作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

取引の証拠書類となる証憑の中で、領収書は金の流れに直結連動する重要書類です。
紙の段階でもしっかり整理整頓して保存が必要です。
１）整理整頓した保存の為に規程を定める必要があります。
　月毎、勘定科目毎、拠点毎、取引先毎などしっか分類して保存します。
２）企業規模に応じた保存方法を選択します。
　複数の拠点がある場合はその拠点毎に分けて保存します。
　領収書の数が多い場合は、通し番号を付けて、出金伝票にその番号を記載します。
３）従業員立替金精算書を作成している場合
　領収書は立替金精算書に糊付けして下から上へ貼り付けて保存します。
　月毎や拠点毎に封筒や保存袋に入れておく方法は、紛失などのリスクがあります。

さらにリスクとして感熱紙の領収書やレシートは、黒く変色したり、色あせたりして
肝心の金額や記載内容が読み取れなくなっていることが良くあります。
みなさんは如何でしょうか?
これらの紙の保存に変えてスキャナ保存！是非検討してみましょう！！

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「気になるタイムスタンプの費用を考える」

タイムスタンプの定額制のインターバル制御の問題
みなさんタイムスタンプの費用がスキャナ保存のランニングコストとして気になりますよね？
@8円/1タイムスタンプです。（毎月￥8,000の定額制で1,000個のタイムスタンプが付与できるもの)
定額制で￥300,000.で年間無制限にタイムスタンプが付与できると販売されているものがありますが、
結局これはアプリケーションでタイムスタンプ付与のインターバルを20秒制御しなければならないもの
等です。
結果として1000件付与する際に余分に20,000秒＝5.5時間要してしまいます。
中堅大企業ではいつまでたってもタイムスタンプが終わらない、当日内に付与できないことになります。
PAdESで1対1で打つのではなく、
XAdESでまとめて付与するメリットはここにもありそうです。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「書類のデータ保存とスキャナ保存」違いは何でしょうか?

書類のデータ保存は、法律4条2項に下記の通り規定されています。

2　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記は自社が作成した書類で、紙に出力せずに、電子で保存できる便利な制度です。
対してスキャナ保存は、上記を紙に出力したものと、取引先から受領した紙の国税関係書類のスキャナによる保存です。
4条2項の書類データ保存の方が、スキャナ保存4条3項より要件確保が簡単です。

各種国税関係書類の控えがERPシステム等で自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合
であって、税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件（訂正削除履歴や相互関連性の要件は確保する必要がありません）の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています。

スキャナ保存対応の前にこの点を見逃さずに業務効率化を考えて見ましょう！

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「内部統制企業の適正事務処理要件確保の必要性」

 スキャナ保存で国税重要書類は適正事務処理要件が必要です。

これがスキャナ保存導入運用時の大きな障害となります。
適正事務処理要件とは、相互けん制、定期検査、再発防止が具体的な要件として定められています。
大企業は内部統制企業でもあります。
財務会計の内部統制に取り組んでいる企業が、更に、スキャナ保存時に特別な適正事務処理要件を確保しなければならないのでしょうか?

平成27年度　税制改正の財務省解説にはこの点下記の通り記載があります。

「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品
取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、
特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

如何でしょうか?

上記企業様はスキャナ保存で特別な適正事務処理要件確保は不要として差支えないようです。 

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

4－22 対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い

みなさんは、下記の通達をお読みになられましたでしょうか？
（対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い）

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

★実は、筆者はiPhone4Sユーザーです。
古い機種です。
スマホのスキャナ保存要件でA4サイズを1224×1632の様で要件を確保することが出来ないようです。
しかし、下記のQAの(赤字)解説を読むと「読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断」とあるので、小さなレシートや領収書を読み取るのは問題ないようです。

皆さんも確認してみて下さい。

問34　スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。

回答

読み取った書類の大きさと画素数を基に判断することとなります。

解説

A4サイズの大きさの書類を例にとると、A4サイズの紙の大きさは、縦297、横210であり、1インチは25.4です。
このA4サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。
これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット＝2,338画素、横8.27インチ×200ドット＝1,654画素、そして総画素を算出すると2,338画素×1,654画素＝3,876,052画素になります。
　したがって、A4サイズの紙が規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約388万画素以上が必要となり（A4サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。）、このように、読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断することとなります。
また、機器によっては、A4サイズと縦横比が異なっている場合もあることから、そのような場合には、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしている必要があります。
なお、スマートフォンやデジタルカメラ等で読み取りを行った場合、画像の解像度が72dpiと表示される場合がありますが、これは、デジタルスチルカメラ用画像ファイルフォーマット規格（一般社団法人カメラ映像機器工業会・社団法人電子情報技術産業協会 策定）において、「画像の解像度が不明のときには72dpiを記録しなければならない。」とされていることにより表示されるものであり、必ずしも画像の解像度を取得できているわけではありません。
おって、階調に関する情報の保存については、例えば、赤・緑・青、各256階調の場合、Exifの「Bits Per Sample」のタグに「8 8 8」が格納され、ファイルのプロパティに「24ビット」と表示されるなど、その階調が分かる情報が保存されれば良いことになります。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

平成28年9月30日以後に提出するスキャナ保存申請書は以下のリンクから確認できます。

とくに重要なのは、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書スキャナ」の記載要領等が申請書の5ページ目と6ページ目に詳細に記載されています。

ここは熟読すれば、記載方法だけでなく、書類を限定して申請することや相互関連性の具体的な方法の解説等不安になることが、明らかにされているので、とても助かりますよ！

• 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書（PDFファイル/394KB）
• 記載例（PDFファイル/418KB）

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet

作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 ★とても重要なＱＡです！

なぜなら今まで、見解が分かれたいたからです。
それは、この場合の精算書を帳簿と見て、スキャナ保存を許さないとしていたからです。
今回の下記で明確になりましたので安心して対応・提案可能ですね。

問32　当社は、従業員が立替えた交際費等の領収書について、所要の事項を整理した精算書とともに提出させていますが、このような精算書は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。

回答

法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」に該当すれば、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。

解説

• 1　法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります（法2二）。
  このため、スキャナ保存（法4）の対象とすることができます。
• 2　「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている（平成17年1月31日付国税庁告示第4号）ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ハに規定する大きさに関する情報の保存などが必要となります。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

Tweet