Microsoft Wordでマニュアルなどの長文文書を制作するときの課題の一つにスタイルの統一があります。スタイルには、書き方（書記方法）、レイアウト、および文書構造（見出しスタイルなど）といった側面があり、多面的です。

書記方法の統一については意識している方も多く、日ごろから行われています。文書をPDFとして配布するにはレイアウトスタイルの統一も重要です。文書構造はWord文書をHTMLに変換してWebページ化するときに重要になります。PDF出力とHTML変換では別の配慮が必要です（参考資料）。

PDF作成時のレイアウトスタイルの統一、HTML変換のための文書構造統一は、原稿を執筆する際に、Wordのスタイル機能を活用することによって解決できます。

今日は、現在開発中の当社製品新バージョンのマニュアル（Wordで制作中の草稿です）をチェックしていたところ、箇条書き（行頭記号付き箇条書き、以下同様）に予想外のパターンがあることを見つけました。箇条書きのレイアウトスタイルの統一という課題の参考資料としてご紹介します。

箇条書き指定箇所のスタイルの具体例

次の図は本マニュアル中に登場する箇条書きの例です。表示で下書きモードを選択することにより、各段落に適用されているスタイルを左余白に表示しています。

上の図でケース１がデフォルトです。次の操作と結果をデフォルトとして想定しています。
1. Wordの箇条書きを設定する一番シンプルな方法は、①本文段落上にカーソルを置いて、②リボン「ホーム」の段落グループの「箇条書き」をクリックする
2. 段落に「標準」スタイルが適用されているときは、段落スタイルは「リスト段落」となる
3. 箇条書きの記号は左揃えで左インデント0（印刷領域左端に寄せて配置）、箇条書きの項目の文字先頭までデフォルトのタブ幅が取られる
4. 箇条書きの行頭記号は、レベル１では●（Wingdingsフォントの108）になる
5．箇条項目の上にカーソルを置き、段落グループの「インデントを増やす」をクリックすると、当該項目の左インデントが増加し、レベルが増える。レベルに応じて行頭記号が変化する

Wordでは、上記のデフォルト以外の操作でも箇条書きを指定できます。操作方法の違いのため、箇条書き指定箇所にスタイルの相違がでてしまうことがあります。

デフォルトとの相違点と想定発生原因

ケース２～ケース６はデフォルトと異なります。どのような編集操作をしているのでしょうか？　Wordの機能と合わせて調べてみました。自分で編集した文書でないので推測も交りますが、結果は次のようになります。

ケース２
レベル１の箇条書きの行頭文字が異なります。この行頭文字は、MS PゴシックのU+30FB（カタナカ中点）です。
レベル２の行頭文字は、Wingdingsフォントの216で、これはデフォルトです。

ケース３
箇条項目の段落スタイルに「標準」と「リスト段落」が混在しています。
行頭文字の位置に6.3ミリのインデントがあります。
箇条項目の行頭文字（●）がデフォルトより小さくなっています。これはWingdings2フォントの黒丸でしょう。●はいろいろありますが、フォントによって大きさが違うので注意が必要です。

ケース４
箇条項目の段落スタイルがすべて「標準」で、それ以外はケース３と同じです。Word 2007以降では、「標準」スタイルの段落に「箇条書き」を設定すると、「リスト段落」スタイルに変わるので、箇条項目の段落スタイルを「標準」にはできないはずです。一体、どういう操作を行ったのでしょうか。（なお、Word2003と同じ設定になるオプションを指定するとできます。）

ケース５
箇条項目の段落スタイルが「標準（Web）」になっています。段落スタイルに「標準（Web）」という組み込みスタイルを指定してから、「箇条書き」を設定するとこのようになります。

ケース６
箇条書きの段落スタイルに「リスト段落」と「標準（Web）」が混在しています。「箇条書き」を設定する前の段落スタイルが項目によって異なる状態だったのでしょうか？

問題点

ここに挙げたケース２～６の中でPDFを配布する上で問題になるのは、文字の種類（記号の字形）と揃え位置が異なる、ケース２～４でしょう。箇条項目にどのような段落スタイルが適用されているかはPDFを作る上で、今回のケースでは問題になりません。ただし、場合によっては問題になるかもしれません。

『HTML on Word』でHTMLに変換するときは、現在のところ、問題はありません。

Wordの段落スタイルを使用するメリットの一つは、段落スタイルによるレイアウトの統一管理にあります。例えば、レイアウトを一括して変更するなどの操作ができることです。そうした操作をすると設定されているスタイルの相違が問題として顕在化する可能性があります。

ここに挙げたケースは、Wordで箇条書きを設定した時に生じる段落スタイル設定の氷山の一角と思われます。想定外の誤りを避けるには予め編集ガイドを作成して、担当者に渡すなどの対策が必要かもしれません。

参考資料

Word文書とHTMLの構造の違いによる変換時の留意事項

【前回】（57）Wordのリンクスタイルとは？　その挙動を理解する
【次回】（59）もう一つのスタイルー表スタイル

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以前に連載（53）組込スタイルの種類と継承関係で、Wordに組み込まれているスタイルの一覧を調べました。そのとき、組込スタイルの種類には、①段落スタイル、②文字スタイル、③リンクスタイルがあると説明しました。この中で、リンクスタイルはどのようなものかわかりにくいと思います。そこで、実際に使用して動作を確認してみましょう。

スタイルの種類は、Wordの編集画面の「スタイル」ウインドウで確認できます。次の図で赤枠で囲ったのがリンクスタイルです。ここでは、見出しスタイル、表題、副題がリンクスタイルに分類されています。組込スタイルのうちリンクスタイルは、全部で40種類あります。

リンクスタイルの設定の仕方

段落の上にカーソルを置いた状態で、リンクスタイルを適用すると段落全体に適用されます。次の図^[1]の一番上の「WordからHTMLファイルに出力」という見出し２の行がその適用例です。

段落の中のテキストを選択して、リンクスタイルを適用する時は、「スタイル」ウィンドウの下にある「リンクされたスタイルを使用不可にする」のチェック有無で機能が変わります。

デフォルトの状態ではチェックがありません（次図赤枠）。このとき、次のように動作します。
(1) 段落のテキストの一部を選択した状態（図①）で、リンクスタイル（この例では「見出し２」）を適用する（図②）と、選択範囲のみにそのスタイルが適用（図③）されます。この例では、元の段落は「標準」スタイルで、部分的に「見出し２」スタイルを適用した後も、この段落は「標準」スタイルのままです。これを仮に「インライン」設定と呼ぶことにします。

(2)「リンクされたスタイルを使用不可にする」にチェックが入った状態で(2)と同じ操作をしてみます。段落のテキストの一部を選択して（次図①）、リンクスタイルを適用する（次図②）と、段落全体にそのスタイルが適用（次図③）されます。段落全体が「見出し２」となります。これを仮に「ブロック」設定と呼ぶことにします。

このようにリンクスタイルの設定状態には「インライン」と「ブロック」の2種類の設定方法があります。

インライン設定の挙動

インライン設定ではリンクスタイルは文字スタイルとして働き、ブロック設定では段落スタイルとして働いているようです。インライン設定の扱いについて、もう少し試してみましょう。

例１. 段落の罫線と背景色
見出し２のスタイルを変更して、①文字の色をダイダイ色に変更、②上下に罫線を設定、③背景色を設定します。「罫線と網掛け」ダイアログでは罫線と背景色の設定対象は段落となっています。

スタイルの変更を適用した後の編集画面は次のようになります。見出し２をブロック設定した段落は期待通りです。しかし、インライン設定した部分は、文字の色と背景色だけが変更され、罫線は適用されていません。

罫線の設定対象が段落になっていますが、背景色は文字単位に適用されるようです。「罫線と網かけ」ダイアログの表示が、実際の動作と異なっているのかもしれません。

例２. 「標準」スタイルを変更してみると・・・
標準スタイルの文字サイズを18ポイント、背景色を水色に変更してみます。すると、インライン設定のある段落は次図のように変わります。

これをみると「見出し２」をインライン設定した範囲は、標準スタイルの変更が反映されていません。「見出し２」スタイルのインライン設定状態が優先されていることがわかります。

インライン設定と文字スタイルは同じ？

リンクスタイルのインライン設定は、文字スタイルに似た挙動になっているようです。しかし、リンクスタイルのインライン設定の挙動は文字スタイルと完全に同じではありません。例えば、段落の一部テキストに①「斜体」スタイルを指定し、②斜体スタイルを変更すると、テキストの周りに罫線を引くことができます（次図）。

文字スタイルを変更するときの「罫線と網掛け」ダイアログでは設定対象が文字になっています^[2]。

注
[1] Word編集画面の「表示」を下書きモードにして、左余白にスタイル名を表示しています。
[2] これは、リンクスタイルのインライン設定と文字スタイルの相違というよりも、Wordの編集ダイアログの都合上でそうなっているのかもしれません。

【前回】（56）Wordで索引を作成するー数多くの索引項目を効率的に登録する三つの方法
【次回】（58）Word文書内の箇条書きをチェックしてみると

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前回は本文中に索引項目を登録する基本的な操作を説明しました。冊子本のボリュームが多いときには索引項目の数が多くなります。そこで、次に数多い索引項目を効率的に登録する三つの方法を紹介します。

1. キーボードショートカットを使う
2. 蛍光ペン検索とキーボードショートカットの合わせ技
3. 索引自動登録機能を使う

1. キーボードショートカットを使う

索引登録項目が多いときは、キーボードショートカットを使うと効率的です。

索引登録ダイアログを開くには、リボン「参考資料」の「索引登録」をクリックする代わりに、キーボードで[ALT]+[Shift]+[X]キーを同時に押す方法（キーボードショートカット）が使えます。このキーボードショートカットは索引登録ダイアログが開いている状態では、索引項目を索引登録ダイアログに取り込みます。例えば次の図のように、①索引のフォームが空白の状態で、②編集画面で索引項目を選択、③選択した項目を[ALT]+[Shift]+[X]キーで索引フォームに取り込みます。

また、索引登録ダイアログの「登録」ボタンをマウスでクリックする代わりにキーボードで、[ALT]+[M]キーを同時に押すか、[Enter]キーを押す方法が使えます（上図の右のように「登録」ボタンが有効な状態になっているときのみ）。

キーボードショートカットを使って連続登録する手順は次のようになります。最初の索引項目登録で索引登録ダイアログを開き、二つ目からはダイアログを開いたまま登録します。
① 編集画面上で索引項目を選択する
② [ALT]+[Shift]+[X]キーで索引登録ダイアログを開く。選択された索引項目が索引登録ダイアログに取り込まれる
③ 取り込まれた索引項目の内容を確認して、[ALT]+[M]キーで登録する。
④ 索引登録ダイアログを開いたまま、編集画面上で次の索引項目を選択する
⑤ [ALT]+[Shift]+[X]キーで索引登録ダイアログに索引項目を取り込む
⑥ 取り込まれた索引項目の内容索引項目を確認して、[ALT]+[M]キーで登録する
⑦ ④～⑥を繰り返す

2. 蛍光ペン検索とキーボードショートカットの合わせ技

前項では、編集画面上で次の索引項目をひとつずつ指定しました。その代わりに索引項目をあらかじめ蛍光ペンで指定しておき、蛍光ペンを順番に検索しながら索引登録することもできます。蛍光ペンの検索は、「置換と置換」ダイアログを開き、検索条件「書式」の「蛍光ペン」を指定します。

また、初回の検索条件で検索した後は、「置換と置換」ダイアログを閉じても、キーボードショートカット[Ctrl]＋[PageDown]を使って、同一条件で次の検索ができます。
＊[PageDown]キーが[Fn]＋[↓]に割り当てられているときは、[Ctrl]+ [Fn]＋[↓]

蛍光ペンの検索を使うと、前項④の「索引登録ダイアログを開いたまま編集画面から次の索引項目を選択」する操作を「索引登録ダイアログを開いたまま編集画面で、次の蛍光ペンを検索して、索引項目を選択する操作」で代替ができます。

蛍光ペン検索とキーボードショートカットの合わせ技の具体的な操作手順は次のようになります。
① 索引項目をあらかじめ蛍光ペンで指定しておく
② リボン「ホーム」から「置換と置換」ダイアログを開き、検索条件「書式」の「蛍光ペン」を指定し、蛍光ペンを1回検索して検索ボックスを閉じる
③ [ALT]+[Shift]+[X]キーで索引登録ダイアログを開く。②の検索でヒットした蛍光ペンの索引項目が索引登録ダイアログに取り込まれる
④ 取り込まれた索引項目の内容を確認して、[ALT]+[M]キーで登録する
⑤ [Ctrl]＋[Tab]キーでカーソルを登録ダイアログから本文に移す
⑥ [Ctrl]＋[PageDown]キーで次の蛍光ペンを検索する
⑦ [ALT]+[Shift]+[X]キーで索引登録ダイアログに索引項目を取り込む
⑧ 取り込まれた索引項目の内容を確認して、[ALT]+[M]キーで登録する
⑨ ⑤から⑧の操作を繰り返す
⑩ 全索引項目の索引登録が済んだら、索引項目の蛍光ペンをすべて削除する

この技をつかうと、最初に、蛍光ペンで索引項目を指定しておくと、ほぼキーボード操作のみで連続的に索引登録ができます。ただし、操作には慣れが必要です。もし、うまくいかないときは索引登録ダイアログの「登録」ボタンの状態を確認すると良いでしょう。

「登録」ボタンが有効（図の左）のとき、[ALT]+[M]キーで索引項目の登録ができます。また、[Ctrl]＋[Tab]キーで制御を編集画面に移動したとき、「登録」ボタンが無効（図の右）となり、[Ctrl]＋[PageDown]キーで蛍光ペンの検索ができます。

上記の手順では、⑥で「登録」ボタンが無効になり、⑦で「登録」ボタンが有効となっています。

3. 索引自動登録機能を使う

索引ダイアログ（リボン「参考資料」の「索引の挿入」で開く）の自動索引登録ボタン（図）で索引項目を一括登録できます。

このためには「一括登録」用索引項目の表形式データ（データファイル）を用意しておきます。データファイルの形式の例は次のように、一列目が索引項目、二列目にXEフィールドの内容です。

自動索引登録ボタンをクリックすると「ファイルを開く」ダイアログが表示されるので、あらかじめ用意したデータファイルを呼び出します。すると、Wordが表の一列目に記載されている索引項目を文書中で検索して、ヒットした箇所にXEフィールドが挿入するという処理を行います。

自動登録の索引登録では、文書中の索引項目を全文検索するのと同じ数の索引箇所が登録されます。重要でない箇所まで端から索引登録されてしまう欠点があるため、使える索引用語が限られそうです。

【前回】（55）Wordで索引を作成するー基本操作、Wordの索引の問題点とその解決策
【次回】（57）Wordのリンクスタイルとは？　その挙動を理解する

◆シリーズ総目次：Microsoft Wordのスタイル探索

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マニュアルや書籍のような冊子本には、通常、索引が用意されています。今回は、Wordによる索引作成操作の基本を説明し、Wordによる索引作成の問題点について考えてみます。

索引とは

索引は、冊子本の内容を探すためのキーワード（索引項目）と、その索引項目が本文に現れるページ番号をリストアップしたページです。次の図は索引の例です。

上の索引ページを見ると、例えば「相互参照」という項目があり、そこに60と85という数字が付随しています。これは「相互参照」という項目は60ページと85ページに出てくることを意味しています。

冊子本文の85ページを開くと、次のように相互参照という用語がでています。

この例で示したように、用語がどこにでてきたのか分からないときでも、索引を使うとそのページを簡単に探すことができます。

次にMicrosoft Wordによる索引作成の基本を説明します。

索引作成では、①文書の本文中に索引項目を登録する作業を行い、すべての索引項目の登録が終わったら、②索引ページを作成します。

本文中に索引項目を登録

編集画面上で索引項目を登録するには、リボン「参考資料」の「索引登録」をクリックして表示される索引登録ダイアログを使います。

索引項目を選択（図①）して、「索引登録」ボタン（図②）をクリックすると、索引用語と読みが入力されたダイアログ（図③）が開きます。

このまま索引項目を登録するなら、ダイアログ下部の「登録」ボタンをクリックします。するとカーソルの位置に索引項目が挿入されます。

索引項目が文書中に挿入されると、その設定内容が、画面上に索引項目フィールド（XEフィールド）（図①）として表示されます。XEフィールドを非表示にするには、リボン「ホーム」の段落グループにある「編集記号の表示／非表示」（図②）をクリックします。

索引ページの作成

本文中の索引項目の登録が一通り終わったら、索引ページを作成します。

索引ページの作成は、リボン「参考資料」の「索引の挿入」ボタン（次の図①）をクリックします。すると索引登録ダイアログ（図②）が表示されるので、必要ならオプションを選択して「OK」をクリックします。

Wordの索引の問題点

このように、索引項目の設定から、索引ページ作成までの基本操作は簡単です。ただし、Microsoft Wordで作成できる索引は、紙に印刷して製本した冊子用であり、もはや時代遅れになっているという問題があります。

索引ページの索引項目には、本文でその索引項目が現れるページ番号が表示されます。紙で印刷・製本して冊子本としていた時代にはそれで良かったのです。

しかし、現在は、Wordで作成した本の出版媒体は、PDFやWebページが中心になっています。PDFにはリンク（リンク注釈）という機能^[1]があります。リンクを使えば索引項目のページ番号をクリックして本文で索引項目が現れるページとその位置に直接ジャンプできます。

またWebページではもはやページ番号はありません。索引項目にリンクを設定しておき、索引項目のリンクをクリックしたら、ブラウザは本文で索引項目が現れる位置を表示するのが普通です。

PDFやWebページは、索引の代わりに全文検索があれば良いとお考えの方も多いかもしれません。しかし、全文検索ではヒットする箇所が多すぎるので、索引を使いたいという要望も多いのではないでしょうか。

しかし、Microsoft Wordでは出力したPDFやWebページの索引から本文の索引項目へのリンクを設定できません。

そこで、当社のOSDC（PDF）、Docx to HTML／HTML on Wordの最新版で、Wordの索引の弱点である索引ページから本文へのリンクを、独自解析により自動的に設定する機能を用意しました。

次回以降、Microsoft Wordの索引作成機能について詳しく説明すると同時に、OSDC（PDF）、Docx to HTML／HTML on Wordによる問題解決について紹介いたします。

参考資料

[1] PDFにおけるリンクの仕組み、設定方法、サンプルとブラウザのPDFリンクサポート状況
[2] Office Server Document Converter (OSDC)
[3] Docx to HTML
[4] HTML on Word

【前回】（54）Wordの段落番号のレイアウト
【次回】（56）Wordで索引を作成するー数多くの索引項目を効率的に登録する三つの方法

◆シリーズ総目次：Microsoft Wordのスタイル探索

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