カテゴリー別アーカイブ: e-文書法

第142回 国税庁 新QA(一問一答)のポイント解説(1)

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 第142回 国税庁 新QA(一問一答)のポイント解説(1)

 下記の問8がスマホをスキャナとして利用する際の重要なものとなります。

平成28年9月30日以降申請についてはスマホをスキャナとして利用できます。
但し、スマホには機能的に不足している点があるので十分注意が必要です。
筆者としては、スマホを受領者以外の方が運用されるのをお勧めしません。
皆様はいかがでしょうか?以下をご確認ください。

問8 受領者等以外の者がスマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行うことは可能でしょうか。

【回答】

可能です。
なお、平成28年9月30日に行われた承認申請については、スキャナが原稿台と一体となったものに限られます。

【解説】

この場合、国税関係書類の受領者等が読み取る場合に該当しないため、当該国税関係書類がA4以下の大きさであったとして、大きさに関する情報の保存が必要になります。

なお、一般的には、スマートフォンやデジタルカメラ等においては、読み取りの際に、大きさに関する情報の取得等が困難となっています。このため、受領者等以外の者がスマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取る場合には、大きさに関する情報を保存するために、国税関係書類の横にメジャーなどを置いて合わせて撮影する、画像ファイル作成後に大きさに関する情報を手入力するなどの対応が必要となります。

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第141回 ついに通達追加されました! (2) 見逃してはいけません。 

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 4-34関係で4-34の2が追加されたのは 赤文字の部分を明確にしたかったからです!

(それぞれ別の者が行う体制の意義)

4-34 規則第3条第5項第4号イに規定する「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要であることをいうのであるから留意する。(平成27年課総9-8により追加)

(電磁的記録の記録事項の確認の意義)

4-34の2 規則第3条第5項第4号イ括弧書に規定する「当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」とは、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項を確認し、必要に応じて当該国税関係書類の原本確認を行うことをいうのであるから留意する。

施行規則には無いが、重要なポイントです。

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第140回 ついに通達追加されました! (1) 見逃してはいけません。 

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

第140回 ついに通達追加しました! 見逃してはいけません。

追加されたのは、いままで 法令要件の解釈が少し難しかった 受領者等が読み取る場合の 業務サイクル 運用の解釈です。

下記の通達の赤文字を拾い読みしてください。

(特に速やかに行うことの意義)

4-23 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。(平成28年課総10-15により追加)

(国税関係書類の受領をする者がスキャナで読み取る場合のタイムスタンプの意義)

4-23の2 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」とは、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取り、当該国税関係書類に係る電磁的記録にタイムスタンプを付すまでを行うことにより、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていない場合をいう。
したがって、例えば、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取った後、その国税関係書類全てについて、受領者等以外の者が当該国税関係書類の書面に記載された事項と当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とを比較し、同等であることを確認した上でタイムスタンプを付すことにより、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられている場合は、規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」に含まれないことに留意する。

(注) 規則第3条第5項第2号括弧書に規定する「国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合」とは、受領等から入力までの各事務について、相互にけんせいが機能する事務処理体制がとられているか否かに関わらず、受領者等がスキャナで読み取った場合をいうことに留意する。

(事務処理体制に応じたタイムスタンプの取扱い)

4-23の3 規則第3条第5項第2号の規定の適用に当たり、受領者等が国税関係書類をスキャナで読み取った後、その国税関係書類全てについて、受領者等以外の者が当該国税関係書類の書面に記載された事項と当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とを比較し、同等であることを確認することにより相互にけんせいが機能する体制がとられている場合には、受領者等以外の者が同等確認した上でタイムスタンプを付すこととして差し支えないものとする。

皆さんお分かりですよね!これで 受領者が読み取りしても、別の者が紙と電子化ファイルの照合を全数するのであれば 業務サイクル方式で運用できることになったわけです。

 上記を読んでみて ピンとこない方は、H28年緩和全体から見直すことをお勧めします。

なお、次回は もう一つ追加された通達を見ましょう!

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8月もセミナーを開催致します

昨日、弊社が出展致します「第2回会計・財務 EXPO」についてご紹介致しました
7月は EXPO での展示・セミナーがメインとなりましたため、毎月開催のセミナーは一旦おやすみとさせて頂きました。

もちろん、8月は今まで通りセミナーを開催致します。
内容は会計・財務 EXPO でもご紹介するソリューションに加えて、7月4日に項目が統合・追加されました電子帳簿保存法の取扱通達及び Q&A について、じっくり解説致します。

ご興味をお持ちの方はもちろん、電帳法について知りたい方、お仕事の都合で会計・財務 EXPO への参加は難しいけどソリューションについて相談したい方はもちろん、話を聞いてみたい方でも結構です。奮ってご参加下さい!

◆セミナー詳細


【すぐに取り組める!】経費精算業務効率化セミナー
※両日とも内容は同一ですが、会場が異なりますので、ご注意下さい

① 市ヶ谷会場
開催日時 :2017年8月4日(金)14:00~17:00
場  所 :関東IT健保 市ヶ谷健保会館
東京都新宿区市谷仲之町4-39
詳細・お申込み
http://www.kokuchpro.com/event/ah0804_ichigaya/

② 山王会場
開催日時 :2017年8月25日(金)14:00~17:00
場  所 :関東IT健保 山王健保会館
東京都港区赤坂2-5-6
詳細・お申込み
http://www.kokuchpro.com/event/ah0825_sannou/


会計・財務 EXPO 共々、皆様のご参加を心よりお待ちしております。

<< 第2回会計・財務EXPO 出展のお知らせ


第2回会計・財務EXPO出展のお知らせ

アンテナハウスは7月 26日(水)~ 28日(金)、東京ビッグサイトで開催する「第2回会計・財務 EXPO」に出展致します。e-文書法/「スキャナ保存」制度対応ソリューション ScanSave による領収書・請求書等の電子化・原本廃棄のご紹介の他、スマホによる旅費精算システム、Excel 精算書を効率化するシステムとの連携ソリューションを展示致します。
27日と28日には、連携ソリューションをご紹介するセミナーも開催致します。申込不要ですが、例年展示会開催のセミナーはすぐに満員となります。ご興味のあるセミナーがございましたら、早めの予定確保をお勧め致します。

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解決方法、ご紹介します!!

◆展示詳細


【第2回会計・財務EXPO】
開催日時 : 2017年7月26日(水)~28日(金)
場  所 :東京ビックサイト 東5ホール
弊社ブース:東5ホール 小間番号 25-44
会計・財務EXPOの詳細URL: http://www.acc-expo.jp/tokyo/

【ブース内主な展示製品】

  1. スマホ旅費・経費精算Webシステムとスキャナ保存対応ソリューション
    資料URL:http://www.antenna.co.jp/scansave/pdf/scansave_xman.pdf
  2. 旅費・経費精算の自動仕訳とスキャナ保存対応ソリューション
    資料URL:http://www.antenna.co.jp/scansave/pdf/scansave_xoblos.pdf

◆会場内関連セミナー
(お申し込み不要です。直接会場までお越しください)


  1. 7月27日(木) 14:00 ~ 14:40
    『Excel精算書から自動仕訳とスキャナ保存(原本廃棄)の簡単両立!』
    ~電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」で経理業務の効率化実現~
  2. 7月28日(金) 11:00 ~ 11:40
    『スマホで経費精算と領収書紙原本の廃棄!経費精算業務の効率化!』
    ~28年緩和で可能!スマホ利用のスキャナ保存で立替精算業務効率化~

【会場】
東5ホール内セミナー会場
(アンテナハウスブース「25-44」より、2 通路離れた27番通路)

AHセミナー会場案内-02

セミナー会場案内


第139回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.

今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?

理由は、
1.お客様から「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
  問い合わせの背景(課題の根っこ)を確認していないから。
2.ベンダーにも拘らず、関係法令を全く押さえていないから。
の2点です。

私どもであれば、電子帳簿保存法全体を俯瞰してご説明し、
受領書類と控え書類の分類分析と
課題と法令に即した提案を心がけております。

ユーザーの皆様もこの点注意をされて各ベンダー様への相談をされてはいかがでしょうか?
また、各ベンダー様でこれらの法令解釈に不安のある方は、お気軽にお問い合わせください。

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第138回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.

まずは、法4条2項「書類のデータ保存」を見てみましょう!

「保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

つぎに4条2項の要件を確認しましょう!

【真実性】
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規3①三、同3②)

【可視性】
見読可能装置の備付け等(規3①四、同3②)
検索機能の確保(規3①五、同3②)

どうでしょうか?
簡単だと思いませんか?
正式なスキャナ保存と書類のデータ保存の要件比較は
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13
をご覧ください。

ポイントは、「書類のデータ保存」はタイムスタンプが不要でヴァージョン管理や面倒な要件がありません。

では、今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?
それを次回解説していきます。

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第137回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.

某ベンダーのお客様が「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
要望があり、相談を受けました。
この場合、皆様でしたら3つの選択肢があることにお気づきでしょうか?

1.紙のまま保存する
2.スキャナ保存する
3.書類をデータで保存

いかがでしょうか?

1.は法令の基本は紙で7年以上納税地に保管ですから、皆様のご認識の通りです。
紙の保存は、不効率なので、緩和された電子帳簿保存法を研究して4条3項スキャナ保存である
2.の検討をされるのは最近のトレンドです。

【参考:法4条3項】
前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
では、「3.書類をデータで保存」については皆様ご承知でしょうか?

次回は、その点について解説しましょう。

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第136回 「 中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)

費用だけを考えればパソコン版にして安くすることが可能です。
しかし、同時に複数の方が使えるようにとなるとサーバ版が必要となります。
さらに専用ソフトをインストールしたくないとなるとWeb版が必要となります。
どのあたりが妥協点となるかについて考えてみました。

前回のアンケート
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
のように
パソコン版であれば50万円程度で、一人の方がログインして使う
サーバ版で複数が同時に使えるものを100万円程度で提供できれば中小企業でも負担感が少ないものと考えられなくもありません。

ここで忘れてはならないものがタイムスタンプ費用です。
タイムスタンプ費用は、初期費用が\6,000程度と加えて年間最低費用が\96,000(1,000個/月)かかります。

前々回のデータとして
請求書の月間件数
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
から80%以上の企業が1,000個/月のタイムスタンプで足りることが解ります。
そして、スキャナ保存対応だけでなく、電子取引情報(法10条)のPDFなども合わせて保管できることがベターなシステムと言えるでしょう!

弊社セミナーにご参加頂いたお客様には更に詳しい情報を提供させて頂いております。
皆様のご来場をお待ちしております。

詳しくは http://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink00 をご覧ください。

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第135回 「中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)」

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中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)

スキャナ保存システムを提供しているベンダーは大きくは2つに分かれます。
1.会計システムベンダーが仕訳に直結する証憑のスキャナ保存機能
2.スキャナ保存ができる文書管理システム
となります。

1.は領収書や請求書はスキャナ保存できるが、見積書や注文書等はできないこともあります。
2.全ての国税関係書類のスキャナ保存ができますが、必ず会計システムとの相互関連性の要件確保が必要です。

さて、このような中で「2.スキャナ保存ができる文書管理システム」は、一般的にサーバシステムが中心で
300万円から800万円程度します。

対して、アンケートでは
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
と中小企業の投資可能額は大きなギャップを抱えていました。

次回は、これらのことを踏まえつつ、気になるランニングコストのタイムスタンプ費用についても総合的に考えてみます。

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