作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問32　いわゆる「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。

回答

「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。

解説

• 1　法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります（法2二）。
  このため、スキャナ保存（法4）の対象とすることができます。

★皆さんご注意ください。上記にあるように、「法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は」とわざわざ規定します。ここがポイントです。従業員の立替払いの「交通費精算」処理で利用する「精算書」の扱いは、「帳簿代用書類」になるか「帳簿」になるかです。

• 2　「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている（平成17年1月31日付国税庁告示第4号）ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ロに規定するタイムスタンプを付すことなどが必要となります。

★「帳簿代用書類」とはイメージつかめますでしょうか？
なかなか難しいですよね？詳しいことは専門コンサルタントか国税局に確認したほうがよさそうな内容です。

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問31　どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。

回答

規則第3条第3項に規定する書類を除く全ての国税関係書類が対象となります。

「３ 　法第四条第三項 に規定する財務省令で定める書類は、国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類とする。」

解説

スキャナ保存の対象は、規則第3条第3項に規定する書類以外の書類とされています。
　規則第3条第3項に規定する書類とは、具体的には、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類となっていますので、これ以外の書類がスキャナ保存の対象となります。
また、スキャナ保存に関しては平成17年1月31日付国税庁告示第4号がありますが、この告示はスキャナ保存できる書類を定めたものではなく、スキャナ保存できる書類のうち、規則第3条第6項の規定により、入力期間の要件、電子計算機処理システムの要件の一部（赤・緑・青それぞれ256階調（1677万色）以上で読み取れるスキャナ）、大きさ情報の保存の要件、適正事務処理要件及びカラーディスプレイ・カラープリンターの備付けの要件がなくスキャナ保存が可能となる書類を定めたものです。具体的には、この告示の各号に掲げている国税関係書類については、これら5つの要件が必要となり、各号に掲げている書類以外の国税関係書類については、5つの要件がなくてもスキャナ保存が可能な書類となります。

★ここでは、適時入力が可能な国税一般書類とその適時入力の要件の解説がされています。

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4－29　認定業務　　 （平成27年7月3日の改正で4-24に番号変更）

　「財団法人日本データ通信協会」は、正しくは「一般財団法人日本データ通信協会」です。

（認定業務）

4－29　規則第3条第5項第2号ハ（（タイムスタンプ））に規定する「財団法人日本データ通信協会が認定する業務」とは、当該財団法人が認定する時刻認証業務をいう。

タイムスタンプは時刻を認証する働きがありますが、実は改竄検出する技術を併せ持っていて重要な要件となります。

【解説】

規則第3条第5項第2号ハでは、財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこととされている。当該財団法人が認定する業務は複数あるが、ここでいう業務とは時刻認証業務であることを明らかにしたものである。

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4－20　業務の処理に係る通常の期間の意義

国税庁が
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf
のパンフレットで「業務処理サイクル方式」と規定している根拠となるものです。

（業務の処理に係る通常の期間の意義）

4－20　規則第3条第5項第1号ロ（（入力方法））に規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいうことに留意する。

なお、月次処理については通常行われている業務処理サイクルと認められることから、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととする。

【解説】

規則第3条第5項第1号ロでは、「その業務の処理に係る通常の期間」と規定しているが、同条第1項第1号ロでも同様な規定がある。その考え方は、いずれも、企業等においてはデータ入力又は書類の事務処理などの業務を一定の業務処理サイクルで行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務処理サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという、共通したものである。

このような考え方から、同条第5項第1号ロにおける「その業務の処理に係る通常の期間」とは、書類の事務処理、つまり国税関係書類の作成又は受領から、企業内でのチェックや決裁等を経てスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいう旨を明らかにしている。

なお、このように企業内チェック等が行われる場合には、月次の処理は通常行われている業務処理サイクルと認められることから、1ヶ月の業務処理サイクルであれば、通常の期間として取り扱う旨を併せて明らかにしている。

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4－19　速やかに行うことの意義

（速やかに行うことの意義）

4－19　規則第3条第5項第1号イ（（入力方法））に規定する「速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後1週間以内に入力している場合には、速やかに行っているものとして取り扱う。

また、同号ロに規定する「速やかに」の適用に当たり、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、1週間以内に入力している場合には同様に取り扱う。

【解説】

国税関係書類を入力する場合には、紙段階の改ざん可能性を低くする観点からは、当該国税関係書類の作成又は受領後直ちに行うことが望ましいのであるが、他の業務との関係上又は外出先で書類を作成又は受領する場合など、書類を作成又は受領した日であってもスキャナで読み取ることができない場合も一般的であると考えられる。

したがって、日次の処理を求めることも業務の実態に即しているとはいえないと考えられることから、日次以外の一般的に考えられる期間の最小単位であり、また、短期間の業務処理サイクルの単位としても一般的に用いられる1週間以内に入力を行っている場合には、速やかに行っているものとして取り扱うこととしたものである

現実的に、年間52週間毎週確実にスキャンすることが困難なので、「業務サイクル後速やか」の
入力方式を取る企業が多いと考えられます。

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