カテゴリー別アーカイブ: e-文書法

第55回「問47 タイムスタンプについては、「一の入力単位ごと」に付すとは」 まとめ打ち要件

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問47 規則第3条第5項第2号ロ(タイムスタンプ)に規定するタイムスタンプについては、「一の入力単位ごと」に付すこととされていますが、このタイムスタンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

回答

まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。
と、書いてありますが、十分注意が必要です。
解説を見てみましょう!

解説

 規則第3条第5項第2号ロ(タイムスタンプ)の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ…を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、1一の入力単位である単ファイルごとにタイムスタンプを付す方法及び2複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられます。
上記2の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証することができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができなくなります。
しかしながら、上記2の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
 したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

 そうです!原則だめですが、単ファイルの改竄検出が要件となります。

これによりタイムスタンプのランニングコストを抑える事が可能となります。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第54回 最近の質問「「入力者等の情報の保存・確認」ついて証跡残し方等具体的に教えて下さい。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「「入力者等の情報の保存・確認」ついて証跡残し方等具体的に教えて下さい。」

結論から:入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はありません。
しかし、
規則第3条第5項第3号((入力者等の情報の確認))に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定されているので気になりますよね!

では、紐解いていきましょう!!長文になりますが、通達趣旨説明2つとQA1つを合わせて読めば
明確になります。

4-28 規則第3条第5項第3号 ((入力者等情報の確認))に規定する「入力を行う者」とは、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者をいい、また、「その者を直接監督する者」とは、当該入力作業を直接に監督する責任のある者をいうのであるから、例えば、企業内での最終決裁権者ではあるが、当該入力作業を直接に監督する責任のない管理職の者(経理部長等)はこれに当たらないことに留意する。
また、当該入力作業を外部の者に委託した場合には、委託先における入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報を確認することができる必要があることに留意する。
なお、規則第8条第1項第1号《タイムスタンプ及び入力者等の確認》に規定する「保存を行う者」又は「その者を直接監督する者」の適用についても、同様に取り扱う。

【解説】

規則第3条第5項第3号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者(以下これらの者を併せて「入力者等」という。)の情報を確認することができるようにすることとされている。これは入力者等を特定することによって、当該電磁的記録の真実性を確保することを目的としているものである。
ところで、「入力を行う者」は、スキャナ操作をした者、最終的な画像の確認をした者など、入力に従事した者が複数となる場合がある。
このような場合においても、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。
また、当該入力を行う者を直接監督する者の情報を確認することができるようにするとされているが、直接監督する者は、実際のスキャナ作業に関わっていることが必要であると解される。したがって、「その者を直接監督する者」とは、スキャナ作業を直接指揮監督するという形で当該作業に関わっている者をいうのであるから、例えば、入力を行う者を直接監督する責任者が営業部長であり、書類の最終決裁権者が経理部長であるような場合における経理部長は、当該スキャナ作業を直接指揮監督しているとはいえないので、この場合の直接監督する者には当たらない旨を併せて明らかにしている。

4-29 規則第3条第5項第3号((入力者等の情報の確認))に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、これらの者を特定できるような事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などの身分を明らかにするものの電子的記録又は書面により、確認することができるようにしておくことに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。
平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。
この電子署名については、1「電磁的記録の非改ざん証明機能」と2「入力者等を特定する機能」を有しているが、1については、タイムスタンプも有しており、その機能が重複しているため、2を維持する観点から、入力者等の情報を確認することができるようにしておくことを新たに要件とした上で、電子署名の要件が廃止されたものである。
2については、入力した者が誰であるか分かるようにする必要があることから、例えば、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などが分かれば、一義的には入力者等を特定できるため、本通達はこれを明らかにしたものである。
また、入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はないことから、システムにおいていわゆるID(身分証明)を電磁的記録に保存する方法や入力者等が記載された書面を備え付ける方法が考えられ、これ以外に電磁的記録に一部を保存し、その他の部分が記載された書面を備え付けるなどの方法によっても、入力した者が特定・確認できるのであれば、当該要件を満たすこととなる。
なお、例えば、入力者等について、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名が同一の者が複数あり、入力者等が特定できない場合であれば、当然「入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報」を確認することができるような状態にはないため、職員番号を付すなどの対応が必要となる。

問53 規則第3条第5項第3号は、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定していますが、電子署名を行うことによってもこの要件を満たしますか。

回答
電子署名を行うことによって、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができれば、この要件を満たします。
解説
平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名の要件が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされました。
このため、平成27年度の税制改正後において、規則第3条第5項第3号(入力者等の情報の確認)の規定は、電子署名を行うことを規定したものではありませんが、電子署名を行うことによっても、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるため、この要件を満たすと考えられます。
電子署名は実印相当のものではなく、認印層のもので良いです。これが意外と楽かも・・・

 ――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第53回「問45 規則第3条第5項第1号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」及び同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 問45 規則第3条第5項第1号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」及び同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。」

★規程が一度に3つ出てきましたね!
落ち着いて、一つ一つ見ていきましょう。
ここは大変よくポイントを整理して頂いています。感謝です。

回答

 「各事務の処理に関する規程」とは、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものです。また、「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」とは、相互けんせい、定期的なチェック及び再発防止を定めたものです。それに対して「事務の手続を明らかにした書類」とは、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確に表現したものをいいます

解説

規則第3条第5項第1号ロの「各事務の処理に関する規程」については、業務サイクルに応じた入力事務を行うことにより、改ざん等の誘因を制限するものですから、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。
また、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じるために、相互けんせい、定期的なチェック、再発防止に関する規程を定めるものです。一方、同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」は、責任者、入力の順序、方法などの処理手続、さらにはアウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。
なお、これらの規程の例については、問54を参照してください。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第52回「問44 規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法であれば、過去に遡って保存されている書類をスキャナ保存に代えてもいいのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問44 規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法であれば、過去に遡って保存されている書類をスキャナ保存に代えてもいいのでしょうか。」について

回答

資金や物の流れに直結・連動しない書類(平成17年1月31日付国税庁告示第4号に定めるものに限ります。)で、要件に沿って保存することが可能であれば、過去に作成又は受領した書類についてもスキャナ保存ができます。

解説

スキャナ保存が可能か否かについては、要件に沿った保存が可能か否かで判断することとなります。規則第3条第5項第1号イ、ロでは、国税関係書類を作成又は受領してから入力するまでの期間制限が規定されていますが、平成17年1月31日付国税庁告示第4号に定める書類については規則第3条第6項により、この期間の制限がなく適時に入力できることから、これらの書類については、他の要件を満たす限り、過去において作成又は受領した書類についてもスキャナ保存することが可能となります。

★如何でしょうか?
解説が十分ではないので、???ですよね!
下記を合わせてご覧いただくことで、明確になってきます。
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

特に、上記の3/4ページの下段注書きの説明が重要です。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第51回「問43 規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法が可能なのは、具体的にどのような書類が対象となるのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問43 規則第3条第6項に規定する適時に入力する方法が可能なのは、具体的にどのような書類が対象となるのでしょうか。」について 

これは金融機関様より良く聞かれるテーマですね!
「口座振替依頼書」はスキャナ保存出来ますか?その時の扱いはどうなりますか?
と、いうものです。回答を見れば一目瞭然ですね!!

回答

 規則第3条第6項において、国税関係書類のうち国税庁長官の定める書類については、入力期間の制限なく入力することができることとされており、その書類については平成17年1月31日付国税庁告示第4号により告示されています。
この告示により、例えば、次のような書類が入力期間の制限なく適時に入力することができます。

  • イ 保険契約申込書、電話加入契約申込書、クレジットカード発行申込書のように別途定型的な約款があらかじめ定められている契約申込書
  • ロ 口座振替依頼書
  • ハ 棚卸資産を購入した者が作成する検収書、商品受取書
  • ニ 注文書、見積書及びそれらの写し
  • ホ 自己が作成した納品書の写し

さて、この「平成17年1月31日付国税庁告示第4号により告示」を読み解釈するのが法令を読みこなすのが
得意でない方には大きな負担となります。よって本QAが頼りになります。
また、注意点としては「注文書」です。
それは、「請け書」とセットの「注文書」は「契約書」扱いになる点です。専門家に確認しましょう。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第50回「問42 速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問42 速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。」について

 これは、最近まで私自身が良く押さえていなかったノウハウになります!
皆さんも一緒に把握しましょう。

回答

入力方式ごとの要件を満たしていれば認められます。

解説

入力方式については、「速やかに入力」(規則35一イ)、「業務サイクル後速やかに入力」(規則35一ロ)及び「適時に入力」(規則36)の3方式がありますが、法第4条第3項の承認を受けていれば、それぞれに規定する要件を満たしてスキャニングを行うことにより、書類の種類ごとや事業部ごと等を問わず、承認申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます(変更の届出は必要ありません。)。

ポイントを整理しましょう!
解説で入力方式は、「3方式」あるとある点。
「申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます(変更の届出は必要ありません。)。」とあるので極端な話ですが、全てにチェックしておけばよいように受け取れます。しかし注意が必要です。それは、
重要書類は適時入力が出来ない点です。この点は解説の書き方が丁寧でないと考えます。
なお、これらの知識の有無で導入や提案の幅が変わることがあるのでしっかり理解しましょう!

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第49回 「問41 「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問41 「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。」について 

回答

 規則第3条第1項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、事務処理後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいい、同条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

そうです!取引関係書類の規定は3条第5項第1号ロ側です。

解説

規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロでは、いずれも「その業務の処理に係る通常の期間」と規定しています。それは、企業等においてはデータ入力又は書類の処理などの業務を一定の業務サイクル(週次及び月次)で行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという共通した考え方によるものです。
しかしながら、規則第3条第1項第1号ロは国税関係帳簿に係る記録事項を入力する場合であり、同条第5項第1号ロは国税関係書類に係る記録事項を入力する場合であることから、「その業務」の内容が異なり、それぞれが具体的に指し示す期間には次のとおり差があります。
したがって、規則第3条第1項第1号ロについては事務処理終了後の入力までの期間であることからおおむね1ヶ月程度、また、同条第5項第1号ロについては事務処理の期間であることから最長1ヶ月の業務サイクルであれば、通常の期間として取り扱われます。

≪その業務とその期間≫

  • イ 規則第3条第1項第1号ロの場合

     その業務とは、帳簿の元となるデータの入出力を含むことと考えられることから、その期間については、事務処理終了後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいいます。

  • ロ 規則第3条第5項第1号ロの場合

     その業務とは、企業等における書類の事務処理と考えられることから、その期間については、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

     スキャナ保存を語る(理解する)には、どうしても帳簿の知識が必要になるところが、厄介な点です。できれば簿記の基礎的な知識を別途習得することをお勧めします。

    ――【広告】――
    ・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
    ・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
    安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

     ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
     ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
     ScanSave
    適時入力導入支援パック
    適時入力専用
    タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
     38万円~
     ScanSave
    業務サイクル入力導入支援パック
    業務サイクル+適時入力
    タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
     100万円~

    ・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
    ・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第48回「問40 規則第3条5項第1号イ及びロに規定する入力期間を、誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

第48回「問40 規則第3条5項第1号イ及びロに規定する入力期間を、誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。」について

よく相談や質問で聞かれることです。
1週間の速やかや、Max1か月の業務サイクルの期間が過ぎたら保存義務違反になり、青色申告取り消しになるのか?と言うものです。
そこまで心配はありませんが、一応の注意が必要です。
国税側の回答をまず見てみましょう!

回答

入力期間を経過した国税関係書類についてもその他の保存要件に沿って入力するとともに、当該国税関係書類を紙のまま保存することとなります。

解説

スキャナ保存の承認を受けている国税関係書類については、その全てについてスキャナ保存する必要があることから、誤って入力期間を経過した場合であっても、その他の要件に従ってスキャナ保存することとなります。ただし、入力期間の制限というスキャナ保存における要件を満たしていない電磁的記録となることから、それをもって当該国税関係書類の保存に代えることはできず、元の書類は紙のまま保存することとなります。
なお、この取扱いは、たまたま入力期間を経過してしまった場合に限るものであり、入力期間を経過した場合は本来要件違反となりますので、入力期間の経過が散見されるような場合にはこの取扱いはなく、また、元となった国税関係書類を保存することによって、保存要件を満たしているとみなすものではありません。
本質的に、紙段階での改竄の可能性を限りなく低くすることを国税庁側は要求していると考えて差し支えありません。電子化規程を明確に定めて、現場の運用が正しく回るようにして、定期的な検査が必要です。
なお、皆様ご承知のように国税重要書類と国税一般書類ではその要件が大きく異なります。要件が簡単で
確保が容易な国税一般書類から導入してみるのも一策です。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第47回 証憑書類のスキャナ保存講座「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

この質問は、某大手企業の文書管理コンサルタントから2015年秋に頂いたご質問でした。

質問の全文は以下のものでした。

質問内容
・PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場 合、
・当初スキャンした日次と比較して更新日時が変更される為、 これがファイルの改ざんに当たらないか心配
※目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶのであれば、目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うことで対応できそうですがどのように考えたらよいでしょうか?

益田の回答は以下の通りです。

さて、ご質問の状態を分析すると次のように分解できます。

1.紙書類のスキャン:A時点          
2.スキャンした画像よりOCRやQRより情報取得
3.取得した情報をPDFの文書情報に書き込む:B時点
4.懸念点「AとBで時間が異なる」→ファイルの改ざんにあたるか?
5.質問「目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶの
     であれば目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うこと
     で対応できそうですが、どのように考えたらよいか?」
益田見解)

見解:改ざんにはあたりません。

説明
・国税庁は紙の段階の改ざんと電子化文書に対する改ざんに対する担保措置を求めています。
・この度のご質問は後者の方に対してのものです。
・通達(入力を行う者等の意義)4-28 解説にあるように
『国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。』
・この4-28から明らかのように電子化ファイル(画像)と照合しているのは紙書類となります。
・ご質問のOCRやQRから情報を取得して電子化ファイルに書き込むのは紙書類との照合に影響を与えるものではありません。それは、帳簿との相互関連性や検索キーの確保など他の要件確保が目的であり、その旨を規程や運用で明確にして社内で内部統制できていれば国税側が特段踏み込んでくる懸念はないと考えます。
・あわせて問35を念のため
『規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。』
 とあるのでタイムスタンプと訂正削除の履歴確保は電子化ファイルにはスキャンした当日に完了すべきです。

以上。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第46回 証憑書類のスキャナ保存講座「問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
で読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。

回答

最長では、国税関係書類の作成又は受領から1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。

★これが「業務サイクル後速やか方式」になります。

解説

「その業務の処理に係る通常の期間」とはそれぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間をいい、また、1週間以内に入力している場合には「速やかに」行っているものと取り扱う(取通4-19)ことから、仮に2週間を業務処理サイクルとしている企業であれば2週間と1週間(3週間)以内、20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日と1週間以内に入力すればよいこととなります。
なお、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱う(取通4-20)ことから、規則第3条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、国税関係書類の作成又は受領から最長1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。
また、この場合、最長1ヶ月とは暦の上での1ヶ月をいうことから、例えば4月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長1ヶ月は5月20日であり、プラス1週間後の5月27日までに入力すればよいこととなります。

★よく質問を頂きますが、上記の通り、対象証憑の作成日付で起算するのではなく、受領日が起算日になります。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


Pages: Prev 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 12 13 14 Next