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中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者とその顧問税理士(公認会計士の資格保持者)2名同席で3時間にじっくり有料で

  • 電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
  • 現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
  • 現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
  • 個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
  • 個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果

などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。

  • 顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
  • SK〇社の電帳法本を購入して
  • JIIMA認証製品などを調査し

筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は

  1.  「取引年月日」
  2.  「一の入力単位」
  3.  「検索」

などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、

  1.  「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
    スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件
  2.  「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
    買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
    「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。」(通達4-21より引用)
  3.  「検索」→請求書単位でホチキス留め
    書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須

となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく顧問税理士のアドバイスも受けながら

  1.  取引年月日の記載を検討
  2.  「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
  3.  「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し

にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。

(1)スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
・検索性の向上
・倉庫スペースの削減
・会計伝票画面から証憑画像を開く
(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと
(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。
とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

(4)他に質問として重要だったもの
・書類を限定して申請できるのか?→可能:限定列挙や限定除外など可能
・初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による
・取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある
・変更はできるのか?→可能:変更の届書がある
などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです!
さあ、実現に向けて頑張ります!!

ご参考になりましたでしょうか?


ScanSave on ONe SaaS
ScanSave v4

後悔しない証憑電子化にはコンサルが必要な5つの理由

1 電子帳簿保存法全体を俯瞰した検討ができれば、紙証憑を減らした上で、スキャナ保存に取り組める

  • 10条 「電子取引」の割合を増やす
  • 4条2項「書類データ保存」で控え書類は印刷せずに、データ保存を徹底する
  • 4条3項「スキャナ保存」は、残った紙証憑を電子化原本廃棄させる
  • 適格請求書保存方式(「インボイス制度」)についてのアドバイスも受けられる

2 法令通達QAを熟知した経験豊富なコンサルは、法令要件が確保可能な最適な運用提案ができる

  • 現状の紙の業務フローの詳細確認
  • 電子化した際の業務フローの検討(カメラ機能でのスキャン要件アドバイス)
  • 業務効率を向上させる、問題の業務不効率を改善させる、視点(要件分析・アセスメント対応力)

3 ユーザー部門に負担となるスキャニング作業と検索用データ入力の効果的な複数の選択肢の提示ができる

  • スキャナの機能確認、複合機の有効利用という名の不都合な問題!
  • データ手入力は最悪の選択!しかし、効率的な入力補助方法は複数の選択肢がある!(事前検証が必須)
  • 業務システムの元データを会計に自動転記しつつ、且つ、そのデータ加工で如何に効率的な運用提案ができるか

4 税務署や国税局への説明同行含めて、安心して申請書や添付資料、適正事務処理5規程の作成支援が受けられる

  • 「電子化対象の書類」は、申請書の書き方次第で、運用範囲が決まってくる
  • 税務署や国税局からの質問時にアドバイスや情報提供が受けられる
  • 申請内容の変更や修正でも相談にのってもらえる

5 運用トレーニング、テスト本番、本番、本番後の要件確保検査など伴走したサポートを受けられる

  • 情報システム担当にはサーバ&ストレージの維持管理
  • 文書管理システムのシステム管理者には管理者教育指導
  • 各ユーザー向けハンズオントレーニング、習熟支援

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https://www.antenna.co.jp/scansave/consulting.html


第104回 「 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?

投資対効果の見える化が最初に必要です。

紙の証憑の管理では、納税地に実質8年2カ月以上国税関係書類を保存する必要があるので管理が大変ですが、スキャン作業やタイムスタンプ費用や検索キーの入力等々、紙と比較したらまだまだ過剰ともいえる要件が複数あり、特に「適正事務処理要件」等と説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。では、なぜスキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?

ある程度規模の企業は証憑数が多く

拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。

そうではなく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。

ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。(年商数百億円の企業は、数百円の投資をされる場合があります)

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第103回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」3

 今回は推進された事例をもとに考えてみましょう

1.平成27年の9月30日以降は、ITベンダー様が主体になり、自社導入しつつ、お客様に販売すべくスキャナ保存を積極的に導入し、税務署に申請書を提出されています。今年(28年)は更にスマホ経費精算システムのベンダーさんが積極的に開発して自社申請しつつ、お客様への提案をされています。どんどん拡散していくことでしょう!

2.筆者のコンサルティングの例では

・年商13億年の中小企業様が12月末に申請されて4月から本番稼働されました。この企業様は社長様が電子化と紙証憑の廃棄を積極的に総務経理部門に指示をされました。請求書を中心にしたもので本社と1拠点を対象に第一展開を掛け、評価してから他の拠点への第二次展開を掛けられました。現在は検索キーを手入力されていますが、来年は会計システムからCSVを取り込んで業務効率を更に向上させることを目標にされています。(四半期単位で検査をして証憑を廃棄されています)【請求書領収書等 800件/月程度をPC1台で】

・年商30億年越えの中堅企業様は、既に電子化して、フォルダー管理していた中で、本格的な紙証憑の廃棄を目指してスキャナ保存に取り組まれました。既に複合機でスキャンしていたので、スキャン作業そのものが苦にならなかったことが幸いしています。3,000件/月当たりをスキャナ保存しています。当初から会計システムからCSVを受け取り、CSVを有効利用しながらスキャナ保存を効率的に運用されておられます。【会計システムとCSV連携して請求書等をクラサバ版でPC5台】

・某流通企業様はお客様から申し込みのある契約書のスキャナ保存をBPOで実現されています。5,000件/月の契約申込書をスキャニングセンターで電子化してタイムスタンプなどの措置を施し、その後、その企業様のPC環境にスキャナ保存データを検索とタイムスタンプ検証できる形で毎月納品されています。【契約申込書 BPOセンターにサーバ お客様先にPCx1台】

その他多数、ご相談を受けして対応させて頂いております。

スキャナ保存のメリットを集約すると下記の様になります。

スキャナ保存のメリット
◎電子化による検索性の効果
◎原本廃棄による「保管」「保存」「物流」「外部倉庫」「セキュリティ」「証跡」等で効果が予測可能
★過剰な証憑書類の保管管理(仕訳順に保管等)
◎内部統制の向上 → 社内不正 横領 牽制
◎税務コンプライアンスの向上から税務調査間隔が長期化期待
◎税務調査・外部/内部監査の準備や対応の効率化
→ コストダウンの実現
★月次決算の早期実現
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・詳しくは、 https://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで