作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか？」

ＥＤＩ取引は便利ですよね！？

流通業も製造業もＥＤＩや電子での取引が活発に行われるようになっています。

皆様や皆様のお客様はこのような電子取引のデータをどのように保存されていますでしょうか？

注意しなければならないのは電子取引をした際の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務になっている点です。その上、これは申請に関わらず義務なのです。

（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）

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・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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経理担当者の腱鞘炎を考える

経理担当者の現場は、伝票入力業務が多く慢性的な腱鞘炎に悩んでいる方が多いようです。

スキャナ保存が10年ぶりに注目されていますが、過酷な入力が増えるようなスキャナ保存は、導入は問題をより大きくすることになりかねません。

重要なのは、如何に入力の手数を少なくするとともに、経理での集中入力で無く、各拠点での分社入力が重要になってきます。

例えばキーワードは

・仕訳データのＣＳＶの有効活用

・電子決裁ワークフローのＣＳＶの有効活用

・活字ＯＣＲ機能の有効活用

色々考えられます。

弊社もノウハウがたまってきております。是非ともお問い合わせください。

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当社ユーザーの経理キーマンがスキャナ保存の導入半年後に明かしてくれたこと

年商30億規模の経理キーマンがスキャナ保存を導入して半年後に次の点を明かしてくれました。
以前から電子化してフォルダー管理していたが、探し出すのに大変苦労していた。
スキャナ保存導入後は、とても検索が楽になった。
月次決算の中で、P/LやB/Sを見て、仕訳を見て、その先の証憑を確認する際、従来のフォルダー管理ではフォルダーの種類や詳しい階層構造を知らないと探すことが無理だった。
しかし、スキャナ保存システムを入れたら、一発で検索できるようになった。

これ以外にもたくさん語ってくれましたがブログの案内はこの程度でご容赦ください。

詳しい事をお聞きになりたい方は是非ともお問い合わせください。

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タイムスタンプの「一括検証」が要件から見落とされていると感じて

タイムスタンプの付与が要件であることの認識は浸透してきていますが、その「一括検証」が要件であることが意外と知られていないことに驚いています。

先日大手会計ソフトベンダーの方とお話していて感じたのですが、「一括検証って何？」「どうして必要なの？」と質問を受けました。
販売する側も導入する側も最低限施行規則は全文読んで必要な要件が何なのかを把握して、不明点は専門コンサルタントに聞いて欲しいものです。

施行規則3条5項2号

ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

（１）　当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間（国税に関する法律の規定により国税関係書類の保存をしなければならないこととされている期間をいう。）を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。

（２）　課税期間（国税通則法 （昭和三十七年法律第六十六号）第二条第九号 （定義）に規定する課税期間をいう。）中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

以上　が根拠法令です。特に赤文字のところをご覧ください。

そして下記の通達を合わせて押さえておきましょう！
（タイムスタンプの有効性を保持するその他の方法の例示）

4－23　規則第3条第5項第2号ロ(1)（（タイムスタンプ））に規定する「その他の方法」とは、国税関係書類に係る電磁的記録に付したタイムスタンプが当該タイムスタンプを付した時と同じ状態にあることを当該国税関係書類の保存期間を通じて確認できる措置をいう。

【解説】

規則第3条第5項第2号ロ(1)では、タイムスタンプを付した記録事項が変更されていないことについて、国税関係書類の保存期間を通じて確認できることとされている。タイムスタンプの有効期間内等であれば、タイムスタンプの検証を行うことによってこれらのことを当該業務を行う者に対して確認することは可能であるが、タイムスタンプに有効期間等がある場合には、国税関係書類の保存期間の方が当該有効期間等より長いことがあり、有効期間等を過ぎてしまった場合はもはやその方法によることができないこととなる。
この場合は、有効期間等を過ぎてしまったとしても、タイムスタンプを付した時と同じ状態、つまり当該業務を行う者に対して確認したときと同様な結果を得られるような状態にする措置を講じる必要がある。したがって、そのことを明らかにしたものである。
このような措置としては、例えば、タイムスタンプの有効期間等が過ぎる前に、当該タイムスタンプを付した記録事項に再度タイムスタンプを付すなどして、変更されていないことを確認することができる状態で当該情報を保存する方法がこれに該当することを明らかにしている。
また、変更されていないことを確認するためにタイムスタンプを使用する場合、そのために使用するタイムスタンプは、パソコンのタイマーで作成したタイムスタンプなどではなく、信頼のおけるタイムスタンプでなければならないが、同号ロに規定するタイムスタンプについては信頼のおけるものと認められることとなる。

 上記よりタイムスタンプの延長機能が求められています。この点も合わせて押さえておきましょう！

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「国税一般書類のタイムスタンプは不要？必要？」
皆さんはどう思われますか？

実はある大手会計パッケージベンダー様の資料には
「国税一般書類のタイムスタンプは不要！」と記載されていて
その様に説明されているのを聞きました。

これは、残念ながら間違いです。
では、どうしてこのような間違いが起こるのでしょうか？

それは、要件緩和前の規定では国税一般書類のタイムスタンプは
不要であったことが起因していると推測されます。

現在は、電子証明書が不要になった関係でスキャナ保存全般で
タイムスタンプが必須です。

従来、電子証明書が改竄検出を担っていたものが、不要になったので
一律タイムスタンプが改竄検出要件で必須となったのです。

皆さんは大丈夫でしたか？

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 「H28年度の税制改正でスキャナ保存の要件の一部が改正された内容を正しく理解していますか？」

あなたは大丈夫ですか？

先日、スキャナ保存の入力方式でスマホで読み取る際の入力方式が追加されたと解説されているブログを拝見したり、その方のセミナーを聞かれたと思わしき法令要件を正確に把握しないで鵜呑みにされて理解している方と話が食い違う場面にたまに出くわします。

施行規則3条5項　法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。
一  　次に掲げるいずれかの方法により入力すること。
イ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。
ロ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと（当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。）。

とあるように（国税重要書類）2つの入力方式しか法令規定されていません。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

上記の国税庁のリーフレットに記載のあるように「領収書等の受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取る場合の要件が整備された」のであって入力方式が追加された訳ではないのです。

この追加要件を正確に把握できていない方のアドバイスを受けるのはリスクがあります。是非とも正確な知識のある方にご相談下さい。「これにより　例えば、受領した領収書を社外でスマホで読み取りことができるようになりました」を正しい法令知識でご活用頂くことを願っております。

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 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか？」-３

前々回と前回は、「タイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。」について施行規則と通達趣旨説明から考えてみました。今回は「特に速やか3日」を考えてみましょう！

 前々回に施行規則3条5項2号ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

を見ましたが、特に速やかの部分を抜き出してみましょう！

 「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに」タイムスタンプを付与する必要があります。

そして　https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1607/02.htm#a-3

に「特に速やかに行うことの意義」が「4－23 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、受領後その者が署名した当該国税関係書類について受領後3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。」と記載されています。

そうです！ここでの規定は”受領後3日以内にスキャンしてタイムスタンプを付している場合に特に速やかに扱ってよく、その緩和要件を受けることが出来るのです。

この辺りを明確に説明することをしない講師が少なくないので皆さんは困っておられるか、これから困ることになる訳です。

さらに施行規則同ハ　当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格Ａ列四番以下であるときは、（１）に掲げる情報に限る。）を保存すること。

これが特に速やか時の緩和条件のポイントなのです。本来スキャンした際にタイムスタンプ付与が必要なところを翌日起算の3日まで(受領後）タイムスタンプの付与が許容されて、Ａ４以下サイズの書類は大きさの情報が不要になるのです。なぜこのような要件があるのか！？皆さんご承知のようにスマホでもスキャナ保存できるようになったからです。そしてスマホは撮影する際の画像(JPEG)に撮影時の画角（縦横のﾋﾟｸｾﾙ数）の保持はあるが対象書類の大きさ情報が取れないからです。これらのスマホ等の問題点を把握して運用上の統制をしなければ保存義務違反に繋がりかねないリスクが存在しています。

H２９年１月１日から本番に入られる企業の実例等を見ながら継続して情報を発進させて頂きます。ご期待下さい。

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 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか？」-2

 前回「タイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。」の続きです。早速施行規則趣旨説明を見てみましょう！

なお、先にお断りしておきますが下記通達は現時点では下記の4-27は削除されたものとして通達ページに公開されています。スキャン後のタイムスタンプの付与の要件を具体的に示した重要なものです。

（読み取る際の意義）

4－27　規則第3条第5項第2号ハ（（タイムスタンプ））に規定する「スキャナで読み取る際に」とは、原則として電子署名を行った後、直ちに電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すことをいうのであるが、国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）が特定できるように、書類ごとや部署ごとに電磁的記録をまとめてタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付したものとして取り扱う。
この場合、国税関係書類をスキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱うことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ハでは、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付すこととされているが、電子署名を行う時期についても規則第3条第5項第2号ロと同様な規定となっていることから、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度電子署名を行い、その後、電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すこととなる。
ところでタイムスタンプは、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更の有無の確認及び個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）を特定するために付すものであるが、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更をした場合は、電磁的記録と電子署名が適切な関連性を持っていれば当該電子署名で確認できることとなる。
したがってタイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った日を特定することができれば、保存義務者の実情に応じて、例えば書類ごとや部署ごとに、電子署名を行った日が同一な電磁的記録のすべてを対象として1つのタイムスタンプを付しているような場合でも、スキャナで読み取る際に付したものとして取り扱う旨を明らかにしたものである。
なお、日をまたいで入力した場合、何日の業務としてスキャナで読み取ったかということが特定できれば、一連の入力業務を、日を特定するために零時の前後で分ける必要もないと考えられることから、スキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱う旨を明らかにしている。

賢明な皆様はお分かりですよね？そうですH27年緩和で電子署名が要件から外れたので、その点を加味して読む必要があります。そして、施行規則通りでは「タイムスタンプはスキャンした時に付与」するのが法的要件ですが、それを補う通達趣旨説明としてこの4-27は本来国税庁が削除したのはあるべき姿ではなく、修正して掲載すべき重要なものと筆者は考えます。

次回は、「特に速やか3日」を考えてみましょう！

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