作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「内部統制企業の適正事務処理要件確保の必要性」

 スキャナ保存で国税重要書類は適正事務処理要件が必要です。

これがスキャナ保存導入運用時の大きな障害となります。
適正事務処理要件とは、相互けん制、定期検査、再発防止が具体的な要件として定められています。
大企業は内部統制企業でもあります。
財務会計の内部統制に取り組んでいる企業が、更に、スキャナ保存時に特別な適正事務処理要件を確保しなければならないのでしょうか?

平成27年度　税制改正の財務省解説にはこの点下記の通り記載があります。

「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品
取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、
特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

如何でしょうか?

上記企業様はスキャナ保存で特別な適正事務処理要件確保は不要として差支えないようです。 

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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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4－22 対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い

みなさんは、下記の通達をお読みになられましたでしょうか？
（対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い）

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★実は、筆者はiPhone4Sユーザーです。
古い機種です。
スマホのスキャナ保存要件でA4サイズを1224×1632の様で要件を確保することが出来ないようです。
しかし、下記のQAの(赤字)解説を読むと「読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断」とあるので、小さなレシートや領収書を読み取るのは問題ないようです。

皆さんも確認してみて下さい。

問34　スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。

回答

読み取った書類の大きさと画素数を基に判断することとなります。

解説

A4サイズの大きさの書類を例にとると、A4サイズの紙の大きさは、縦297、横210であり、1インチは25.4です。
このA4サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。
これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット＝2,338画素、横8.27インチ×200ドット＝1,654画素、そして総画素を算出すると2,338画素×1,654画素＝3,876,052画素になります。
　したがって、A4サイズの紙が規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約388万画素以上が必要となり（A4サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。）、このように、読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断することとなります。
また、機器によっては、A4サイズと縦横比が異なっている場合もあることから、そのような場合には、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしている必要があります。
なお、スマートフォンやデジタルカメラ等で読み取りを行った場合、画像の解像度が72dpiと表示される場合がありますが、これは、デジタルスチルカメラ用画像ファイルフォーマット規格（一般社団法人カメラ映像機器工業会・社団法人電子情報技術産業協会 策定）において、「画像の解像度が不明のときには72dpiを記録しなければならない。」とされていることにより表示されるものであり、必ずしも画像の解像度を取得できているわけではありません。
おって、階調に関する情報の保存については、例えば、赤・緑・青、各256階調の場合、Exifの「Bits Per Sample」のタグに「8 8 8」が格納され、ファイルのプロパティに「24ビット」と表示されるなど、その階調が分かる情報が保存されれば良いことになります。

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平成28年9月30日以後に提出するスキャナ保存申請書は以下のリンクから確認できます。

とくに重要なのは、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書スキャナ」の記載要領等が申請書の5ページ目と6ページ目に詳細に記載されています。

ここは熟読すれば、記載方法だけでなく、書類を限定して申請することや相互関連性の具体的な方法の解説等不安になることが、明らかにされているので、とても助かりますよ！

• 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書（PDFファイル/394KB）
• 記載例（PDFファイル/418KB）

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 ★とても重要なＱＡです！

なぜなら今まで、見解が分かれたいたからです。
それは、この場合の精算書を帳簿と見て、スキャナ保存を許さないとしていたからです。
今回の下記で明確になりましたので安心して対応・提案可能ですね。

問32　当社は、従業員が立替えた交際費等の領収書について、所要の事項を整理した精算書とともに提出させていますが、このような精算書は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。

回答

法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」に該当すれば、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。

解説

• 1　法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります（法2二）。
  このため、スキャナ保存（法4）の対象とすることができます。
• 2　「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている（平成17年1月31日付国税庁告示第4号）ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ハに規定する大きさに関する情報の保存などが必要となります。

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「H28年度改正の通達・趣旨説明・QAを明確に理解するには・・」

電子帳簿保存法取扱通達（平成28年9月30日以後申請分）　や　趣旨説明等が公開されましたが
皆さんどうですか？読まれてみて、しっかり理解できますでしょうか？
何だか理解が空回りしませんか？
その原因と考えられるのは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の　平成二十八年三月三十一日財務省令第二十六号　
が改正部分だけの表示で、施行規則に反映されたものが公開されていないことが、要件の理解を妨げている要因の一つです。

H28年緩和の通達・趣旨説明・QAを熟読して理解をしようとするばするほど、施行規則の改正部分の
合わせこみの重要度がお分かり頂けると思います。

もしご希望の方には、益田が個人的に作成したものを提供しますので、下記まで、その旨を書いて頂きメール下さい。

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「スマホ　に関連する　通達などが公開されました　7月6日　」

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1607/index.htm

 上記がとても大事ですね・・・！

4－19 スキャナの意義

4－22 対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い

4－23 特に速やかに行うことの意義

4－28 日本工業規格Ａ列4番以下の大きさの書類の解像度の意義

4－35 定期的な検査を行う体制の意義

しっかり読みこみましょう！

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「スマホ　に関連する　新QAが公開されました　7月6日　」 

ほぼ　予定通りでしたね。注目のＨ28年緩和に関わるＱＡが発表されています。

下記よりご覧ください。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

代表的なものとして時間の無い方は、まずはここから押さえましょう！

• 問33　スキャナについて原稿台と一体型に限るとする要件が廃止されたので、当社は、営業担当者が私物のスマートフォンで領収書等の読み取りを行うこととして申請を検討していますが、利用機器が私物であることについて、制約はありますか。
• 問34　スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第3条第5項第2号(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。

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「問56　妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」 

本問いのポイントは、「それぞれ別の者が行う体制」です。

社内の不正な経理を防止するにはダブルチェックが重要ですよね！
よって厳しい要件のように思わないでふつうに対応しましょう！

回答

具体的な体制については事業規模等を踏まえ、個々に検討していく必要がありますが、最低限、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務とこれ以外の事務について、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）が講じられました。
この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要とされるものです。
事業規模の小さな事業者にとっては、1人で全ての事務を行うことが可能な場合もありますが、1人で全ての事務を行うこととなると、紙段階で行われる改ざんについてスキャナで読み取った画像を同一人が確認することとなるため、この要件を満たさないこととなります。
このため、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」については、最低でも、スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務とこれ以外の事務について、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要となります。

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問55　私は、1人で建設業を営んでいます。この度、国税関係書類（契約書、領収書）のスキャナ保存をはじめようと考えていますが、1人では、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。

個人事業主の方がスキャナ保存をすることを想定した曲論的なＱＡとなります。

沢山領収書が毎月発生して困っている個人事業主様には多少のニーズはあるかもしれません。

リーズナブルな会計事務所との連携やクラウド会計ベンダー様の工夫のしどころでしょうか？

回答

国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類に係る記録事項の入力までの各事務の一部及び定期的な検査を外部の者に委託するなどの対応をすれば、同号イ及びロの各要件を満たすことはできます。

解説

規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）に掲げる事項（相互けんせい、定期的なチェック、再発防止策）について規程を整備するとともに、これに基づき事務処理を行うことが要件とされています。
については、同号イにおいて、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とされていることから、「1人」で各事務を行う場合には、この規定の要件を満たさないと考えられます。
しかしながら、「別の者」について特別の制限が設けられていないことから、外部の者を別の者と解することができるため、明確な事務分掌の下に、各事務の一部について委託し、別の者が行う体制としているのであれば、この規定の要件を満たすことはできると考えられます（どの事務を別の者が行うかについては、問56を参照願います。）。
また、については、事務を担当している者が定期的な検査を行った場合、仮に紙段階で改ざんを行っているときには、自ら検査をしてもチェック機能が働かないこととなるため、「1人」で各事務を検査することは認められないと考えられます。
しかしながら、各事務を検査するのが外部の者でも差し支えありませんので、検査を外部の者に委託し、その者がその事務を担当していなければ、この規定の要件を満たすことはできると考えられます。
なお、上記により外部の者に委託している場合で、外部の者が同号ハに定める「当該各事務に係る処理に不備がある」と認めたときは、委託されている外部の者から同号ハに定める報告が行われる必要があります。

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