作成者：アンテナハウス株式会社　益田康夫
資　格：上級 文書情報管理士、簿記３級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

とても重要な「帳簿書類間の関連性」の解説です！・・（国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。）／解説より抜粋　→　「取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。」

4－33　帳簿書類間の関連性の確保の方法　　 （平成27年7月3日の改正で4-32に番号変更）

（帳簿書類間の関連性の確保の方法）

4－33　規則第3条第5項第3号（（帳簿書類間の関連性の確保））に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。

この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。

（注）　結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

【解説】

スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であることから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。紙の書類における保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などによって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが通例であると考えられる。

したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則としてすべての国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによって、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。（国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。）さらに、規則第3条第6項（（適時入力））による入力では、帳簿作成の後にスキャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにしている。

★適時入力で、ここで言う何らかの方法で関連性を確保するとは、例えば「見積書」等の一般書類が関連する請求書と関連付けして、その請求書が帳簿と相互関連性確保できていれば問題ないと考える事ができます。

　また、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。

なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があることを併せて明らかにしている。

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4－32　スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法　　 （平成27年7月3日の改正で4-27に番号変更）

（スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法）

4－32　規則第3条第5項第2号ホ（（スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保））に規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」とは、電磁的記録を訂正した場合は、例えば、上書き保存されず、訂正した後の電磁的記録が新たに保存されること、又は電磁的記録を削除しようとした場合は、例えば、当該電磁的記録は削除されずに削除したという情報が新たに保存されることをいう。

したがって、スキャナで読み取った最初のデータと保存されている最新のデータが異なっている場合は、その訂正又は削除の履歴及び内容のすべてを確認することができることに留意する。

なお、削除の内容のすべてを確認することができるとは、例えば、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し、内容を確認することができることをいう。

★上記のような絞り込み検索ができるシステムを採用しなければなりません。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホに規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」という要件を満たす方法として、次のイ及びロを満たすようなシステムによっている場合には、この要件を満たすこととなる旨を明らかにしたものである。

イ　記録された電磁的記録は削除されないこと（削除の必要が生じた場合には、削除したという情報が記録され、物理的な削除がされないものであること。）

ロ　電磁的記録を訂正した場合には、上書き保存されないこと

なお、削除したという情報が記録されている電磁的記録については、規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号に規定する検索機能により抽出が行われないこと及び規則第3条第5項第3号に規定する帳簿との関連性が確認できないこととしても差し支えないが、削除を行った事実及び内容を確認することができる必要があることから、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し内容の確認ができる必要があることを念のため明らかにしたものである。

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4－31　スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例　　 （平成27年7月3日の改正で4-26に番号変更）

（スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例）

4－31　規則第3条第5項第2号ホ（（スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保））に規定する「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合」とは、スキャナで読み取った国税関係書類の書面の情報の訂正又は削除を行った場合をいうのであるが、書面の情報（書面の訂正の痕や修正液の痕等を含む。）を損なうことのない画像の情報の訂正は含まれないことに留意する。

★「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項」は、証憑書類の電子化ファイルそのもののことです。
下記の解説からそれが読み取れます。
この解説が無ければ、電子化ファイルに対して登録した検索用の情報と勘違いしてしまいます。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホでは、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の訂正を行った場合にはその内容が確認できる必要があることとされている。国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とは、文字の情報、色の情報などスキャナで読み取った当該国税関係書類の書面の情報をいうのであるから、これらを訂正する場合には、原則としてその訂正の内容が確認できなければならないこととなる。

しかしながら、スキャナで画像を読取る場合には、使用する者が意識することなしに何らかの画像に関する電磁的記録の補正が行われることが通常であり、このような補正までその前の内容を確認できることを求めることはスキャナの実態に即していないとも考えられる。

したがって、同号ホにいう電磁的記録の記録事項の訂正には、このような書類の情報を損なうことのない軽微な画像補正は含まれないことを明らかにしている。

一方、訂正の痕や修正液の痕等が消えてしまうような画像補正の場合は、画像補正前の内容が確認できる必要があることとなる。

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4－18　入力すべき記載事項の特例

（入力すべき記載事項の特例）

4－18　法第4条第3項（（国税関係書類の電磁的記録による保存））の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号（（スキャナ保存における電子計算機等の備付け等））に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。

ここで言う「入力」とは、「スキャニング」を指しています。

【解説】

国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を…電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項についてはすべて入力する必要がある。

したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しないが、例えば取引先の情報などの取引状況について、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなる。

ところで、書面に記載された事項には、保険契約申込書の裏面に印刷されている定型的な注意事項などのように、最初から紙に印刷された事項も含まれるのであるが、そのような定型的な記載事項は取引によって内容が変更されることがないことから、当該定型的な記載事項が記載されている書類を使用する前の状態で保存しているなどにより電磁的記録の保存をする場所で確認できる場合には、電磁的記録に記録した場合と同等と考えられるため、当該記載事項以外の記載事項がない面については入力をしないこととしても差し支えない旨を明らかにしている。

なお、契約書など、いわゆるひな形を使用して作成する文書の場合は、そのひな形は単なる見本であり、通常内容を変更することが可能であるので、たとえひな形の内容を変更せずに文書を作成したものであっても、記載されている事項はすべて入力することとなる。

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