タグ別アーカイブ: Wordのスタイル

月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(19)―Wordで箇条書きのレイアウトパターンを指定する方法(続き)

前回「(18)―箇条書きのレイアウトとその設定方法」に続いて、Wordで箇条書きのレイアウトを指定する方法を調べてみます。

前回は、最初に一般的な箇条書きのレイアウトパターンを網羅し、その中で、ラベルの配置(左右)について調べてみました。今日は、ラベルと箇条内容(文)の配置について調べてみます。

まず、番号付き箇条書きを作成します。番号付き箇条書きはリボン「ホーム」の「段落番号」コマンドを使います。「段落番号」のダイアログにはラベルと箇条内容(文)の配置に関するメニューはありません(画面は前回のブログで紹介済みなので詳細は省略します)。

箇条書きの配置を設定するには、編集画面で番号付き箇条書きを設定した箇所にカーソルを置いて、右クリックで表示されるメニューから、「リストのインデントの調整」を選択します。右クリック・メニューは文脈依存なので、カーソル位置の文字によっては「リストのインデントの調整」が出ないこともありますが、そのときはカーソル位置を変えてみます。

リストのインデントの調整

リストのインデントの調整

リストのインデントの調整で表示されるダイアログでは、①番号の配置、②インデント、③番号に続く空白の扱いの3項目を設定できます。

リストのインデントの調整ダイアログ

リストのインデントの調整ダイアログ


番号の配置では、本文領域左端から箇条番号の左端の距離を設定できます。インデントは本文領域左端から箇条内容の開始位置までの距離です。この図は2つめの箇条項目を選択したときの値の例ですが、それぞれ7.4mm、14.8mmとなっています。この段落の文字サイズは10.5ポイントになっており、7.4mmは10.5ポイントの大きさの2文字分にあたります。14.8mmは4文字分です。

リボン「ホーム」の「アウトライン」コマンドで似たような箇条書きを作ることもできます。こうして作製した箇条書きの箇所にカーソルを置いて、右クリックして表示されるメニューから「リストのインデントの調整」を選択します。すると、「新しいアウトラインの定義」ダイアログが表示されます。このダイアログの配置セクションには、①左インデントからの距離、②インデント位置、③番号に続く空白の扱いという設定項目があります。

箇条書きの「リストのインデントの調整」ダイアログと言葉が少し違いますが、項目の意味は同じです。上の例では、レベル2の箇条項目を選択していますが、このとき表示されている数字も同じになっています。

番号付き箇条書きの作り方によって、設定するダイアログが異なることを除けば、2種類の箇条書きで、ラベル番号の開始位置と箇条内容の開始位置を同じように指定できることが分かりました。

箇条書きシリーズ
1回目(11)―箇条書きは難しい?
2回目(14)―箇条書きとはなにか?
3回目(15)―箇条書きの話、世間の箇条書きガイド(続き)
4回目(16)―箇条書きのタイプとそれに対応するWordの機能・表現方法
5回目(17)―Word組み込みの箇条書きスタイルは使えない、その理由は?
6回目(18)―箇条書きのレイアウトとその設定方法


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(18)―箇条書きのレイアウトとその設定方法

今回は箇条書きの配置(レイアウト)を考えてみます。Microsoft Wordの機能を調べる前に、まず、Wordにこだわらず一般的に箇条書きのレイアウトパターンにどのような変数があるかを考察してみましょう。

1. 基本的な箇条書きは各項目はラベルと箇条内容から構成されます。

箇条書きの基本レイアウト

箇条書きの基本レイアウト


2. 箇条書きのラベルと箇条内容の間の空きは1文字が普通ですが、変更することもあります。次のようにラベルと箇条内容の間を詰めることもできるでしょう。

ラベルと箇条内容の間を詰める


3. 箇条書きのラベルを本文の通常段落の開始位置と同じにすることもできるでしょう。
ラベルの位置を段落の開始位置に揃える

ラベルの位置を段落の開始位置に揃える


4. ラベルが記号ではなく順序数の場合は、順序数の桁数が変わることもあります。そうすると、ラベルの文字(数字)を右揃えにするか、中央揃えにするか、左揃えにするか、という選択があります。
ラベルの文字(数字)の配置

ラベルの文字(数字)の配置


5.次は、箇条項目によって箇条内容が2行以上になることがあります。その場合、2行目以降(継続行)の開始位置を前の箇条内容と揃えるという選択肢があります。
箇条内容が2行以上になったときの継続行の行開始位置

箇条内容が2行以上になったときの継続行の行開始位置


6.箇条内容が2行以上になる場合、2行目以降(継続行)の開始位置を前の箇条内容より1文字行頭よりに揃えるという選択もできます。特に継続行が3行以上になるときは、この方が体裁が良いように思います。
箇条項目の継続行を1文字上げるレイアウト

箇条項目の継続行を1文字上げるレイアウト


7. 箇条書きブロックの前後の行間を広げて、箇条書きのブロックを見やすくすることもできるでしょう。
箇条書きブロックの前後の行間を広げる

箇条書きブロックの前後の行間を広げる

箇条書きレイアウトのための変数はこのくらいでしょう。従って、上にあげたレイアウトの設定が自由にできれば、箇条書きのレイアウトとしては十分ではないかと考えられます。しかし、Microsoft Wordの箇条書き関連のメニューをいろいろ調べてみると、必ずしも全部はうまく設定できないようです。次に少し試してみます。

まず、標準段落を用意します。

「標準」スタイルの段落

「標準」スタイルの段落

標準段落に箇条番号を付けてみます。

箇条番号を付ける

箇条番号を付ける

ダイアログに「番号の整列」と表示されていますが、この下の「新しい番号書式の定義」をクリックすると、番号書式のダイアログが表示されます。

番号書式を定義するとき、配置を指定できる

番号書式を定義するとき、配置を指定できる


これによって、箇条書きのラベルの番号の配置はできそうなことがわかります。「アウトライン」のコマンドの「新しいアウトラインの定義」ダイアログにも同様に箇条書きのラベルの番号の配置を選択するメニューがあります。しかし、箇条書きのラベルに記号を選択すると配置の指定は選択できなくなります。
新しいアウトラインの定義の番号配置メニュー

新しいアウトラインの定義の番号配置メニュー

とりあえず、上の「4.」の番号についてはできることが分かりました。しかし、記号のときの配置はできないようです。(やりかたが良くないかもしれませんね)。この箇条書きレイアウト問題は、まだよくわかっていないので、次回までもう少し探索してみたいと思います。

箇条書きシリーズ
1回目(11)―箇条書きは難しい?
2回目(14)―箇条書きとはなにか?
3回目(15)―箇条書きの話、世間の箇条書きガイド(続き)
4回目(16)―箇条書きのタイプとそれに対応するWordの機能・表現方法
5回目(17)―Word組み込みの箇条書きスタイルは使えない、その理由は?

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(17)―Word組み込みの箇条書きスタイルは使えない、その理由は?
◆次回:月曜日連載!(19)―Wordで箇条書きのレイアウトパターンを指定する方法(続き)
シリーズ総目次
〇関連ページ
Microsoft Wordを使って報告書などの長文を作成する人向けの新知識満載です。 Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(17)―Word組み込みの箇条書きスタイルは使えない、その理由は?

Microsoft Wordには、組み込みのスタイルとして、「箇条書き」、「箇条書き2」、「箇条書き3」、「箇条書き4」、「箇条書き5」および「箇条書き継続行」、「箇条書き継続行2」、「箇条書き継続行3」、「箇条書き継続行4」、「箇条書き継続行5」が登録されています。

これらのスタイルは、推奨スタイルでないためスタイルギャラリーには表示されていません。「スタイルウィンドウ」オプションで表示するスタイルを「すべてのスタイル」に設定すると表示されます。

スタイルウィンドウに箇条書きスタイルを表示する

スタイルウィンドウに箇条書きスタイルを表示する

これらの組み込み箇条書きスタイルについて調べてみると、次のことがわかります:
第一  5つの組み込みスタイルは左インデント(行頭記号位置)が違うだけである。しかし、箇条項目の1行目の開始位置と2行目の開始位置が微妙にずれている(そろっていない)。
第二  箇条書き継続行は、箇条書き項目の中に新しい段落を追加するためのもののようだ。なお、箇条書き継続行の段落項目と次の箇条項目との空きが広がる。

第一と、第二の現象について次に詳しく調べてみます。その結論としてはWord(2019)に組み込まれている箇条書きスタイルは使わない方が良いと言えそうです。

実際の例を示します。最初は「箇条書き」と「箇条書き継続行」を適用した例です。

箇条書きスタイルと箇条書き継続行スタイルを適用した例

箇条書きスタイルと箇条書き継続行スタイルを適用した例

次は、「箇条書き2」と「箇条書き継続行2」を適用した例です。

箇条書き2スタイルと箇条書き継続行2スタイルを適用した例

箇条書き2スタイルと箇条書き継続行2スタイルを適用した例

箇条書き3以降は省略しますが、同様にインデントが少しずつ大きくなっています。

上の例を拡大してみると、各箇条書き項目の1行目と2行目の開始位置がすべて微妙にずれています。念のために箇条書きを設定した段落の設定値を確認するとぶら下げインデント2文字、タブ位置1.71文字となっています。

箇条書き項目の段落属性設定

箇条書き項目の段落属性設定

Word2019の箇条書きでは、ぶら下げインデントで箇条書きの行頭記号と箇条書きの段落先頭の空きを設定するようです。このとき、もしタブ位置がぶら下げインデントよりも行頭記号寄りに設定されている場合、箇条書きの段落先頭行の行頭位置がタブ位置になっています。

ぶら下げインデントとタブ位置の関係

ぶら下げインデントとタブ位置の関係

これを確かめるために、箇条書きの段落属性でタブ位置をクリアしてみます。

箇条書きの段落のタブ位置をクリアする

箇条書きの段落のタブ位置をクリアする

クリアした結果は次のようになります。

箇条書き段落のタブ位置をクリアしたときとクリアしないときの比較

箇条書き段落のタブ位置をクリアしたときとクリアしないときの比較

タブ位置をクリアした場合、箇条書きの段落の先頭行と2行目の開始位置がピッタリ揃うことが分かります。

次は箇条書き継続行です。箇条書き継続行は、箇条書きの項目が2つのブロックになる場合に、2つのブロックの行頭位置を揃えるために用意されているようです。しかし、これはブロックの区切りに強制改行(Shift+Enter)を入力することで、ほぼ同じ効果を生むことができます。

箇条書き継続行の代わりに強制改行を使う例

箇条書き継続行の代わりに強制改行を使う例

こうしてみますと箇条書き継続行スタイルを使う意義はほとんどないでしょう。

以上により、Word(2019)に組み込まれている箇条書きスタイルは使わない方が良いと考えられます。

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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(16)―箇条書きのタイプとそれに対応するWordの機能・表現方法

箇条書きについて、前々回(14)―箇条書きとはなにか?前回(15)―箇条書きの話、世間の箇条書きガイド(続き)で調べたことをまとめて、それをMicrosoft Wordでどのように表現するかを考えてみます。

いままで調べたことをもとにして、世間一般で使われる箇条書きをまとめてみます。

箇条書きのタイプは大きく項目列挙型と用語定義型に分けられ、さらに項目列挙型は項目に順序があるタイプと順序がないタイプに分けられます。また、箇条書きを表示する方法としては、垂直リスト(display)と文中(run-in)に分けられます。

これらを組み合わせると箇条書きを7種類のタイプに分けることができるでしょう。

箇条書きのタイプ

箇条書きのタイプ

この7種類についてMicrosoft Wordの機能はどのように対応しているのでしょうか。

Wordで箇条書きに対応する機能として、まず、リボン「ホーム」の段落グループには次の3つのボタンがあります。

段落グループの3つのボタン

段落グループの3つのボタン

このうち、左の「箇条書き」は図の分類では、「3」順序なしの一階層のタイプに対応します。中央の「段落番号」は「1」の順序付き一階層のタイプに対応します。また、右の「アウトライン」は、「2」「4」「5」の多階層の箇条書きに対応します。

一方、Wordには、「6」用語定義型の箇条書きを直接指定する機能はありません。これはあくまでも用語定義型の構造をもつ箇条書きを直接指定する機能はないということであり、用語定義型の箇条書きを作成できないということではありません。WordのWYSIWYG編集機能を使って用語定義型のレイアウトを作成し、カスタム版の用語定義型用スタイルを設定できるはずです。

また、Wordで「7」文中の箇条書きを作成するには、ListNumフィールドを使います。次の図は、垂直リストの箇条書きは、「段落番号」を使い、文中の箇条書きはListNumフィールドを使って設定したものです。

垂直箇条書きと文中箇条書き

垂直箇条書きと文中箇条書き

なお、図で分類した箇条書きの7パターンは箇条書きの構造的側面に注目した分類です。箇条書きを構造という点で明確に定義しているのはHTMLのタグです。しかし、HTMLでは文中(run-in)の箇条書きに直接対応するタグはありません[注]。

箇条書きというのはなかなか厄介ですね。

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[注] CSSのdisplay:inlineという指定を使えば、箇条書きの項目を横に並べることができますが、これは文中の箇条書きとはいえません。HTMLで文を表すのは「<p>」タグですが、箇条書きを表す「<ul>、<ol>」タグは、「<p>」タグの内容にできないためです。文中の箇条書きは、「<span>」タグを使って表現することになるのでしょう。
[注2]最初に公開した文書に誤りがあり、当日14時に更新しました。
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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(15)―箇条書きの話、世間の箇条書きガイド(続き)

月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(11)―箇条書きは難しい?でも触れたとおり、Microsoft Wordの箇条書き関係の機能、箇条書きスタイルを理解して使いこなすのは結構難しいと感じています。考えてみると、その原因はいろいろあります。大きく分けると次のふたつになります。

  1. 普段、文章を書いたり読んだりするときの箇条書き(世間の箇条書き)と、Wordでの箇条書きの機能のミスマッチ
  2. Wordの箇条書き機能、箇条書きスタイルが整理されていなくて複雑になっている

箇条書きの探索を進めるために、まず最初に世間の箇条書きについて、前回(月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(14)―箇条書きとはなにか?、Oxfordスタイルと、HTMLを見ました。

もう少し調べてみましょう。The Chicago Manual of Style (17th Edition)では、Lists and Outline Styleという項で箇条書きについてまとめています。
概要は次のとおりです。
・リストの項目は並列の要素で構成するべき
・先頭の番号や文字は省略可能
・近接する類似リストは同じ扱いにする
・リストには文章中(run-in)と垂直リスト(vertical-list)がある。短くてシンプルなリストは文章中の方が良く、組版で目立たせたり、長い、あるいは多段階のものは垂直リストが良い

この他、箇条書きでの大文字化や句読点のような英語特有のルールも記述されています。本書はサンプルがいろいろ掲載されており、結構充実しています。次は多階層の箇条書きのサンプルです。

Chicago Manualの多階層箇条書きのサンプル(p.415)

Chicago Manualの多階層箇条書きのサンプル(6.132 Vertical lists with multiple levels (Outlines). p.415)

Chicago Manualには箇条書きにすべきでない例として次の説明があります。
「箇条書きの項目が非常に長い文、あるいは複数の文から構成されるとき、(中略)項目は通常の段落テキストのように組版し、段落先頭に番号をつけて組版できる」(p.415)

日本語では、「JIS X 4051日本語文書の組版方法」の8.4 箇条書き処理の規定があります。概略を紹介します。

箇条書きには用語定義型箇条書きと項目列挙型箇条書きの2種類があり、
用語定義型
用語と定義の構成として用語の直前で改行する。用語と定義は同行にするか、用語の終わりで改行するかの選択ができる。用語のフォントの既定値は角ゴシック。用語と定義(改行するとき)の段落字下げは定義の記述の文字サイズの全角アキ。用語の終わりで改行しない場合、用語と定義の記述との字間を定義の記述の1文字分のアキとする。
項目列挙型
順序付き列挙と順序なし列挙がある。箇条項目はそれぞれラベルと箇条内容で構成する。箇条項目は改行にする。順序付きのときのラベルは横書きならアラビア数字、縦書きのときは漢数字を既定値とする。また順序なし列挙のラベルはビュレットを既定値とする。ラベルは箇条内容の2文字分領域に、縦書きでは下、横書きでは右に揃えて配置するのを既定値とする。順序ラベルと箇条内容は、箇条内容の文字サイズの全角アキとする。

JIS X 4051で規定する箇条書きの種類はHTMLの箇条書きの種類と似ています。しかし、OxfordやChicagoのような段落内に配置する(run-in)箇条書きが規定されていません。

JIS X 4051を除く手元の日本語組版関係のガイドブックでは箇条書きについてのガイドはあまり詳しくありません。例えば、『原稿編集ガイドブック』は「箇条書きは番号を付けるか、付けないか、付けるとすればどのような番号にするかを決める」(p.78)というガイドのみです。ちなみに本書のページは、全般的に箇条書きの項目なのか、見出し番号なのか、番号付き段落なのかが区別しにくくなっています。

原稿編集ガイドブックのページは、番号(記号)付き見出し、番号(記号)付き段落、番号(記号)付き箇条書きの区別が分かりにくい

原稿編集ガイドブックのページは、番号(記号)付き見出し、番号(記号)付き段落、番号(記号)付き箇条書きの区別が分かりにくい

『文字組みの基準』には箇条書きについての記述がありません。ちなみに、本書の中の次の箇所は箇条書きにあたりそうです。

『文字組みの基準』p.1より

『文字組みの基準』p.1より

『文字組みの基準』p.24より

『文字組みの基準』p.24より

『文字組みの基準』の著者達は上の2か所にどういうルールを適用しているのでしょうか? もしかすると、箇条書きを意識していないのかもしれませんね。

参考資料
Lists and Outline Style “The Chicago Manual of Style (17th Edition)” The University of Chicago Press, 2017 pp. 411-416
JIS X 4051:2004 日本語文書の組版方法 平成16年3月20日改正 日本規格協会 発行
『原稿編集ガイドブック』日本エディタースクール、2010年5月10日第6刷
『文字組みの基準』藤野薫(代表編者)、日本印刷技術協会発行、2013年3月8日初版第4刷

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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(14)―箇条書きとはなにか?

今回は月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(11)―箇条書きは難しい?(本文では「前回」と略きします)の続きです。

前回は、思わず「Microsoftは箇条書きという言葉さえも独自仕様にしてしまう」と書いてしまいましたが、世間一般で箇条書きという言葉をどのように使っているかをもう少し調べてみます。“Oxford Style Manual”では15.1 Lists(リスト)の説明が日本語の箇条書きについての説明にあたります。簡単に要約すると次のとおりです。

1.リストは関係する要素を整理したもので、文章中に配置したり、行単位で配置される。
2.リストの項目の共通項を文章で明確にすべきである。また、文法的に整合していて、バランスがとれていること。
3.リストが文章中にあるとき、run-onまたはin-textという。各項目を改行して表す(display)こともできる。
4.改行する(display)リストには3種類ある。
(1) 番号または文字でマークするリスト
(2) 黒丸(bullet point)でマークするリスト
(3) マーカーのないシンプルなリスト
5.リストの要素をテキストから参照するとき、または順序または階層を示すことが望ましいとき、番号を付けると意味が明確になる。
6.番号や黒丸のないシンプルなリストとして改行表示することもできる。

なお、冠詞の使い方、行頭の大文字と小文字、区切りのカンマとピリオドの使い方に関するガイドも記載されていますが、英語特有なので省略しています。詳細は原文を参照してください。

上でbullet pointを黒丸と訳しています。しかし、bullet pointを箇条書きと翻訳することもあるようなので、Microsoft Wordのリボン「ホーム」の段落グループにある「箇条書き」コマンド(次図)はbullet pointを翻訳したものかもしれません。

箇条書きコマンド

箇条書きコマンド

ちなみに、HTMLではどうかというと、HTML5仕様のタグの定義は次のようになっています。
・HTML5では、リストの項目を<li>要素で表す。<li>要素は、次の3つの親の子供となる。
・<ul> 順序のないリストのブロックを表す
・<ol> 順序のあるリストのブロックを表す。項目の入れ替えで文章の意味が変わる
・<menu> 各項目がコマンドのブロックを表す。

HTML5ではもう少し複雑な構造をもつリストとして定義リスト(<dl>)があります。
・<dl>は<dt><dd>から構成されるブロックを表す。
・<dt>で対になる<dd>に対する説明書き
・<dd>対応する<dt>要素の内容

HTML5のタグは、体裁はまったく無視して、テキストの構造だけを表現するものです。それだけに意味としては理解しやすいと考えますが、いかがでしょうか。

参考資料
15.1 Lists “New Oxford Style Manual” Oxford University Press, 2016 pp. 299-303
HTML5 https://html.spec.whatwg.org/multipage/grouping-content.html#grouping-content

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4月27日(火)16時~ Wordを使う人向けのZoom ウェビナー開催! アウトラインと見出しスタイルについて

来週4月27日火曜日16時からのちょっと一息アンテナハウス・ウェビナーは、「ゼロから学ぼう! Microsoft Wordのスタイル機能・シリーズ -主にアウトラインと見出しスタイルについて-」です。

Wordをいつも使っている人は多いと思いますが、スタイル機能ってわからないなぁと感じることはありませんか? Wordには見出し1、見出し2、…という既製のスタイル(見出しスタイル)があります。これはWordで長めの文書を作るときには大変便利で、スタイルの中で一番よくつかわれると思われます。Wordの見出しスタイルを、既製のまま使うだけではなく、体裁をちょっと変更したり、見出しに番号をつけたり、階層化したり、目次を自動的に作ったりと、使いこなそうとするとなかなかうまくいかないことがありますね。

来週のウェビナーでは、見出しスタイルを使いこなすために知っておきたいことをまとめて解説します。特に、見出しの番号、階層化、目次などに関係深いのはWordのアウトラインという機能です。アウトラインは非常に重要なのにも関わらず、分かりやすい説明は見かけません。

このウェビナーでは、アウトラインとWordの見出しとの関係についての説明を中心に、見出しスタイルの使い方を説明する予定です。2月初めから、本ブログで連載してきた記事を整理したものでもあります。

お時間の余裕のあるかたは、ぜひ、ご視聴ください。きっと、いままで知らなかった知識が得られ、Wordを使うのが楽しくなりますよ。

ちょっと一息アンテナハウス・ウェビナーは、毎月第2、第4火曜日の16時から開催のZoom ウェビナー(無償)シリーズです。どなたでもご参加いただけます。(画像をクリックするとウェビナー予定のページにジャンプします)。

タイトル:ゼロから学ぼう! Microsoft Wordのスタイル機能・シリーズ -主にアウトラインと見出しスタイルについて-
日時:2021年4月27日(火) 16:00〜16:45
概要:Wordにはスタイルという便利な機能があります。Wordのスタイル機能を使うと簡単な操作で統一的なレイアウトの文書を作成できます。
スタイル機能の使い方をマスターすると文書作成をワンランクアップできます。

こちらもご覧になってみてください。
アンテナハウスのMicrosoft Office関連製品と情報一覧ページ(内容充実中)

新着:
Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(12)―見出しのアウトライン番号の付け方を変更する確実・簡単な方法

第6回の見出しに階層化番号をつけるための設定方法で、見出しに
1.
1.1
1.1.1
2.
2.1
2.1.1
のような階層化番号を付けるために、「新しいアウトラインの定義」で番号形式と見出しレベルの対応付けを行う例を紹介しました。その後調べてみたところ、もっと確実で簡単な方法がありましたので、追加で紹介します。

まず、Wordで新しい文書を開いて見出しの(サンプルとする)段落を入力し、リボン「ホーム」のスタイルギャラリー(下図)で見出し1~必要なレベルまでの見出しを設定します。

スタイルギャラリー

スタイルギャラリー

次のようになります。

アウトライン番号のついていない見出し

アウトライン番号のついていない見出し

次に、見出し1を選択して、リボン「ホーム」のアウトラインでリストライブラリーにある見出し用アウトライン番号(見出しという文字が入っているアウトライン番号(注参照))をクリックして、見出しにアウトライン番号を設定します。

見出し1を選択して、リストライブラリーからアウトライン番号を設定する

見出し1を選択して、リストライブラリーからアウトライン番号を設定する

結果は次のように見出し1~見出し4までにアウトライン番号が付きます。

見出し1~見出し4までアウトライン番号が付く

見出し1~見出し4までアウトライン番号が付く

次に、見出し1のアウトライン番号を選択してリボン「ホーム」のアウトラインメニューを開き、「新しいアウトラインの定義」をクリックします。

既存のアウトライン番号を選んで新しいアウトラインの定義をクリック

既存のアウトライン番号を選んで新しいアウトラインの定義をクリック

「新しいアウトラインの定義」のダイアログが開きます。調べてみると、この状態でアウトライン番号のレベルと見出しのレベルの対応付けが済んでいます。「新しいアウトラインの定義」とは、ゼロから新しいアウトライン番号を定義するわけではなくて、文書中に設定されているアウトライン番号の設定を取り込んで、設定を変更して新しいアウトライン番号を定義する機能なのです。

これに気が付くと、前回紹介した方法と比べてあとは手間がかなり省けます。今回は、レベル1の番号は変更しませんので、レベル2を選択して番号の形式を(ア)から1.1に変更します。これは次のように行います。

①変更するレベルとして「2」を選択(レベルと対応付ける見出しスタイルが「見出し2」になっている)
②番号書式の次のレベルの番号を含めるで「レベル1」を選択
③番号書式の見本が変わります。
④(ア)を削除して、区切り文字「.」を入力
⑤このレベルに適用する番号で「1, 2, 3…」を選択

既存のアウトライン番号の形式を変更して新しいアウトライン番号を定義する

既存のアウトライン番号の形式を変更して新しいアウトライン番号を定義する

「OK」をクリックしてダイアログを閉じると見出し2のアウトライン番号が「1.1」に変わります。

見出し2のアウトライン番号が(ア)から1.1に変わる

見出し2のアウトライン番号が(ア)から1.1に変わる

あとはこれと同じ手順を繰り返します。次のように見出し4まで、英数字を「.」で区切った形式のアウトライン番号が付きます。

見出し4まで期待するアウトライン番号が付く

見出し4まで期待するアウトライン番号が付く

これだけで完了です。この方法でアウトライン番号のレベルと見出しのレベルを1対1に対応付ける手間が省けるので楽です。

本記事の動画(YouTube)はこちらです:
【見出しスタイルの基本】ゼロから学ぼう! Microsoft Wordのスタイル機能・シリーズ -アウトラインと見出しスタイルについて- vol.3アンテナハウスPDFチャンネル

【注】「アウトライン」のダイアログには、リストライブラリーに出来合いのアウトライン番号が表示されます。これは、段落番号用と見出し用の2種類に分けられます。見出し用のアウトライン番号は「見出し」という文字が入っているものです。見出し用のアウトライン番号についての詳細は、
月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ」を参照してください。

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(11)―箇条書きは難しい?
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(13)―自動生成目次の見出しに番号がついてしまう。番号が付かないように変更するには?
シリーズ総目次
Microsoft Wordを使って報告書などの長文を作成する人向けの新知識満載です。 Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(11)―箇条書きは難しい?

今週から箇条書きを探索してみます。

Microsoft Wordでは「箇条書き」という名前のついた機能は行頭に記号を使うタイプのみです。リボン「ホーム」に次のコマンドが用意されています。

リボン「ホーム」の箇条書きコマンド

リボン「ホーム」の箇条書きコマンド

箇条書きとは項目を並べる書き方で項目にラベルを付けて見やすくします。ラベルとしては記号だけではなく、番号をつけて項目の順序を表すことも一般的です。印刷レイアウトやHTMLなどでは、箇条書きには行頭記号を使うタイプと行頭に番号を付けるタイプの2種類あるとされているのが普通です。

しかし、Microsoft Wordでは、行頭に番号を使うタイプは、リボン「ホーム」で「段落番号」として次のコマンドが用意されています。

リボン「ホーム」の「段落番号」コマンド

リボン「ホーム」の「段落番号」コマンド

文章に実際に設定すると次のようになります。特に説明の必要もないとは思いますが、上が箇条書き、下が段落番号です。見た目は行頭の記号と番号が入れ替わっているだけでそれ以外は同じに見えます。

箇条書きと段落番号

このように両方とも箇条書きで行頭の文字の種類が違うだけのように見えるのに、行頭に記号を使うタイプは「箇条書き」、行頭に番号を付けるタイプは「段落番号」とされているのは、個人的にはいつも違和感を感じているところです。Microsoftは昔から世の中の標準をそのまま採用しないで、なんでもかんでも独自仕様にしてしまう会社ですが、箇条書きという言葉さえも独自仕様にしているようです!

さて、上のリボンのコマンド(ボタン)を使うと段落のレイアウトを直接指定することになり「スタイル」機能を使っていることにはなりません。ではWordの箇条書きスタイルはどうなっているのでしょうか。

『根本から理解する Wordの「スタイル」活用読本』(西上原裕明著、技術評論社、2011年6月1日発行)では、Wordの箇条書きは2002/2003と2007/2010で仕様が変更になっているとされており、それぞれ別の節で紹介されています。とりあえず、2002/2003のことはもう忘れても良いと思いますので、2007/2010の節だけ見ますと、先頭に次のように書かれています。

段落スタイルを活用する場合には、箇条書きの記号や番号も段落スタイルの書式として登録します。但し、そのしくみはわかりにくく、扱いには注意が必要です。(p.94)

『Wordで作る長文ドキュメント』(西上原裕明著、技術評論社、2011年10月25日発行)ではさらに次のように書かれています。

Wordの箇条書きは仕様が洗練されておらず、深入りすると混乱を招くばかりです。(p.111)

やれやれ、さんざんな書かれようです。

西上原氏は、1990年代半ばから20年ほどWord一筋に沢山の本を執筆してきています。本ブログを書くにあたって数冊の本を読みましたが、さすがに内容は充実しています。しかし、残念ながらWord2010までが中心で、『逆引きWordパワーテクニック601+66Tips』(2015年)など数冊で2013までカバーしているのみです。Wordはすでに2019になっていますし、また、Office365ではもっと新しい機能が追加されているようです。

ということで、次回はWordの箇条書きスタイルについて、西上原本なども参考にしながら探索してみたいと思います。

箇条書きシリーズ
1回目(11)―箇条書きは難しい?
2回目(14)―箇条書きとはなにか?
3回目(15)―箇条書きの話、世間の箇条書きガイド(続き)
4回目(16)―箇条書きのタイプとそれに対応するWordの機能・表現方法
5回目(17)―Word組み込みの箇条書きスタイルは使えない、その理由は?

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(10)―アウトライン編集とは? アウトライン編集は何が良い?
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(12)―見出しのアウトライン番号の付け方を変更する確実・簡単な方法
シリーズ総目次
Microsoft Wordを使って報告書などの長文を作成する人向けの新知識満載です。 Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(10)―アウトライン編集とは? アウトライン編集は何が良い?

Microsoft Wordのリボン「表示」の表示グループには、印刷レイアウトやWebレイアウトとならんでアウトライン表示というアイコンがあります。このアイコンをクリックすると、リボンが「アウトライン」に切り替わるとともに、編集中の文著が箇条書きのような表示(アウトライン表示)に切り替わります。元の表示に戻すには、「アウトライン表示を閉じる」をクリックします。

アウトライン表示への切り替えと表示をもとに戻す

リボン「アウトライン」には、アウトライン編集機能のためのアイコンが用意されています。アウトライン編集はアウトラインプロセッサとも呼ばれ、一般的に次のような機能を提供します。

アウトラインプロセッサを使えば全体の構成がツリー表示され、現在の編集位置を把握しながら文章を記述することができる。また、ブロック単位で階層構造を上下に移動させたり、位置を入れ替えたりすることができる(「Wikipediaアウトラインプロセッサ」より)

次にMicrosoft Wordのアウトライン編集機能のあらましを説明します。

階層レベルの表示
アウトライン表示では、段落に階層レベルを設定できます。階層レベルが設定されている段落と本文段落は次のようにラベルで区別します。

階層レベルの設定されている段落と本文段落

階層レベルの設定されている段落と本文段落

階層レベルには1~9まであり、指定した階層レベルより上の段落のみを表示できます。次の図は階層レベル3より上を表示しましたが、この文書では階層レベル2までしか設定されていませんので2階層の表示になっています。

階層レベルの指定された段落のみを表示

階層レベルの指定された段落のみを表示

階層レベルの編集
階層レベルの編集は、階層レベルを上げるか、下げるかです。段落の階層レベルを上げたいときは次の図のように段落を選択して、左向きの矢印をクリックします。

選択した段落の階層レベルを上げる操作

選択した段落の階層レベルを上げる操作


上の図では、階層レベルを上げたとき、ラベルの番号が「節」から「章」に変わっています。これは、選択した段落に見出しレベル2が設定されていて、かつ、見出しスタイルにアウトライン番号がついていたためです。(番号の自動変更はアウトライン編集の機能ではありません。念のため。)

階層レベルを下げるときは、右向きの矢印をクリックします。

段落ブロックの移動
アウトライン編集では移動したいブロックを選んで上向き▲または下向き▼のアイコンをクリックすると前後の入れ替えができます。します。例えば、次の図のように行います。

ブロックを下に移動する例

ブロックを下に移動する例


上の図では、階層レベルを上げたとき、ラベルの番号が自動的に変化しています。これは、選択した段落に見出しレベル2が設定されていて、かつ、見出しスタイルにアウトライン番号がついていたためです。(番号の自動変更はアウトライン編集の機能ではありません。念のため。)

段落ブロックの前後移動では選択した階層に複数の段落が含まれる場合には、複数の段落をまとめて段落ブロックがごっそり移動します。印刷レイアウトを表示した状態で同じことをしようとするとマウスで移動したい段落の範囲を選択する操作が必要です。これと比べるとアウトライン編集ではワンクリックでできます。

おまけ:アウトライン編集は人気がある?
このようにアウトライン編集では、文書の階層構造を表示しながら、文書の構成を編集できます。

文書の構成を考える点に着目するとアイデアプロセッサとの類似性が思い浮かびます。個人的な記憶では、アウトライン編集機能は、1980年代半ばワープロが誕生して直ぐにアイデアプロセッサとしていくつか製品が登場しました。その後、Microsoft Wordのようなワープロの一機能として取り込まれて、製品ジャンルとしては消滅したと思っていました。しかし、WikipediaによるとテキストエディタWz Editorは「階層付きテキスト形式」を提供していたり、あるいはアウトライン編集中心の製品もあるようです。英語のWikipediaには製品の一覧もあります。(List of outliners

アイデアプロセッサとしてMicrosoft Wordのアウトライン編集機能を活用している人はそんなに多くないのではないかと考えていたのですが、最近、西上原本(『Wordで作る長文ドキュメント』(西上原 裕明著、技術評論社))を見ました。この本では、先頭(Part1)に「アウトライン表示モードを使いこなす」が置かれています。こうしてみるとアウトライン編集は長文編集に向いた機能として結構人気があるのかもしれません。

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(9)―本のような形式の目次を自動で作る方法を調べてみました
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