作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか？」

様々なところでe-文書法やスキャナ保存のセミナーが盛況です。セミナー講師でしっかり法令要件を読み込んで日ごろの疑問に答えながら研鑽されている方もいれば、そうでない方もいて玉石混交状態と言えます。

そんな中で危険なところが「入力方式」と「タイムスタンプ付与」の要件の違いです。37日という数字が出てくるのは、入力方式の要件でありタイムスタンプではありません。

タイムスタンプの付与に関してはもちろん法令要件ですから間違ったセミナー講師の説明を鵜呑みにして、要件確保が不完全であったり、不備の場合は、国税関係書類の保存義務違反に繋がり兼ねず、スキャナ保存承認取り消しや、最悪は青色申告法人取り消しに繋がります。

これを読んで「あれっ？」と思われた方は、まずは次の施行規則3条5項2号を確認しましょう。
ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

上記を見やすく（）書きを削除すると

施行規則3条5項2号
ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと。

これで分かりましたか？そうです「書類をスキャナで読み取る際に電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付す」ことです。

だからタイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。

でも、安心して下さい。これでは厳しすぎると考えた国税庁は通達でその趣旨説明をしてくれています。それは次回に解説します。 

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様！とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね！？

要件不備のポイントは何でしょうか？

ヴァージョン管理機能です。

施行規則５条2項二に「ニ　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です！と言うことです。

皆様の（検討中含めて）システムは、その点大丈夫ですか？

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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」３

 皆様お待たせしました、

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

について益田の解説をします。

１）この要件を慎重且つ堅く読み解くと、「入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要」にあるように入力事務を「スキャン作業」と「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」に分けて相互牽制すべきと考えられます。

２）文理通りに読み解くと、、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」さえ分ければよいので、受領してその上長が確認して、経理などが原紙を受け取りスキャンして確認後タイムスタンプを一人で付与しても良いと読み取れます。

更に財務省はＨ27年の開設で下記の様にコメントしています。

（注）　上記の「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

こう言うところが提案やコンサルティングのポイントになるような気がします。

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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」２

前回をお読みいただき、皆様なりに検討頂けましたでしょうか？

先に簡単な方から益田の解説をします。

受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」と「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

 上記のように明確ですよね！受領者がスキャンして確認して、経理等が画像を見て処理をすれば良く、経理などは必要に応じて紙原本の確認が出来れば良い訳です。この点がＨ28年緩和の最大のポイントです。

次回をお楽しみに！

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 今回は「スキャナ保存の相互牽制を考察します」１

導入を検討されている企業で過剰な要件と考えておられるものが「相互牽制」です。今回は「相互牽制」をどう要件解釈して運用すべきか考えてみましょう！

はじめに、ＱＡのＨ27年-問56http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/03.htm#a56とＨ28年-65http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a65を比較することが重要です。いずれも問のテーマは「妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」です。そしてこれが小さな企業から大きな企業までの「相互牽制」の最低限の要件が示されているところになります。

最大のポイントは問65解説後段の下記となります。

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」と「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

一方、受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」と「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

皆様は是非とも全体を通して比較されて考えてみてください。 

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https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

これが　国税庁からの緊急周知依頼関連のＱＡです。

ＱＡの内容と先の回でご案内した周知依頼の内容を必ず比較してお読みください。実は大変厳しい事がはっきりと書かれています。、

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 2016.12.27　国税庁より、電帳法スキャナ保存の要件を満たしていない会計ソフトを使用してスキャナ保存を行った場合、税法上の保存義務に違反するとの、周知依頼を受領しましたので、取り急ぎ、ご連絡いたします。

詳しくは、こちらをご覧ください。

http://www.jiima.or.jp/pdf/20161220_kokuzeicho_announcement.pdf

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「スキャナ保存と会計システム」について　考えてみましょう！

スキャナ保存は、紙の証憑の保存に変えて電磁的記録事項（電子化ﾌｧｲﾙ）が原本になります。紙段階で確保しているのと同様に帳簿と書類（電子化ファイル）の相互関連性を確保することが必須要件となります。

通達4-33　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1506/01.htm#a-33

通達4-32　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/03.htm#a-19　　（4-33から32に変更になっています）

要約すると、「受領した請求書」であれば関連する帳簿は「買掛元帳」等です。との書類帳簿間の関連付けが必要です。税務調査を経験された方はご承知かと存じますが、調査官は帳簿を見て、帳簿に係わる仕訳を確認して、その仕訳に紐づく証憑を出して下さい！となり、領収書や請求書を準備することになります。

だから、見て頂いた通達の通り電子になっても相互関連性の担保措置が必要な訳です。ご理解いただけましたでしょうか？ 

次のリンクが税務調査のパンフレットです。　https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/data/h24/nozeikankyo/pdf/01.pdf

是非ご覧ください。

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 　 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」２

 今回は断念されるケースを見ていきましょう！

１．税務コンプライアンスの意識の高くない企業様です。善良とは言い難い経理処理をされている企業は見送られます。理由は、電子化された証憑原本を税務調査で必要に応じて見てもらう為です。

２．経理規程が曖昧で、且つ、帳簿書類の保存規程が無い企業です。これでは、先に紙の段階での管理を先に徹底される必要があります。

３．月次決算が出来ていない企業も断念されます。スキャナ保存制度は最長1カ月の業務サイクル後の速やか入力方式が要件となっています。2カ月以上前の請求書や領収書をスキャナ保存の対象とすることが要件上（紙段階での不正防止の観点で）できない為です。

４．契約書・領収書・請求書などの国税重要書類は「適正事務処理要件」の確保が必須です。具体的には相互けん制、定期検査、問題発生時の再発防止の3点です。中堅企業以上では内部統制の意識が高い企業が多いので大きな問題となりませんが、中小企業では大きなはハードルとなり断念される企業があります。

皆様は如何でしょうか？これらのことを乗り越えて業務効率などを改善されているスキャナ保存チャレンジ企業が承認件数で380件（250%)とH28年10月末に発表されました。

次回は、推進されている企業のお話をさせて頂きます。

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 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか！？」について考えてみます！１回目

１回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

１．当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

２．紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

３．そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

４．H２８年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化＆原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も　経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか？

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう！

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