作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問42　速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。」について

 これは、最近まで私自身が良く押さえていなかったノウハウになります！
皆さんも一緒に把握しましょう。

回答

入力方式ごとの要件を満たしていれば認められます。

解説

入力方式については、「速やかに入力」（規則3一イ）、「業務サイクル後速やかに入力」（規則3一ロ）及び「適時に入力」（規則3）の3方式がありますが、法第4条第3項の承認を受けていれば、それぞれに規定する要件を満たしてスキャニングを行うことにより、書類の種類ごとや事業部ごと等を問わず、承認申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます（変更の届出は必要ありません。）。

ポイントを整理しましょう！
解説で入力方式は、「３方式」あるとある点。
「申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます（変更の届出は必要ありません。）。」とあるので極端な話ですが、全てにチェックしておけばよいように受け取れます。しかし注意が必要です。それは、
重要書類は適時入力が出来ない点です。この点は解説の書き方が丁寧でないと考えます。
なお、これらの知識の有無で導入や提案の幅が変わることがあるのでしっかり理解しましょう！

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「問41　「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。」について 

回答

　規則第3条第1項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、事務処理後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいい、同条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

そうです！取引関係書類の規定は３条第5項第1号ロ側です。

解説

規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロでは、いずれも「その業務の処理に係る通常の期間」と規定しています。それは、企業等においてはデータ入力又は書類の処理などの業務を一定の業務サイクル（週次及び月次）で行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという共通した考え方によるものです。
しかしながら、規則第3条第1項第1号ロは国税関係帳簿に係る記録事項を入力する場合であり、同条第5項第1号ロは国税関係書類に係る記録事項を入力する場合であることから、「その業務」の内容が異なり、それぞれが具体的に指し示す期間には次のとおり差があります。
したがって、規則第3条第1項第1号ロについては事務処理終了後の入力までの期間であることからおおむね1ヶ月程度、また、同条第5項第1号ロについては事務処理の期間であることから最長1ヶ月の業務サイクルであれば、通常の期間として取り扱われます。

≪その業務とその期間≫

• イ　規則第3条第1項第1号ロの場合

  　その業務とは、帳簿の元となるデータの入出力を含むことと考えられることから、その期間については、事務処理終了後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいいます。

• ロ　規則第3条第5項第1号ロの場合

  　その業務とは、企業等における書類の事務処理と考えられることから、その期間については、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

   スキャナ保存を語る（理解する）には、どうしても帳簿の知識が必要になるところが、厄介な点です。できれば簿記の基礎的な知識を別途習得することをお勧めします。

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第４８回「問40　規則第3条5項第1号イ及びロに規定する入力期間を、誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。」について

よく相談や質問で聞かれることです。
１週間の速やかや、Max１か月の業務サイクルの期間が過ぎたら保存義務違反になり、青色申告取り消しになるのか？と言うものです。
そこまで心配はありませんが、一応の注意が必要です。
国税側の回答をまず見てみましょう！

回答

入力期間を経過した国税関係書類についてもその他の保存要件に沿って入力するとともに、当該国税関係書類を紙のまま保存することとなります。

解説

スキャナ保存の承認を受けている国税関係書類については、その全てについてスキャナ保存する必要があることから、誤って入力期間を経過した場合であっても、その他の要件に従ってスキャナ保存することとなります。ただし、入力期間の制限というスキャナ保存における要件を満たしていない電磁的記録となることから、それをもって当該国税関係書類の保存に代えることはできず、元の書類は紙のまま保存することとなります。
なお、この取扱いは、たまたま入力期間を経過してしまった場合に限るものであり、入力期間を経過した場合は本来要件違反となりますので、入力期間の経過が散見されるような場合にはこの取扱いはなく、また、元となった国税関係書類を保存することによって、保存要件を満たしているとみなすものではありません。
本質的に、紙段階での改竄の可能性を限りなく低くすることを国税庁側は要求していると考えて差し支えありません。電子化規程を明確に定めて、現場の運用が正しく回るようにして、定期的な検査が必要です。
なお、皆様ご承知のように国税重要書類と国税一般書類ではその要件が大きく異なります。要件が簡単で
確保が容易な国税一般書類から導入してみるのも一策です。

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「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか？」

この質問は、某大手企業の文書管理コンサルタントから2015年秋に頂いたご質問でした。

質問の全文は以下のものでした。

質問内容
・PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場 合、
・当初スキャンした日次と比較して更新日時が変更される為、 これがファイルの改ざんに当たらないか心配
※目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶのであれば、目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うことで対応できそうですがどのように考えたらよいでしょうか？

益田の回答は以下の通りです。

さて、ご質問の状態を分析すると次のように分解できます。

１．紙書類のスキャン：Ａ時点　　　　　　　　　　
２．スキャンした画像よりOCRやQRより情報取得
３．取得した情報をPDFの文書情報に書き込む：Ｂ時点
４．懸念点「ＡとＢで時間が異なる」→ファイルの改ざんにあたるか？
５．質問「目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶの
　　　　　であれば目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うこと
　　　　　で対応できそうですが、どのように考えたらよいか？」
益田見解）

見解：改ざんにはあたりません。

説明
・国税庁は紙の段階の改ざんと電子化文書に対する改ざんに対する担保措置を求めています。
・この度のご質問は後者の方に対してのものです。
・通達（入力を行う者等の意義）4－28　解説にあるように
『国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。』
・この4-28から明らかのように電子化ファイル（画像）と照合しているのは紙書類となります。
・ご質問のOCRやQRから情報を取得して電子化ファイルに書き込むのは紙書類との照合に影響を与えるものではありません。それは、帳簿との相互関連性や検索キーの確保など他の要件確保が目的であり、その旨を規程や運用で明確にして社内で内部統制できていれば国税側が特段踏み込んでくる懸念はないと考えます。
・あわせて問35を念のため
『規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。』
　とあるのでタイムスタンプと訂正削除の履歴確保は電子化ファイルにはスキャンした当日に完了すべきです。

以上。

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問36　規則第3条第5項第1号イに規定する「速やかに」とは1週間を1日でも超えたら要件違反となるのでしょうか。

★従来は「業務サイクル方式」に対して要件が低くその点メリットのあった「速やか方式」ですが、平成２７年９月３０日よりの緩和で、「業務サイクル方式」の帳簿の抱合せ要件が撤廃された関係で、「速やか方式」は
注目度が下がっている方式になります。

回答

原則として要件違反と考えられますが、1週間以内に入力できない特別な事由がある場合に、その1週間以内に入力することができない事由が解消した後直ちに入力したときには、速やかに入力したものとして取り扱われます。

解説

本来国税関係書類の入力は、紙段階の改ざんの可能性を低くする観点からは、国税関係書類の作成又は受領後直ちに行うことが望まれますが、様々な事由によりそれができないことも一般的に考えられることから、1週間以内に入力すれば速やかに入力しているものとして取り扱うこととされています。
したがって、1週間で入力できないような特別な事由が存在する場合には、その事由が解消した後直ちに入力を行うことによって、規則第3条第5項第1号イに規定する速やかに入力する目的は達せられると考えられることから、例えば、1週間以上の出張の際に出張先で国税関係書類を作成又は受領したように、スキャナ保存すべき場所にスキャニングすべき国税関係書類がなく、1週間以内に入力するためには特別な手段を講ずる必要がある場合であって、その事由が解消した後直ちに入力を行っている場合には、速やかに行っているものとされます。
なお、機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合など明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、これらの取扱いはないこととなります。

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