法人税法などの国税関連法では、企業は決算に影響を与える証憑書類を、決算申告時点から7年（必要に応じて10年）保存することが義務付けられています。これは、会社を経営する人や、税理士なら皆知っていることなので、いまさら話題にもなりません。
取引の証憑が書面（紙）である場合は、会社から取引相手に発行した請求書や、取引相手から送られてきて支払いに使った請求書や領収書などは決算処理を行った後、整理して段ボールなどに入れて倉庫保存しておくのが普通です。一旦、倉庫にいれてしまえば、後日、取り出してみることはほとんどありません。何年かに一回、『税務署から調査にいくので用意しておいてください。』といった連絡があると、倉庫から送ってもらい、税務調査に備えるくらいです。
ところが、これらの証憑書類をPDFなどのデジタルデータにしたとたんに、「電子帳簿保存法」という法律の対象となってきます。そのため保存のための要件がいきなり厳しくなってしまうのですね。
電子帳簿保存法は1998年（平成10年）に初めて制定された法律で「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」というタイトルが付いています。
電子帳簿保存法では、①始めからコンピュータを使ってデジタルで作成した証憑のデータの保存、②書面（紙）で作成された証憑をスキャナなどでデジタル化したデータを書面に代えてデジタルで保存する、③インターネットなどでデジタルでやり取りした取引データをデジタルで保存するための要件を定めています。
詳しい内容は省きますが、電子帳簿保存法があるために、弊社のような中小企業では書面で作成してやり取りした証憑よりも、デジタルデータとしてやりとりしたデータを（要件を満たすように）保存する方が、保存に手間とコストがかかってしまうことになっています。
これは取引先が多岐にわたるため、書面とデータが混在してしまっていることもかなり大きな原因です。
最近では、電子帳簿保存法を最初に制定するときに、コンピュータを使って作成した国税関係帳簿書類の保存を「特例」として扱ってしまったことが根本的に誤っていたのではないかと考えています。つまり、書面とデジタルデータを、記載された内容が同じであれば同等のものとして扱うとしないで、書面とデジタルという内容を表現する媒体によって保存時の扱いが別になる・区別したということが問題ではないかということです。
振り返ってみると、1998年といえば、コンピュータがビジネスインフラとして欠かせなくなっていて、コンピュータで証憑の為のデータを作成するのが当たり前となり、インターネットもPDFも使われ始めていた時期です。そういう時に、コンピュータのデジタルデータを特例扱いする法律として制定された、というあたり、電子帳簿保存法は、未来が見えていない、どうしようもなく行き詰っているという印象を禁じえません。
次回：電子帳簿保存法・電子取引データ保存で目にあまる迷走を続ける財務省
関連記事
