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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第5回「導入のメリットのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

「導入のメリットのご説明」

「スキャ保存」を導入すると

以下のようなメリットが考えられます。自社の状況と照らして確認しましょう。

◎保管スペースの削減          毎月1m程度の証憑書類の保管が発生
◎「移し替え」「置き換え」作業の削減  大企業ではキャビネットや書庫への定期移動が発生
◎重複保管の削減            担当者ベースでコピーを持ちたがる
◎依頼による調査時間の削減       請求書を探してと依頼されると業務が停止
◎事業所間移動(物流)の削減      受け払いで管理が必要です
◎柔軟な検索              紙の保管だと検索が大変
◎スピーディーな検索          紙だと時間がかかりスキャンして、戻すのも大変
◎内部監査の時間短縮          証憑書類の確認で大幅な時短実現
◎税務調査の準備時間短縮        証憑書類を持ち込む必要が無い
◎税務調査の対応時間の短縮       帳簿と関連付けて、種別・日付・金額で絞込める
◎内部統制の強化            重要書類は適正事務処理要件で内部統制が機能
◎月次決算の早期化           拠点スキャン後、紙を送らずとも経理処理が進む
◎紛失事故の削減            簿冊への戻し忘れや、戻し間違いが無くなる

 

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