作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか！？」について考えてみます！１回目

１回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

１．当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

２．紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

３．そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

４．H２８年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化＆原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も　経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか？

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう！

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・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします！
・「ScanSave（スキャンセーブ）」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです！

・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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 「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

２）　さて　お待たせしました　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　３」

国税庁のＱＡを見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a55

上記の中に

「回答：　まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。」とありますが、条件や運用上の注意事項があります。何でもかんでもまとめれるといろいろ困ったこともあこるからです！

では、その条件などを見ましょう！

複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

上記方法は、ERSと言う方式とXAdES（署名タイムスタンプ）方式と２つあります。

纏めてタイムスタンプすることで、タイムスタンプインターバルを気にすることなく、まとめる効果で通信時間も減り、タイムスタンプ料金も押さえられます。

但し、デメリットはAdoveReaderでタイムスタンプの検証が出来ない点です。しかし、XAdES対応のアプリケーションは検証機能を持っているものが多いので心配ないでしょう！

手前味噌な話しですが、これらのこと全般をコンサルの中に盛り込みアドバイスさせて頂く事が可能です。

宜しければご利用下さい。

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 　「タイムスタンプについて考えてみましょう！　２」

中小企業の月当たりの証憑の件数（ページ数で無く）は、数百から数千です。

対して中堅企業は数千～数万あり

大企業は数万～多いところでは毎日１万という企業もあります。

とタイムスタンプのランニング費用がネックになります。

そこで、タイムスタンプのコスト低減策として

１）　定額制メニューを検討する

２）　まとめてタイムスタンプを検討する

大きくはこの２つになります。

１）　定額制を見てみましょう！

１－１）定額制の中で廉価なものは、タイムスタンプを付与するインターバルを１０秒とか２０秒とかアプリケーション側で強制的に設ける代わりにお安くしています。

この時大事なことは１，０００件に付する時、合計１０，０００秒のインターバルがかかります。約３時間ですね！と言うこととは１，０００件を大きく超える企業はタイムスタンプが終わらない状態が発生する訳です。

また、ずっとネットに繋がりっ放しです。

１－２）次に少し値段は高額になりますが、１秒インターバルで無制限と言うメニューもあります。

しかし、これも１秒インターバルなので件数が多くなればなるほど余分に時間がかかります。

 明日は、まとめてタイムスタンプを確認しましょう！

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「タイムスタンプについて考えてみましょう！」

ﾀｲﾑｽﾀﾝに係わるQAは下記54です。ざっと一緒に見てみましょう！

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a54

如何でしたか？

これを見ても分かりませんよね・・・要するにセイコーさんやアマノさん等の認定タイムスタンプを打たないといけません。「打つ」とか「付与」とか「付す」とか表現がありますが、正確には、施行規則3条に「付す」とあります。

規則を見てみましょう！

ロ　当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。

ではタイムスタンプは、各社何がどう違うのでしょうか？

ここは各社と等距離にお付き合いさせている書けるギリギリのコメントをしてみたいと思います。

初期費用は、少し金額が異なりますがほぼ同額です。

低最低料金は1年間の費用で￥96,000で毎月1000個のタイムスタンプが付すことができます。これは同じです。

これ以降が各社それぞれ特徴があります。

某社は厳格に月数を管理していて、1つでも超えるとサービスが止まり、月越えするか、追加費用を払わないと使えなくなります。もう1社は、以外と柔軟で、止まることは無く年間合計で計算して超えるようであれば、次年度追加費用を取って下さいと言われています。

明日は、更に踏み込んだかお得なサービスメニューや困った点にも注目してレポートします。

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 「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存？それとも書類のデータ保存？」

皆様は混乱されていないですか？電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。法令を見てみましょう！

２  　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

３  　前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除く。）の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記の違いはお判りでしょうか？

4条3項（スキャナ保存）は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。そして、4条2項（書類のデータ保存）は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。

こうなる訳です。

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 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい！」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや（必要に応じて）税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう！！ 

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