カテゴリー別アーカイブ: コラム

第136回 「 中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)

費用だけを考えればパソコン版にして安くすることが可能です。
しかし、同時に複数の方が使えるようにとなるとサーバ版が必要となります。
さらに専用ソフトをインストールしたくないとなるとWeb版が必要となります。
どのあたりが妥協点となるかについて考えてみました。

前回のアンケート
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
のように
パソコン版であれば50万円程度で、一人の方がログインして使う
サーバ版で複数が同時に使えるものを100万円程度で提供できれば中小企業でも負担感が少ないものと考えられなくもありません。

ここで忘れてはならないものがタイムスタンプ費用です。
タイムスタンプ費用は、初期費用が\6,000程度と加えて年間最低費用が\96,000(1,000個/月)かかります。

前々回のデータとして
請求書の月間件数
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
から80%以上の企業が1,000個/月のタイムスタンプで足りることが解ります。
そして、スキャナ保存対応だけでなく、電子取引情報(法10条)のPDFなども合わせて保管できることがベターなシステムと言えるでしょう!

弊社セミナーにご参加頂いたお客様には更に詳しい情報を提供させて頂いております。
皆様のご来場をお待ちしております。

詳しくは http://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink00 をご覧ください。

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2016年9月よりクラ・サバ版としてScanSaveネットワーク接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

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ScanSave-Lite-V2用
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適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
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業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第135回 「中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)

スキャナ保存システムを提供しているベンダーは大きくは2つに分かれます。
1.会計システムベンダーが仕訳に直結する証憑のスキャナ保存機能
2.スキャナ保存ができる文書管理システム
となります。

1.は領収書や請求書はスキャナ保存できるが、見積書や注文書等はできないこともあります。
2.全ての国税関係書類のスキャナ保存ができますが、必ず会計システムとの相互関連性の要件確保が必要です。

さて、このような中で「2.スキャナ保存ができる文書管理システム」は、一般的にサーバシステムが中心で
300万円から800万円程度します。

対して、アンケートでは
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
と中小企業の投資可能額は大きなギャップを抱えていました。

次回は、これらのことを踏まえつつ、気になるランニングコストのタイムスタンプ費用についても総合的に考えてみます。

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第134回 「中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(1)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(1)

H27年H28年の連続緩和で今まで見向きもされなかったスキャナ保存に少しずつ注目が集まっています。
弊社が帝国データバンク様と独自に税務会計部門様170名に調査したことろ様々なことが解ってきました。

検討したい国税関係書類は
1位 請求書
2位 領収書
目的や課題
1位 倉庫費用や現状倉庫の容量限界
2位 電子化による検索性の向上
3位 過剰な証憑保管管理からの脱却
4位 二重三重のコピー保管

導入予定時期
直ぐに  2
半年以内 5
1年以内  10
2年以内  2

というものでした。

では書類の量を見てみましょう!

請求書の月間件数として
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
でした。

月間500件を超えるところが結果として導入意欲が高い事が分析より見えてきています。

次回は、導入する際の費用感を見てゆきましょう!

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第133回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?
それは反対解釈で見えてきます。

1)タイムスタンプは、受領から翌日起算の3日以内に付さなければ「受領者等が読取る際の緩和要件」は使えない
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4超える場合は書類の大きさ情報が必要。
3)相互けん制要件受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする。

と読めていますでしょうか?

スマホの問題点は
・書類の大きさ情報が取れないので、何だかの措置が必要になります。
・受領者がスマホで撮影して、経理等に紙を回付する必要が出ます。

如何でしょうか?

詳しくお知りになりたい方は、メール下さい。
お待ちしております。

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第132回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(2)」

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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(2)

「受領者等が読取る際の緩和要件」の3要件とは何でしょうか?

ヒントは、タイムスタンプ、大きさ、相互けん制です。

これがすんなり出てこない場合は、問題ですよ!

では、答えです。

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

皆さんはいかがでしたか?
しっかり押さえておられましたか?

さて、これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?

次回は、その点を解説します。

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番外編 「中堅企業が課題を克服して、スキャナ保存本番スタート!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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いつも ブログをお読み頂きましてありがとうございます。

下記無料セミナーがとてもお薦めです。導入企業が自ら語る点が興味深いです。

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定  員: 100名
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 皆様 お待ちしております。

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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(1)

「特に速やか」は「受領者等が読取る際の緩和要件」であり、新しい入力方式ではありません。

領収書等の国税関係重要書類の入力方式は、電子帳簿保存法施行規則3条
5   法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。
一   次に掲げるいずれかの方法により入力すること。
イ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。

ロ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。)。

の通り、いわゆる「速やか方式」と「業務サイクル後、速やか方式」の2つかしありません。

これを「特に速やか方式」と説明している方がいた場合、クスッと笑ってあげて下さい。

さて、あなたは「受領者等が読取る際の緩和要件」の3要件を正確に説明できますか?

次回は、その点を解説します。

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VR体験(その2)

もうひとつのソフトは「VR WORLDS」。
このソフトにもいくつかのコンテンツが入っていますが、そのなかの、海に潜っていくシミュレーションをやってみました。
コンテナに乗って深海へと潜っていくのですが、ほんとに、降りていくんです。
私は座椅子に座っているはずなのに、海上からどんどんと降下していく感じが、とてもリアル。
しかも、コンテナが海のなかを漂うように揺れている感じもします。
上を向くとコンテナを引いている船の底やゆらゆらした海面、下を向くと底の見えない暗い海、自分の周りには魚が泳ぎ回っています。
自分がいる部屋はもう部屋ではなくて、海の中。
この後、さらに海の底に向かって降下していき、コンテナがサメに襲われたり、上から岩石が降ってきたり・・・
そのたびに、「うわゎゎゎゎ」とか叫んだり、体をビクつかせたり。。
そばで、飼い猫が不審げににゃーにゃー鳴く声で現実を思い出します。

VRが世に出始めてから10年経つということなのですが、こんなにスゴイことになっていたなんて。
ただただ驚き。
家に居ながらにしていろんな体験ができてしまう、というのはほんとですね。

しかしながら、やはり疲れました、特に目。
やってみたのは10分足らずだったと思うのですが、ちょっと頭痛が出ました。

わが社の製品やサービスとVRとでは今のところ接点を見い出すことはできませんが、VRはゲームだけではなく、さまざまな分野において有用なツールであることを実感しました。

それでは、また。


VR体験(その1)

みなさん、こんにちは。
3月も末となりました。
桜の開花宣言もニュースにのぼるようになりましたが、この春は、朝晩、まだまだ冷たいですね。
冬のコートを片付けることができません。

前置きはこれくらいにして。
今回は、タイトルにありますように、私の人生初!のVR体験談です。
我が家に、ついに、PS VRがやってきました。

私は、ゲームというものをほとんどしたことがありません。
Wiiはちょこっとやりましたが、プレステもxboxも知らないですし、ゲームセンターでゲームをしたことなど、片手で数えることができる程度です。
それから、酔いやすい体質です。
テーマパークのアトラクションの映像や、プレステのレーシングゲームの映像など、見ているだけで気分が悪くなってしまいます。

そんな私が、VR!?
おうちでできるのなら、やってみるしかない!
ということで、いきなりゲームはできないので、VRな世界を体験できるソフトで挑戦です。

まずは、「THE PLAYROOM VR」という家族で楽しめるパーティゲーム。
そのなかのひとつ、ロボット(VRボット)やいろいろなおもちゃがいっぱいの部屋を覗きます。

驚きは、ヘッドセットを付けた瞬間に、その「世界」になるんです。
部屋の奥行があって、上を見ても左右を見ても、ロボットとおもちゃの部屋。
後ろを振り返れば、VRボットがこちらを見ている!
このゲームではユーフォーキャッチャーができるのですが、コインがなかったので、部屋を見るだけで終了。
もうひとつのVR体験できるソフトに挑戦です。(続く・・)


「瞬簡PDF 書けまっせ 7」で差込印刷(3)

前回までで納品書はいったん完成しました。
しかし、データが納品書の行数を超えるほど多い場合はどうなるのでしょうか? たとえば1ページでは収まらないほど納品データがあった場合、データが無くなるまでページを複写して繰り返すことになります。
データを繰り返し差し込むときの挙動には大きく分けて2種類あります。「全ページ差込」というパラメータがONのときとOFFのときです。(デフォルトはONです)

全ページ差込がONの場合、次の図のようにデータが無くなるまで全ページを複写して繰り返します。

全ページ差込がOFFの場合、[データリピート]というパラメータが関係します。下図のように初めて[データリピート]ONのフィールドがでてきたページのみをデータが無くなるまで繰り返します。

全ページ差し込みOFFはデータを繰り返したいフィールドと繰り返したくないフィールドが混在している場合に使います。

納品書のケースで実際に試してみましょう。
まずデフォルト状態のままで大量のデータを送るとどうなるか試してみます。このデータはテスト用に明細を8行から20行に増やしてあります。
これをセットして印刷するとどうなるか? 印刷プレビューで確認してみましょう。

1ページ目は問題ありませんが、2ページ目を見ると表示がおかしいことが分かります。これは納品先の会社名や日付、納品元の情報が入るべきフィールドに明細データが流し込まれているためです。
デフォルトではすべてのフィールドがデータを繰り返し差し込む対象となるため、このようになってしまうわけです。

まず[差込]タブにある[全ページ差込]のチェックを外したあと、納品先、日付、納品元に関するフィールドをすべて選択状態にして[データリピート]のチェックを外してください。

これで2ページ目も正しく出力されます。

このようにデータを繰り返し挿入したくないフィールドは[データリピート]をOFFにしてください。

 


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