作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問5　売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

申請が却下される例が記載されています。

回答

1　紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第2号（定義）に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

2　一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部（補助簿）を構成する場合には国税関係帳簿となります。

3　いずれにせよ伝票類は国税関係書類に該当しないためスキャナ保存を行うことはできませんが、前述の国税関係帳簿に該当する場合には、法第4条第1項及び法第5条第1項に規定する承認を受け、電磁的記録による保存を行うことは可能です。

4　したがって、上記のような売上伝票などの伝票類について、仮に保存義務者からスキャナ保存の承認申請書の提出があった場合には、税務署長等はその申請を却下することとなります。

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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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「みなし承認獲得」★の件で先日質問を頂きました。

電子帳簿保存法　（電磁的記録による保存等の承認の申請等） 第六条
に記載抜粋の通り

「５ 　第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる
場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がな
かったときは、同日においてその承認があったものと　みなす　。
一 　当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合（第三号に掲げる場合を除
く。）　当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日

二 　当該申請書が国税関係書類に係るものである場合（次号に掲げる場合を除
く。）　当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存
に代える日の前日

三 　当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたもの
である場合　その提出の日から三月を経過する日」

弊社のScanSaveは、
平成27年12月25日に税務署に申請し、その後3カ月が経過して、特に差し戻しも、却下も
、意見もなかったの で「みなし承認」を獲得しています。

なお、正確に理解するためには第六条全体を熟読頂きますようお願いします。

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・とても重要な「帳簿書類間の関連性」の解説・・（国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。）

・こんな細かいことまで書かれていいます。→「取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。」

4－33　帳簿書類間の関連性の確保の方法　　 （平成27年7月3日の改正で4-32に番号変更）

（帳簿書類間の関連性の確保の方法）

4－33　規則第3条第5項第3号（（帳簿書類間の関連性の確保））に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。

この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。

（注）　結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

【解説】

スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であることから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。紙の書類における保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などによって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが通例であると考えられる。

したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則としてすべての国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによって、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。（国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。）さらに、規則第3条第6項（（適時入力））による入力では、帳簿作成の後にスキャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにしている。

結局ここの何らかの方法とは、専門コンサルタントや税理士、税務署や国税局への確認が必要と言うことになるでしょう！

＜ヒント＞
・見積書に対して注文書が発行され、注文書に対して納品書が発行されて、納品書に対して検収書が発行され、検収書に対して請求書が発行され、請求書に対して支払われそして領収書が発行される、これらの一連の流れの中で相互関連性を付て紙証憑を保管している訳なので、それと同等の相互関連性をつけての電子化ファイルの保管が要求されている。
・買掛の請求書の場合は、請求書より仕訳が行われて伝票番号が発番されている。

また、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。

なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があることを併せて明らかにしている。

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　領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「定期検査」後でないと廃棄できない。正直、定期検査をしないと重要書類を捨てられないとするこの通達は非常に重みがあります。本通達の最後に少し踏み込んで書いてくれているので参考にしましょう。

4－31　定期的な検査を行う体制の意義

（定期的な検査を行う体制の意義）

4－31　規則第3条第5項第4号ロに規定する「定期的な検査を行う体制」とは、定期的な検査が行われるまでの間は、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙を保存する必要があることに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんを防止するための要件であるから、仮に、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存がなければ、この紙とスキャナで読み取った画像とが同等であること確認することができないこととなる。このため、本通達は、定期的な検査を行うまでの間はスキャナ保存を行った紙の保存が必要となることを留意的に明らかにしたものである。

なお、事業規模が大きな場合や事業形態によっては、保存義務者が1年に1回、定期的な検査を行うとした場合、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存の量が膨大になることも考えられるが、事業規模に合わせて、例えば、検査を1月に1回行う、また、四半期に1回行うことで、検査を行ったものについては、廃棄することができる。

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　領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「相互けん制」

4－30　それぞれ別の者が行う体制の意義

（それぞれ別の者が行う体制の意義）

4－30　規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられる必要があることを、本通達において留意的に明らかにしたものである。

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4－30　それぞれ別の者が行う体制の意義

（それぞれ別の者が行う体制の意義）

4－30　規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられる必要があることを、本通達において留意的に明らかにしたものである。

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電子署名が要件で無くなったために新規要件となったもの

4－29　入力者等の情報の確認の意義

（入力者等の情報の確認の意義）

4－29　規則第3条第5項第3号（（入力者等の情報の確認））に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、これらの者を特定できるような事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などの身分を明らかにするものの電子的記録又は書面により、確認することができるようにしておくことに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。

平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。

この電子署名については、1「電磁的記録の非改ざん証明機能」と2「入力者等を特定する機能」を有しているが、1については、タイムスタンプも有しており、その機能が重複しているため、2を維持する観点から、入力者等の情報を確認することができるようにしておくことを新たに要件とした上で、電子署名の要件が廃止されたものである。

2については、入力した者が誰であるか分かるようにする必要があることから、例えば、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などが分かれば、一義的には入力者等を特定できるため、本通達はこれを明らかにしたものである。

また、入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はないことから、システムにおいていわゆるID（身分証明）を電磁的記録に保存する方法や入力者等が記載された書面を備え付ける方法が考えられ、これ以外に電磁的記録に一部を保存し、その他の部分が記載された書面を備え付けるなどの方法によっても、入力した者が特定・確認できるのであれば、当該要件を満たすこととなる。

なお、例えば、入力者等について、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名が同一の者が複数あり、入力者等が特定できない場合であれば、当然「入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報」を確認することができるような状態にはないため、職員番号を付すなどの対応が必要となる。

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