2024年1月から法人税や所得税（源泉徴収関係は除外）の納税者が電子取引を行ったら、電子取引データをデジタルで保存しなければなりません。

もともとは2021年の電子帳簿保存法の改定により、2022年1月開始の予定でしたが、2022年から2年間の宥恕措置が設けられた結果、2023年12月までは電子取引データを書面にプリントして保存しても税法で要求される保存として認められました。

しかし、宥恕措置は12月末で廃止され、2024年1月からは印刷して書面で保存しても、書面だけでは税法上の保存ができているとは看做されないことになります。

いよいよ待ったなしで対策・準備が必要となっています。本ブログではこれまで7回に渡り、電子帳簿保存法の施行規則の変更点を中心に検討してきました。

ブログをお読みになって「それで、結局、どうしたら良いの？」という疑問を持たれた方も多いでしょう。そこで、次から、電子取引データのデジタル保存の準備ができていない保存義務者を対象として、どうしたら良いかを考えてみましょう。

まず、最初に言えることは、企業の経営にせよ、個人事業にせよ、自らが行った取引の記録を適切に保存することは、正しい経営管理、経理会計ひいては正しい意思決定を行うための前提条件です。

そして、現在、社会の仕組み全体として取引の仕方が、書面による情報交換からデジタルデータによる情報交換に変わっていきます。そうしたことを考えると、財務省や国税庁がどう考えているかに関わらず、電子取引データのデジタル保存に取り組むことは重要な課題と考えられます。

そのうえで、施行規則の第4条に対して、2024年1月からどういうスタンスで臨むかということを決める必要があります。

方針として、(1) 施行規則第4条1項で定めている保存要件を満たす取り組みを目指すか、それとも、(2) 当面は要件を満たす保存を目指すことを諦めて、3項の猶予措置で対応することを目指すかを決めることが必要です。

まず、(2)の猶予措置で対処するにはどうしたら良いかを検討します。このための条件については国税庁の一問一答　問64に一番詳しく書かれていますので、それを引用してみましょう。

問65
相当の理由が認められ、かつ、電子データ及びその電子データを出力した書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限ります。）の提示又は提出の求めに応じることができれば、保存時に満たすべき要件に従った電子データの保存をしていなくても要件違反にならないとのことですが、「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたもの」とはどのようなものでしょうか。また、「保存義務者が国税に関する法律の規定による当該電磁的記録及び当該電磁的記録を出力することにより作成した書面…の提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしている」とありますが、具体的にはどのような対応が求められるのでしょうか。

【回答】
規則第２条第２項第２号において、電磁的記録の画面及び書面への出力は「整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができる」必要があると規定されており、規則第４条第３項の規定における「整然とした形式及び明瞭な状態で出力された書面」についても、同号における「整然とした形式及び明瞭な状態」と同様に、書面により作成された場合に準じた規則性を有する形式で出力され、かつ、出力された文字を容易に識別することができる状態をいいます。

また、「保存義務者が国税に関する法律の規定による当該電磁的記録及び当該電磁的記録を出力することにより作成した書面…の提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしている」については、税務調査等の際に、税務職員の求めに応じ、電子データ及びその電子データを出力することにより作成した書面の提示又は提出（以下「提示等」といいます。）をしていただく必要があります。

なお、猶予措置の適用を受ける際の出力書面の整理方法については、法令上特段の規定はされていませんが、税務職員の求めに応じて提示等をしていただく必要がある書面については、その提示等を遅滞なく行っていただく必要があることを踏まえれば、例えば書面で保存している国税関係書類と同様に整理する方法で整理しておく等、税務職員の求めに応じて遅滞なく提示等ができるように、適切に管理しておくことが望ましいと考えられます。

簡単にまとめると、
a. 電子取引データを保存しておき、税務調査職員が求めた情報を提示
b. 電子取引データを問題なく閲読できる状態で出力した書面を、整理した状態で税務調査職員の求めに応じて提示

の2つができるようにする必要があります。税務調査は、通常、調査予定と調査する記録範囲について事前に連絡があるので、その連絡を受けたら、a. b. を準備すれば良いと思われます。

これは、電子取引データを漏れなく保存しておき、税務調査の予告があったときに要求された条件で記録を取り出して書面に印刷できれば満たされると考えられます。

データ件数が少ないときは手作業でもできるでしょうが、量が多くなると何らかのツールが必要になります。これを実現するツールは市場にいろいろあります。手前みそですが、これは、弊社の「電子取引Save」に電子取引データを保存しておくことでも実現できます。

ご参考：電子取引SaveのWebページ

さて、では(1)施行規則の第4条1項の電子取引データ保存要件を満たすにはどうしたらいいでしょうか？　これについても、市場には様々なツールがあります。上記の「電子取引Save」でも第4条1項の電子取引データ保存要件を満たす保存ができます。

結局、市販のツールを使えば簡単にできてしまう、ということになります。

従って、あとは、ご予算がどの位必要かということと、どれだけ簡単に、手間をかけずに電子取引データのデジタル保存ができるか、ということに尽きてしまうことになりそうです。

そうすると、施行規則第4条の1項を満たすためにすること、3項を満たすためにすることとで実質的になにが違うのか、ということが疑問となりますね。

前回：財務省・国税庁の電子取引データ保存要件は石ころに金メッキして保存せよというようなものではないか？
次回：2024年1月から義務化される電子取引データのデジタル保存用に最適『電子取引Save V2.0』を9月リリース予定

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電子帳簿保存法の第7条で、電子取引を行なったとき、電子取引データをデジタルで保存しなければならないことになっています。その保存方法については財務省令で定めることになっており、2024年1月以降の保存方法は、2024年1月1日より施行される財務省令によります。

この財務省令（「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」）（以下、施行規則）を読んで、電子取引データ保存方法について整理してみます。

電子取引データ保存については施行規則の第4条に規定されています。第4条には１～３の3項があります。

2項は用語の意義を規定しているものなので省略すると、第4条の主な内容は1項と3項になります。このうち、1項が電子取引データの保存要件に関する規定で、いわば本筋と言えます。これに対して、3項は本筋の要件を満たせないときのこと（猶予措置）を規定しているという枠組みのようです。

それぞれについてできるだけ簡単にまとめてみます。なお、以下の説明は分かりやすくするためかなり大雑把にまとめていることに注意してください。

1項　保存の要件について

原則として、次の(1)～(6)が保存の要件とされています。
※例えば、「電子帳簿保存法第7条 詳細」にも具体的な解説がありますのでご参照ください。
(1) 保存場所：取引情報の授受が書面で行われたとした場合に保存するべき場所
(2) 保存期間：取引情報の授受が書面で行われたとした場合に保存するべき期間
(3) 保存のための措置：次のa～dのいずれかを行う。
a. 電子取引データにタイムスタンプを打ってから取引データを授受する
b. 取引データを授受してから速やかにタイムスタンプを打つか、業務処理規程で定めた期間を経過した後速やかにタイムスタンプを打つ
c. 訂正削除できないか、訂正削除の事実・内容を確認できるシステムを使用して授受及び保存を行う
d. 電子取引データの訂正・削除を防止する事務処理規程を定めて運用する
(4) コンピュータシステムと説明書を備え付けて、画面と書面に整然と速やかに出力できるようにする
(5) 検索要件：次の検索要件を満たすことができるようにすること
a. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索条件として設定できること
b. 日付または金額の範囲指定で検索できること
c. 二つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
(6) （システム開発を他者に委託しているとき）システムの概要を記載した書類を備える

検索要件については例外があります。
例外１：税務調査の際に電子取引データの提示・提出要求に応じるようにしているなら、(5) 検索要件のb. c は不要。
例外２：さらに基準期間の売上高が5,000万円以下、または電子取引データを日付けと取引先毎に出力した書面を提示・提出に応じて、かつデジタルデータの提示に応じることができるなら、(5) 検索要件は不要。

保存要件の緩和措置
2023年12月までの施行規則では、タイムスタンプを打つときの電子取引データを保存する者や直接監督する者の情報を確認できる必要がありましたが、2024年1月からは不要になります。また、例外２の基準期間売上高は2023年までは1000万円以下ですが、2024年1月から5000万円となります。例外２の「または」以降は2024年1月から新設されます。

3項　保存の要件を満たせないとき（猶予措置）

3項（猶予措置）の全文を引用すると次のようになります。

法第七条に規定する保存義務者が、電子取引を行った場合において、災害その他やむを得ない事情により、同条に規定する財務省令で定めるところに従って当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存をすることができなかったことを証明したとき、又は納税地等の所轄税務署長が当該財務省令で定めるところに従って当該電磁的記録の保存をすることができなかったことについて相当の理由があると認め、かつ、当該保存義務者が国税に関する法律の規定による当該電磁的記録及び当該電磁的記録を出力することにより作成した書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしているときは、第一項の規定にかかわらず、当該電磁的記録の保存をすることができる。ただし、当該事情が生じなかったとした場合又は当該理由がなかったとした場合において、当該財務省令で定めるところに従って当該電磁的記録の保存をすることができなかったと認められるときは、この限りでない。

猶予措置の引用文中アンダーラインを施した箇所は2024年1月1日からの施行規則で追加されたものです。本筋で電子取引データの保存要件について規程しているにも関わらず、猶予措置では規程に関わらずに保存できるということなので、矛盾しているように見えます。猶予措置の前提として税務署長が相応の理由があると認めることも、恣意的な印象があります。このあたりはもう少し調べてみたいところです。

なお、第3項でも電子取引データの提示・提出が必要とされているので、電子取引データの保存が不要になるということはありません。

Webを検索すると2024年1月から「電磁的記録の電子保存義務化の経過措置として整備されていた「宥恕措置」が、恒久的なものとして制度化された」といった解説も見られます。しかし、この理解は誤りと思われます。つまり、宥恕措置では書面による保存を認めていたのに対し、2024年1月からの猶予措置では「電磁的記録及び当該電磁的記録を出力することにより作成した書面」の提示となっているので、デジタルデータと書面の両方を提示する必要があります。つまり書面の保存のみでは認められなくなります。

最後の「ただし」以降は何を意味しているのか理解しにくい文で不気味です。いまのところ、これに関する解釈を見つけることができていません。

前回：電子取引データの保存、宥恕措置終了後の2024年（令和6年）1月1日からはどうなる？
次回：2024年1月からの電子取引データ保存をどのように進めたら良いかを考える（１）

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先日は、「DX時代に逆行する電子帳簿保存法は、そろそろ、いさぎよく廃止するべきではないでしょうか？」と主張しました。この記事をお読みになっても、なぜ廃止するべきと主張するのか理解できないかもしれません。

そこで、今回は電子取引データ保存を例として、財務省の迷走をご紹介します。

例えば、アマゾンや楽天などのECサイトで、会社で使う物品を購入したとします。そうすると請求書または領収書をPDF形式で入手して、それによって経理処理をすることになるでしょう。

このPDF形式の証憑は電子帳簿保存法で保存義務が課せられます。該当する条文は、当初は第10条でしたが、2021年3月に電子帳簿保存法が改定されてからは第7条となります。

第10条は次のようになっていました。

第十条　所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

つまり、PDFを出力した書面を保存すればよく、デジタルデータは保存する必要はなかったのです。ところが、2021年3月改正の第7条では次のようになりました。

第七条　所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

そして、財務省令で保存のための要件が定められ、2022年1月より施行するとされていました。つまり、2022年1月からは書面にプリントして保存するのではなく、財務省令の要件を満たした上で、デジタルデータのまま保存しなければならないことになったわけです。

こうした状況を予想して、アンテナハウスは、2021年春から財務省令で定める要件を満たす電子取引データ保存専用の製品開発に急いで取り組みました。これは『電子取引Save』という製品名で2021年秋から発売するとともに、2022年１月から『電子取引Save』を用いて、自社でも電子取引データ保存を運用することとしました。

『電子取引Save』のWebページ
『電子取引Save』発売のお知らせ

ところが、2021年秋の税制改正大綱策定で雲行きが怪しくなりはじめました。そして最終的には2021年12月27日に財務省令が改定され、2022年1月から2024年12月31日まで次のような宥恕措置が施行されることとなりました。

電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止（令和３年度税制改正）に関する宥恕措置について（財務省のWebページへのリンク）

一言でいえば、間に合わない事業者が多いので引き続き書面による保存を可能にするということです。

こうして、折角、新製品を開発してリリースしたにも関わらず、肝心かなめの財務省が腰砕け、真面目に取り組んだ国民は梯子を外されたということになりました。でも間に合わないというのは言い訳に過ぎないのです。実際に弊社は2022年1月より『電子取引Save』を使って電子取引データを保存しているわけですから。

こうして財務省の方針が一転してから約2年、2023年12月で宥恕措置の期限が切れることになります。さて次回は2022年から2023年の経過で迷走の第2幕、2024年1月からの保存がどうなるかをみたいと考えています。

参考資料）
見積書、注文書、請求書、領収書をPDFとして作成し、Webダウンロード配信や電子メールによる送受信をしたときの保存義務について（更新日: 2021/11/3）

前回：DX時代に逆行する電子帳簿保存法は、そろそろ、いさぎよく廃止するべきではないでしょうか？
次回：電子取引データの保存、宥恕措置終了後の2024年（令和6年）1月1日からはどうなる？

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法人税法などの国税関連法では、企業は決算に影響を与える証憑書類を、決算申告時点から7年（必要に応じて10年）保存することが義務付けられています。これは、会社を経営する人や、税理士なら皆知っていることなので、いまさら話題にもなりません。

取引の証憑が書面（紙）である場合は、会社から取引相手に発行した請求書や、取引相手から送られてきて支払いに使った請求書や領収書などは決算処理を行った後、整理して段ボールなどに入れて倉庫保存しておくのが普通です。一旦、倉庫にいれてしまえば、後日、取り出してみることはほとんどありません。何年かに一回、『税務署から調査にいくので用意しておいてください。』といった連絡があると、倉庫から送ってもらい、税務調査に備えるくらいです。

ところが、これらの証憑書類をPDFなどのデジタルデータにしたとたんに、「電子帳簿保存法」という法律の対象となってきます。そのため保存のための要件がいきなり厳しくなってしまうのですね。

電子帳簿保存法は1998年（平成10年）に初めて制定された法律で「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」というタイトルが付いています。

電子帳簿保存法では、①始めからコンピュータを使ってデジタルで作成した証憑のデータの保存、②書面（紙）で作成された証憑をスキャナなどでデジタル化したデータを書面に代えてデジタルで保存する、③インターネットなどでデジタルでやり取りした取引データをデジタルで保存するための要件を定めています。

詳しい内容は省きますが、電子帳簿保存法があるために、弊社のような中小企業では書面で作成してやり取りした証憑よりも、デジタルデータとしてやりとりしたデータを（要件を満たすように）保存する方が、保存に手間とコストがかかってしまうことになっています。

これは取引先が多岐にわたるため、書面とデータが混在してしまっていることもかなり大きな原因です。

最近では、電子帳簿保存法を最初に制定するときに、コンピュータを使って作成した国税関係帳簿書類の保存を「特例」として扱ってしまったことが根本的に誤っていたのではないかと考えています。つまり、書面とデジタルデータを、記載された内容が同じであれば同等のものとして扱うとしないで、書面とデジタルという内容を表現する媒体によって保存時の扱いが別になる・区別したということが問題ではないかということです。

振り返ってみると、1998年といえば、コンピュータがビジネスインフラとして欠かせなくなっていて、コンピュータで証憑の為のデータを作成するのが当たり前となり、インターネットもPDFも使われ始めていた時期です。そういう時に、コンピュータのデジタルデータを特例扱いする法律として制定された、というあたり、電子帳簿保存法は、未来が見えていない、どうしようもなく行き詰っているという印象を禁じえません。

次回：電子帳簿保存法・電子取引データ保存で目にあまる迷走を続ける財務省

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