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第47回 証憑書類のスキャナ保存講座「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

この質問は、某大手企業の文書管理コンサルタントから2015年秋に頂いたご質問でした。

質問の全文は以下のものでした。

質問内容
・PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場 合、
・当初スキャンした日次と比較して更新日時が変更される為、 これがファイルの改ざんに当たらないか心配
※目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶのであれば、目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うことで対応できそうですがどのように考えたらよいでしょうか?

益田の回答は以下の通りです。

さて、ご質問の状態を分析すると次のように分解できます。

1.紙書類のスキャン:A時点          
2.スキャンした画像よりOCRやQRより情報取得
3.取得した情報をPDFの文書情報に書き込む:B時点
4.懸念点「AとBで時間が異なる」→ファイルの改ざんにあたるか?
5.質問「目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶの
     であれば目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うこと
     で対応できそうですが、どのように考えたらよいか?」
益田見解)

見解:改ざんにはあたりません。

説明
・国税庁は紙の段階の改ざんと電子化文書に対する改ざんに対する担保措置を求めています。
・この度のご質問は後者の方に対してのものです。
・通達(入力を行う者等の意義)4-28 解説にあるように
『国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。』
・この4-28から明らかのように電子化ファイル(画像)と照合しているのは紙書類となります。
・ご質問のOCRやQRから情報を取得して電子化ファイルに書き込むのは紙書類との照合に影響を与えるものではありません。それは、帳簿との相互関連性や検索キーの確保など他の要件確保が目的であり、その旨を規程や運用で明確にして社内で内部統制できていれば国税側が特段踏み込んでくる懸念はないと考えます。
・あわせて問35を念のため
『規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。』
 とあるのでタイムスタンプと訂正削除の履歴確保は電子化ファイルにはスキャンした当日に完了すべきです。

以上。

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第46回 証憑書類のスキャナ保存講座「問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
で読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。

回答

最長では、国税関係書類の作成又は受領から1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。

★これが「業務サイクル後速やか方式」になります。

解説

「その業務の処理に係る通常の期間」とはそれぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間をいい、また、1週間以内に入力している場合には「速やかに」行っているものと取り扱う(取通4-19)ことから、仮に2週間を業務処理サイクルとしている企業であれば2週間と1週間(3週間)以内、20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日と1週間以内に入力すればよいこととなります。
なお、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱う(取通4-20)ことから、規則第3条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、国税関係書類の作成又は受領から最長1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。
また、この場合、最長1ヶ月とは暦の上での1ヶ月をいうことから、例えば4月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長1ヶ月は5月20日であり、プラス1週間後の5月27日までに入力すればよいこととなります。

★よく質問を頂きますが、上記の通り、対象証憑の作成日付で起算するのではなく、受領日が起算日になります。

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第45回 証憑書類のスキャナ保存講座「問36 規則第3条第5項第1号イに規定する「速やかに」とは1週間を1日でも超えたら要件違反となるのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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問36 規則第3条第5項第1号イに規定する「速やかに」とは1週間を1日でも超えたら要件違反となるのでしょうか。

★従来は「業務サイクル方式」に対して要件が低くその点メリットのあった「速やか方式」ですが、平成27年9月30日よりの緩和で、「業務サイクル方式」の帳簿の抱合せ要件が撤廃された関係で、「速やか方式」は
注目度が下がっている方式になります。

回答

原則として要件違反と考えられますが、1週間以内に入力できない特別な事由がある場合に、その1週間以内に入力することができない事由が解消した後直ちに入力したときには、速やかに入力したものとして取り扱われます。

解説

本来国税関係書類の入力は、紙段階の改ざんの可能性を低くする観点からは、国税関係書類の作成又は受領後直ちに行うことが望まれますが、様々な事由によりそれができないことも一般的に考えられることから、1週間以内に入力すれば速やかに入力しているものとして取り扱うこととされています。
したがって、1週間で入力できないような特別な事由が存在する場合には、その事由が解消した後直ちに入力を行うことによって、規則第3条第5項第1号イに規定する速やかに入力する目的は達せられると考えられることから、例えば、1週間以上の出張の際に出張先で国税関係書類を作成又は受領したように、スキャナ保存すべき場所にスキャニングすべき国税関係書類がなく、1週間以内に入力するためには特別な手段を講ずる必要がある場合であって、その事由が解消した後直ちに入力を行っている場合には、速やかに行っているものとされます。
なお、機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合など明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、これらの取扱いはないこととなります。

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第44回 証憑書類のスキャナ保存講座 「問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。」

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問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。

回答

単にスキャニングすることだけをいうのではなく、スキャナで読み取った後、国税関係書類にタイムスタンプを付し、当該電磁的記録に係る訂正又は削除の履歴等が確保された状態にするまでをいいます。

解説

 規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。
したがって、このような趣旨から「入力する」とは、単に国税関係書類をスキャナで読み取る作業をいうのではなく、電磁的記録の真実性を確保するための同項第2号に規定するタイムスタンプ及び当該電磁的記録の訂正又は削除の履歴の確保の要件等を備えるまでをいいます。

(注) 入力者等の情報の確認、帳簿との相互関連性の確保及び検索機能の確保は当該電磁的記録の入力に含まれないことから、原則として当該電磁的記録を保存するまでに確保しなければなりませんが、国税関係書類の保存時点で帳簿が作成されていない場合には、決算終了後遅滞なくこれらの要件を満たしていれば認められます。

★「入力」に含まれる情報と含まれない情報が上記の(注)で説明されています。
ここを押さえるか、押さえないかで運用の効率が大きく変わります。

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第39回 証憑書類のスキャナ保存講座「問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。」

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問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。

回答

スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除が認められます。

解説

 スキャナ保存は法第4条第3項において「国税関係書類に記載されている事項を……電磁的記録に記録する場合であって」とされており、その「国税関係書類」とは「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類」をいうものとされています(法2二)。  消費税の仕入税額控除については、その適用を受けようとする事業者は、消費税法施行令第50条第1項により「請求書等を整理し……保存しなければならない」こととされていることから、当該請求書等は「国税関係書類」に該当し、法第4条第3項によるスキャナ保存をすることができます。  したがって、消費税の仕入税額控除の適用に当たり、法第4条第3項のスキャナ保存の承認を受けて国税関係書類に係る電磁的記録を保存している場合には、その基となった書類を保存していない場合であっても消費税法第30条第7項に規定する請求書等が保存されていることとなります。

皆さん、消費税法第30条は是非ご一読下さいね。

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第38回 証憑書類のスキャナ保存講座「QA 問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。」

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問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

申請が却下される例が記載されています。

回答

1 紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

2 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となります。

3 いずれにせよ伝票類は国税関係書類に該当しないためスキャナ保存を行うことはできませんが、前述の国税関係帳簿に該当する場合には、法第4条第1項及び法第5条第1項に規定する承認を受け、電磁的記録による保存を行うことは可能です。

4 したがって、上記のような売上伝票などの伝票類について、仮に保存義務者からスキャナ保存の承認申請書の提出があった場合には、税務署長等はその申請を却下することとなります。

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第37回 証憑書類のスキャナ保存講座「「みなし承認」とはなんですか?」

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「みなし承認獲得」★の件で先日質問を頂きました。

電子帳簿保存法 (電磁的記録による保存等の承認の申請等) 第六条
に記載抜粋の通り

「5  第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる
場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がな
かったときは、同日においてその承認があったものと みなす 
一  当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日

二  当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存
に代える日の前日

三  当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたもの
である場合 その提出の日から三月を経過する日」

弊社のScanSaveは、
平成27年1225日に税務署に申請し、その後3カ月が経過して、特に差し戻しも、却下も
、意見もなかったの で「みなし承認」を獲得しています。

なお、正確に理解するためには第六条全体を熟読頂きますようお願いします。

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第36回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-32 帳簿書類間の関連性の確保の方法のご説明」

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・とても重要な「帳簿書類間の関連性」の解説・・(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)

・こんな細かいことまで書かれていいます。→「取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。」

4-33 帳簿書類間の関連性の確保の方法   (平成27年7月3日の改正で4-32に番号変更)

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)

4-33 規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。

この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。

(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

【解説】

スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であることから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。紙の書類における保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などによって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが通例であると考えられる。

したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則としてすべての国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによって、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)さらに、規則第3条第6項((適時入力))による入力では帳簿作成の後にスキャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにしている

結局ここの何らかの方法とは、専門コンサルタントや税理士、税務署や国税局への確認が必要と言うことになるでしょう!

<ヒント>
・見積書に対して注文書が発行され、注文書に対して納品書が発行されて、納品書に対して検収書が発行され、検収書に対して請求書が発行され、請求書に対して支払われそして領収書が発行される、これらの一連の流れの中で相互関連性を付て紙証憑を保管している訳なので、それと同等の相互関連性をつけての電子化ファイルの保管が要求されている。
・買掛の請求書の場合は、請求書より仕訳が行われて伝票番号が発番されている。

また、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。

なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があることを併せて明らかにしている。

 

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第35回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-31 定期的な検査を行う体制の意義のご説明」

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 領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「定期検査」後でないと廃棄できない。正直、定期検査をしないと重要書類を捨てられないとするこの通達は非常に重みがあります。本通達の最後に少し踏み込んで書いてくれているので参考にしましょう。

4-31 定期的な検査を行う体制の意義

(定期的な検査を行う体制の意義)

4-31 規則第3条第5項第4号ロに規定する「定期的な検査を行う体制」とは、定期的な検査が行われるまでの間は、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙を保存する必要があることに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類(法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。)については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じることとされた。

スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんを防止するための要件であるから、仮に、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存がなければ、この紙とスキャナで読み取った画像とが同等であること確認することができないこととなる。このため、本通達は、定期的な検査を行うまでの間はスキャナ保存を行った紙の保存が必要となることを留意的に明らかにしたものである。

なお、事業規模が大きな場合や事業形態によっては、保存義務者が1年に1回、定期的な検査を行うとした場合、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存の量が膨大になることも考えられるが、事業規模に合わせて、例えば、検査を1月に1回行う、また、四半期に1回行うことで、検査を行ったものについては、廃棄することができる。

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第34回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-30 それぞれ別の者が行う体制の意義のご説明」

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 領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「相互けん制」

4-30 それぞれ別の者が行う体制の意義

(それぞれ別の者が行う体制の意義)

4-30 規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類(法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。)については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じることとされた。

この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられる必要があることを、本通達において留意的に明らかにしたものである。

 

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