作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「ご存知でしたか？紙の領収書などの扱い」

　スキャナ保存申請者がみなし承認後の運用の中で「速やか」「業務サイクル後速やか」の対象期間を超えてた場合、領収書等の扱いに関して筆者の考え方は、「1週間や最大30日の業務サイクルを超えたものは紙で保存しなければならない」というものです。なお、この時電子化するのは自由と考えています。

　この様にセミナーでもお話していましたが、この度修正させて頂きます。

　修正内容は、以下の通りです。

　「スキャナ保存申請は紙の保存に代えて承認されているので、承認以降は要件確保された電子化ファイルが原本になります。よって、1週間や最大30日の業務サイクルを超えたもでも電子化ファイルが原本であるが、紙も合わせて保存しなければならない」となります。

　非常に細かいことですが、大事なことなのでご承知おきください。

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・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか？」３

保存義務違反のパターンについて考えてみましょう！

１．メール添付で請求書や領収書が届き、正しく仕訳入力など処理はしたが電子の請求書や領収書の保存は担当者のＰＣに入ったままで検索要件が未確保状態である。

２．ＥＤＩやクラウドサービスで２年から数年間はデータが保管されているので検索できるが、言って期間が過ぎるとPDFとCSVだけ提供されてくる場合、法定保存期間７年間以上の要件確保が不備になる

皆様や皆様のお客様は大丈夫ですか？

実はこのような企業が沢山あるのです。この機会に見直しては如何でしょうか？

簡単に対応できますのでご心配な方はご相談ください。 

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか？」２

さて、施行規則を見てゆきましょう！

重要部分は赤文字のところです。

法10条とは前回のブログで解決済みです。

次回は、保存義務違反について

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 「失敗から学ぶ!証憑書類の「スキャナ保存」の成功の極意」セミナー開催します！

同業会社の方はお断りすることがあるかもしれませんが・・・その際はご容赦下さい。

【益田が講師をさせて頂くセミナー案内です】

失敗から学ぶ!証憑書類の「スキャナ保存」の成功の極意

開催日時：2017年3月14日(火) 13:30〜16:30

場　　所： 東京都新宿区百人町2-27-6　関東ITソフトウェア健保会館

参 加 費 ： 無料

定　　員： 20名

詳細・お申込みURL：http://www.kokuchpro.com/event/e_scanner_seminar/

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「備付け書類に3種類あります。それぞれの違い判りますか？」

前回の続きです。

申請時に必要な書類を前回説明しました。

「２ 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」が必要でしたね！

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a53

上記Q53を見て下さい。

 　規則第3条第5項第1号ロの「各事務の処理に関する規程」は、業務サイクルに応じた入力事務を行うことにより、改ざん等の誘因を制限するものですから、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。　⇒　これが　スキャナによる電子化保存規程です。

同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」は、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じるために、相互けんせい、定期的なチェック、再発防止に関する規程を定めるものです。　⇒　これが適正事務処理規程です。

同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」は、責任者、入力の順序、方法などの処理手続、さらにはアウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。　⇒　これが申請時に添付が必要なものです。

実際のこれらのひな型は　http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/pdf/A63.pdf　に掲載されています。

以上　参考になれば幸いです。

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 「申請時の添付資料の考え方で混乱していませんか？」

先日申請間近の方から次の質問を受けました。

申請書の⑼ システム関係書類及び事務手続関係書類の備付けに関する措置（第３条第１項第３号、第３条第５項第７号関係）で「④ 電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（又は処理委託契約書）及び電磁的記録の保存に関する事務手続を明らかにした書類」の「その他」に、各種規程類を添付すべきですよね？と言うものでした。

この方は、事務分掌細則・適正事務処理規程・スキャナによる電子化保存規程・検査報告書・事務処理不備報告書等の規程類を申請書の添付資料として提出が必要だと思い込んでいたようです。

結論は、必用ではありません。

国税庁の記載例には「サーバー運用委託契約書」と書かれていますし、そもそもこれらの規程類はしっかり定めて、備え付けて、運用されるように内部統制しておく必要があります。

添付が必要なものは「２ 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」となります。

明日は、規程類の説明をさせて頂きます。

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 国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件

 税制改革大綱では下記の記載になっていました。

（1）国税関係書類（契約書、領収書等の重要書類に限る。以下（1）において同
じ。）の受領等をする者がスキャナで読み取りを行う場合には、次に掲げる事
項をスキャナ保存に係る承認の要件とする。
① 国税関係書類の受領等後、当該受領等をする者が当該国税関係書類に署名
を行った上で、特に速やか（３日以内）にタイムスタンプを付すこととする。
② 記録する国税関係書類が日本工業規格Ａ列４番以下の大きさである場合に
は、国税関係書類の大きさに関する情報の保存を要しないこととする。
③ 適正事務処理要件のうち、相互けん制要件及び定期検査要件について、次
のとおりとする。
イ 相互けん制要件について、国税関係書類の受領等をする者以外の者が記
録事項の確認（必要に応じて原本の提出を求めることを含む。）を行うこ
ととすることで足りることとする。
ロ 定期検査要件について、定期検査を了するまで必要とされている国税関
係書類の原本保存を本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるも
のにおいて行うこととする。

そうです、必要に応じて原本の提出を求めることを含む。これがある以上
その場で捨てられないと言うことです。

そして、施行規則3条5項4号イでは

イ　相互に関連する当該各事務（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領に関する事務を除き、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認を行う事務を含むものに限る。)について、それぞれ別の者が行う体制

とのみ書かれていて、施行規則での「必要に応じて原本の提出を求めること」の要件が定められて
いません。

しかしそれを補うかのように

問1に

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認（必要に応じて原本の提出を求めることを含む。）を行うこととすることで足りる。

と書かれていました。このように全体を通して読み込みが重要となります。

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「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」 

今回(H28）の改正のポイントをぎゅっと圧縮している内容です。

問1から抜粋しています。

1 国税関係書類の受領者等（規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する国税関係書類を作成又は受領する者をいう。以下同じ。）が読み取る場合、次に掲げる事項を要件とする。

(1) 国税関係書類の作成又は受領（以下「受領等」という。）後、受領者等が署名を行った上で、特に速やか（3日以内）にタイムスタンプを付す。

(2) A4以下の大きさの国税関係書類については、大きさに関する情報の保存を要しない。

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認（必要に応じて原本の提出を求めることを含む。）を行うこととすることで足りる。

2 小規模企業者（中小企業基本法第2条第5項に規定する小規模企業者をいう。以下同じ。）である場合、いわゆる「適正事務処理要件」について、税務代理人が定期的な検査を行うことによって、相互けんせい要件を不要とする。

3 スキャナについて、原稿台と一体型に限るとする要件を廃止する。

これらのなかで、注意が必要なのは国税関係書類の受領者等が読み取る場合に新たな要件が出てきたことです。十分注意が必要です。

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「廃棄前の「定期検査」とは」について
これは、よくご質問を受けます。
例えば、「毎日検査すれば捨てて良いのか？」や「検査の抜取方法は要件があるのか？」や
「検査を外部の者に頼む必要はないのか？」等です。

では、下記の問66問67を見ていきましょう！

問66　規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

問67　規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。

回答

最低限、検査の対象となる各事務を行っている者以外の者が検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」とは、具体的には、定期的に事務処理手続のチェック・検査を行う仕組み（体制、手続）がとられていることが必要とされるものです。
仮に、検査の対象となる各事務を担当している者が定期的な検査を行った場合において、紙段階で改ざんを行っているときには、チェック機能が働かないこととなります。
このため、最低限、その事務を担当している者ではなく、それ以外の者が定期的な検査を行う必要があります。
また、事業規模の小さな事業の場合、当該各事務を担当している者以外の者が検査を行うことが難しいことも想定されます。このような場合、外部の者に委託する方法なども考えられます。

よって、良くアドバイスしているのは
まずは四半期に定期検査して、習熟したら毎月検査で捨てる
この時、四半期時は従来の紙の管理方法を踏襲し、毎月時は分類仕分け程度の簡単な管理で一定期間保管することです。
どうせチャレンジするなら、スキャナ保存の業務サイクルで検索要件などを確保するのですから、
毎月検査廃棄がお勧めです。

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