昨日は、「2024年1月からの電子取引データ保存義務化への対応方法」で、2024年1月から電子取引データ保存の方法として、次の2つの方法のどちらかを選択できると説明しました。
A 規則第4条第一項の保存要件に対応して保存する。
B 電子取引データの保存要件に対応せず保存だけする。
Aの場合には、電子取引データを書面とする必要がありませんが、Bの場合には税務調査で電子取引データを印刷したものを書面として提示・提出が求められます。
各保存義務者によって、取引件数、取引全体に占める電子取引の割合、社内のワークフローやシステムが異なるので、その実情を鑑みて、A、Bのどちらかを選択します。選択の指針はおおむね次のようになります。
Aを選択するのが良いケース
次のように業務処理の流れ（ワークフロー）が概ねデジタル化されている場合にAを選択すると良いでしょう。
- 電子取引データの件数が多く、保存（倉庫など）のスペースや作業効率からデジタル化が書面よりも有利である。
- 社内のワークフローのデジタル化が済んでおり、デジタル保存の仕組みも整っている。
- 外部との取引はすべて電子化されている。あるいはその大部分が電子化されており、近いうちにデジタルに統一される。
Bを選択するのが良いケース
逆に、次のようにワークフローが概ね書面ベースになっている場合にBを選択すると良いでしょう。
- 社内のワークフローが書面ベースになっている。つまり書面で社内手続き処理を進め、書面で保存するようになっている。
- 取引書類の過半数が書面であり、電子取引データの割合は少ない。取引書類はすべて書面に揃えて保存しておくほうが効率的であり、後で探しやすい。
- もともと書類の件数自体が少なく、電子取引データ保存要件を満たす仕組みを導入してもコスト面で引き合わない。
現在、社外との取引をすべて電子的手段で行っており、書面（紙）での取引データ交換はない、という会社はほとんどないでしょう。そうすると、書面と電子データ交換（EDI、ECストアあるいはe-メール）を併用しているはずです。
Aを選択した場合は、書面をスキャナーで電子化してワークフローに載せることになります。書面の取引書類は税法上の保存義務があるため、原則として原本の書面を廃棄できません。もし、廃棄したい場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存という制度を利用する必要があります。
前回：2024年1月からの電子取引データ保存義務化への対応方法
次回：電子取引データ保存要件の中で、複雑なパズル並みに理解し難いのが検索要件だ
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