関連性不要
　・税務署への申請は不要です。（但し保存自体が義務なので注意が必要）

最後に残った４条３項「スキャナ保存」これが要件が一番厳しいです。
　・単にスキャンしてタイムスタンプ付与だけでなく、重要な書類は
　　内部統制が求められます。
　・規則で規定されている要件も１０種類程度あり、他のものと比べて
　　過度な要件といえるものばかりです。
　大事なことは、業務の効率化とセットで「スキャナ保存」を検討して下さい。

　コンサルティングでご相談になります。
　お気軽にお申し付けください。

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・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

2017年7月よりScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版-V3をリリースししました。中堅・大企業様の様々なニーズにお応えおります。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
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超簡単な「書類のデータ保存4条2項」のことが理解されていない現実

中堅企業のお客様から愚痴を聞くことが増えています。
何かというと
・「控えの証憑」に関しての、的確なアドバイスをしてくれるベンダーがいない！

（聞いても、事例が少ない、経験が無いので説明できるものがいない・・・などらしいです）
・セミナーに行っても「スキャナ保存」の説明ばかりで、電帳法を俯瞰的に説明して、効率的な電子化提案をしてくれるとことが無い！

（受領も控えもごった煮でスキャナ保存！の説明ばかり・・との嘆き）
というものでした。

法人税法施行規則59条3項にあるように証憑の7年保管対象は、相手から受領したものと自社発行控えの両方です。
なお、控えに関しては、電帳法4条2項にあるように

－－－
保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
－－－

そして、訂正削除履歴や帳簿相互関連性ともに要件ではなく、検索要件もスキャナ保存と比較して容易で、タイムスタンプや適正事務処理要件もありません。
そうです、控えの書類は「書類のデータ保存4条2項」で申請する。
そうすれば控え書類の印刷そのものが不要で、電子データが原本になります。
７年間以上のデータ保存とその他要件はありますが、超簡単に申請が出来て運用が出来る可能性が高いものです。

ご興味のある方は、是非ともご相談ください。

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 電帳法(10条)電子取引ではPDF保存を原本にしてタイムスタンプ不要？！ってほんとですか？

よく調べておられる方から、電子帳簿保存法（10条）電子取引ではPDF保存を原本にする際はタイムスタンプが不要なのに、どうしてスキャナ保存（4条3項）はタイムスタンプや複雑な 要件確保が求められるか？と聞かれます。

最近では、更に突っ込んで、スキャナ保存用のPDFを電子取引PDFとしてタイムスタンプ無しで運用しても実質問題が発覚しないのでは！？と過激な質問をされる方がいる程です。

皆さんはどう思われますか？
確かに施行規則8条2項ではタイムスタンプが不要で同1項と2項は選択の関係にあります。

筆者の考え方としては
・紙の保存が税法の基本で
・電子取引データの電子保存は電帳法10条で申請に関わらず保存が義務になっていて、その保存要件が確保できない場合は、紙に印刷して保存することと法令に明記されています
・よって、スキャナ保存用のPDFを電子取引に見立ててタイムスタンプ無しで保存するのは税務コンプライアンス上の大きな問題となるばかりでなく、税務調査や反面調査でそのことが発覚した際には、税務署からは「善良な納税者」扱いではなく「意図的に保存義務を違反した善良で無い納税者」とし扱われる大きなリスクがあるということで、このような考え方は持たないようにして頂きたいと思います。

善良な納税者である皆様はいかがでしょうか？
過剰な要件解釈で証憑の保存をする必要はありませんので、正しく法令要件を読み込んで要件確保をきっちりした上で効率的な電子（化）保存をしようではありませんか？

不明点は、どんどんお問い合わせください。

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2017年7月よりScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版-V3をリリースししました。中堅・大企業様の様々なニーズにお応えおります。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
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「月当たり２，０００件以上の処理が楽になりそう！」だと本音がお聞きできるようになってきました。
・会議費・交際接待費・備品経費・交通費などなど
非常に順調に見えた商談経過でしたが、ご注文を頂く前に、もう一波乱がありました。 今回は、そのお話も含めてご案内させていただきます。

１．従業員立替払いの「ガソリン代金」の処理について、合わせて追加したい。

　→　自動車の車種や燃費計算をロジックに入れ込むものでした。

　→　同様のニーズもあるのではとの前向きな判断で追加の開発に取り組むことになりました。

２．当初のタイムスタンプの数量見積りでは２，０００個／月で足りるとの判断でしたが、不足の恐れが出てきました。

　→　４，０００個／月に増量して提案しなおしました。

３．スマホで撮影したJPEG画像サイズが約2MBあり、処理時間や通信ならびにハードディスク容量に影響を与える懸念が出てきました。

→　JPEGは当初からPDFに変換して、タイムスタンプを打つ予定でしたので、その際の変換ツールの機能を利用して、国税要件を損なうことが無い程度の画像圧縮をして１／３程度に削減することが出来ました。

これらの最後のハードル乗り越えて、お客様からご用命を受けて、８月末に所轄税務署に申請書を提出完了しました。

これから実本番に向けて、サポートしてまいりますので、年末にでも近況報告が出来ればと思います。

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

2017年7月よりScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版-V3をリリースししました。中堅・大企業様の様々なニーズにお応えおります。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
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 ★お客様のニーズが
・営業管理業務の承認業務の電子決済
・上記承認後の経理業務の効率化
であり。
改善の可能性があるなら体験版を利用して、本当にスマホを利用した運用が可能かの第二次テストに入っていきました。

１．第二次テストでは、本社メンバー様数名と拠点マネジャー様数名の合計10名程度でご利用頂き、使い勝手のご意見をお聞きしました。

２．その後、ご意見を聞いた数件を機能改善し、第三次テストで２０数名の方々を対象に評価テストを高めて行きました。

３．お客様の評価が高く、拠点のマネージャーが現在紙で経費精算している
・会議費
・交際接待費
・備品経費
・交通費
などなど「月当たり２，０００件以上の処理が楽になりそう！」だと本音がお聞きできるようになってきました。非常に順調に見えた商談経過でしたが、ご注文を頂く前に、もう一波乱がありました。次回は、そのお話も含めてご案内させていただきます。

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2017年7月よりScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版-V3をリリースししました。中堅・大企業様の様々なニーズにお応えおります。

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
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 今回は、これらの拒否理由を乗り越えて
１．各拠点から紙証憑を郵送などで集めるのが大変
２．集めてから営業管理や経理がスキャンするのが大変
３．ポータブルスキャナを全拠点に配布するのは、コスト負担もあり、且つ、拠点担当が使いこなせるかが心配

次の提案をどうもって行ったのかをお伝えします。

提案のポイントは
１）拠点による証憑の分散ｽｷｬﾝ
２）分散ｽｷｬﾝのデバイスはスマホ利用
３）営業管理や経理の業務効率がアップする電子決済機能と会計システムへの自動転記

を打ち出しました。

お客様の反応は、どうして当初からスマホ利用で提案できなかったのか？
（平成28年9月30日受付開始のスマホ緩和の要件内容が明確でなかったが、やっと明確になったため）

ｉPhoneを利用しているが、起案＋添付＋申請承認／却下など使いやすく出来るのか？
（iPhone利用可能でワークフロー機能がある）

使っている会計システムとの連携実績はあるのか？
（CSVの仕様を頂き、直ぐにテスト実施）

スマホを利用した体験テストは可能か？
（2016年10月の段階で試作開発が完了していたので、体験テストを提供）

★上記の通り、お客様のニーズがここで明確になり、本社業務の効率化！
・営業管理業務の承認業務の電子決済
・上記承認後の経理業務の効率化
の改善の可能性があるなら体験版を利用して、本当にスマホを利用した運用が可能かの第二次テストに入っていきました。

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2017年7月よりScanSaveﾈｯﾄﾜｰｸ接続版-V3をリリースししました。中堅・大企業様の様々なニーズにお応えおります。

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 今回より　４回シリーズで　スマホ利用のスキャナ保存の事例をご説明します。

今回は１回目なのでプロローグになります。
２０１６年（平成２８年）６月に某複合機ベンダー様のセミナーで筆者が講師をさせていただきました。
その際のご来場の某サービス業の中堅企業の方々がいらっしゃいました。
セミナー終了後、直ぐにお声がかかり、訪問して詳細説明しました。

体験版を利用したいということになり、体験版を使うための、ハンズオンセミナーを受講頂きまして、持ち帰って複合機と携帯型のスキャナを用いて、スキャナ保存体験版を１ヶ月後利用いただきました。

結果は、どうだったでしょうか？
この時、対象にした証憑は従業員立替払いの「領収書」でした。
そして、結果は、残念ながら「不採用｣でした。

理由は
１．各拠点から紙証憑を郵送などで集めるのが大変
２．集めてから営業管理や経理がスキャンするのが大変
３．ポータブルスキャナを全拠点に配布するのは、コスト負担もあり、且つ、拠点担当が使いこなせるかが心配

次回は、これらの拒否理由を乗り越えて、次の提案をどうもって行ったのかをお伝えします。ご期待ください。

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 第145回　国税庁　新ＱＡ（一問一答）のポイント解説（４）

★本問４８は受領者視点で何をどこまでやれば、その後の照合やタイムスタンプはどうすれば良いのか？が明確になったものです。本問の発表以前では、受領者から経理に回付して経理Ａ（ｽｷｬﾝ担当）さんと経理Ｂさん（照合とタイムスタンプ）が相互牽制が必要とされていた過剰な解釈が不要となった画期的なものとなります。★タイムスタンプの先打ちも認める規定がありますので、自信を持った各社の運用規程を作成してください。

問48 妻と２人で事業を営んでいる個人事業者ですが、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的にどのように体制を整備すればよいのでしょうか。

【回答】

「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」は、紙段階で行われる改ざん等を防止することができるよう、相互けんせいが機能する事務処理の体制とする必要があります。
具体的な体制については事務処理体制や事業規模等を踏まえ、個々に検討していく必要がありますが、２人でけんせいを機能させる体制としては、次のような体制が考えられます。
① 「受領等する事務」と「紙段階で改ざんが行われていないか確認し入力する事務」を別々の者が行う体制
② 受領者等がスキャニングを行い、受領者等以外の者が全件について同等確認（電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認（紙段階及び電磁的記録上で改ざんが行われていないか確認）することをいいます。以下同じです。）した上でタイムスタンプを付す体制
③ 受領者等が署名の上スキャニングしタイムスタンプを付した後、受領者等以外の者が電磁的記録の記録事項の確認（必要に応じて同等確認し紙段階及び電磁的記録上で改ざんが行われていないか確認）を行う体制

Ａさん                　　　　 Ｂさん
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
①受領等                　 改ざんチェック（方法は任意）、スキャン、タイムスタンプ
②受領等、スキャン  　改ざんチェック（全件について同等確認）、タイムスタンプ
③受領等、署名、        改ざんチェック（必要に応じて同等確認）
スキャン、 タイムスタンプ
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
(注) タイムスタンプを付す時期については、それぞれ次のとおりとなります。
① Ｂがスキャンし、正しく読み取れたか確認した都度
② Ｂが同等確認した都度（Ａがスキャンした際に付すことでも可）
③ Ａが受領等後３日以内

【解説】

規則第３条第５項第４号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、紙段階で行われる改ざん等を防止することができるよう、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要とされるものです。

事業規模の小さな事業者にとっては、１人で全ての事務を行うことが可能な場合もありますが、１人で全ての事務を行うこととなると、紙段階で行われる改ざん等を防止するためのチェック機能が働かないことから、この要件を満たさないこととなります。

具体的な体制については事務処理体制や事業規模等を踏まえ、個々に検討していく必要がありますが、２人でけんせいを機能させるためには、受領者等以外の者が「紙段階で改ざんが行われていないか確認する事務（受領者等がスキャニングする場合は電磁的記録上で改ざんが行われていないか確認する事務を含む。）」を行う体制を整備することが必要です。

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