作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問48　平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4－27（読み取る際の意義）が廃止されています。この通達では、タイムスタンプは「スキャナで読み取った後24時間以内」に付せばよいこととされていましたが、この取扱いは改正後でも同様となりますか。

これも良く聞かれる要件ですね。

回答（下記）を文理通りに解釈すると「スキャナで読み取った際に」タイムスタンプしなければならない、大変窮屈なものになります。落ち着いて解説まで読み込んでいきましょう。

回答

平成27年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用する場合には、当該通達は既に廃止されているため、適用はなく、タイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った際にタイムスタンプを付す必要があります。

解説

平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4－27（読み取る際の意義）については、スキャナで読み取った際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に電子署名を行うこととされ、タイムスタンプは個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日（電子署名を行った日）を特定するために付すものとの位置付けでした。
　旧通達4－27は、このタイムスタンプを付す場合には、スキャナで読み取った後24時間以内であっても、電子署名によりスキャナで読み取った日を特定することができることを踏まえ、これを前提に制定された通達でした。
また、電子署名に係る「スキャナで読み取る際」の意義などについて、従前は、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、電子署名を行うこととしていたところです。
今般、平成27年度の税制改正によりこの電子署名の要件が不要とされ、タイムスタンプを付す場合の「スキャナで読み取る際」についても、改正前の電子署名と同様に、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、タイムスタンプを付すことが必要となります（規則3二ロ）。

如何でしょうか？
やはり文理通りだと窮屈ですね。
この点は、私見ですが、法令の趣旨は、電子化された文書は出来る遅滞なくタイムスタンプを付与して
改善検出の要件を担保すべきものです。要するにスキャナで読み取った当日内にタイムスタンプを付与
出来ておれば要件が確保できると考えても差支えないでしょう。なお、対象書類データへのアクセス権や
証跡など運用上の管理が合わせてあることが望ましいです。

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・詳しくは、　https://www.antenna.co.jp/scansave/　をご覧ください。
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問47　規則第3条第5項第2号ロ（タイムスタンプ）に規定するタイムスタンプについては、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムスタンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

回答

まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。
と、書いてありますが、十分注意が必要です。
解説を見てみましょう！

解説

　規則第3条第5項第2号ロ（タイムスタンプ）の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ…を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、一の入力単位である単ファイルごとにタイムスタンプを付す方法及び複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられます。
上記の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証することができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができなくなります。
しかしながら、上記の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
　したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

 そうです！原則だめですが、単ファイルの改竄検出が要件となります。

これによりタイムスタンプのランニングコストを抑える事が可能となります。

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「「入力者等の情報の保存・確認」ついて証跡残し方等具体的に教えて下さい。」

結論から：入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はありません。
しかし、
規則第3条第5項第3号（（入力者等の情報の確認））に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定されているので気になりますよね！

では、紐解いていきましょう！！長文になりますが、通達趣旨説明２つとＱＡ１つを合わせて読めば
明確になります。

4－28　規則第3条第5項第3号 （（入力者等情報の確認））に規定する「入力を行う者」とは、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者をいい、また、「その者を直接監督する者」とは、当該入力作業を直接に監督する責任のある者をいうのであるから、例えば、企業内での最終決裁権者ではあるが、当該入力作業を直接に監督する責任のない管理職の者（経理部長等）はこれに当たらないことに留意する。
また、当該入力作業を外部の者に委託した場合には、委託先における入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報を確認することができる必要があることに留意する。
なお、規則第8条第1項第1号《タイムスタンプ及び入力者等の確認》に規定する「保存を行う者」又は「その者を直接監督する者」の適用についても、同様に取り扱う。

【解説】

規則第3条第5項第3号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者（以下これらの者を併せて「入力者等」という。）の情報を確認することができるようにすることとされている。これは入力者等を特定することによって、当該電磁的記録の真実性を確保することを目的としているものである。
ところで、「入力を行う者」は、スキャナ操作をした者、最終的な画像の確認をした者など、入力に従事した者が複数となる場合がある。
このような場合においても、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。
また、当該入力を行う者を直接監督する者の情報を確認することができるようにするとされているが、直接監督する者は、実際のスキャナ作業に関わっていることが必要であると解される。したがって、「その者を直接監督する者」とは、スキャナ作業を直接指揮監督するという形で当該作業に関わっている者をいうのであるから、例えば、入力を行う者を直接監督する責任者が営業部長であり、書類の最終決裁権者が経理部長であるような場合における経理部長は、当該スキャナ作業を直接指揮監督しているとはいえないので、この場合の直接監督する者には当たらない旨を併せて明らかにしている。

4－29　規則第3条第5項第3号（（入力者等の情報の確認））に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、これらの者を特定できるような事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などの身分を明らかにするものの電子的記録又は書面により、確認することができるようにしておくことに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。
平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。
この電子署名については、「電磁的記録の非改ざん証明機能」と「入力者等を特定する機能」を有しているが、については、タイムスタンプも有しており、その機能が重複しているため、を維持する観点から、入力者等の情報を確認することができるようにしておくことを新たに要件とした上で、電子署名の要件が廃止されたものである。
については、入力した者が誰であるか分かるようにする必要があることから、例えば、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などが分かれば、一義的には入力者等を特定できるため、本通達はこれを明らかにしたものである。
また、入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はないことから、システムにおいていわゆるID（身分証明）を電磁的記録に保存する方法や入力者等が記載された書面を備え付ける方法が考えられ、これ以外に電磁的記録に一部を保存し、その他の部分が記載された書面を備え付けるなどの方法によっても、入力した者が特定・確認できるのであれば、当該要件を満たすこととなる。
なお、例えば、入力者等について、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名が同一の者が複数あり、入力者等が特定できない場合であれば、当然「入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報」を確認することができるような状態にはないため、職員番号を付すなどの対応が必要となる。

問53　規則第3条第5項第3号は、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定していますが、電子署名を行うことによってもこの要件を満たしますか。

回答
電子署名を行うことによって、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができれば、この要件を満たします。
解説
平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名の要件が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされました。
このため、平成27年度の税制改正後において、規則第3条第5項第3号（入力者等の情報の確認）の規定は、電子署名を行うことを規定したものではありませんが、電子署名を行うことによっても、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるため、この要件を満たすと考えられます。
電子署名は実印相当のものではなく、認印層のもので良いです。これが意外と楽かも・・・

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 問45　規則第3条第5項第1号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」及び同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。」

★規程が一度に３つ出てきましたね！
落ち着いて、一つ一つ見ていきましょう。
ここは大変よくポイントを整理して頂いています。感謝です。

回答

　「各事務の処理に関する規程」とは、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものです。また、「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」とは、相互けんせい、定期的なチェック及び再発防止を定めたものです。それに対して「事務の手続を明らかにした書類」とは、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確に表現したものをいいます。

解説

規則第3条第5項第1号ロの「各事務の処理に関する規程」については、業務サイクルに応じた入力事務を行うことにより、改ざん等の誘因を制限するものですから、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。
また、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み（担保措置）を講じるために、相互けんせい、定期的なチェック、再発防止に関する規程を定めるものです。一方、同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」は、責任者、入力の順序、方法などの処理手続、さらにはアウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。
なお、これらの規程の例については、問54を参照してください。

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「問44　規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法であれば、過去に遡って保存されている書類をスキャナ保存に代えてもいいのでしょうか。」について

回答

資金や物の流れに直結・連動しない書類（平成17年1月31日付国税庁告示第4号に定めるものに限ります。）で、要件に沿って保存することが可能であれば、過去に作成又は受領した書類についてもスキャナ保存ができます。

解説

スキャナ保存が可能か否かについては、要件に沿った保存が可能か否かで判断することとなります。規則第3条第5項第1号イ、ロでは、国税関係書類を作成又は受領してから入力するまでの期間制限が規定されていますが、平成17年1月31日付国税庁告示第4号に定める書類については規則第3条第6項により、この期間の制限がなく適時に入力できることから、これらの書類については、他の要件を満たす限り、過去において作成又は受領した書類についてもスキャナ保存することが可能となります。

★如何でしょうか？
解説が十分ではないので、？？？ですよね！
下記を合わせてご覧いただくことで、明確になってきます。
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

特に、上記の３／４ページの下段注書きの説明が重要です。

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「問43　規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法が可能なのは、具体的にどのような書類が対象となるのでしょうか。」について 

これは金融機関様より良く聞かれるテーマですね！
「口座振替依頼書」はスキャナ保存出来ますか？その時の扱いはどうなりますか？
と、いうものです。回答を見れば一目瞭然ですね！！

回答

　規則第3条第6項において、国税関係書類のうち国税庁長官の定める書類については、入力期間の制限なく入力することができることとされており、その書類については平成17年1月31日付国税庁告示第4号により告示されています。
この告示により、例えば、次のような書類が入力期間の制限なく適時に入力することができます。

• イ　保険契約申込書、電話加入契約申込書、クレジットカード発行申込書のように別途定型的な約款があらかじめ定められている契約申込書
• ロ　口座振替依頼書
• ハ　棚卸資産を購入した者が作成する検収書、商品受取書
• ニ　注文書、見積書及びそれらの写し
• ホ　自己が作成した納品書の写し

さて、この「平成17年1月31日付国税庁告示第4号により告示」を読み解釈するのが法令を読みこなすのが
得意でない方には大きな負担となります。よって本ＱＡが頼りになります。
また、注意点としては「注文書」です。
それは、「請け書」とセットの「注文書」は「契約書」扱いになる点です。専門家に確認しましょう。

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