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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第19回「4-18 入力すべき記載事項の特例のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

4-18 入力すべき記載事項の特例

(入力すべき記載事項の特例)

4-18 法第4条第3項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。

ここで言う「入力」とは、「スキャニング」を指しています。

【解説】

国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を…電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項についてはすべて入力する必要がある。

したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しないが、例えば取引先の情報などの取引状況について、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなる。

ところで、書面に記載された事項には、保険契約申込書の裏面に印刷されている定型的な注意事項などのように、最初から紙に印刷された事項も含まれるのであるが、そのような定型的な記載事項は取引によって内容が変更されることがないことから、当該定型的な記載事項が記載されている書類を使用する前の状態で保存しているなどにより電磁的記録の保存をする場所で確認できる場合には、電磁的記録に記録した場合と同等と考えられるため、当該記載事項以外の記載事項がない面については入力をしないこととしても差し支えない旨を明らかにしている。

なお、契約書など、いわゆるひな形を使用して作成する文書の場合は、そのひな形は単なる見本であり、通常内容を変更することが可能であるので、たとえひな形の内容を変更せずに文書を作成したものであっても、記載されている事項はすべて入力することとなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第18回「4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義

(範囲を指定して条件を設定することの意義)

4-16 規則第3条第1項第5号ロ((検索機能の確保))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間(国税通則法第2条第9号((定義))に規定する課税期間をいう。以下6-1において同じ。)ごとの国税関係帳簿書類別に日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第1項第5号ロでは、日付及び金額についてはその範囲を指定して条件を設定することができることとされている。

これは、書面による帳簿書類の場合であれば手に取りかつ目で見て探すことが可能であるが、電子データではそれが不可能であることから保存の要件とされているものである。書面による国税関係帳簿書類の場合は、各課税期間の帳簿書類の種類ごとに整理・保管されるのが通常であり、その一課税期間ごとの帳簿又は書類の中から、必要な項目又は必要な書類を探し出していくものであるから、電子データにおける検索機能の日付の場合の範囲指定においても、二課税期間以上又は別々の帳簿及び書類の種類等をまたがって範囲指定できることを保存義務者に求めるものではないが、一課税期間内の帳簿や書類の種類ごとであれば、任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができる必要があることを明らかにしたものである。

なお、書類については、例えば、データ量が膨大であるため、一課税期間の電子データを複数の保存媒体に保存せざるを得ないなど、一課税期間を通じて任意の範囲を指定して検索を行うことが困難であることにつき、合理的な理由があると認められる場合には、一課税期間内の合理的な期間ごとに任意の範囲を指定して検索できればよいこととなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第17回「4-14 検索機能の意義のご説明」

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「4-14 検索機能の意義のご説明」

4-14 検索機能の意義

(検索機能の意義)

4-14 規則第3条第1項第5号((検索機能の確保)) (同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。

★後日触れる通達「4-35」と合わせて読むと更に理解が深まります。

【解説】

規則第3条第1項第5号に規定する検索機能とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、探し出された記録事項のみがディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。したがってどのような条件を指定しても抽出されない電磁的記録が存在する、つまり特定の電磁的記録が検索の対象外となることは、検索ができるとはいえないと考えられるため、たとえ検索項目に係る記録事項がない場合であってもその空欄を対象として検索できるようにする旨を明らかにしたものである。

なお、改正前の通達の注書きにおいて、検索機能には検索結果を並べ替える機能(いわゆるソート機能)等は含まれないことが記載されていたが、この通達においてもその考え方に変更はなく、ソート機能等を義務付けるものではない。しかしながら近年のコンピュータシステムではソート機能は通常の機能として組み込まれているものも多いと考えられることから、あえて明示しないこととしたものである。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第16回「4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲のご説明」

第2章 適用要件

法第4条((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))関係
4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲
(備付けを要するシステム関係書類等の範囲)

4-11 規則第3条第1項第3号イからニまで((システム関係書類等の備付け))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に掲げる書類は、それぞれ次に掲げる書類をいう

なお、当該書類を書面以外の方法により備え付けている場合であっても、その内容を同項第4号((電子計算機等の備付け等))(同条第2項において準用する場合を含む。以下4-12及び4-13において同じ。)に規定する電磁的記録の備付け及び保存をする場所並びに同条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所(以下4-12において「保存場所」という。)で、画面及び書面に、速やかに出力することができることとしているときは、これを認める。

(1) 同条第1項第3号イに掲げる書類

システム全体の構成及び各システム間のデータの流れなど、電子計算機による国税関係帳簿書類の作成に係る処理過程を総括的に記載した、例えば、システム基本設計書、システム概要書、フロー図、システム変更履歴書などの書類

(2) 同号ロに掲げる書類

システムの開発に際して作成した(システム及びプログラムごとの目的及び処理内容などを記載した)、例えば、システム仕様書、システム設計書、ファイル定義書、プログラム仕様書、プログラムリストなどの書類

(3) 同号ハに掲げる書類

入出力要領などの具体的な操作方法を記載した、例えば、操作マニュアル、運用マニュアルなどの書類

(4) 同号ニに掲げる書類

入出力処理(記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。)の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類

【解説】

規則第3条第1項第3号では、各種のシステム関係書類等を備え付けることとされている、これらの書類の種類及び名称は様々であることから、同号イからニに掲げる各書類について、それぞれの内容と、該当する書類の一般的な名称を例示したものである。同条第5項第5号において準用する場合にあっては、記載されている書類のほか、本通達の(3)に掲げる書類には、例えば、スキャナ装置、電子署名、タイムスタンプ、検索機能及び訂正削除管理機能に関する操作要領が含まれ、(4)に掲げる書類には、例えば、電子署名及びタイムスタンプに係る契約書が含まれることとなることに留意する。

なお、個々の書類が同号イからニに掲げる複数の区分に該当する場合であっても、それぞれに区分して新たに作成して備える必要はない。

また、これらの書類は、電磁的記録で保存されている例も多いことから、保存場所で画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で、速やかに出力することができるものであれば、必ずしも書面により保存する必要はないことを併せて明らかにした。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第15回「通達2-3 電子取引の範囲のご説明」

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ポイント

今回から通達趣旨説明に入っていきます。
「(法令解釈通達)等の趣旨説明について」は平成17年通達と平成27年通達に分かれて詳細に記載されています。
これらの取扱通達の趣旨説明を税務署や国税局の担当官が判断基準にして、承認の際に
用いられます。

平成17年2月28日付課総4-5ほか8課共同「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」(法令解釈通達)等の趣旨説明について

「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」(法令解釈通達)(平成17年2月28日付課総4-5ほか8課共同)による通達の改正に伴い、電子帳簿保存法取扱通達について新たに取扱いを定め又は所要の整備を行った項目のうち主なものの趣旨等を説明しています。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/01.htm

第1章 通則

法第2条((定義))関係

2-3 電子取引の範囲

(電子取引の範囲)

2-3 法第2条第6号((電子取引の意義))に規定する「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わずすべて該当するのであるから、例えば、次のような取引も、これに含まれることに留意する。

(1) いわゆるEDI取引
(2) インターネット等による取引
(3) 電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)
(4) インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

【解説】

法第2条第6号において、電子取引とは、「取引情報(取引に関して受領し、又は交付される注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」と規定されているが、インターネット等の急速な進展により、いわゆるEDI(Electronic Data Interchange)取引以外にも、様々な取引形態が発生してきており、納税者が行っている取引が電子取引に該当するか否かの判断に迷うケースもあると考えられる。したがって、取引情報の授受が電磁的方式によって行われる取引はすべて該当するのであるが、その内容をある程度明示する必要があることから、一般に行われている電子取引について念のため例示したものである。

なお、本通達の(4)の取引は、例えばASP(Application Service Provider)事業者を介した取引がこれに該当する。この場合、取引情報の授受が電磁的記録により行われることから電子取引に該当するが、取引情報に係る電磁的記録は保存義務者側では保存がなく、一般的にはASP事業者の管理下にある電子計算機に保存されることとなる。

しかし、このような場合であっても、4-12の注書きの考え方を踏まえ、ASP事業者に保存されている電磁的記録が保存義務者に帰属し、規則第8条第1項((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の訂正削除の防止))の要件を満たし、納税地等の電子計算機において取引情報に係る電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に速やかに出力でき、国税に関する法律の規定に基づく保存期間保存されるなどして当該保存期間を通じて当該電磁的記録の内容を確認できることが契約書等で明らかにされている場合には、納税者側で保存がなされているものとして取り扱うこととする。

(参考)

○ EDIとは、商取引に関する情報を企業間で電子的に交換する仕組みをいう。
○ ASP事業者とは、ビジネス用のソフトウェア等をインターネットを通じてレンタルする事業者をいう。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第14回「施行規則8条 電子取引のご説明」

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(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

本規則は、少し読みにくくなっています。
落ち着いて、読んでみましょう!

第八条  法第十条 に規定する保存義務者は電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号<見読可能装置の備付け>並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。<システム関係書類の備付け>)及び第五号<検索>に掲げる要件に従って保存しなければならない。

<措置>一   当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

<措置>二   当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

2  法第十条 ただし書の規定<下記の★>により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。

3  法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする保存義務者は、当該電子計算機出力マイクロフィルムを、第一項に規定する場所に、同項に規定する期間、第四条第二項において準用する同条第一項第一号(同号ロに係る部分に限る。)から第四号までに掲げる要件に従って保存しなければならない。

 

★参考までに下記の法第10条をご覧ください。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第13回「施行規則第5,6条のご説明」

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-『本日のポイント』-

第四条と第七条は、マイクロフィルムなのでスキップします。

(電磁的記録による保存等の承認の申請等)

第五条  法第六条第一項 又は第二項 に規定する財務省令で定める事項は、次に掲げる事項とする。

一  申請者の氏名又は名称、住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地及び個人番号(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 (平成二十五年法律第二十七号)第二条第五項 に規定する個人番号をいう。以下この号及び次条において同じ。)又は法人番号(同法第二条第十五項 に規定する法人番号をいう。以下この号及び次条において同じ。)(個人番号又は法人番号を有しない者にあっては、氏名又は名称及び住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地)

二  申請に係る国税関係帳簿書類の保存場所及び納税地等

三  法第六条第一項 に規定する備付けを開始する日又は同条第二項 に規定する代える日

四  法第六条第一項 ただし書又は第二項 ただし書の規定により提出する申請書である場合には、これらの規定に規定する設立の日

五  申請に係る国税関係帳簿書類の全部又は一部が、法第七条第一項 の規定による届出書を提出し、又は法第八条第二項 の規定による通知を受けたことのあるものである場合には、その旨及び当該届出書を提出し、又は当該通知を受けた年月日

六  申請者が、第三条に規定する要件を満たすためにとろうとする措置

七  その他参考となるべき事項

2  法第六条第一項 又は第二項 に規定する財務省令で定める書類は、次に掲げる書類(申請に係る国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理に申請者が開発したプログラム以外のプログラムを使用する場合には、第一号に掲げる書類を除く。)とする。

一  申請に係る国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類

二  申請に係る国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)

三  申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

3  法第六条第六項 (法第七条第三項 において準用する場合を含む。)の規定により法第六条第六項 に規定する所轄外税務署長を経由して同条第一項 又は第二項 の申請書(法第七条第三項 において準用する場合にあっては、同条第一項 又は第二項 の届出書)を所轄税務署長等(法第四条第一項 に規定する所轄税務署長等をいう。次条において同じ。)に提出しようとする保存義務者は、当該申請書に法第六条第六項 に規定する便宜とする事情の詳細を記載しなければならない。

 

(電磁的記録による保存等の承認に係る変更)

第六条  法第七条第一項 に規定する保存義務者は、同項 に規定する電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類の全部又は一部について、法第四条第一項 に規定する電磁的記録の備付け及び保存又は同条第二項 若しくは第三項 に規定する電磁的記録の保存をやめようとする場合には、あらかじめ、次に掲げる事項を記載した法第七条第一項 の届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。

一  届出者の氏名又は名称、住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地及び個人番号又は法人番号(個人番号又は法人番号を有しない者にあっては、氏名又は名称及び住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地)

二  届出に係る国税関係帳簿書類の保存場所及び納税地等

三  届出に係る国税関係帳簿書類について法第四条 各項のいずれかの承認を受けた年月日又は当該承認があったものとみなされた年月日

四  電磁的記録による備付け及び保存をやめようとする国税関係帳簿又は電磁的記録による保存をやめようとする国税関係書類の種類及びそのやめようとする理由

五  その他参考となるべき事項

2  法第七条第二項 に規定する保存義務者は、同項 に規定する申請書に記載した事項(国税関係帳簿書類の種類を除く。)の変更をしようとする場合には、あらかじめ、その旨及び次に掲げる事項を記載した同項 の届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。この場合において、当該変更が当該申請書に添付した書類に係るものであるときは、当該書類に当該変更をしようとする内容を記入して、当該届出書に添付するものとする。

一  届出者の氏名又は名称、住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地及び個人番号又は法人番号(個人番号又は法人番号を有しない者にあっては、氏名又は名称及び住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地)

二  届出に係る国税関係帳簿書類の保存場所及び納税地等

三  届出に係る国税関係帳簿書類について法第四条 各項のいずれかの承認を受けた年月日又は当該承認があったものとみなされた年月日

四  変更をしようとする事項及び当該変更の内容

五  その他参考となるべき事項

 

ご苦労様でした。
規則5条6条は、申請書を正しく書いて再入れば、特に気にすることは少ないと思います。
次回は、電子取引です。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第12回「施行規則第3条のご説明」

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本日のポイント

何と言っても本規則の第3条が要件そのものになります。
ここをしっかり理解するために、通達やQAが脇を固めています。
そして、当然ながら申請書に書くべく各種要件はここから導き出されています。
では、最初は赤文字を中心に一度流し読みをして、再度全体を通して読み直ししてみましょう!

(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)

第三条  法第四条第一項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をしなければならない。

 

<ヴァージョン管理>

一  当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システム(電子計算機処理に関するシステムをいう。以下同じ。)を使用すること。

イ 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。

ロ 当該国税関係帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること。

二  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係帳簿に関連する国税関係帳簿(以下この号において「関連国税関係帳簿」という。)の記録事項(当該関連国税関係帳簿が、法第四条第一項 又は第五条第一項 若しくは第三項 の承認を受けているものである場合には、当該関連国税関係帳簿に係る電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項)との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。

 

<システム関係書類の備え付け>

三   当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に併せて、次に掲げる書類(当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム(法第六条第一項 に規定するプログラムをいう。以下この条及び第五条第二項において同じ。)以外のプログラムを使用する場合にはイ及びロに掲げる書類を除くものとし、当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者(当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。)に委託している場合にはハに掲げる書類を除くものとする。)の備付けを行うこと。

イ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類

ロ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類

ハ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの操作説明書

ニ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類)

四  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

 

<検索要件>

五   当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。

イ 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。

ロ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

ハ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

 

2  前項(第一号、第二号及び第五号ハに係る部分を除く。)の規定は、法第四条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類(法第二条第二号 に規定する国税関係書類をいう。以下同じ。)に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、前項第五号イ中「、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」とあるのは「その他の日付」と、同号ロ中「日付又は金額」とあるのは「日付」と読み替えるものとする。

3  法第四条第三項 に規定する財務省令で定める書類は、国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類とする。

<スキャナの定義>

4  法第四条第三項 に規定する財務省令で定める装置は、スキャナ(原稿台と一体となったものに限る。次項第二号において「スキャナ」という。)とする。

 

<入力方式>

5  法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。

一  次に掲げるいずれかの方法により入力すること。

イ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。

ロ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。)。

二  前号の入力に当たっては、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

 

<一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り>

イ スキャナ(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を使用する電子計算機処理システムであること。

(1) 解像度が、日本工業規格(工業標準化法 (昭和二十四年法律第百八十五号)第十七条第一項 (日本工業規格)に規定する日本工業規格をいう。第六号ニ及び次条第一項第四号において同じ。)Z六〇一六附属書AのA・一・二に規定する一般文書のスキャニング時の解像度である二十五・四ミリメートル当たり二百ドット以上で読み取るものであること。

(2) 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。

 

<タイムスタンプ>

ロ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと。

(1) 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間(国税に関する法律の規定により国税関係書類の保存をしなければならないこととされている期間をいう。)を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。

(2) 課税期間(国税通則法 (昭和三十七年法律第六十六号)第二条第九号 (定義)に規定する課税期間をいう。)中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

 

<解像度と階調、大きさ>

ハ 当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報を保存すること。

(1) 解像度及び階調に関する情報

(2) 当該国税関係書類の大きさに関する情報

ニ 当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。

<入力者等の情報>

三  当該国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

 

<適正事務処理要件>

四   当該国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類に係る記録事項の入力までの各事務について、その適正な実施を確保するために必要なものとして次に掲げる事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理すること。

イ 相互に関連する当該各事務について、それぞれ別の者が行う体制

ロ 当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続

ハ 当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制

 

<相互関連性>

五  当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項(当該国税関係帳簿が、法第四条第一項 又は第五条第一項 若しくは第三項 の承認を受けているものである場合には、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項)との間において相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと

 

<見読可能装置の備え付け>

六  当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。

イ 整然とした形式であること。

ロ 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。

ハ 拡大又は縮小して出力することが可能であること。

ニ 国税庁長官が定めるところにより日本工業規格Z八三〇五に規定する四ポイントの大きさの文字を認識することができること。

七  第一項第三号及び第五号の規定は、法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、同号イ中「、勘定科目」とあるのは、「その他の日付」と読み替えるものとする。

 

<ここが「適時入力」の要件>

6  法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、国税関係書類のうち国税庁長官が定める書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する場合には、前項第一号、第二号ハ((2)に係る部分に限る。)及び第四号に掲げる要件にかかわらず、当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限る。)の備付けを行うことにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をすることができる。この場合において、同項の規定の適用については、同項第二号イ(2)中「赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ」とあるのは「白色から黒色までの階調が」と、同項第六号中「カラーディスプレイ」とあるのは「ディスプレイ」と、「カラープリンタ」とあるのは「プリンタ」とする。

お疲れさまでした。
ここまで読まれた方は、国税要件の真実性の確保と可視性の確保の全体を把握することが可能です。次回は4条以降に移ります。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第11回「電子帳簿保存法施行規則(省令)1条2条のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法施行規則

規則は1条~8条ですが、ここに詳しい要件が書かれています。特に3条が重要です。
全文を確認しましょう。(講座は分割して開催しますが次回の3条が肝となります)

この規則の確認が容易でないところは、先に法律の4条1項・2項が説明されていて、後に
規定されたスキャナ保存4条3項が、4条1項・2項の要件を準用しているところです。
落ち着いて、何度も読んでいけば徐々に腑に落ちてゆきます。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則(平成十年三月三十一日大蔵省令第四十三号)最終改正:平成二七年三月三一日財務省令第三六号

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (平成十年法律第二十五号)の規定に基づき、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則を次のように定める。

(定義)

第一条  この省令において、「国税」、「国税関係帳簿書類」、「電磁的記録」、「保存義務者」、「納税地等」、「電子取引」又は「電子計算機出力マイクロフィルム」とは、それぞれ電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (平成十年法律第二十五号。以下「法」という。)第二条 に規定する国税、国税関係帳簿書類、電磁的記録、保存義務者、納税地等、電子取引又は電子計算機出力マイクロフィルムをいう。

2  この省令において、「電子計算機処理」とは、電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。

(税関長が所轄庁となる場合)

第二条  法第四条第一項 に規定する財務省令で定める場合は、国税関係帳簿(法第二条第二号 に規定する国税関係帳簿をいう。以下同じ。)が消費税法施行令 (昭和六十三年政令第三百六十号)第七十一条第三項 (帳簿の備付け)、酒税法施行令 (昭和三十七年政令第九十七号)第五十二条第四項 (帳簿の記載事項)、たばこ税法施行令 (昭和六十年政令第五号)第十七条第五項 (帳簿の記載事項)、揮発油税法施行令 (昭和三十二年政令第五十七号)第十七条第五項 (帳簿の記載事項)、石油ガス税法施行令 (昭和四十一年政令第五号)第二十一条第四項 (帳簿の記載事項)又は石油石炭税法施行令 (昭和五十三年政令第百三十二号)第二十条第六項 、第八項若しくは第九項(帳簿の記載事項)の帳簿である場合とする。

 ここでもう一度法律に戻って、法第2条を復習することで次回の規則3条の理解が深まります。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第10回「電子取引のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子取引は、本法律で規定されたもので、申請承認に関わらず保存義務があるのでコンプライアンスの観点で、注意が必要です。

(定義) より抜粋

第二条  この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

六  電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授
受を電磁的方式により行う取引をいう。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

 如何でしょうか?
ここで「財務省令で定めるところにより」と規定されている通り要件は次回以降で触れる施行規則
を見なければなりません。次回以降もご期待ください。

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