タグ別アーカイブ: e-文書法

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者とその顧問税理士(公認会計士の資格保持者)2名同席で3時間にじっくり有料で

  • 電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
  • 現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
  • 現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
  • 個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
  • 個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果

などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。

  • 顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
  • SK〇社の電帳法本を購入して
  • JIIMA認証製品などを調査し

筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は

  1.  「取引年月日」
  2.  「一の入力単位」
  3.  「検索」

などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、

  1.  「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
    スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件
  2.  「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
    買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
    「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。」(通達4-21より引用)
  3.  「検索」→請求書単位でホチキス留め
    書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須

となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく顧問税理士のアドバイスも受けながら

  1.  取引年月日の記載を検討
  2.  「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
  3.  「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し

にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。

(1)スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
・検索性の向上
・倉庫スペースの削減
・会計伝票画面から証憑画像を開く
(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと
(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。
とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

(4)他に質問として重要だったもの
・書類を限定して申請できるのか?→可能:限定列挙や限定除外など可能
・初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による
・取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある
・変更はできるのか?→可能:変更の届書がある
などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです!
さあ、実現に向けて頑張ります!!

ご参考になりましたでしょうか?


後悔しない証憑電子化にはコンサルが必要な5つの理由

1 電子帳簿保存法全体を俯瞰した検討ができれば、紙証憑を減らした上で、スキャナ保存に取り組める

  • 10条 「電子取引」の割合を増やす
  • 4条2項「書類データ保存」で控え書類は印刷せずに、データ保存を徹底する
  • 4条3項「スキャナ保存」は、残った紙証憑を電子化原本廃棄させる
  • 適格請求書保存方式(「インボイス制度」)についてのアドバイスも受けられる

2 法令通達QAを熟知した経験豊富なコンサルは、法令要件が確保可能な最適な運用提案ができる

  • 現状の紙の業務フローの詳細確認
  • 電子化した際の業務フローの検討(カメラ機能でのスキャン要件アドバイス)
  • 業務効率を向上させる、問題の業務不効率を改善させる、視点(要件分析・アセスメント対応力)

3 ユーザー部門に負担となるスキャニング作業と検索用データ入力の効果的な複数の選択肢の提示ができる

  • スキャナの機能確認、複合機の有効利用という名の不都合な問題!
  • データ手入力は最悪の選択!しかし、効率的な入力補助方法は複数の選択肢がある!(事前検証が必須)
  • 業務システムの元データを会計に自動転記しつつ、且つ、そのデータ加工で如何に効率的な運用提案ができるか

4 税務署や国税局への説明同行含めて、安心して申請書や添付資料、適正事務処理5規程の作成支援が受けられる

  • 「電子化対象の書類」は、申請書の書き方次第で、運用範囲が決まってくる
  • 税務署や国税局からの質問時にアドバイスや情報提供が受けられる
  • 申請内容の変更や修正でも相談にのってもらえる

5 運用トレーニング、テスト本番、本番、本番後の要件確保検査など伴走したサポートを受けられる

  • 情報システム担当にはサーバ&ストレージの維持管理
  • 文書管理システムのシステム管理者には管理者教育指導
  • 各ユーザー向けハンズオントレーニング、習熟支援

安心できるコンサルタントのご紹介は、こちら
https://www.antenna.co.jp/scansave/consulting.html


お勧めセミナーのご案内

お勧めセミナーのご案内をいたします。

コスト大幅削減!ASPによる領収書・請求書の電帳法対応と、その最新動向&取組事例ご紹介セミナー   ~ASPグループウェア「ワークフローWaWaFlow」(アイアットOEC社)と「ScanSave」(アンテナハウス社)コラボセミナー!~

日 時: 2019年11月14日(木)13:30 受付開始
会 場: 新宿区 大久保IT健保会館・会議室
詳細とお申し込みはこちらから
https://www.kokuchpro.com/event/ah_20191114/

ご来場お待ちしております。


「ScanSave」新カタログが完成しました!

電子帳簿保存法対応の電子文書管理システム「ScanSave」の専用カタログが10月度にリニューアルされて、下記からダウンロードできるようになっています。

https://www.antenna.co.jp/scansave/catalog.html

ポイントは

  1. 併売製品であるV3とV4の比較ページが充実しました。
  2. スキャナ保存 導入メリットがイラスト入りでわかりやすくなりました。
  3. コンサルティングのご紹介ページが追加されました。
  4. クラウドサービスであるScanSave on NeSaasの仕組みや特徴も比較しています。

是非とも 新カタログをご覧ください。


「印紙税が不要となる電子契約」における電子署名やタイムスタンプについてご存知ですか?

昨今「電子契約」が爆発的に普及しつつあります。
「印紙税削減」だけでなく業務効率向上の事例が沢山公開されています。
しかし、注意が必要なのは次の2点です。

  1. 法的証拠能力
  2. 電子帳簿保存法上での「電子取引」書類としての電子保管の要点

これらの注意点に興味がおありの方は下記セミナーがお勧めです。
是非参加をご検討ください。

無料セミナー
┏━┓
┃★┃「設計図書の電子保存と、電子契約で実現する印紙税削減の最新動向」
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

日時:2019年1月21日(月)14:00~16:45
会場:関東ITソフトウェア健保会館・会議室(山王)
住所:東京都港区赤坂2-5-6 山王健保会館 2F
詳細・お申込み:https://www.kokuchpro.com/event/ahseminar20190121/


「建築設計業務における、設計図書の電磁的記録による作成と保存のガイドライン」ってご存知ですか?

「建築設計業務における設計図書の電磁的記録による作成と保存のガイドライン」とは 2017年 12月 18日に国土交通省の編集協力の下、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が発行したものです。

<解説>
設計図書の PDF 化は、現場では一般的に行われていますが、そのままでは「e-文書法」に対応できません。「建築設計業務における、設計図書の電磁的記録による作成と保存のガイドライン」に 沿った運用をすれば簡単に電子保管と紙図面の廃棄が可能です。
いいと思いませんか?

興味おありの方は、下記セミナーをご覧ください。
本セミナーでは、このガイドライン作成の主担当として関わった一級建築士が、建築士法・建設業法における図書の電子化と保存について、詳しく(「電子証明書」や「タイムスタンプ」についても)解説します。

無料セミナー
┏━┓
┃★┃「設計図書の電子保存と、電子契約で実現する印紙税削減の最新動向」
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

日時:2019年1月21日(月)14:00~16:45
会場:関東ITソフトウェア健保会館・会議室(山王)
住所:東京都港区赤坂2-5-6 山王健保会館 2F
詳細・お申込み:https://www.kokuchpro.com/event/ahseminar20190121/


ScanSaveと「OCRシステム」事例がJIIMA「ベストプラクティス賞」に決定!

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が先進的な文書情報マネジメントシステムを導入し、顕著な成果を出された企業・団体を顕彰する『ベストプラクティス賞』に、NJK様高精度手書き文字読み取りシステム「FormOCR」とアンテナハウス製「ScanSave」による、茨城県大同青果株式会社様導入事例が選ばれました。

導入の結果、約6万件/月間・年間72万件の「販売伝票&仕入票」を電子化し、約5名分の業務対応人数が効率化し、合わせてペーパーレス化も実現できました。

宣伝:
建設業電子契約ガイドライン準拠し、特商法対応で印紙税を劇的削減した事例を解説します!
~ 最新のe-文書ソリューションが半日で学べます! ~
日時:2018年11月9日(金) 13:20?16:30
場所:株式会社CEGB セミナールーム
東京都港区芝4丁目17番5号 相鉄田町ビル 2F https://cegb.co.jp/access/
詳細・申込:https://www.kokuchpro.com/event/ah1109seminar/


10月10日「財務統計」に「スキャナ保存」承認件数最新発表!

アンテナハウスの益田です。
9月末から気にして毎日見ていましたが、ついに10月10日に確認ができました。

昨年10月発表:1,050件
今年10月発表:1,846件

詳細は下記に!
---------------------------------
国税庁 ホーム刊行物等統計情報国税庁国税庁 統計情報
http://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/tokei.htm
の「5 その他」に「電子帳簿保存法承認状況」が発表になりました。
---------------------------------

弊社の「ScanSave」も同様に前年大幅増加中です。
豊富な導入事例が
https://www.antenna.co.jp/scansave/jirei.html
よりご確認できます。
企業規模や連携システム毎の詳しい情報が確認できます。

  • 「ScanSave」のエデョションは、
  • PC(買取ライセンス)版
  • サブスクリプション(PC)版
  • オンプレ(クラサバ・Web)版
  • クラウド(マルチ/プライベート)版

など多彩なエディションから選択が可能です。

詳しくは、こちらより
https://www.antenna.co.jp/scansave/price.html


第140回 ついに通達追加されました! (1) 見逃してはいけません。 

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

第140回 ついに通達追加しました! 見逃してはいけません。

追加されたのは、いままで 法令要件の解釈が少し難しかった 受領者等が読み取る場合の 業務サイクル 運用の解釈です。

下記の通達の赤文字を拾い読みしてください。

(特に速やかに行うことの意義)

4-23 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。(平成28年課総10-15により追加)

(国税関係書類の受領をする者がスキャナで読み取る場合のタイムスタンプの意義)

4-23の2 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」とは、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取り、当該国税関係書類に係る電磁的記録にタイムスタンプを付すまでを行うことにより、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていない場合をいう。
したがって、例えば、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取った後、その国税関係書類全てについて、受領者等以外の者が当該国税関係書類の書面に記載された事項と当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とを比較し、同等であることを確認した上でタイムスタンプを付すことにより、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられている場合は、規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」に含まれないことに留意する。

(注) 規則第3条第5項第2号括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」とは、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理体制がとられているか否かに関わらず、受領者等がスキャナで読み取った場合をいうことに留意する。

(事務処理体制に応じたタイムスタンプの取扱い)

4-23の3 規則第3条第5項第2号の規定の適用に当たり、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取った後、その国税関係書類全てについて、受領者等以外の者が当該国税関係書類の書面に記載された事項と当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とを比較し、同等であることを確認することにより相互にけんせいが機能する体制がとられている場合には、受領者等以外の者が同等確認した上でタイムスタンプを付すこととして差し支えないものとする。

皆さんお分かりですよね!これで 受領者が読み取りしても、別の者が紙と電子化ファイルの照合を全数するのであれば 業務サイクル方式で運用できることになったわけです。

 上記を読んでみて ピンとこない方は、H28年緩和全体から見直すことをお勧めします。

なお、次回は もう一つ追加された通達を見ましょう!

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

2016年9月よりクラ・サバ版としてScanSaveネットワーク接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 https://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


8月もセミナーを開催致します

昨日、弊社が出展致します「第2回会計・財務 EXPO」についてご紹介致しました
7月は EXPO での展示・セミナーがメインとなりましたため、毎月開催のセミナーは一旦おやすみとさせて頂きました。

もちろん、8月は今まで通りセミナーを開催致します。
内容は会計・財務 EXPO でもご紹介するソリューションに加えて、7月4日に項目が統合・追加されました電子帳簿保存法の取扱通達及び Q&A について、じっくり解説致します。

ご興味をお持ちの方はもちろん、電帳法について知りたい方、お仕事の都合で会計・財務 EXPO への参加は難しいけどソリューションについて相談したい方はもちろん、話を聞いてみたい方でも結構です。奮ってご参加下さい!

◆セミナー詳細


【すぐに取り組める!】経費精算業務効率化セミナー
※両日とも内容は同一ですが、会場が異なりますので、ご注意下さい

① 市ヶ谷会場
開催日時 :2017年8月4日(金)14:00~17:00
場  所 :関東IT健保 市ヶ谷健保会館
東京都新宿区市谷仲之町4-39
詳細・お申込み
http://www.kokuchpro.com/event/ah0804_ichigaya/

② 山王会場
開催日時 :2017年8月25日(金)14:00~17:00
場  所 :関東IT健保 山王健保会館
東京都港区赤坂2-5-6
詳細・お申込み
http://www.kokuchpro.com/event/ah0825_sannou/


会計・財務 EXPO 共々、皆様のご参加を心よりお待ちしております。

<< 第2回会計・財務EXPO 出展のお知らせ


Pages: Prev 1 2 3 4 5 6 7 Next