タグ別アーカイブ: Wordのスタイル

月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(8)―段落のアウトラインレベル

Microsoft Wordではアウトラインという言葉はどうやら階層構造と関連があるようです。

階層構造はレベルを設定することで表現します。レベルを付ける対象は次の三通りがあるようです。

・段落のレベル
・番号のレベル
・箇条書きの記号のレベル

三種類のレベルを設定した例は次のようになります。

三種類のレベルの設定例

三種類のレベルの設定例

段落のレベルは、段落書式ダイアログを開いてアウトラインレベルで指定します。

段落書式のダイアログ

段落書式のダイアログ

段落書式は既定値では「本文」ですが、「アウトラインレベル1」~「アウトラインレベル9」までのレベルを指定できます。段落のアウトラインレベルは純粋に論理的な存在であって、見かけ上は区別がつきません。見かけは変わりませんが、書式の詳細を表示するとわかります。

アウトラインレベル2を指定した段落の書式の詳細

アウトラインレベル2を指定した段落の書式の詳細

番号のアウトラインについては初回(月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(1)―アウトライン)に説明しました。番号のアウトラインレベル2を指定した段落の書式の詳細を確認すると次の図のようになっています。

番号のアウトラインレベル2を指定した段落の書式の詳細

番号のアウトラインレベルは見かけ上の番号階層です。番号のアウトラインレベルを指定した段落はスタイルが「リスト段落」に変わりますが、しかし段落書式の「アウトラインレベル」には何も設定されていません。

このようにアウトラインレベルには、段落書式のアウトラインレベルと番号のアウトラインレベルの二種類があって、おそらく本質的に違うものと思われます。これがWordのアウトラインの分かりにくさになっているのではないかと思います。

では、段落書式のアウトラインレベルはどういう意味があるのでしょうか? 調べてみますと、段落にアウトラインレベルを指定すると次の機能が働くようになります。

①ナビゲーションに表示される

ナビゲーション

ナビゲーション

アウトラインレベルを設定した段落はナビゲーションに表示されます。番号のアウトラインレベルを設定した段落も箇条書きを設定した段落もナビゲーションでは表示されません。

②目次の生成

目次の生成

目次の生成


上のサンプル文書で目次を自動生成しています。すると、アウトラインレベルを設定した段落は目次の項目として取り込まれます。

第4回(Microsoft Wordスタイル探索(4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか)で見出しスタイルを設定すると、①目次の自動生成ができる、②ナビゲーションができるといったメリットを紹介しました。どうやら、これはWordのスタイルギャラリーに表示される「見出し」スタイルには段落のアウトラインレベルが設定されているから、ということのようです。

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(7)――そもそも「見出しスタイル」ってなに? どうやって設定するの?
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(9)――本のような形式の目次を自動で作る方法を調べてみました
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Microsoft Wordを使って報告書などの長文を作成する人向けの新知識満載です。 Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)

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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(7)―そもそも「見出しスタイル」ってなに? どうやって設定するの?

さて、現在、月曜日に連載しているMicrosoft Wordスタイル探索、ブログだけではもったいないのでマルチメディア展開を考えています。まずは、その第一弾として、ちょっと一息アンテナハウス・ウェビナーで、ゼロから学ぼう! Microsoft Wordのスタイル機能・シリーズへの展開を予定しています。ブログに書いたことを整理するほか、ご参加いただいた皆様からの質問にもお答えしたいと考えています。初回は4月27日(火曜日)の16時から。ぜひ、スケジュールにご登録ください。

さて、ゼロから学ぶという観点で、本連載の1~6回を振り返ったところ、「そもそも見出しスタイルってなに? どうやって設定するの?」という基本的な点を説明していないことが指摘されてしまいました。

まず、「そもそも見出しスタイルってなに?」という点を確認するため、Wordの「標準」段落と、スタイルギャラリーで「見出し1」を設定した段落の書式設定を確認してみます。

(1)フォント
フォントダイアログの設定内容を比較してみます。次の図のように、フォントの設定が「見出し」用のフォントになっていることと、サイズが12ポイントになっていることの2点が異なっています。

標準段落と見出し1段落のフォント設定比較

標準段落と見出し1段落のフォント設定比較

(2)段落
段落ダイアログの設定内容を比較してみます。次の図のように、アウトラインレベルが「レベル1」になっていることと、「次の段落と分離しない」にチェックが入っていることの2点が異なります。

標準段落と見出し1段落のフォント設定比較

標準段落と見出し1段落のフォント設定比較

まとめますと、「見出し1」のスタイルは、既定値では「標準」スタイルと比較して、上の4項目が違うと言えます。「見出し2」以降については、別途、整理してみたいと思います。

次に、「見出しスタイルはどのように設定するの?」という点です。これは、いくつか方法がありますが、初心者にとって一番分かりやすいのは、スタイルを指定したい箇所を選んでスタイルギャラリーの見出しという名前の入ったコマンドをクリックする方法でしょう。次に順を追って説明します。

(1)標準段落
次の図は見出しスタイルを指定していない標準段落のみの状態です。

標準段落

標準段落

(2)最上位見出しの指定
①最上位の見出しを指定したい箇所を選んで、②スタイルギャラリーで「見出し1」を選択します。すると、その段落に「見出し1」スタイルが設定されます。
「見出し1」スタイルは段落単位で設定されるので、文字だけに「見出し1」を指定することはできません。原則として行の先頭から改行が入力されている位置までの範囲が「見出し1」となります。なお、文字が何も入っていない行に対して「見出し1」スタイルを指定するには、行頭にカーソルを置いて同じように指定します。

見出し1を設定する

見出し1を設定する

(2)第2階層(レベル2)の見出しの指定
③第2階層の見出しを指定したい箇所にカーソルを置いて、④スタイルギャラリーで「見出し2」を選択します。すると、その段落全体に「見出し2」スタイルが設定されます。

見出し2を設定する

(2)第3階層(レベル3)の見出しの指定
⑤作成中の文書に見出し2のスタイルを指定すると、⑥スタイルギャラリーに「見出し3」のコマンドが表示され、新しい段落に「見出し3」を設定できるようになります(注参照)。

見出し3がギャラリーに表示される

見出し3がギャラリーに表示される

「見出し4」以降も同様に一つ上位レベルの見出しが設定されると、スタイルギャラリーに次のレベルの見出しコマンドが表示されます。Wordの既定値では見出し1~見出し9までが登録されているので、9レベルまでの見出しの使い分けができます。

(注)見出しスタイルの表示オプションとして「前のレベルが使用されている場合に次のレベルの見出しを表示する」にチェックされているときの動作です。

組み込みスタイル表示のオプション


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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(6)――見出しに階層化番号をつけるための設定方法
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(8)―段落のアウトラインレベル
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Microsoft Wordを使って報告書などの長文を作成する人向けの新知識満載です。 Microsoft Wordのアウトラインと見出しスタイルを活用する方法(概要)

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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(6)―見出しに階層化番号をつけるための設定方法

見出しに、次のような階層化番号を自動的に付けたいとします。

1.
1.1
1.1.1
2.
2.1
2.1.1

このためには、アウトライン番号と見出しレベルを対応付ける必要があります。操作の手順は次の通りです。
(1) リボンのアウトラインで表示するダイアログで「新しいアウトラインの定義」を選択する

新しいアウトラインの定義を選択する

新しいアウトラインの定義を選択する

(2) 「新しいアウトラインの定義」ダイアログで「オプション」ボタンをクリックする

ダイアログのオプションボタンをクリックする

ダイアログのオプションボタンをクリックする

(3) 「新しいアウトラインの定義」ダイアログにオプション設定が表示される

ダイアログのオプションの領域が表示される

ダイアログのオプションの領域が表示される

(4) アウトラインのレベル1を選択して、「レベルと対応付ける見出しスタイル」に「見出し1」を選択する

アウトラインレベル1に見出しレベル1を対応付ける

アウトラインレベル1に見出しレベル1を対応付ける

(5) アウトラインレベル1の表示見本に「見出し1」が追加されたことを確認

アウトラインレベル1の見本を確認

アウトラインレベル1の見本を確認

(6) アウトラインのレベル2を選択して、「レベルと対応付ける見出しスタイル」に「見出し2」を選択する

アウトラインレベル2に見出しレベル2を対応付ける

アウトラインレベル2に見出しレベル2を対応付ける

(7) アウトラインのレベル3を選択して、「レベルと対応付ける見出しスタイル」に「見出し3」を選択し、確認のうえで「OK」を押してダイアログを閉じる
アウトラインレベルと見出しレベルはそれぞれ9まであります。そんなに深い階層のアウトラインレベルを使うことはめったにないでしょう。とりあえず、レベル1~レベル3までの階層化番号を使うためには、見出し3までを対応付ければ十分です。

アウトラインレベル3に見出しレベル3を対応付けてOK

アウトラインレベル3に見出しレベル3を対応付ける

(8) スタイルギャラリーの「見出し1」~「見出し3」までの見本が階層化番号付きに変わる
この状態で、見出しをスタイルを設定したい段落に、スタイルギャラリーの見出しコマンドを指定すると、階層化した番号のついた見出しスタイルが指定されます。

スタイルギャラリーの見出し1~見出し3までが階層化番号付きで変わる

スタイルギャラリーの見出し1~見出し3までが階層化番号付きで変わる

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(5)―見出しに階層化番号をつけたい
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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(5)―見出しに階層化番号をつけたい

文書を作成するとき、見出しに次のような階層化番号をつけたくなることがよくあります。

見出しに図のような階層化番号を付けたい

つまり、レベル1の見出しには1から始まる番号をつけ、レベル2の見出しにはレベル1の見出し番号との区切り文字「.」を置いて1から始まる番号をつけ、レベル3の見出しにはレベル2の見出し番号との区切り文字「.」を置いて1から始まる番号をつける、というような規則で繰り返す番号付けです。このように番号を付けると、ある見出しが、全体の中でどの位置にあるかが良く分かって便利です。このような階層化は技術系の文書にはよく使われています。次はISOのPDF仕様書の一部の例です。

PDFの仕様書(ISO 32000-1)のテキストの章

Microsoft Wordのリボン「段落」グループの「アウトライン」のリストライブラリーには、この番号スタイルが一つあります。

リストライブラリーに設定されている階層化番号

次は見出しの階層ごとに、この階層化番号を付けた例です。

見出しにリストライブラリーにある階層化番号をつけた例

しかし、この階層化番号をつけても、ナビゲーションウィンドウには見出しがアウトライン表示になりません。前回(「Microsoft Wordスタイル探索(4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか」)で見出しスタイルを設定するメリットのひとつにしおりのようなナビゲーションができることをあげました。つまり次のようになってほしいわけです。

階層化番号をつけた見出しでナビゲーションしたい

ところが、リボン「段落」グループの「アウトライン」のリストライブラリーに既定の階層化番号を設定しただけでは期待したようにはなりません。これは、リストライブラリーに既定の階層化番号を設定した段落は、「見出し段落」ではなくて、「リスト段落」になってしまうためです。

リストライブラリーの階層化番号を適用するだけではリスト段落になる

アウトラインのリストライブラリーにある階層化番号(1, 1.1, 1.1.1)のスタイルはリスト段落用であり(箇条書きに使うためのものなので)、このスタイルを適用しても段落が「見出し」として扱われず、見出しスタイルの便利な機能は適用されない。

ではどうしたら良いでしょうか? 次回以降で探索してみたいと思います。

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◆前回:月曜日連載! (4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか
◆次回:月曜日連載! (6)―見出しに階層化番号をつけるための設定方法
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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか

Microsoft Wordのスタイルギャラリーに登録されている見出しスタイルを使うと特に長文の編集で役立つ機能がいろいろあります。次に便利な編集機能をいくつか挙げてみます。

見出しのスタイルを適用している項目を確認、スタイルを変更
見出しのスタイルを適用している項目を確認し、すべてのスタイルを一括で変更できます。これは見出しスタイルに限ったことではなくて、スタイル機能のひとつの利用例です。

見出し1のスタイルを適用している項目を一括選択

見出しの番号の自動更新
新しい見出しを追加したとき、見出し番号を自動的に更新できます。これも、見出しスタイルの機能というよりも、見出しスタイル+アウトライン番号の利用例になります。次の図は木星の第4惑星ディオネの項目を入力するのを忘れていて、あとから、「ディオネ」というテキストを入力して、「見出し2」を適用すると番号が自動的に更新される例です。

見出しの番号の自動更新

見出しスタイルが適用された項目から目次を自動作成
見出しスタイルの付いた項目を集めて目次を自動的に作成できます。編集を進めるにつれて新しいセクションなどを追加したときは目次の更新ができます。

リボン「参考資料」の「目次」機能

次の図は、自動的に作成した見出しの例です。

「目次」機能で自動的に作成した目次の例

編集したい項目の位置に簡単に移動できるナビゲーション
リボン「表示」で、ナビゲーションウィンドウにチェックすると、編集画面の左側に、ナビゲーション用のパネルを表示できます。ナビゲーションパネルを使うと、PDFのしおりのように、項目を選んでクリックすることでその項目のページ内の位置にジャンプできます。

リボン「表示」の「ナビゲーション」にチェック

アウトライン表示
Microsoft Wordにはアウトライン表示という機能があります。アウトライン表示ではアウトライン編集という独特な機能が使えます。

リボン「表示」の「アウトライン表示」

ここに挙げたメリット以外にもまだ便利な機能がありそうですが、それはまた別途探索してみたいと思います。また、今回リストした各機能については、これからまた別途探求してみたいと考えています。

このためにはどうしたら良いでしょうか? 次回以降で探索してみたいと思います。

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(3)―アウトラインで見出し番号をつける
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(5)―見出しに階層化番号をつけたい
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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(3)―アウトラインで見出し番号をつける

Microsoft Wordのスタイルギャラリーには初期設定状態で、見出しのスタイルが含まれています。このスタイルギャラリーの見出しスタイルを段落に適用すると、段落の見栄え(フォントサイズや段落前後の空きなど)は変わりますが、見出しの番号が付きません。

スタイルギャラリーの見出しを適用

長文では見出しに階層化した「番号」をつけることが一般的です。見出しに番号をつけるには、アウトラインのリストライブラリーで、「見出し」という語を含む項目を選択する(次図の左)と良いようです(注1)。すると結果は次図の右のようになり、見出しに一斉に階層化された番号が付きます。

アウトラインのリストライブラリーを適用


さらに、スタイルギャラリーの見出しスタイルの上にも番号がついて、スタイルギャラリーに登録されている見出しのスタイルが切り替わったことが分かります(上図の赤枠)。

最初から見出しに第X章-第X節―第X項のような階層化した番号をつける予定なら、最初の見出しを入力したとき(次図左)に、アウトラインのリストライブラリーを適用(次図中)すれば、スタイルギャラリーの見出しが、章-節-項の階層化番号のついたスタイルに切り替(次図右)わります。

段落にアウトラインコマンドを適用する

次の見出しからは、見出しとなるテキストを入力するたびに、スタイルギャラリーの見出しを適用していけば、見出し番号が自動的に振られるようになります。

(注1)前回説明したように、アウトラインのリストライブラリーには階層化した番号スタイルも登録されています。しかし、「見出し」という文字を含まない番号スタイルを適用するとうまくいきません。
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◆前回:Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ
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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ

Wordのリボン「ホーム」の段落グループ「アウトライン」コマンドは段落に階層化番号をつけるために使います。コマンドのダイアログには、リストライブラリーとして、予め設定された階層化番号が7種類登録されています(Word2019で確認)。

そして、このリストライブラリーは次のように「見出し」という文字を含まないタイプ(赤枠)と、「見出し」という文字を含むタイプ(緑枠)の2種類に分けられます。

「見出し」を含まないタイプは(一般の)段落に対して階層化した番号を付けるためのものです。

普通の段落(標準スタイル)にこの階層化番号を付けて、スタイルギャラリーで確認すると、段落は「リスト段落」というスタイルが適用されています。

「見出し」含むタイプは、見出しに階層化した番号を付ける見出し用のアウトライン番号です。

標準スタイルの段落に対して、見出し用のアウトライン番号を付けると、標準スタイルから「見出し1」~「見出し2」というスタイルに変わります。

このようにアウトラインは段落に階層化した番号をつける機能ですが、既存リストライブラリーを適用したとき対応付けられるスタイルには2種類あって、両者で挙動がかなり違うことに注意してください。

Wordのリストライブラリーににあらかじめ用意されている見出し用のアウトライン番号に、自分の付けたい階層番号がないときは番号を変更する必要があります。番号の変更方法については、「月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(12)―見出しのアウトライン番号の付け方を変更する確実・簡単な方法」を参照してください。

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月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(1)―アウトライン

Microsoft Wordで文書を編集するとき、「スタイルを使うと良いよ」ということは良く聞きます。確かに良いこともあるのですが、なかなか思い通りにならないことがよくあります。

例えば、アウトラインです。アウトラインといってもアウトライン表示ではなくて、次の機能です。


このアウトラインを使うと、例えば、次のように、左のリストに対して、右のように階層化した番号を簡単に付けることができます。

これは次の操作をしました。

①リストの項目を全部選択しておいて、アウトラインをクリックします。

②アウトラインのリストライブラリーから階層化した番号を選択してクリックします。

③階層のレベルを下げたい項目(この場合、「月」)を選択して、「インデントを増やす」をクリックします。

そうすると、「月」の番号が、「4」から「3.1」に変わり、火星以降の惑星の番号が繰り上がります。

これを繰り返すことで、惑星に1, 2, 3という番号をつけて、衛星にその枝番をつけることができます。上の例のようにシンプルな番号付き箇条書きでは便利かもしれません。

このツールチップの文章は次のようになっています:
「階層構造になったリストを作成して、項目を整理したり、アウトラインを作成します。
リストのレベルに応じて見た目を変えたり、ドキュメントの見出しに番号を追加したりすることもできます。」

見出しに番号を追加できるとありますが、いざ見出しスタイルにこの機能を適用すると番号がうまく階層化されないことが多く、却って面倒だったりします。なぜなのかなあ? Wordには不思議な機能が多い!

ということで、このブログシリーズでは、特にスタイルを中心にWordの機能について調べてみたいと考えています。

ちなみに、この機能をなぜアウトラインと呼ぶのか、ずっと疑問でしたが、最近“Chicago Manual”を見ていたら、箇条書き(list)の項に「階層化された箇条書きのことをアウトラインとも呼ぶ」という記述がありました。Wordでは階層化された番号をアウトラインと呼んでいるようですのでニアミスです。

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