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テレワーク、それほど悪くない(?)

新型コロナウイルス感染による緊急事態宣言の中、いかがお過ごしでしょうか。弊社では当番制で20%以下の社員が出社し、その他の社員はテレワークしています。

テレワーク、最初のうちはうまくいくのか不安もあったのですが、ネットワーク環境が整えば、ほとんど問題ないと感じています。通勤時間が不要になり、その分プライベートな時間が増え(私の場合2時間半くらい)、個人的には歓迎しています。ただお客様の中には「テレワーク中で発注処理ができない」とおっしゃるところもあり、やはりいつもとまったく同じようにはならないですね。

それからちょっと困ったことがあって、それはオンラインミーティング用のヘッドセットが手に入らないことです。以前から持っていた物でなんとかしのいでいるのですが、故障に備えてもうひとつ買おうとしたらどこも在庫切れの状態がずっと続いています。テレワークの広がりによる一時的な需要増によるものなのか、それとも中国からの輸入が途絶えているからなのか分かりませんが、こんなところに影響が出てくるなんて予想していませんでした。

とにかく1日も早くこのコロナ禍が去るよう祈らずにはいられない今日この頃です。


コロナ状況下における弊社米国オフィスの現状(その2)

昨日の「コロナ状況下における弊社米国オフィスの現状(その1)」の続きです。

米国スタッフは毎年ヨーロッパや米国で開催される、多くのカンファレンスや展示会に参加しています。しかしCOVID-19により、4月から6月に予定されていた9つのカンファレンスはキャンセルや、延期となってしまいました。また今年の下半期に予定されていたいくつかのイベントも、すでにキャンセルされたり2021年に延期となっています。現在では多くのイベント主催者が従来通りのイベントではなく、オンラインイベントの開催に取り組んでいます。2020年や、またその先のイベントに参加するかどうかは、安全に移動することができるかにかかっています。

社内においては11の会話やテキストメッセージのやり取りにはSkypeを利用し、グループでの会議や顧客との打ち合わせにはWebexを利用しています。6月上旬にはお客様向けのウェビナーも開催する予定です。

毎日届く多くのEメールを見てみると、COVID-19が世界中に広がってしまった事により、ほとんどの顧客やパートナーも在宅勤務で仕事を続けているようです。

近い将来には、在宅勤務が私たちの働き方になるでしょう。米国ではどうやってCOVID-19の感染拡大を抑えるか、どうなればロックダウンを解除して、通常の生活や旅行ができるように戻れるかなど、いまだに混乱が続いている状況です。


コロナ状況下における弊社米国オフィスの現状(その1)

日本国内でも非常に大きな影響を与え続けている新型コロナウィルスですが、弊社の米国オフィスから現地のレポートが届きましたので、ぜひご一読ください。

弊社は米国のデラウェア州にオフィスがあり、日本以外の国に向けて営業やマーケティング、サポートを行っています。日本のオフィスや全世界にいる顧客とのやり取りは、主にEメールで行っています。

去る316日に米国内におけるCOVID-19の感染状況の悪化により、私たちはデラウェア州にあるオフィスの閉鎖を決定し、全社員が在宅勤務に移行しました。すでにEメールが主なコミュニケーション手段であった事と、使っている全てのツールがオンラインで使えるものであったため、在宅勤務への移行は比較的スムーズでした。私たちは現在、問題なく在宅で業務を行っており、顧客に対して以前と変わらないサービスを提供しています。

弊社の最も優先すべきことは、今までもそしてこれからも社員とその家族の健康と幸せであり、そしてお客様に最高のサポートと対応をお届けすることです。

COVID-19の大きな影響の一つは、日本との年次会議のための弊社の社長と従業員の渡米をキャンセルしなければならなかったことです。1年ほど前に米国オフィスは引っ越しをしたのですが、今回の会議は社長にとって新しいオフィスを訪問する初めての機会になるはずでした。今回は実際に会いながらの会議は出来ませんでしたが、3日間のWebexを使ったウェブ会議で全ての会議の予定を完了することができました。


瞬簡PDF編集の直接編集の便利を実感

テレワーク期間中は、新たな製品の検討、過去に検討したが、その後とん挫した案件などを
見直すいい機会です。

弊社にも、昔の案件に関して再度見積もりが欲しいという問い合わせが多々あります。

当時の見積書はPDFでは残っているいるが、PDFにする前の元文書が残っていない場合や、
テレワークに使用しているパソコンに元文書が無いということがあります。

この場合、
新規に作り直か、
瞬簡PDF変換
でWordに変換してWordで編集して再度PDFにするということもできます。

ただこれらの方法は手間がかかります。見積書など日付、有効期限を変えるだけで良い場合は、

瞬簡PDF編集の
直接編集
が簡単で便利です。

これまでは、主にPDFの結合に瞬簡PDF編集を使っていましたが、改めて直接編集が便利であることを実感しました。

瞬簡PDF編集パソコンに入っていて、もしもの時に安心できるアプリケーションの1つです。

それでも心配の方は、全部入りの
瞬簡PDF統合版をお勧めします。


テレワークでペーパーレス化が加速?

緊急事態宣言が5月31日まで延長されました。
あと1か月で終息に向かうかどうか非常に心配な状況です。

経済活動も行っていかなければなりません。
働き方が大きく変わるタイミングになるのではないかと思います。

弊社でもテレワークを実施しておりますが、
テレワークの問題として、紙問題、印鑑問題があります。

請求書など、電子データで良いお客様もいらっしゃいますが、
まだ紙が必要なお客様もいらっしゃり、
紙が必要な場合は、テレワーク期間中の出社当番の日にまとめて印刷、押印、郵送を行っております。

今後は、テレワークを機にペーパレス化は加速するものと思われます。

書類のペーパーレス化で最も一般的な電子データは、現在のところPDFでしょう。

弊社では、長年PDFの作成、編集加工に力をいれており、
個人がお手軽に使用できるデスクトップ製品や、大中小規模のシステムに組み込んで使用できるシステム製品、 e-文書・証憑/スキャナ保存の製品など幅広く揃えております。

印鑑問題では、PDFに簡単に印影を付与することを前回ブログ「PDFへの押印は『瞬簡PDF 書けまっせ』におまかせ!」
にあげておりますが、公的な電子データを作成する必要がある場合は、電子署名、タイムスタンプの付与が必要となります。

PDFに電子署名、タイムスタンプを付与することができる
ライブラリも用意しております。

ペーパレス化のご相談は、是非弊社までお気軽にお問い合わせください。