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第104回 「 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?

投資対効果の見える化が最初に必要です。

紙の証憑の管理では、納税地に実質8年2カ月以上国税関係書類を保存する必要があるので管理が大変ですが、スキャン作業やタイムスタンプ費用や検索キーの入力等々、紙と比較したらまだまだ過剰ともいえる要件が複数あり、特に「適正事務処理要件」等と説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。では、なぜスキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?

ある程度規模の企業は証憑数が多く

拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。

そうではなく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。

ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。(年商数百億円の企業は、数百円の投資をされる場合があります)

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第103回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」3

 今回は推進された事例をもとに考えてみましょう

1.平成27年の9月30日以降は、ITベンダー様が主体になり、自社導入しつつ、お客様に販売すべくスキャナ保存を積極的に導入し、税務署に申請書を提出されています。今年(28年)は更にスマホ経費精算システムのベンダーさんが積極的に開発して自社申請しつつ、お客様への提案をされています。どんどん拡散していくことでしょう!

2.筆者のコンサルティングの例では

・年商13億年の中小企業様が12月末に申請されて4月から本番稼働されました。この企業様は社長様が電子化と紙証憑の廃棄を積極的に総務経理部門に指示をされました。請求書を中心にしたもので本社と1拠点を対象に第一展開を掛け、評価してから他の拠点への第二次展開を掛けられました。現在は検索キーを手入力されていますが、来年は会計システムからCSVを取り込んで業務効率を更に向上させることを目標にされています。(四半期単位で検査をして証憑を廃棄されています)【請求書領収書等 800件/月程度をPC1台で】

・年商30億年越えの中堅企業様は、既に電子化して、フォルダー管理していた中で、本格的な紙証憑の廃棄を目指してスキャナ保存に取り組まれました。既に複合機でスキャンしていたので、スキャン作業そのものが苦にならなかったことが幸いしています。3,000件/月当たりをスキャナ保存しています。当初から会計システムからCSVを受け取り、CSVを有効利用しながらスキャナ保存を効率的に運用されておられます。【会計システムとCSV連携して請求書等をクラサバ版でPC5台】

・某流通企業様はお客様から申し込みのある契約書のスキャナ保存をBPOで実現されています。5,000件/月の契約申込書をスキャニングセンターで電子化してタイムスタンプなどの措置を施し、その後、その企業様のPC環境にスキャナ保存データを検索とタイムスタンプ検証できる形で毎月納品されています。【契約申込書 BPOセンターにサーバ お客様先にPCx1台】

その他多数、ご相談を受けして対応させて頂いております。

スキャナ保存のメリットを集約すると下記の様になります。

スキャナ保存のメリット
◎電子化による検索性の効果
◎原本廃棄による「保管」「保存」「物流」「外部倉庫」「セキュリティ」「証跡」等で効果が予測可能
★過剰な証憑書類の保管管理(仕訳順に保管等)
◎内部統制の向上 → 社内不正 横領 牽制
◎税務コンプライアンスの向上から税務調査間隔が長期化期待
◎税務調査・外部/内部監査の準備や対応の効率化
→ コストダウンの実現
★月次決算の早期実現
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