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テレワーク、それほど悪くない(?)

新型コロナウイルス感染による緊急事態宣言の中、いかがお過ごしでしょうか。弊社では当番制で20%以下の社員が出社し、その他の社員はテレワークしています。

テレワーク、最初のうちはうまくいくのか不安もあったのですが、ネットワーク環境が整えば、ほとんど問題ないと感じています。通勤時間が不要になり、その分プライベートな時間が増え(私の場合2時間半くらい)、個人的には歓迎しています。ただお客様の中には「テレワーク中で発注処理ができない」とおっしゃるところもあり、やはりいつもとまったく同じようにはならないですね。

それからちょっと困ったことがあって、それはオンラインミーティング用のヘッドセットが手に入らないことです。以前から持っていた物でなんとかしのいでいるのですが、故障に備えてもうひとつ買おうとしたらどこも在庫切れの状態がずっと続いています。テレワークの広がりによる一時的な需要増によるものなのか、それとも中国からの輸入が途絶えているからなのか分かりませんが、こんなところに影響が出てくるなんて予想していませんでした。

とにかく1日も早くこのコロナ禍が去るよう祈らずにはいられない今日この頃です。


瞬簡PDF編集の直接編集の便利を実感

テレワーク期間中は、新たな製品の検討、過去に検討したが、その後とん挫した案件などを
見直すいい機会です。

弊社にも、昔の案件に関して再度見積もりが欲しいという問い合わせが多々あります。

当時の見積書はPDFでは残っているいるが、PDFにする前の元文書が残っていない場合や、
テレワークに使用しているパソコンに元文書が無いということがあります。

この場合、
新規に作り直か、
瞬簡PDF変換
でWordに変換してWordで編集して再度PDFにするということもできます。

ただこれらの方法は手間がかかります。見積書など日付、有効期限を変えるだけで良い場合は、

瞬簡PDF編集の
直接編集
が簡単で便利です。

これまでは、主にPDFの結合に瞬簡PDF編集を使っていましたが、改めて直接編集が便利であることを実感しました。

瞬簡PDF編集パソコンに入っていて、もしもの時に安心できるアプリケーションの1つです。

それでも心配の方は、全部入りの
瞬簡PDF統合版をお勧めします。


テレワークでペーパーレス化が加速?

緊急事態宣言が5月31日まで延長されました。
あと1か月で終息に向かうかどうか非常に心配な状況です。

経済活動も行っていかなければなりません。
働き方が大きく変わるタイミングになるのではないかと思います。

弊社でもテレワークを実施しておりますが、
テレワークの問題として、紙問題、印鑑問題があります。

請求書など、電子データで良いお客様もいらっしゃいますが、
まだ紙が必要なお客様もいらっしゃり、
紙が必要な場合は、テレワーク期間中の出社当番の日にまとめて印刷、押印、郵送を行っております。

今後は、テレワークを機にペーパレス化は加速するものと思われます。

書類のペーパーレス化で最も一般的な電子データは、現在のところPDFでしょう。

弊社では、長年PDFの作成、編集加工に力をいれており、
個人がお手軽に使用できるデスクトップ製品や、大中小規模のシステムに組み込んで使用できるシステム製品、 e-文書・証憑/スキャナ保存の製品など幅広く揃えております。

印鑑問題では、PDFに簡単に印影を付与することを前回ブログ「PDFへの押印は『瞬簡PDF 書けまっせ』におまかせ!」
にあげておりますが、公的な電子データを作成する必要がある場合は、電子署名、タイムスタンプの付与が必要となります。

PDFに電子署名、タイムスタンプを付与することができる
ライブラリも用意しております。

ペーパレス化のご相談は、是非弊社までお気軽にお問い合わせください。


2020年5月よりテレワークを本格導入へ。中小企業のテレワーク実践例としてご参考まで。

アンテナハウスでは2020年5月7日よりテレワークを本格導入します。テレワーク本格導入にあたり、中小企業のテレワークの一例として、これまでの経過と状況を共有します。皆様の参考にしていただければ幸いです。

弊社はしばらく前からテレワークの仕組みについて検討してきました。そうした状況の中で、2020年3月下旬に小池東京都知事より、COVID-19の感染防止のため外出自粛要請[1]があったことを契機に、希望する社員を対象にテレワークを開始しました。さらに2020年4月7日の政府の緊急事態宣言[2]に対応し、東京オフィスでは全社員を対象にテレワークを導入、当番出社方式で出社人数80%削減を目標として運用してきました。

さらに4月10日より愛知県と岐阜県でも独自の緊急事態宣言[3][4]があったので、名古屋支店でも全社員対象のテレワークを導入しました。伊那支店は緊急時のテレワーク対象にはなっていません。長野県伊那保健所の管内でもCOVID-19感染者がでています。これはすべて東京・関東への出張者、東京からの帰省者が持ち帰ったものとその2次感染であり、濃厚接触者の追跡ができているようです[5]。伊那支店の社員が感染するリスクはほとんどないと判断しました。

さて、テレワークのシステムの作り方はいろいろ考えられます。弊社のテレワークでは主PCは会社の事務所にあります。テレワークを行う社員は主に自宅のPCから会社のPCにVPN(仮想専用線)でアクセスし、会社のPCにWindows10リモートデスクトップで接続(リモートログイン)して、会社のPCを遠隔操作して業務を行う形式です。この方式ですと主PCやデータを社外に持ち運ぶ必要がないので、データの紛失や二重化・分散化を防ぐことができます。また、会社のPC上でのみ機密データを扱えますので機密漏洩の防止という点でもやり易くなります。但し、欠点としてはリモートデスクトップ接続のPC画面上に、会社のPCの画面を表示すると画面表示に若干の遅延が生じたり・マウスが誤動作するという報告があります。

弊社では事務所が東京2か所、名古屋、長野県伊那にあり、従来より事務所間をVPNで接続しています。今回のテレワークのための投資は社員の自宅からもVPN接続ができるようにするため各事務所のルータを強化したことのみです。ですのでそれほど大きなコストはかかっていません。

3月から行ってきたのは導入経過からして緊急時のテレワークです。一方、これとは別に、長期的に働き方を変えていくことも必要という認識のもとに、2020年5月から就業規則にテレワーク規定を追加しました。これにより、緊急時だけではなく、希望する社員は平常時でもテレワークができるようになりました。

このように、現在のところ、平常時は希望する社員のみのテレワーク、緊急時は会社の指示により全社員対象のテレワークという二つの形態を用意しています。そして、政府・自治体などの緊急時宣言や天変地異などの状況に応じて非常時と平常時の切り替えを行うことにしました。このようにテレワークを2種類用意したのは、現在の時点ではテレワークの方が良いとは言い切れないためです。

それはいくつかの理由があります。第1の理由は、社員が必ずしもテレワークを希望していないということです。例えば4月末にテレワーク希望者を募った結果は、東京と名古屋で働く社員の4割弱でした。COVID-19感染のリスクがある状態で4割弱しかいないので、もし、COVID-19感染リスクのない状態ではテレワーク希望者はもっと少ないでしょう。そうしますと、今後働き方の選択肢の一つとしてテレワークを用意するのが現実的と思われます。

第2の理由は会社にとっては、テレワークはコストアップになっているということです。テレワーク規定によりテレワーク手当を支払うのですが、これは大きなコストアップ要因です。また、現在の運用方式では会社のPCの電源は24時間365日ONにするため電気代が余分にかかります。一方、テレワークで削減できるコストは今のところ通勤交通費のみです。このため差し引きするとコスト増となります。この先、半年程度のスパンで見る限り、テレワークによるコスト削減は期待できそうもありません。これは将来的に一人あたりのオフィスコストを減らすことができるかどうかにかかります。オフィスコストを減らせればトータルでコスト削減につながるでしょう。

第3の理由として管理上の課題があります。例えば、労働基準法ではテレワークであっても就業時間などを管理しなければなりません。また社員間の連絡でもどこで働いているかが直ちに分かる必要があります。このため、各自のテレワークの開始・終了は自社製品の行先番で表示して管理しています。行先番を使うと簡単なチャットもできます。画面は次のようになります。

その他に、スケジュールやデータ共有のためのグループウェアをいくつか組み合わせて使用しています。以前より事務所間のテレビ会議はSkypeで行っていました。テレワーク中の社員は自宅からSkype会議に参加します。このようにテレワークのために新しく導入したソフトウェアは今のところありません。今後は生産性をあげるためのコミュニケーションのシステムを検討する必要があります。

第4の理由として、現在のように事務所に主PCを置いて自宅からリモートデスクトップ接続で使うという方式は災害などで事務所が使えなくなったときは運用できなくなる、という問題があります。地震などの自然災害に備えるテレワーク形態はさらに検討する必要があります。

このようにテレワーク運用はまだ課題が多いので、今後さらに見直しを進めていかなければなりません。

[1] 感染者急増で外出自粛要請、小池都知事「重大局面」
[2] 新型コロナウイルス感染症に関する安倍内閣総理大臣記者会見
[3] 愛知県 県独自の「緊急事態宣言」外出・移動の自粛求める  
[4] 【速報】岐阜県が独自に非常事態宣言
[5] 長野県内における新型コロナウイルス感染症の動向

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