企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者とその顧問税理士（公認会計士の資格保持者）2名同席で3時間にじっくり有料で
- 電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
- 現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
- 現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
- 個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
- 個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果
などをコンサルしてきました。
訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。
- 顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
- ＳＫ〇社の電帳法本を購入して
- JIIMA認証製品などを調査し
筆者への問い合わせに至りました。
当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと直ぐに気づかれました。
そして訪問した訳です。
課題問題点は
- 「取引年月日」
- 「一の入力単位」
- 「検索」
などの要件確保でした。
具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、
- 「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件 - 「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。」（通達4-21より引用） - 「検索」→請求書単位でホチキス留め
書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須
となりました。
意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。
しかし、当該企業は意気込みは低くなく顧問税理士のアドバイスも受けながら
- 取引年月日の記載を検討
- 「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
- 「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し
にチャレンジしようとしています。
ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。
（１）スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
・検索性の向上
・倉庫スペースの削減
・会計伝票画面から証憑画像を開く
（２）上記を実現することの実現の見通しがつくこと
（３）具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。
とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。
（４）他に質問として重要だったもの
・書類を限定して申請できるのか？→可能：限定列挙や限定除外など可能
・初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか？→可能：追加申請による
・取りやめは可能か？→可能：取りやめの届書がある
・変更はできるのか？→可能：変更の届書がある
などでした。
課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです！
さあ、実現に向けて頑張ります！！
ご参考になりましたでしょうか？
