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瞬簡PDF編集の直接編集の便利を実感

テレワーク期間中は、新たな製品の検討、過去に検討したが、その後とん挫した案件などを
見直すいい機会です。

弊社にも、昔の案件に関して再度見積もりが欲しいという問い合わせが多々あります。

当時の見積書はPDFでは残っているいるが、PDFにする前の元文書が残っていない場合や、
テレワークに使用しているパソコンに元文書が無いということがあります。

この場合、
新規に作り直か、
瞬簡PDF変換
でWordに変換してWordで編集して再度PDFにするということもできます。

ただこれらの方法は手間がかかります。見積書など日付、有効期限を変えるだけで良い場合は、

瞬簡PDF編集の
直接編集
が簡単で便利です。

これまでは、主にPDFの結合に瞬簡PDF編集を使っていましたが、改めて直接編集が便利であることを実感しました。

瞬簡PDF編集パソコンに入っていて、もしもの時に安心できるアプリケーションの1つです。

それでも心配の方は、全部入りの
瞬簡PDF統合版をお勧めします。


テレワークでペーパーレス化が加速?

緊急事態宣言が5月31日まで延長されました。
あと1か月で終息に向かうかどうか非常に心配な状況です。

経済活動も行っていかなければなりません。
働き方が大きく変わるタイミングになるのではないかと思います。

弊社でもテレワークを実施しておりますが、
テレワークの問題として、紙問題、印鑑問題があります。

請求書など、電子データで良いお客様もいらっしゃいますが、
まだ紙が必要なお客様もいらっしゃり、
紙が必要な場合は、テレワーク期間中の出社当番の日にまとめて印刷、押印、郵送を行っております。

今後は、テレワークを機にペーパレス化は加速するものと思われます。

書類のペーパーレス化で最も一般的な電子データは、現在のところPDFでしょう。

弊社では、長年PDFの作成、編集加工に力をいれており、
個人がお手軽に使用できるデスクトップ製品や、大中小規模のシステムに組み込んで使用できるシステム製品、 e-文書・証憑/スキャナ保存の製品など幅広く揃えております。

印鑑問題では、PDFに簡単に印影を付与することを前回ブログ「PDFへの押印は『瞬簡PDF 書けまっせ』におまかせ!」
にあげておりますが、公的な電子データを作成する必要がある場合は、電子署名、タイムスタンプの付与が必要となります。

PDFに電子署名、タイムスタンプを付与することができる
ライブラリも用意しております。

ペーパレス化のご相談は、是非弊社までお気軽にお問い合わせください。


2020年5月よりテレワークを本格導入へ。中小企業のテレワーク実践例としてご参考まで。

アンテナハウスでは2020年5月7日よりテレワークを本格導入します。テレワーク本格導入にあたり、中小企業のテレワークの一例として、これまでの経過と状況を共有します。皆様の参考にしていただければ幸いです。

弊社はしばらく前からテレワークの仕組みについて検討してきました。そうした状況の中で、2020年3月下旬に小池東京都知事より、COVID-19の感染防止のため外出自粛要請[1]があったことを契機に、希望する社員を対象にテレワークを開始しました。さらに2020年4月7日の政府の緊急事態宣言[2]に対応し、東京オフィスでは全社員を対象にテレワークを導入、当番出社方式で出社人数80%削減を目標として運用してきました。

さらに4月10日より愛知県と岐阜県でも独自の緊急事態宣言[3][4]があったので、名古屋支店でも全社員対象のテレワークを導入しました。伊那支店は緊急時のテレワーク対象にはなっていません。長野県伊那保健所の管内でもCOVID-19感染者がでています。これはすべて東京・関東への出張者、東京からの帰省者が持ち帰ったものとその2次感染であり、濃厚接触者の追跡ができているようです[5]。伊那支店の社員が感染するリスクはほとんどないと判断しました。

さて、テレワークのシステムの作り方はいろいろ考えられます。弊社のテレワークでは主PCは会社の事務所にあります。テレワークを行う社員は主に自宅のPCから会社のPCにVPN(仮想専用線)でアクセスし、会社のPCにWindows10リモートデスクトップで接続(リモートログイン)して、会社のPCを遠隔操作して業務を行う形式です。この方式ですと主PCやデータを社外に持ち運ぶ必要がないので、データの紛失や二重化・分散化を防ぐことができます。また、会社のPC上でのみ機密データを扱えますので機密漏洩の防止という点でもやり易くなります。但し、欠点としてはリモートデスクトップ接続のPC画面上に、会社のPCの画面を表示すると画面表示に若干の遅延が生じたり・マウスが誤動作するという報告があります。

弊社では事務所が東京2か所、名古屋、長野県伊那にあり、従来より事務所間をVPNで接続しています。今回のテレワークのための投資は社員の自宅からもVPN接続ができるようにするため各事務所のルータを強化したことのみです。ですのでそれほど大きなコストはかかっていません。

3月から行ってきたのは導入経過からして緊急時のテレワークです。一方、これとは別に、長期的に働き方を変えていくことも必要という認識のもとに、2020年5月から就業規則にテレワーク規定を追加しました。これにより、緊急時だけではなく、希望する社員は平常時でもテレワークができるようになりました。

このように、現在のところ、平常時は希望する社員のみのテレワーク、緊急時は会社の指示により全社員対象のテレワークという二つの形態を用意しています。そして、政府・自治体などの緊急時宣言や天変地異などの状況に応じて非常時と平常時の切り替えを行うことにしました。このようにテレワークを2種類用意したのは、現在の時点ではテレワークの方が良いとは言い切れないためです。

それはいくつかの理由があります。第1の理由は、社員が必ずしもテレワークを希望していないということです。例えば4月末にテレワーク希望者を募った結果は、東京と名古屋で働く社員の4割弱でした。COVID-19感染のリスクがある状態で4割弱しかいないので、もし、COVID-19感染リスクのない状態ではテレワーク希望者はもっと少ないでしょう。そうしますと、今後働き方の選択肢の一つとしてテレワークを用意するのが現実的と思われます。

第2の理由は会社にとっては、テレワークはコストアップになっているということです。テレワーク規定によりテレワーク手当を支払うのですが、これは大きなコストアップ要因です。また、現在の運用方式では会社のPCの電源は24時間365日ONにするため電気代が余分にかかります。一方、テレワークで削減できるコストは今のところ通勤交通費のみです。このため差し引きするとコスト増となります。この先、半年程度のスパンで見る限り、テレワークによるコスト削減は期待できそうもありません。これは将来的に一人あたりのオフィスコストを減らすことができるかどうかにかかります。オフィスコストを減らせればトータルでコスト削減につながるでしょう。

第3の理由として管理上の課題があります。例えば、労働基準法ではテレワークであっても就業時間などを管理しなければなりません。また社員間の連絡でもどこで働いているかが直ちに分かる必要があります。このため、各自のテレワークの開始・終了は自社製品の行先番で表示して管理しています。行先番を使うと簡単なチャットもできます。画面は次のようになります。

その他に、スケジュールやデータ共有のためのグループウェアをいくつか組み合わせて使用しています。以前より事務所間のテレビ会議はSkypeで行っていました。テレワーク中の社員は自宅からSkype会議に参加します。このようにテレワークのために新しく導入したソフトウェアは今のところありません。今後は生産性をあげるためのコミュニケーションのシステムを検討する必要があります。

第4の理由として、現在のように事務所に主PCを置いて自宅からリモートデスクトップ接続で使うという方式は災害などで事務所が使えなくなったときは運用できなくなる、という問題があります。地震などの自然災害に備えるテレワーク形態はさらに検討する必要があります。

このようにテレワーク運用はまだ課題が多いので、今後さらに見直しを進めていかなければなりません。

[1] 感染者急増で外出自粛要請、小池都知事「重大局面」
[2] 新型コロナウイルス感染症に関する安倍内閣総理大臣記者会見
[3] 愛知県 県独自の「緊急事態宣言」外出・移動の自粛求める  
[4] 【速報】岐阜県が独自に非常事態宣言
[5] 長野県内における新型コロナウイルス感染症の動向

次へ:テレワークの目的を考える やはり日本では首都直下地震対策が一番重要


PDFへの押印は『瞬簡PDF 書けまっせ』におまかせ!

「瞬簡PDF 書けまっせ」ならPDFへの押印が楽々

働き方の大変革が世界中で起きているようです。特にペーパーレス化は最優先で解決すべき大きな課題です。日本では印鑑(印影)を紙の書類に写す「押印」という作業がネックになっていることは周知の通りですが、この「印」を押すこと自体を無くす、あるいは電子的な別の手段で代替することでペーパーレスを実現しようと懸命な努力が続けられています。

ところで、アンテナハウスのパソコンソフト「瞬簡PDF 書けまっせ」は、2007年発売の「書けまっせ!!PDF3」から印影作成機能を持たせるなど、PDFへの押印を便利にする機能を持っています。スキャンした印影の画像をPDFに貼るだけなら「瞬簡PDF 編集」などでも可能ですが、「瞬簡PDF 書けまっせ」の印影作成は格上の機能を持っています。

例えば、お持ちの印鑑の印影画像を使ってすぐに押印することができます。スキャナーを使って印影を取り込む機能もあります。通常の画像貼り付けではなく、印影が透過していることがポイントです。印影のサイズや位置を数値で指定することもできます。

特殊な印影の作成や印影管理も可能

いろいろな種類の印影をパッと押すには、印影の管理機能が必要になります。また、日付印などは特殊な印影を挿入する専用のツールでないと実現できません。「瞬簡PDF 書けまっせ」はこうした高度な印影作成機能・管理機能も持っており、多くの「押印」需要を満たせるのではないかと考えます。

日付印機能の応用として、「瞬簡PDF 書けまっせ」が持っている機能をフルに活用した事例が当ブログの記事になっていますので、改めてご紹介します。

押印とPDFについてさらに詳しくご紹介した資料をPDF資料室で公開しています。下記のページをご覧ください。


e-na伊那谷 旅便り 第17回 伊那名物ローメンを…

今週は最高気温が20°Cを超える日があり暖かくなってきました。
絶好のお出かけ日和!と思い切り外出したいところですが…ここはグッと我慢ですね。
外食も出来ない中、私は初めてこちらを作ってみました。

伊那のソールフードとして長年愛されている「ローメン」です。

これを作ってみようと思ったのには訳がありまして…実は茅野市から移住したため、同じ長野県民でもローメンを食べたことがないのです。ずっと気になっていたのでこの機会に作ってみることにしました。

作り方はとっても簡単で、好きな野菜と水を入れ煮込むだけ!
スープの中にマトン(成羊肉)がしっかり入ってました。

今回、玉ねぎとキャベツともやしをいれてみましたが、豚肉を入れたりキクラゲもいいそうです。
スープ入りといっても、もともとの味付けが薄めなので調味料をお好みでかけて食べるのがローメンの正しく美味しい食べ方なんだそう。

ここはローメン好きの主人に味付けを任せました。
ソース、お酢、ニンニク、七味など味見しながら混ぜる混ぜる。

いざ実食…
お、美味しい! スープがあるので焼きそばとも違くてパンチのある味でした。

マトン入りのため、好みが分かれる料理ですが、ネット通販で購入できるので、気になった方は是非食べてみてください。


e-na伊那谷 旅便り
前回:第16回 消毒用エタノールの代替品
次回:第18回 かんてんぱぱ

「瞬簡PDF」シリーズのボリュームライセンスをオンラインショップで販売開始

ボリュームライセンスは超お得

アンテナハウスのオンラインショップは、弊社のデスクトップ製品、システム製品を販売している直販サイトです。

4月21日より「瞬簡PDF」シリーズ最新版のボリュームライセンス(10ライセンスのみ)の販売を、用意ができた製品から順次開始しています。ボリュームライセンスは大変お得な価格設定ですので、複数ライセンスをご検討中の方は必見です。

すぐに使えるダウンロード版

アンテナハウスのデスクトップ製品は、最新バージョンからライセンスキーが必要な仕組みを取り入れています。そのため、セットアップ用のファイル(インストーラー)とは別に、ライセンスファイルが必要です。ご購入と同時にライセンスファイルなど必要なファイルをメールでお送りする仕組みを整えていますので、ダウンロードしてすぐにご利用いただけます。

なお、デスクトップ製品のボリュームライセンス(10ライセンスのみ)には、ダウンロード版とメディア付き(CD-ROMまたはDVD-ROM)とがあります。メディア付きはメディア代として1,000円高いだけなので、こちらも割安な設定です。簡易包装なのでショップの写真のような製品パッケージはついてきません。ご留意ください。

オンラインショップのボリュームライセンスはこちらからどうぞ。

 


e-na伊那谷 旅便り 第16回 消毒用エタノールの代替品

自宅勤務のS木です。地元の酒屋からこれが発売されました!

仙醸 アルカス77 スピリッツ 360ml (アルコール77%)高濃度エタノール 代用アルコール

「アルカス」は当主の子供さんのサッカーチームが名前の由来となっています。
子供や地域の安全健康、新型コロナウイルス収束を願う気持ちが込められているのだそう。
また、arukas は反対にすると sakura(桜)。
高遠はコヒガン桜で有名な地。地元への思いがこもっています。

手指消毒用のエタノールの需給が逼迫している状況を踏まえ、厚生労働省が4月10日に高濃度エタノール製品を消毒用エタノールの代替品として用いて良いとの見解を示しました。今、消毒用エタノールの代替品としてスピリッツが注目されています。
(消毒効果が最も高いとされるのが70~82%との指針が示されています)

※[1][2]

今回アルカス77を購入し、スプレーボトルに移し替え使用してみましたが、手などに使う分には消毒用エタノールと特に違いを感じませんでした。

コロナ対策には必須とも言える消毒用エタノール。
ネットでの購入も可能な様です(※鋭意生産中で、在庫は都度補充されている様です)。
無くてお困りの方は代替品として是非ご活用ください!!

※消毒用エタノールは飲用に適しません。お間違いないようお願いします。

参考資料


e-na伊那谷 旅便り
前回:第15回 山の幸
次回:第17回 伊那名物ローメンを…

PDFへの押印処理

緊急事態宣言が発布され、アンテナハウスでも東京・名古屋でテレワークが開始されています。その間、お取引先各社や私の自身の関係者から「判子問題」が色々な形で出てきているようです。そこで、アンテナハウスのシステム製品で「判子問題」に関するいくつかの解決方法を提示いたします。解決方法に関しては、エンドユーザ様向けの解決ではなく、SIer様や自社製品開発者様向けとなります。

ケース別に以下の三種類を簡単にご説明します。

  • ブラウザを使用しての押印
  • アプリケーションで表示しての押印
  • PDF Driverを使用しての押印

<ブラウザを使用しての押印>

PDF Tool API + PDF.jsで実現できます。
PDF Tool APIはPDFの編集・加工ライブラリです。PDF Tool APIのデモサイトで使用している仕組みで押印場所の座標情報・押印処理が可能になります。
押印をするPDFの帳票をパターン別に管理し、パターンに紐付けて画像配置座標を持つことにより、一括処理することも可能です。
既存のWebシステムへ追加することも可能です。

<アプリケーションで表示しての押印>

PDF Viewer SDK + PDF Tool APIで実現できます。
PDF Viewer SDKは、組込みを前提に開発されている開発キットですので、自社開発のアプリケーションやシステムへの組込みが容易にできます。

<PDF Driverを使用しての押印>

先日、社内より「会計ソフトで出力されるPDFに一括で押印したい」との相談を受けました。

押印処理に関してはPDF Tool APIを使用すれば簡単にできるので、PDF Tool APIのコマンドライン版 + 処理バッチを簡単に作成するアプリケーションを付けて渡しました。しかし処理バッチを作成することが難しかったらしく、別の人に相談して解決したようです。

その方法は、会計ソフトからの出力をアンテナハウスのPDF Driver&ltを通してPDFを作成する方法でした。帳票と同じサイズの白紙PDFにPDF Tool APIで押印だけ行い、白紙押印PDFを帳票PDFに透かしで合成するというものでした。

ただ、ここで問題が残ります。押印する帳票のレイアウトが変わった場合に対応する白紙押印PDFも高確率で変えなければなりません。

この部分を簡単にできないものかと社内で相談したところ、システム製品ではありませんが、パッケージ製品として販売している瞬簡PDF 書けまっせで可能ということがわかりました。その方法は、

  1. 瞬簡PDF 書けまっせで帳票を開き任意の場所に押印します。
  2. レイアウトした結果を、「名前を付けて保存」で、「オブジェクトテンプレートとして保存」(wptx)します。
  3. 書けまっせで、「ファイル」⇒「新規」で白紙のPDFを作成します。
  4. 白紙PDFの上に、2で保存した「オブジェクトテンプレートとして保存」(wptx)ファイルをドラッグ&ドロップします。
    (またはファイル⇒開くで、2で保存した「オブジェクトテンプレートとして保存」(wptx)ファイルを選択する)

すると白紙のPDF上に、印鑑画像が配置されます。これで様々なレイアウトの帳票が出てきても簡単に押印処理を追加することができます。

弊社システム製品では、その機能をご確認いただくために評価版をご用意しております。是非、お試しください。

  • 〒103-0004
  • 東京都中央区東日本橋2-1-6 東日本橋藤和ビル5F
  • アンテナハウス株式会社

◆ご購入に関するお問い合わせ(

TEL :
03-5829-9021
FAX :
03-5829-9023
E-mail:
sis@antenna.co.jp
URL :
https://www.antenna.co.jp/

e-na伊那谷 旅便り 第15回 山の幸

例年はそこそこ雪が積もる伊那谷ですが、今年は雪も少なく春の訪れも幾分早いようです.
春といえば、山菜採りの季節です.
このあたりは近くの山で、山の幸が沢山収穫できます.

左下にあるのが「山菜の王様」と呼ばれる「タラの芽」で、右下が「ハリギリ」という山菜です.
上に見えているのは「コシアブラ」といいます.

いずれも採りたてを天ぷらにしていただくのが最高です.

最近ではこれらの山菜もスーパーなどで手に入れることができるようになりましたが、
採りたての新鮮な山菜は独特の「エグミ」があって、
一度味わってしまうと、スーパーで買ったものでは物足りなさを感じてしまいます.

売っているタラの芽は、ちょっとウドに似ているためか、
地面から直接タラの芽が出てくる、と思われている方もいると聞いたことがあります.
実際は、こんなふうに生えています(これはハリギリの木です).
タラの芽やハリギリは見たとおり棘が多いため、収穫には革手袋が必須です.

タラの芽の収穫には暗黙のルールがあって、
一番上にある芽を一番芽といい、これを収穫します.
それ以外の二番芽、三番芽などは採らないでおきます.
これら側芽まで採ってしまうと、その木は立ち枯れしてしまうと言われているためです.
毎年収穫できるように側芽を採るのは我慢しましょう、ということですね.

自粛生活が続きますが、
落ち着きましたら、伊那谷を味わいにお越しください.


e-na伊那谷 旅便り
前回:第14回 手作りマスク
次回:第16回 消毒用エタノールの代替品

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者とその顧問税理士(公認会計士の資格保持者)2名同席で3時間にじっくり有料で

  • 電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
  • 現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
  • 現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
  • 個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
  • 個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果

などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。

  • 顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
  • SK〇社の電帳法本を購入して
  • JIIMA認証製品などを調査し

筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は

  1.  「取引年月日」
  2.  「一の入力単位」
  3.  「検索」

などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、

  1.  「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
    スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件
  2.  「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
    買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
    「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。」(通達4-21より引用)
  3.  「検索」→請求書単位でホチキス留め
    書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須

となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく顧問税理士のアドバイスも受けながら

  1.  取引年月日の記載を検討
  2.  「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
  3.  「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し

にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。

(1)スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
・検索性の向上
・倉庫スペースの削減
・会計伝票画面から証憑画像を開く
(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと
(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。
とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

(4)他に質問として重要だったもの
・書類を限定して申請できるのか?→可能:限定列挙や限定除外など可能
・初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による
・取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある
・変更はできるのか?→可能:変更の届書がある
などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです!
さあ、実現に向けて頑張ります!!

ご参考になりましたでしょうか?


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