タグ別アーカイブ: Wordのスタイル

月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか

Microsoft Wordのスタイルギャラリーに登録されている見出しスタイルを使うと特に長文の編集で役立つ機能がいろいろあります。次に便利な編集機能をいくつか挙げてみます。

見出しのスタイルを適用している項目を確認、スタイルを変更
見出しのスタイルを適用している項目を確認し、すべてのスタイルを一括で変更できます。これは見出しスタイルに限ったことではなくて、スタイル機能のひとつの利用例です。

見出し1のスタイルを適用している項目を一括選択

見出しの番号の自動更新
新しい見出しを追加したとき、見出し番号を自動的に更新できます。これも、見出しスタイルの機能というよりも、見出しスタイル+アウトライン番号の利用例になります。次の図は木星の第4惑星ディオネの項目を入力するのを忘れていて、あとから、「ディオネ」というテキストを入力して、「見出し2」を適用すると番号が自動的に更新される例です。

見出しの番号の自動更新

見出しスタイルが適用された項目から目次を自動作成
見出しスタイルの付いた項目を集めて目次を自動的に作成できます。編集を進めるにつれて新しいセクションなどを追加したときは目次の更新ができます。

リボン「参考資料」の「目次」機能

次の図は、自動的に作成した見出しの例です。

「目次」機能で自動的に作成した目次の例

編集したい項目の位置に簡単に移動できるナビゲーション
リボン「表示」で、ナビゲーションウィンドウにチェックすると、編集画面の左側に、ナビゲーション用のパネルを表示できます。ナビゲーションパネルを使うと、PDFのしおりのように、項目を選んでクリックすることでその項目のページ内の位置にジャンプできます。

リボン「表示」の「ナビゲーション」にチェック

アウトライン表示
Microsoft Wordにはアウトライン表示という機能があります。アウトライン表示ではアウトライン編集という独特な機能が使えます。

リボン「表示」の「アウトライン表示」

ここに挙げたメリット以外にもまだ便利な機能がありそうですが、それはまた別途探索してみたいと思います。また、今回リストした各機能については、これからまた別途探求してみたいと考えています。

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◆前回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(3)―アウトラインで見出し番号をつける


月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(3)―アウトラインで見出し番号をつける

Microsoft Wordのスタイルギャラリーには初期設定状態で、見出しのスタイルが含まれています。このスタイルギャラリーの見出しスタイルを段落に適用すると、段落の見栄え(フォントサイズや段落前後の空きなど)は変わりますが、見出しの番号が付きません。

スタイルギャラリーの見出しを適用

長文では見出しに階層化した「番号」をつけることが一般的です。見出しに番号をつけるには、アウトラインのリストライブラリーで、「見出し」という語を含む項目を選択する(次図の左)と良いようです(注1)。すると結果は次図の右のようになり、見出しに一斉に階層化された番号が付きます。

アウトラインのリストライブラリーを適用


さらに、スタイルギャラリーの見出しスタイルの上にも番号がついて、スタイルギャラリーに登録されている見出しのスタイルが切り替わったことが分かります(上図の赤枠)。

最初から見出しに第X章-第X節―第X項のような階層化した番号をつける予定なら、最初の見出しを入力したとき(次図左)に、アウトラインのリストライブラリーを適用(次図中)すれば、スタイルギャラリーの見出しが、章-節-項の階層化番号のついたスタイルに切り替(次図右)わります。

段落にアウトラインコマンドを適用する

次の見出しからは、見出しとなるテキストを入力するたびに、スタイルギャラリーの見出しを適用していけば、見出し番号が自動的に振られるようになります。

(注1)前回説明したように、アウトラインのリストライブラリーには階層化した番号スタイルも登録されています。しかし、「見出し」という文字を含まない番号スタイルを適用するとうまくいきません。
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◆前回:Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(4)―見出しスタイルの便利な機能いくつか


Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ

Wordのアウトライン機能には既存リストライブラリーが登録7種類登録されています(Word2019で確認)。そしてどうやらこのリストライブラリーは次のように「見出し」という文字を含まないタイプ(赤枠)と、「見出し」という文字を含むタイプ(緑枠)の2種類に分けられるようです。

「見出し」を含まないタイプは段落に階層化した番号を付けます。

スタイルギャラリーで確認すると、この階層化した番号のついた段落は「リスト段落」というスタイルになっています。

「見出し」含むタイプも段落に階層化した番号が付けられます。

スタイルギャラリーで確認すると、この階層化した番号のついた段落は「見出し1」~「見出し2」というスタイルになっています。

アウトラインは段落に階層化した番号をつける機能ですが、既存リストライブラリーを適用したとき対応付けられるスタイルが2種類あって、両者で挙動がかなり違うのは混乱を招きやすいところです。
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◆前回:Microsoft Wordスタイル探索(1)―アウトライン
◆次回:月曜日連載! Microsoft Wordスタイル探索(3)―アウトラインで見出し番号をつける


Microsoft Wordスタイル探索(1)―アウトライン

Microsoft Wordで文書を編集するとき、「スタイルを使うと良いよ」ということは良く聞きます。確かに良いこともあるのですが、なかなか思い通りにならないことがよくあります。

例えば、アウトラインです。アウトラインといってもアウトライン表示ではなくて、次の機能です。

このアウトラインを使うと、例えば、次のように、左のリストに対して、右のように階層化した番号を簡単に付けることができます。

これは次の操作をしました。

①リストの項目を全部選択しておいて、アウトラインをクリックします。

②アウトラインのリストライブラリーから階層化した番号を選択してクリックします。

③階層のレベルを下げたい項目(この場合、「月」)を選択して、「インデントを増やす」をクリックします。

そうすると、「月」の番号が、「4」から「3.1」に変わり、火星以降の惑星の番号が繰り上がります。

これを繰り返すことで、惑星に1, 2, 3という番号をつけて、衛星にその枝番をつけることができます。上の例のようにシンプルな番号付き箇条書きでは便利かもしれません。

このツールチップの文章は次のようになっています:
「階層構造になったリストを作成して、項目を整理したり、アウトラインを作成します。
リストのレベルに応じて見た目を変えたり、ドキュメントの見出しに番号を追加したりすることもできます。」

見出しに番号を追加できるとありますが、いざ見出しスタイルにこの機能を適用すると番号がうまく階層化されないことが多く、却って面倒だったりします。なぜなのかなあ? Wordには不思議な機能が多い!

ということで、このブログシリーズでは、特にスタイルを中心にWordの機能について調べてみたいと考えています。

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◆次回:Microsoft Wordスタイル探索(2)―アウトラインのタイプ