作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問54　当社は、代表取締役とその妻が経理部長を行い、2人で製品製造販売を営んでいる同族法人です。この度、国税関係書類（請求書、納品書、見積書（控）、注文書）のスキャナ保存を始めようと考えていますが、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）に規定する「次に掲げる事項に関する規程」とは具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。

ここに「適正事務処理要件」のひな型PDFがリンク掲載されています。

回答

規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）に規定する、いわゆる、「適正事務処理要件」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から必要な措置として要件とされたものです。
このため、中小企業や個人事業者においても、規則第3条第5項第4号に掲げる事項（相互けんせい、定期的なチェック、再発防止策）を社内規程等において整備し、事務処理を行うことで「適正事務処理要件」を満たすものと考えられます。
この社内規程等については、事業規模、書類の管理状況、別な規程の存在など（以下「事業規模等」といいます。）により、異なることとなりますが、ご質問のケースの規定は、例えば、次のようなものが考えられます（PDF/679KB）。
なお、適正事務処理要件を満たすため社内規程等をどこまで整備するのかについては、事業規模等を踏まえ、「改ざん等の不正を防ぐ」ことができるのかについて、判断する必要があることに留意してください。

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問53　規則第3条第5項第3号は、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定していますが、電子署名を行うことによってもこの要件を満たしますか。

実印相当の電子署名の要件が削除されましたが、認印相当の電子署名は利用していいですよ！と言うことです。

回答

電子署名を行うことによって、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができれば、この要件を満たします。

解説

平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名の要件が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされました。
このため、平成27年度の税制改正後において、規則第3条第5項第3号（入力者等の情報の確認）の規定は、電子署名を行うことを規定したものではありませんが、電子署名を行うことによっても、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるため、この要件を満たすと考えられます。

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「問52　スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。」

回答

ディスプレイの画面及び書面に規則第3条第5項第6号の要件を満たし、整然とした形式かつ原稿と同程度に明瞭な状態で、速やかに出力することができれば、どのような入力方法でも差し支えありません。

規則第3条第5項第6号の要件　とは何でしょうか？下記引用をご覧ください。

六 　当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。

解説

　規則第3条第5項第2号イ及びハにおいて、国税関係書類を読み取るに当たっての要件として200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上及び書類の大きさに関する情報を保存することを規定していますが（同条第6項に規定する国税関係書類の場合は、いわゆるグレースケールで保存することが規定されており、また、書類の大きさに関する情報を保存する要件はありません。）、その他は特に規定していませんので、1頁の書類が2頁にまたがるなど、分割して出力されることなく原稿と同程度の出力ができる保存方法として規則第3条第5項第6号の要件を満たしていれば、入力方法については問わないこととされています。
したがって、本来はディスプレイに出力する際にファイル等が分割されることなく整然とした形式で出力することが必要であり、また、仮にA3の書類であれば当然にA3が出力できるプリンタ及びA3サイズの用紙を備え付けるべきですが、たまたま備え付けられているプリンタの最大出力サイズより大きい書類を1枚受領したときは、スキャン文書と元の書類の両方を保存することで差し支えありません。

（注）　備え付けられているスキャナがA3サイズに対応していないからといって、国税関係書類を複写機などで縮小コピーしたものをスキャニングすることは、法第4条第3項に規定する国税関係書類に記載されている事項をスキャニングすることには当たりません。

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問49　市販のヴァージョン管理ソフトを使用すれば、規則第3条第5項第2号ニに規定する訂正又は削除の履歴の確保（ヴァージョン管理）の要件を満たしているといえるのでしょうか。

問50　具体的にどのようなシステムであれば、訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているといえるのでしょうか。

問51　訂正削除ができないシステムでもよいのでしょうか。

上記の順番で確認するよりも先に51から確認した方が、本質が見えてきます。

回答

画像データを全く変更できないシステムであり、かつ、保存されているデータがスキャニング直後のデータであることを証明できるシステムであれば、スキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているものとして取り扱われます。

これで皆さんお分かりですね。

そうです「スキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保」の対象は、スキャンした画像データそのものであり、検索用の情報や相互関連性で使用する伝票番号等はこの対象で無いのです。

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問48　平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4－27（読み取る際の意義）が廃止されています。この通達では、タイムスタンプは「スキャナで読み取った後24時間以内」に付せばよいこととされていましたが、この取扱いは改正後でも同様となりますか。

これも良く聞かれる要件ですね。

回答（下記）を文理通りに解釈すると「スキャナで読み取った際に」タイムスタンプしなければならない、大変窮屈なものになります。落ち着いて解説まで読み込んでいきましょう。

回答

平成27年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用する場合には、当該通達は既に廃止されているため、適用はなく、タイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った際にタイムスタンプを付す必要があります。

解説

平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4－27（読み取る際の意義）については、スキャナで読み取った際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に電子署名を行うこととされ、タイムスタンプは個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）を特定するために付すものとの位置付けでした。
　旧通達4－27は、このタイムスタンプを付す場合には、スキャナで読み取った後24時間以内であっても、電子署名によりスキャナで読み取った日を特定することができることを踏まえ、これを前提に制定された通達でした。
また、電子署名に係る「スキャナで読み取る際」の意義などについて、従前は、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、電子署名を行うこととしていたところです。
今般、平成27年度の税制改正によりこの電子署名の要件が不要とされ、タイムスタンプを付す場合の「スキャナで読み取る際」についても、改正前の電子署名と同様に、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、タイムスタンプを付すことが必要となります（規則3二ロ）。

如何でしょうか？
やはり文理通りだと窮屈ですね。
この点は、私見ですが、法令の趣旨は、電子化された文書は出来る遅滞なくタイムスタンプを付与して
改善検出の要件を担保すべきものです。要するにスキャナで読み取った当日内にタイムスタンプを付与
出来ておれば要件が確保できると考えても差支えないでしょう。なお、対象書類データへのアクセス権や
証跡など運用上の管理が合わせてあることが望ましいです。

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問47　規則第3条第5項第2号ロ（タイムスタンプ）に規定するタイムスタンプについては、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムスタンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

回答

まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。
と、書いてありますが、十分注意が必要です。
解説を見てみましょう！

解説

　規則第3条第5項第2号ロ（タイムスタンプ）の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ…を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、一の入力単位である単ファイルごとにタイムスタンプを付す方法及び複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられます。
上記の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証することができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができなくなります。
しかしながら、上記の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
　したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

 そうです！原則だめですが、単ファイルの改竄検出が要件となります。

これによりタイムスタンプのランニングコストを抑える事が可能となります。

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