第80回 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(1)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(1)」

施行規則3条5項2号で一の入力単位毎のスキャンした記録事項に日本データ通信協会が
認定する業務に関わるタイムスタンプを付すことが要件です。
H27年税制改革大綱で実印相当の電子署名要件が撤廃された関係で、当初タイムスタンプ
不要であった国税一般書るにまでタイムスタンプ付与が要件となったことが問題である
と筆者は考えます。

この問題の解決案としては、認印相当の電子署名を利用することで改竄検出が可能なので
タイムスタンプの要件は撤廃すべきです。

この撤廃要求を次の緩和につなげて行きましょう!

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第79回 「税務調査について」皆さんご存知ですか?

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「税務調査について」皆さんご存知ですか?

まず「税務調査」とは何でしょうか?

どうし税務調査が必要なのでしょうか?

「 税務調査は、申告内容が正しいかどうかを帳簿などで確認し、申告内容に誤りが認められた
場合や、申告する義務がありながら申告していなかったことが判明した場合には、是正を
求めるものです。」

「国税局や税務署の職員が納税者の事務所や事業所等に赴き、申告
内容の確認などを目的として国税通則法に基づく質問検査権を行使して行う任意調査を「税務
調査」と言います。」

原則 事前通知


税務調査に際しては、原則として、納税者に対し調査の開始日時・開始場所・調査対象
税目・調査対象期間などを事前に通知します。その際、税務代理を委任された税理士に
対しても同様に通知します。
なお、合理的な理由がある場合には、調査日時の変更の協議を求めることができます

抜き打ち調査

ただし、税務署等が保有する情報から、事前通知をすることにより正確な事実の把握を
にする、又は調査の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあると認められる場合には、
通知せずに税務調査を行うことがあります。

質問調査権

質問事項への回答と帳簿書類の提示又は提出
税務調査の際には、質問検査権に基づく質問に対して正確に回答してください。また、
調査担当者の求めに応じ帳簿書類などを提示又は提出してください。
なお、質問事項に対し偽りの回答をした場合若しくは検査を拒否した場合、又は正当な
理由がなく提示若しくは提出の要求に応じない場合、あるいは、偽りの記載をした帳簿
書類の提示若しくは提出をした場合などについて、法律に罰則の定めがあります。
(注) 質問検査権行使の一環として、調査担当者が帳簿書類などの提示又は提出の要求を
できることが法律上明確化されています。

これらの事を押さえつつ、税務調査に備えましょう!

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第78回 「問88 スキャナ保存の承認については、「請求書等の発行先ごと」や「請求金額が100万円以下」などによる単位で受けることができますか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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問88 スキャナ保存の承認については、「請求書等の発行先ごと」や「請求金額が100万円以下」などによる単位で受けることができますか。

この質問は、ほとんどのお客様から確認が入るものです。
知らずに申請してしまうと、面倒なことになりかねません。
しっかり確認して、賢く申請書を作成しましょう。

回答

他の書類とは別の処理手順が定められ、保存も他の書類と区分して行われるなど、書類の取扱いが他の書類と明確に区分される場合は、その区分ごとに申請することができます。

解説

法第4条第2項の承認を受けるときに、例えば支店若しくは事業所ごとに書類が作成される場合は、支店又は事業所で作成される書類の種類ごとに一の国税関係書類として、申請することができることが明らかにされています(取扱通達4-2)。
これは、書類の作成単位に着目して一部の書類を特定できるためと考えられるところですが、スキャナ保存においては相手方から受領する書類も対象となることから、書類を特定する基準としては、書類の受領単位に着目することが適当と考えられ、受領する書類についても支店等で受領する書類の種類ごとに申請できることとなります。
このような考え方により、例えば、他の書類とは別の処理手順が定められ、保存も他の書類と区分して行われる場合のように、書類の取扱いが他の書類とは明確に区分され、これらを一の書類として考えられるときはその区分ごとに申請することができるものと考えられますが、例えば新たにスキャナ保存するために単に基準を設けただけの区分については、一の書類と考えることはできないことからその区分ごとに申請することはできないこととなります。

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Server Based Converter の活用法その2

■ TextPorter と組み合わせた文書管理システム

企業や組織においては、毎日、膨大な数の文書が、Microsoft Office で作られています。それを紙に印刷していたのでは、保管も閲覧も大変です。そこで、これらの文書を電子文書のままファイリングし、管理する文書管理システムが作られています。ここで、Server Based Converter と、弊社のサーバ製品の1つである TextPorter が活躍しています。TextPorter は、Microsoft Office 文書や PDF から、テキストを抽出する製品です。

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Server Based Converter によって、文書からサムネイルを生成することで、ファイル名だけではわかりにくい文書の見分けも簡単にできるようになります。
そして、TextPorter で文書からテキストを抽出して、全文検索システムで検索できるようにしておくことで、目的の文書をすばやく探し出して、そのサムネイルをみて、実際の文書を引っ張り出せるようにするわけです。

TextPorterに関する詳しい情報は、
https://www.antenna.co.jp/axx/
を、ぜひ、ご覧ください。

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東京都中央区東日本橋2-1-6 東日本橋藤和ビル5F
アンテナハウス株式会社
◆ご購入に関するお問い合わせ(祝日を除く月~金曜日9:30~18:00)
TEL : 03-5829-9021
FAX : 03-5829-9023
E-mail: sis@antenna.co.jp
URL : https://www.antenna.co.jp/

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

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CSS組版はどこまでいけるだろうか?

表題に関して、最近、参考になった話題をひとつ紹介します。併せてCSS組版の未来を少し考えます。

去る8月1日に、DITAユーザーズというメーリングリストに「CSS3 vs XSL-FO for PDF output」[1]という質問が投稿されました。

投稿者は、現在、SDL+AH XSL FormatterでDITAからPDFを作成している[2]とのことですが、次のようなストレートな質問をされました。

「XSL-FOは古くて頑丈です。CSSはひとあたりが良くて単純で、スタイルをWebと共有するのも簡単です。XSL-FOを使い続けることに未来がありますか? それともCSSに全面移行するべきでしょうか?」

XML組版といえば、ここ十数年XSL-FO一辺倒でしたが、CSSで組版できることへのアピールが増えてきました。製品もいくつかあります(弊社でも出しております)。このところ、DITAコミュニティでもCSS組版の話題が散見されるようになってきました。

この質問は、DITAユーザーズというディープなXMLユーザーのコミュニティで寄せられたもので、参加者は例えば書籍の組版をする人たちとは異なっています。しかし、投稿者の疑問はDITAユーザーに限らず、XMLやHTMLを使う人が共有されているものでしょう。

DITAユーザーズでは、直ちにクールな回答がいくつか寄せられました。

その中でもEliot Kimber氏の意見が参考になりました。Kimber氏は3月に来日されたのですが、その際に聞いたところ、「いま一番関心があるのはVivlioStylesのCSS組版」とのことで、大きな期待を寄せていました。そして、5月にサンフランシスコで開催されたCSSワーキング・グループのF2F会議にオブザーバーとして自ら参加したとのことです。氏のメーリングリストの意見を要約すると、次のようになります。

1. VivlioStyles、Prince、Antenna HouseのCSS組版は歩みを進めているが、CSSの印刷向けの機能が標準化されていないので、必然的にベンダー特有になっている。
2.CSS仕様に印刷向けの機能を入れることには、ブラウザベンダーが団結して反対しているので、標準化は難しそうだ。
3.CSSとXSL-FOの機能を比較してみれば、CSSではできないことがいろいろあることがわかるだろう。これは、だれも行ったことはなさそうだ。
4.CSSにはバージョンXというものはなく、モジュール毎に進化している。
5.ページ組版に特化したHTMLを作り、ブラウザのCSSとJavaScriptでそれを組版するのは確かに可能である。しかし、ブラウザとCSSが両方共進化している中で、それを実装してメンテナンスするのは容易ではないだろう。

氏の結論としては、予測可能な将来において、DITAコミュニティがXSL-FOに代えてCSS組版を採用するのは難しい、ということです。

CSSを組版に使うための根本の仕様は「CSS Paged Media Module Level 3」[4]です。これは1999年に「Paged Media Properties for CSS3」として最初のドラフトができてから何回となく改訂されています。最新は2013年3月版ですが、まだワーキングドラフトの段階から進んでいません。次のバージョンもEditor’s Draftとして用意されているところです。

新しいものを試してみたいという人はどこの世界にも一定数はいると思います。個人で試す範囲では、仕様がどうであろうとあまり関係は無いでしょう。しかし、その一線を超えて、実務の世界で積極的に使うにはまずCSS組版の仕様が勧告になることが前提になるでしょう。

現在のCSS組版は、各社それぞれが自己流の土台の上に築いている、というのが実態です。弊社は2006年からCSS組版の開発に取り組み、2009年に初版をリリースしました。CSS組版仕様の進展は、2006年に予想したよりも、残念ながら、遙かに遅かったと言わざるを得ません。その理由の一つに、CSS組版は、CSSの本流ではない、ということがあるのかもしれません。

弊社の立場としましては、CSSの仕様が勧告案(Candidate Recommendation)に進むのを待ちながら、着実に実装を進めていきたいと考えているところです。

[1] CSS3 vs XSL-FO for PDF output
[2] 同:Message 3
[3] 同:Message 7
[4] CSS Paged Media Module Level 3 W3C Working Draft 14 March 2013




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第77回 「PAdES(パデス) と XAdES(シャデス) タイムスタンプ付与にも2つの方式」があります。

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第77回 「PAdES(パデス) と XAdES(シャデス) タイムスタンプ付与にも2つの方式」があります。

 PDFだけがスキャナ保存対象ファイルではありません。

スマホからはJPEGが出力されます。JPEGからPDFに変換してタイムスタンプを考えられている企業様もいるようです。
タイムスタンプを付与するにはPDF専用のPAdES方式があります。
この方式はPDF内にタイムスタンプを内蔵させる方式になるのでタイムスタンプ費用が気になります。

つぎにXAdES方式ですが電子ファイルであればその種類を選びません。
PDFもJPEGもXDWも署名タイムスタンプすることが可能です。
更にXAdES方式を利用すれば複数の電子化ファイルに対して2個のタイムスアンプと電子証明書でまとめてタイムスタンプすることが可能になり、タイムスタンプの費用を低減させることが可能です。

★この辺りのタイムスタンプの提案がコンサルティングの肝になっています。

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Server Based Converter の活用法

■ Antenna House Formatter と組み合わせた文書配信システム

Server Based Converter は、Microsoft Office 文書だけではなく、PDFからも画像、SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。企業ユーザ様、特にグローバル企業では、マニュアルを製作するときに、DITA という規格によって XML 文書を作り、それから PDF を生成することが行われています。

DITA 規格の XML 文書から PDF を生成する際に、欧米のグローバル企業からも非常に高い評価を得ている Antenna House Formatter を使います。こうして出来上がった PDF は、Server Based Converter で、さまざま形式に変換して配信することができます。

PC に配信する場合は、PDF のままで配信できますが、モバイル端末、携帯電話では、PDF が表示できない場合があります。また、PDF が表示できるスマートフォンでも、画像や SVG, Flash といった形式が都合がいい場合があります。その場合、端末の特性、能力に合わせて、画像、SVG、Flash に変換することで、文書を配信するのです。

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です。

実際に、このように Antenna House Formatter と Server Based Converter を組み合わせて、数多くの PDF を生成し、生成された PDF から必要な部分を抜き出し、Server Based Converter で変換して、毎日、数千ページものページを、配信するシステムを構築しているお客様がいらっしゃいます。

Antenna House Formatter に関する詳しい情報は、
Antenna House Formatter
をご覧ください。

アンテナハウスでは、DITA に関するサービスやコンサルティングも行っています。
詳しくは、
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Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

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第76回 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

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 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

取引の証拠書類となる証憑の中で、領収書は金の流れに直結連動する重要書類です。
紙の段階でもしっかり整理整頓して保存が必要です。
1)整理整頓した保存の為に規程を定める必要があります。
 月毎、勘定科目毎、拠点毎、取引先毎などしっか分類して保存します。
2)企業規模に応じた保存方法を選択します。
 複数の拠点がある場合はその拠点毎に分けて保存します。
 領収書の数が多い場合は、通し番号を付けて、出金伝票にその番号を記載します。
3)従業員立替金精算書を作成している場合
 領収書は立替金精算書に糊付けして下から上へ貼り付けて保存します。
 月毎や拠点毎に封筒や保存袋に入れておく方法は、紛失などのリスクがあります。

さらにリスクとして感熱紙の領収書やレシートは、黒く変色したり、色あせたりして
肝心の金額や記載内容が読み取れなくなっていることが良くあります。
みなさんは如何でしょうか?
これらの紙の保存に変えてスキャナ保存!是非検討してみましょう!!

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Server Based Converterのメージャーバージョンアップを予定しています。

Server Based Converter の V6.0R1 を作成しております。
主な機能追加としては、

  1. Micorosoft Office2016(docx/xlsx/pptx)対応。
  2. BIDI 文字への対応(国際化・多国語対応向上)。
  3. Linux 版での画像出力対応
  4. Word(docx)エンジンの刷新。
  5. VMLShape 対応。

となっております。

動作対象 OS や開発環境の変更も行われております。変更内容は、OS に関してはメーカの保守、及び延長保守が切れたバージョンを外し、開発環境に関しては、今後のリリースを考えより新しいバージョンに変更しております。

詳しくは 最新情報:次バージョン(V6.0)の情報 を御覧ください。内容は随時更新いたします。
また、今後のリリース予定としては、

  • 2016/08/末
    → β 版を公開
    評価版をご用意し公開いたします。
  • 2016/09/中旬
    → Linux 画像変換デモサイト公開
    簡単に変換結果をご確認できるようデモサイトをご用意します。
  • 2016/09/末
    → V6.0R1 のリリース
    評価版・チラシ・Windows 版デモサイトも最新版に入れ替えます。

となっております。

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
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アンテナハウスのシステム製品につきましては、事前に技術相談会を行っております。
お気軽にお問い合わせください。

詳しくは、
アンテナハウス システム製品技術相談会
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【お問い合わせ】
担当:アンテナハウス株式会社
ソリューション・システムコンポーネント製品営業グループ
メールアドレス sis@antenna.co.jp
電話番号 03-5829-9021




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「気になるタイムスタンプの費用を考える」

タイムスタンプの定額制のインターバル制御の問題
みなさんタイムスタンプの費用がスキャナ保存のランニングコストとして気になりますよね?
@8円/1タイムスタンプです。(毎月¥8,000の定額制で1,000個のタイムスタンプが付与できるもの)
定額制で¥300,000.で年間無制限にタイムスタンプが付与できると販売されているものがありますが、
結局これはアプリケーションでタイムスタンプ付与のインターバルを20秒制御しなければならないもの
等です。
結果として1000件付与する際に余分に20,000秒=5.5時間要してしまいます。
中堅大企業ではいつまでたってもタイムスタンプが終わらない、当日内に付与できないことになります。
PAdESで1対1で打つのではなく、
XAdESでまとめて付与するメリットはここにもありそうです。

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