作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

4－18　入力すべき記載事項の特例

（入力すべき記載事項の特例）

4－18　法第4条第3項（（国税関係書類の電磁的記録による保存））の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号（（スキャナ保存における電子計算機等の備付け等））に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。

ここで言う「入力」とは、「スキャニング」を指しています。

【解説】

国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を…電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項についてはすべて入力する必要がある。

したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しないが、例えば取引先の情報などの取引状況について、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなる。

ところで、書面に記載された事項には、保険契約申込書の裏面に印刷されている定型的な注意事項などのように、最初から紙に印刷された事項も含まれるのであるが、そのような定型的な記載事項は取引によって内容が変更されることがないことから、当該定型的な記載事項が記載されている書類を使用する前の状態で保存しているなどにより電磁的記録の保存をする場所で確認できる場合には、電磁的記録に記録した場合と同等と考えられるため、当該記載事項以外の記載事項がない面については入力をしないこととしても差し支えない旨を明らかにしている。

なお、契約書など、いわゆるひな形を使用して作成する文書の場合は、そのひな形は単なる見本であり、通常内容を変更することが可能であるので、たとえひな形の内容を変更せずに文書を作成したものであっても、記載されている事項はすべて入力することとなる。

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4－16　範囲を指定して条件を設定することの意義

（範囲を指定して条件を設定することの意義）

4－16　規則第3条第1項第5号ロ（（検索機能の確保））（同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。）に規定する「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間（国税通則法第2条第9号（（定義））に規定する課税期間をいう。以下6－1において同じ。）ごとの国税関係帳簿書類別に日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第1項第5号ロでは、日付及び金額についてはその範囲を指定して条件を設定することができることとされている。

これは、書面による帳簿書類の場合であれば手に取りかつ目で見て探すことが可能であるが、電子データではそれが不可能であることから保存の要件とされているものである。書面による国税関係帳簿書類の場合は、各課税期間の帳簿書類の種類ごとに整理・保管されるのが通常であり、その一課税期間ごとの帳簿又は書類の中から、必要な項目又は必要な書類を探し出していくものであるから、電子データにおける検索機能の日付の場合の範囲指定においても、二課税期間以上又は別々の帳簿及び書類の種類等をまたがって範囲指定できることを保存義務者に求めるものではないが、一課税期間内の帳簿や書類の種類ごとであれば、任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができる必要があることを明らかにしたものである。

なお、書類については、例えば、データ量が膨大であるため、一課税期間の電子データを複数の保存媒体に保存せざるを得ないなど、一課税期間を通じて任意の範囲を指定して検索を行うことが困難であることにつき、合理的な理由があると認められる場合には、一課税期間内の合理的な期間ごとに任意の範囲を指定して検索できればよいこととなる。

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「4－14　検索機能の意義のご説明」

4－14　検索機能の意義

（検索機能の意義）

4－14　規則第3条第1項第5号（（検索機能の確保）） （同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。）に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。

★後日触れる通達「４－３５」と合わせて読むと更に理解が深まります。

【解説】

規則第3条第1項第5号に規定する検索機能とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、探し出された記録事項のみがディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。したがってどのような条件を指定しても抽出されない電磁的記録が存在する、つまり特定の電磁的記録が検索の対象外となることは、検索ができるとはいえないと考えられるため、たとえ検索項目に係る記録事項がない場合であってもその空欄を対象として検索できるようにする旨を明らかにしたものである。

なお、改正前の通達の注書きにおいて、検索機能には検索結果を並べ替える機能（いわゆるソート機能）等は含まれないことが記載されていたが、この通達においてもその考え方に変更はなく、ソート機能等を義務付けるものではない。しかしながら近年のコンピュータシステムではソート機能は通常の機能として組み込まれているものも多いと考えられることから、あえて明示しないこととしたものである。

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「4－11　備付けを要するシステム関係書類等の範囲のご説明」

第2章　適用要件

法第4条（（国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等））関係
4－11　備付けを要するシステム関係書類等の範囲
（備付けを要するシステム関係書類等の範囲）

4－11　規則第3条第1項第3号イからニまで（（システム関係書類等の備付け））（同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。）に掲げる書類は、それぞれ次に掲げる書類をいう。

なお、当該書類を書面以外の方法により備え付けている場合であっても、その内容を同項第4号（（電子計算機等の備付け等））（同条第2項において準用する場合を含む。以下4－12及び4－13において同じ。）に規定する電磁的記録の備付け及び保存をする場所並びに同条第5項第4号（（スキャナ保存における電子計算機等の備付け等））に規定する電磁的記録の保存をする場所（以下4－12において「保存場所」という。）で、画面及び書面に、速やかに出力することができることとしているときは、これを認める。

（1）　同条第1項第3号イに掲げる書類

システム全体の構成及び各システム間のデータの流れなど、電子計算機による国税関係帳簿書類の作成に係る処理過程を総括的に記載した、例えば、システム基本設計書、システム概要書、フロー図、システム変更履歴書などの書類

（2）　同号ロに掲げる書類

システムの開発に際して作成した（システム及びプログラムごとの目的及び処理内容などを記載した）、例えば、システム仕様書、システム設計書、ファイル定義書、プログラム仕様書、プログラムリストなどの書類

（3）　同号ハに掲げる書類

入出力要領などの具体的な操作方法を記載した、例えば、操作マニュアル、運用マニュアルなどの書類

（4）　同号ニに掲げる書類

入出力処理（記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。）の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類

【解説】

規則第3条第1項第3号では、各種のシステム関係書類等を備え付けることとされているが、これらの書類の種類及び名称は様々であることから、同号イからニに掲げる各書類について、それぞれの内容と、該当する書類の一般的な名称を例示したものである。同条第5項第5号において準用する場合にあっては、記載されている書類のほか、本通達の（3）に掲げる書類には、例えば、スキャナ装置、電子署名、タイムスタンプ、検索機能及び訂正削除管理機能に関する操作要領が含まれ、（4）に掲げる書類には、例えば、電子署名及びタイムスタンプに係る契約書が含まれることとなることに留意する。

なお、個々の書類が同号イからニに掲げる複数の区分に該当する場合であっても、それぞれに区分して新たに作成して備える必要はない。

また、これらの書類は、電磁的記録で保存されている例も多いことから、保存場所で画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で、速やかに出力することができるものであれば、必ずしも書面により保存する必要はないことを併せて明らかにした。

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