作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様！とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね！？

要件不備のポイントは何でしょうか？

ヴァージョン管理機能です。

施行規則５条2項二に「ニ　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です！と言うことです。

皆様の（検討中含めて）システムは、その点大丈夫ですか？

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・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

これが　国税庁からの緊急周知依頼関連のＱＡです。

ＱＡの内容と先の回でご案内した周知依頼の内容を必ず比較してお読みください。実は大変厳しい事がはっきりと書かれています。、

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 2016.12.27　国税庁より、電帳法スキャナ保存の要件を満たしていない会計ソフトを使用してスキャナ保存を行った場合、税法上の保存義務に違反するとの、周知依頼を受領しましたので、取り急ぎ、ご連絡いたします。

詳しくは、こちらをご覧ください。

http://www.jiima.or.jp/pdf/20161220_kokuzeicho_announcement.pdf

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「スキャナ保存と会計システム」について　考えてみましょう！

スキャナ保存は、紙の証憑の保存に変えて電磁的記録事項（電子化ﾌｧｲﾙ）が原本になります。紙段階で確保しているのと同様に帳簿と書類（電子化ファイル）の相互関連性を確保することが必須要件となります。

通達4-33　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1506/01.htm#a-33

通達4-32　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/03.htm#a-19　　（4-33から32に変更になっています）

要約すると、「受領した請求書」であれば関連する帳簿は「買掛元帳」等です。との書類帳簿間の関連付けが必要です。税務調査を経験された方はご承知かと存じますが、調査官は帳簿を見て、帳簿に係わる仕訳を確認して、その仕訳に紐づく証憑を出して下さい！となり、領収書や請求書を準備することになります。

だから、見て頂いた通達の通り電子になっても相互関連性の担保措置が必要な訳です。ご理解いただけましたでしょうか？ 

次のリンクが税務調査のパンフレットです。　https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/data/h24/nozeikankyo/pdf/01.pdf

是非ご覧ください。

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 　 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」２

 今回は断念されるケースを見ていきましょう！

１．税務コンプライアンスの意識の高くない企業様です。善良とは言い難い経理処理をされている企業は見送られます。理由は、電子化された証憑原本を税務調査で必要に応じて見てもらう為です。

２．経理規程が曖昧で、且つ、帳簿書類の保存規程が無い企業です。これでは、先に紙の段階での管理を先に徹底される必要があります。

３．月次決算が出来ていない企業も断念されます。スキャナ保存制度は最長1カ月の業務サイクル後の速やか入力方式が要件となっています。2カ月以上前の請求書や領収書をスキャナ保存の対象とすることが要件上（紙段階での不正防止の観点で）できない為です。

４．契約書・領収書・請求書などの国税重要書類は「適正事務処理要件」の確保が必須です。具体的には相互けん制、定期検査、問題発生時の再発防止の3点です。中堅企業以上では内部統制の意識が高い企業が多いので大きな問題となりませんが、中小企業では大きなはハードルとなり断念される企業があります。

皆様は如何でしょうか？これらのことを乗り越えて業務効率などを改善されているスキャナ保存チャレンジ企業が承認件数で380件（250%)とH28年10月末に発表されました。

次回は、推進されている企業のお話をさせて頂きます。

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 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか！？」について考えてみます！１回目

１回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

１．当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

２．紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

３．そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

４．H２８年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化＆原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も　経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか？

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう！

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 「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

２）　さて　お待たせしました　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

国税庁のＱＡを見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a55

上記の中に

「回答：　まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。」とありますが、条件や運用上の注意事項があります。何でもかんでもまとめれるといろいろ困ったこともあこるからです！

では、その条件などを見ましょう！

複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

上記方法は、ERSと言う方式とXAdES（署名タイムスタンプ）方式と２つあります。

纏めてタイムスタンプすることで、タイムスタンプインターバルを気にすることなく、まとめる効果で通信時間も減り、タイムスタンプ料金も押さえられます。

但し、デメリットはAdoveReaderでタイムスタンプの検証が出来ない点です。しかし、XAdES対応のアプリケーションは検証機能を持っているものが多いので心配ないでしょう！

手前味噌な話しですが、これらのこと全般をコンサルの中に盛り込みアドバイスさせて頂く事が可能です。

宜しければご利用下さい。

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 　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　２」

中小企業の月当たりの証憑の件数（ページ数で無く）は、数百から数千です。

対して中堅企業は数千～数万あり

大企業は数万～多いところでは毎日１万という企業もあります。

とタイムスタンプのランニング費用がネックになります。

そこで、タイムスタンプのコスト低減策として

１）　定額制メニューを検討する

２）　まとめてタイムスタンプを検討する

大きくはこの２つになります。

１）　定額制を見てみましょう！

１－１）定額制の中で廉価なものは、タイムスタンプを付与するインターバルを１０秒とか２０秒とかアプリケーション側で強制的に設ける代わりにお安くしています。

この時大事なことは１，０００件に付する時、合計１０，０００秒のインターバルがかかります。約３時間ですね！と言うこととは１，０００件を大きく超える企業はタイムスタンプが終わらない状態が発生する訳です。

また、ずっとネットに繋がりっ放しです。

１－２）次に少し値段は高額になりますが、１秒インターバルで無制限と言うメニューもあります。

しかし、これも１秒インターバルなので件数が多くなればなるほど余分に時間がかかります。

 明日は、まとめてタイムスタンプを確認しましょう！

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「タイムスタンプについて考えてみましょう！」

ﾀｲﾑｽﾀﾝに係わるQAは下記54です。ざっと一緒に見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a54

如何でしたか？

これを見ても分かりませんよね・・・要するにセイコーさんやアマノさん等の認定タイムスタンプを打たないといけません。「打つ」とか「付与」とか「付す」とか表現がありますが、正確には、施行規則3条に「付す」とあります。

規則を見てみましょう！

ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

ではタイムスタンプは、各社何がどう違うのでしょうか？

ここは各社と等距離にお付き合いさせている書けるギリギリのコメントをしてみたいと思います。

初期費用は、少し金額が異なりますがほぼ同額です。

低最低料金は1年間の費用で￥96,000で毎月1000個のタイムスタンプが付すことができます。これは同じです。

これ以降が各社それぞれ特徴があります。

某社は厳格に月数を管理していて、1つでも超えるとサービスが止まり、月越えするか、追加費用を払わないと使えなくなります。もう1社は、以外と柔軟で、止まることは無く年間合計で計算して超えるようであれば、次年度追加費用を取って下さいと言われています。

明日は、更に踏み込んだかお得なサービスメニューや困った点にも注目してレポートします。

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「先日のセミナ終了後　同じ質問（定期検査について）を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が２名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか？

国税QA問66を見てみましょう！
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント：結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
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