作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

取引の証拠書類となる証憑の中で、領収書は金の流れに直結連動する重要書類です。
紙の段階でもしっかり整理整頓して保存が必要です。
１）整理整頓した保存の為に規程を定める必要があります。
　月毎、勘定科目毎、拠点毎、取引先毎などしっか分類して保存します。
２）企業規模に応じた保存方法を選択します。
　複数の拠点がある場合はその拠点毎に分けて保存します。
　領収書の数が多い場合は、通し番号を付けて、出金伝票にその番号を記載します。
３）従業員立替金精算書を作成している場合
　領収書は立替金精算書に糊付けして下から上へ貼り付けて保存します。
　月毎や拠点毎に封筒や保存袋に入れておく方法は、紛失などのリスクがあります。

さらにリスクとして感熱紙の領収書やレシートは、黒く変色したり、色あせたりして
肝心の金額や記載内容が読み取れなくなっていることが良くあります。
みなさんは如何でしょうか?
これらの紙の保存に変えてスキャナ保存！是非検討してみましょう！！

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・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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「気になるタイムスタンプの費用を考える」

タイムスタンプの定額制のインターバル制御の問題
みなさんタイムスタンプの費用がスキャナ保存のランニングコストとして気になりますよね？
@8円/1タイムスタンプです。（毎月￥8,000の定額制で1,000個のタイムスタンプが付与できるもの)
定額制で￥300,000.で年間無制限にタイムスタンプが付与できると販売されているものがありますが、
結局これはアプリケーションでタイムスタンプ付与のインターバルを20秒制御しなければならないもの
等です。
結果として1000件付与する際に余分に20,000秒＝5.5時間要してしまいます。
中堅大企業ではいつまでたってもタイムスタンプが終わらない、当日内に付与できないことになります。
PAdESで1対1で打つのではなく、
XAdESでまとめて付与するメリットはここにもありそうです。

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「書類のデータ保存とスキャナ保存」違いは何でしょうか?

書類のデータ保存は、法律4条2項に下記の通り規定されています。

2　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記は自社が作成した書類で、紙に出力せずに、電子で保存できる便利な制度です。
対してスキャナ保存は、上記を紙に出力したものと、取引先から受領した紙の国税関係書類のスキャナによる保存です。
4条2項の書類データ保存の方が、スキャナ保存4条3項より要件確保が簡単です。

各種国税関係書類の控えがERPシステム等で自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合
であって、税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件（訂正削除履歴や相互関連性の要件は確保する必要がありません）の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています。

スキャナ保存対応の前にこの点を見逃さずに業務効率化を考えて見ましょう！

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「内部統制企業の適正事務処理要件確保の必要性」

 スキャナ保存で国税重要書類は適正事務処理要件が必要です。

これがスキャナ保存導入運用時の大きな障害となります。
適正事務処理要件とは、相互けん制、定期検査、再発防止が具体的な要件として定められています。
大企業は内部統制企業でもあります。
財務会計の内部統制に取り組んでいる企業が、更に、スキャナ保存時に特別な適正事務処理要件を確保しなければならないのでしょうか?

平成27年度　税制改正の財務省解説にはこの点下記の通り記載があります。

「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品
取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、
特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

如何でしょうか?

上記企業様はスキャナ保存で特別な適正事務処理要件確保は不要として差支えないようです。 

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