タグ別アーカイブ: スキャナ保存

第114回 「申請時の添付資料の考え方で混乱していませんか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「申請時の添付資料の考え方で混乱していませんか?」

先日申請間近の方から次の質問を受けました。

申請書の⑼ システム関係書類及び事務手続関係書類の備付けに関する措置(第3条第1項第3号、第3条第5項第7号関係)で「④ 電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類(又は処理委託契約書)及び電磁的記録の保存に関する事務手続を明らかにした書類」の「その他」に、各種規程類を添付すべきですよね?と言うものでした。

この方は、事務分掌細則・適正事務処理規程・スキャナによる電子化保存規程・検査報告書・事務処理不備報告書等の規程類を申請書の添付資料として提出が必要だと思い込んでいたようです。

結論は、必用ではありません。

国税庁の記載例には「サーバー運用委託契約書」と書かれていますし、そもそもこれらの規程類はしっかり定めて、備え付けて、運用されるように内部統制しておく必要があります。

添付が必要なものは「2 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」となります。

明日は、規程類の説明をさせて頂きます。

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第113回 「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね!?

要件不備のポイントは何でしょうか?

ヴァージョン管理機能です。

施行規則5条2項二に 当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です!と言うことです。

皆様の(検討中含めて)システムは、その点大丈夫ですか?

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第112回 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?なんでしょうか?

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/01.htm#a2

上記が最近追加された問2です。その末尾に尚書き「なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問13】をご覧ください。」があります。その13を見てみましょう!

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13

上記が問13です。以前から問13はありましたが見易く表になりましたし、注書きが大幅に追加強化されています。その狙いは、問2の徹底にあります。具体的に 行政側のメッセージは「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等を行う場合は、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。」です。これは下記につながるもので、

「したがって、税務署長等の承認を受けることなく、市販の会計ソフトを使用して、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことは認められません。」なり、裏返すと保存義務違反をするとペナルティに及びかねないと滲み出ていると理解すべきです。

税務コンプライアンスをしっかり高めて正しく電子化して参りましょう!

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第111回  「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

 皆様お待たせしました、

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

について益田の解説をします。

1)この要件を慎重且つ堅く読み解くと、「入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要」にあるように入力事務を「スキャン作業」と「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」に分けて相互牽制すべきと考えられます。

2)文理通りに読み解くと、、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」さえ分ければよいので、受領してその上長が確認して、経理などが原紙を受け取りスキャンして確認後タイムスタンプを一人で付与しても良いと読み取れます。

更に財務省はH27年の開設で下記の様にコメントしています。

(注) 上記の「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

こう言うところが提案やコンサルティングのポイントになるような気がします。

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第110回  「スキャナ保存の相互牽制を考察します」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」2

前回をお読みいただき、皆様なりに検討頂けましたでしょうか?

先に簡単な方から益田の解説をします。

受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

 上記のように明確ですよね!受領者がスキャンして確認して、経理等が画像を見て処理をすれば良く、経理などは必要に応じて紙原本の確認が出来れば良い訳です。この点がH28年緩和の最大のポイントです。

次回をお楽しみに!

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第109回 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

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 今回は「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

導入を検討されている企業で過剰な要件と考えておられるものが「相互牽制」です。今回は「相互牽制」をどう要件解釈して運用すべきか考えてみましょう!

はじめに、QAのH27年-問56http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/03.htm#a56とH28年-65http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a65を比較することが重要です。いずれも問のテーマは「妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」です。そしてこれが小さな企業から大きな企業までの「相互牽制」の最低限の要件が示されているところになります。

最大のポイントは問65解説後段の下記となります。

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

一方、受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

皆様は是非とも全体を通して比較されて考えてみてください。 

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第108回 「16年末にQAが追加されたのをご存知でしたか?」

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https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

これが 国税庁からの緊急周知依頼関連のQAです。

QAの内容と先の回でご案内した周知依頼の内容を必ず比較してお読みください。実は大変厳しい事がはっきりと書かれています。、

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第107回 「国税庁より 緊急で周知依頼」

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 2016.12.27 国税庁より、電帳法スキャナ保存の要件を満たしていない会計ソフトを使用してスキャナ保存を行った場合、税法上の保存義務に違反するとの、周知依頼を受領しましたので、取り急ぎ、ご連絡いたします。

詳しくは、こちらをご覧ください。

http://www.jiima.or.jp/pdf/20161220_kokuzeicho_announcement.pdf

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第105回 「スキャナ保存と会計システム」について

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「スキャナ保存と会計システム」について 考えてみましょう!

スキャナ保存は、紙の証憑の保存に変えて電磁的記録事項(電子化ファイル)が原本になります。紙段階で確保しているのと同様に帳簿と書類(電子化ファイル)の相互関連性を確保することが必須要件となります。

通達4-33 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1506/01.htm#a-33

通達4-32 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/03.htm#a-19  (4-33から32に変更になっています)

要約すると、「受領した請求書」であれば関連する帳簿は「買掛元帳」等です。との書類帳簿間の関連付けが必要です。税務調査を経験された方はご承知かと存じますが、調査官は帳簿を見て、帳簿に係わる仕訳を確認して、その仕訳に紐づく証憑を出して下さい!となり、領収書や請求書を準備することになります。

だから、見て頂いた通達の通り電子になっても相互関連性の担保措置が必要な訳です。ご理解いただけましたでしょうか? 

次のリンクが税務調査のパンフレットです。 https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/data/h24/nozeikankyo/pdf/01.pdf

是非ご覧ください。

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第104回 「 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?」

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 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?

投資対効果の見える化が最初に必要です。

紙の証憑の管理では、納税地に実質8年2カ月以上国税関係書類を保存する必要があるので管理が大変ですが、スキャン作業やタイムスタンプ費用や検索キーの入力等々、紙と比較したらまだまだ過剰ともいえる要件が複数あり、特に「適正事務処理要件」等と説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。では、なぜスキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?

ある程度規模の企業は証憑数が多く

拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。

そうではなく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。

ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。(年商数百億円の企業は、数百円の投資をされる場合があります)

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