作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

　領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「定期検査」後でないと廃棄できない。正直、定期検査をしないと重要書類を捨てられないとするこの通達は非常に重みがあります。本通達の最後に少し踏み込んで書いてくれているので参考にしましょう。

4－31　定期的な検査を行う体制の意義

（定期的な検査を行う体制の意義）

4－31　規則第3条第5項第4号ロに規定する「定期的な検査を行う体制」とは、定期的な検査が行われるまでの間は、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙を保存する必要があることに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんを防止するための要件であるから、仮に、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存がなければ、この紙とスキャナで読み取った画像とが同等であること確認することができないこととなる。このため、本通達は、定期的な検査を行うまでの間はスキャナ保存を行った紙の保存が必要となることを留意的に明らかにしたものである。

なお、事業規模が大きな場合や事業形態によっては、保存義務者が1年に1回、定期的な検査を行うとした場合、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存の量が膨大になることも考えられるが、事業規模に合わせて、例えば、検査を1月に1回行う、また、四半期に1回行うことで、検査を行ったものについては、廃棄することができる。

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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
・問合わせは、　sis@antenna.co.jp　まで

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　領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「相互けん制」

4－30　それぞれ別の者が行う体制の意義

（それぞれ別の者が行う体制の意義）

4－30　規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられる必要があることを、本通達において留意的に明らかにしたものである。

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　領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「相互けん制」

4－30　それぞれ別の者が行う体制の意義

（それぞれ別の者が行う体制の意義）

4－30　規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類（法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。）については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じることとされた。

この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられる必要があることを、本通達において留意的に明らかにしたものである。

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電子署名が要件で無くなったために新規要件となったもの

4－29　入力者等の情報の確認の意義

（入力者等の情報の確認の意義）

4－29　規則第3条第5項第3号（（入力者等の情報の確認））に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、これらの者を特定できるような事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などの身分を明らかにするものの電子的記録又は書面により、確認することができるようにしておくことに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。

平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。

この電子署名については、1「電磁的記録の非改ざん証明機能」と2「入力者等を特定する機能」を有しているが、1については、タイムスタンプも有しており、その機能が重複しているため、2を維持する観点から、入力者等の情報を確認することができるようにしておくことを新たに要件とした上で、電子署名の要件が廃止されたものである。

2については、入力した者が誰であるか分かるようにする必要があることから、例えば、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などが分かれば、一義的には入力者等を特定できるため、本通達はこれを明らかにしたものである。

また、入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はないことから、システムにおいていわゆるID（身分証明）を電磁的記録に保存する方法や入力者等が記載された書面を備え付ける方法が考えられ、これ以外に電磁的記録に一部を保存し、その他の部分が記載された書面を備え付けるなどの方法によっても、入力した者が特定・確認できるのであれば、当該要件を満たすこととなる。

なお、例えば、入力者等について、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名が同一の者が複数あり、入力者等が特定できない場合であれば、当然「入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報」を確認することができるような状態にはないため、職員番号を付すなどの対応が必要となる。

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（タイムスタンプの有効性を保持するその他の方法の例示）

4－23　規則第3条第5項第2号ロ(1)（（タイムスタンプ））に規定する「その他の方法」とは、国税関係書類に係る電磁的記録に付したタイムスタンプが当該タイムスタンプを付した時と同じ状態にあることを当該国税関係書類の保存期間を通じて確認できる措置をいう。

【解説】

規則第3条第5項第2号ロ(1)では、タイムスタンプを付した記録事項が変更されていないことについて、国税関係書類の保存期間を通じて確認できることとされている。タイムスタンプの有効期間内等であれば、タイムスタンプの検証を行うことによってこれらのことを当該業務を行う者に対して確認することは可能であるが、タイムスタンプに有効期間等がある場合には、国税関係書類の保存期間の方が当該有効期間等より長いことがあり、有効期間等を過ぎてしまった場合はもはやその方法によることができないこととなる。

この場合は、有効期間等を過ぎてしまったとしても、タイムスタンプを付した時と同じ状態、つまり当該業務を行う者に対して確認したときと同様な結果を得られるような状態にする措置を講じる必要がある。したがって、そのことを明らかにしたものである。

★上記より、再度タイムスタンプを付す方法のみでなく、他の方法でも要件が確保できることが読み手れます。要するに、下記の「変更されていないことを確認することができる状態で当該情報を保存する方法」でも構わない。

このような措置としては、例えば、タイムスタンプの有効期間等が過ぎる前に、当該タイムスタンプを付した記録事項に再度タイムスタンプを付すなどして、変更されていないことを確認することができる状態で当該情報を保存する方法がこれに該当することを明らかにしている。

また、変更されていないことを確認するためにタイムスタンプを使用する場合、そのために使用するタイムスタンプは、パソコンのタイマーで作成したタイムスタンプなどではなく、信頼のおけるタイムスタンプでなければならないが、同号ロに規定するタイムスタンプについては信頼のおけるものと認められることとなる。

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★ここが良くご質問を受ける「一の入力単位」です。
１企業から月末に受領した複数ページの請求書や従業員立替払いの小さな領収書を精算書台紙に
張り付けた際の法令上の注意事項が書かれています。

4－21　一の入力単位の意義

（一の入力単位の意義）

4－21　規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

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ここが負担のかかる検索要件　ここの（注）に注目！

4－35　スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目

（スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目）

4－35　規則第3条第5項第5号（（準用））の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ（（検索機能の確保））に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

なお、検索は国税関係書類の種類別にできることを要することに留意する。

（1）　領収書　領収年月日、領収金額、取引先名称

（2）　請求書　請求年月日、請求金額、取引先名称

（3）　納品書　納品年月日、品名、取引先名称

（4）　注文書　注文年月日、注文金額、取引先名称

（5）　見積書　見積年月日、見積金額、取引先名称

（注）　一連番号等を国税関係帳簿書類に記載又は記録することにより規則第3条第5項第3号（（帳簿書類間の関連性の確保））の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿（法第4条第1項（（国税関係帳簿の電磁的記録による保存等））又は第5条第1項（（国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等））の承認を受けているものに限る。）の記録事項及び国税関係書類（法第4条第3項の承認を受けているものに限る。）を検索することができる機能が必要となることに留意する。

★上記を単純化して見ましょう！

一連番号等を国税関係帳簿書類に記載又は記録することにより「帳簿書類間の関連性の確保」の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿（法第4条第1項）の承認を受けているものに限る。）の記録事項及び国税関係書類（法第4条第3項の承認を受けているものに限る。）を検索することができる機能が必要となることに留意する。

お分かりいただけましたでしょうか？

【解説】

規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号イ（読み替え後）に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。

イ　日付け（国税関係書類に記載すべき日付けをいう。）

ロ　金額（国税関係書類に記載すべき取引の金額又は資産の譲渡等の対価の額等をいい、単価及び残高を含まない。）

ハ　取引先名称（国税関係書類に記載すべき取引先名称をいう。）

なお、取引先名称は必ずしも名称でなく、取引先コードが定められ、当該コード表が備え付けられている場合には、当該コードによる記録でも差し支えない。

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