カテゴリー別アーカイブ: e-文書法

証憑書類の「スキャナ保存」講座 第6回「導入のデメリットのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

「導入のデメリットのご説明」

確かにデメリット(多くは費用や負担)は、あります。

 しかし、それぞれ軽減することが可能です。

デメリット内容                  軽減・解決案

×システム導入費用              →サーバシステムなら200万円以上
                       △ScanSave-Liteなら12万円~

×タイムスタンプのランニング費用       →一般的に12,000個/年間で約10万円
         △ScanSave-Lite導入支援パックなら38万円~ でタイムスタンプ付

△スキャナの準備               →○複合機で可能
△税務署への申請書の提出と承認        →○専門家にアドバイスを受ける

△タイムスタンプ費用             →○お得なセットサービスがある
ScanSaveのタイムスタンプ付パックならお得!

△タイムスタンプを含めたスキャナ保存要件確保 →○専用ソフトと運用で確保可能
△サーバシステムでは300万円以上      →○低価格なパソコン用ソフト
△証憑種類と帳簿との相互関連性        →△紙の場合でも必要なこと

△検索要件の確保(検索キーの登録)     →△手入力以外に会計システム側の検索機能利用*
や、自動仕訳し会計システム連動可能なオプションを現在開発中

*会計システム側の検索機能利用:別途4条1項帳簿のデータ保存の承認が必須

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第5回「導入のメリットのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

「導入のメリットのご説明」

「スキャ保存」を導入すると

以下のようなメリットが考えられます。自社の状況と照らして確認しましょう。

◎保管スペースの削減          毎月1m程度の証憑書類の保管が発生
◎「移し替え」「置き換え」作業の削減  大企業ではキャビネットや書庫への定期移動が発生
◎重複保管の削減            担当者ベースでコピーを持ちたがる
◎依頼による調査時間の削減       請求書を探してと依頼されると業務が停止
◎事業所間移動(物流)の削減      受け払いで管理が必要です
◎柔軟な検索              紙の保管だと検索が大変
◎スピーディーな検索          紙だと時間がかかりスキャンして、戻すのも大変
◎内部監査の時間短縮          証憑書類の確認で大幅な時短実現
◎税務調査の準備時間短縮        証憑書類を持ち込む必要が無い
◎税務調査の対応時間の短縮       帳簿と関連付けて、種別・日付・金額で絞込める
◎内部統制の強化            重要書類は適正事務処理要件で内部統制が機能
◎月次決算の早期化           拠点スキャン後、紙を送らずとも経理処理が進む
◎紛失事故の削減            簿冊への戻し忘れや、戻し間違いが無くなる

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第4回「証憑書類の保存義務のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

電子帳簿保存法の第4条について

法人税法施行規則第59条について

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

――――

電子帳簿保存法の第4条について

 

電子帳簿保存法の第4条は特例法です。下記抜粋より承認を受けないと出来ない制度です。
「所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

続いて、
法人税法等の規定で証憑書類の保存義務が如何に定められているかを見てみましょう。
法人税法施行規則59条 青色申告法人の「(帳簿書類の整理保存) 」について
法人税法施行規則第59条について
第59条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類整理し、七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書契約書送り状領収書見積書の他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
2 前項の期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日から、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日から、起算する。
3 第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。

一 第一項第三号に掲げる書類(帳簿代用書類に該当するものを除く。)のうち国税庁長官が定めるもの 前項に規定する起算の日以後三年を経過した日から当該起算の日以後五年を経過する日までの期間 財務大臣の定める方法
二 第一項各号に掲げる帳簿書類 前項に規定する起算の日から五年を経過した日以後の期間 財務大臣の定める方法

4 前項の表の第一号の上欄に規定する帳簿代用書類とは、第一項第三号に掲げる書類のうち、別表二十一に定める記載事項の全部又は一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。

 

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

ホーム>税について調べる>タックスアンサー>法人税>その他>No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

[平成27年4月1日現在法令等]

1 帳簿書類等の保存期間

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間(注2)保存しなければなりません。   また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。   ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

  1. (注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
  2. (注2) 平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。  また、平成27年度税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

 

2 帳簿書類の保存方法

(1)  原則的な保存方法   帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。   したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
(2)  6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(注)   帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。   なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。
(注) 平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。
(3)  電磁的記録による保存方法   自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。   なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3月前の日までに提出する必要があります。
(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法   保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。
イ  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます。ただし、平成27年9月30日以後に行う承認申請については、金額基準が廃止されています。
なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。   また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。
(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。
(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存   自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。   なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

3 電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法

法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たす方法により保存する必要があります。   なお、税務署長の承認は要件となっておりませんので、全ての法人が対象となります。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第3回「スキャナ保存承認申請書のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-
「スキャナ保存承認申請書」

・「スキャナ保存承認申請書」

スキャナ保存は所轄税務署長等の承認を必須としていますので申請書を提出して承認を得る必要があります。その申請書を見てみましょう。

「申請書」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007.pdf

「申請書記載例」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007_kisairei.pdf
申請書は、要件チェックシートになっています。
要件を初めて読んだ時に一つ一つ理解するのは、困難ですが、
本講座の半ばを越したころには、大きく理解が進むようになっています。
「記載要領」が、「申請書」の5/6、6/6ページに掲載されています。
「申請書記載例」と合わせて確認し、隅々まで目を通すことで記載しなければならない要件の項目が全て確認できます。
なお、要件は電子帳簿保存法施行規則3条に記載されていますので第8回以降の法令関係の講座でご確認ください。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第2回 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫

資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者

-『本日のポイント』-

  • 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

――――

「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

はじめに国税庁のホームページから「電子帳簿保存法とスキャナ保存制度の創設の経緯」と「平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和」をご読んでみましょう。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/01.htm

非常に残念な話ですが、スキャナ保存制度は152件(H26年実績)しか承認(利用)されていない要件が難解で且つ厳しい制度でした。

創設後10年ぶりの平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和で厳しいとされていた下記の3つが撤廃緩和されました。

1 スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲の拡充3万円の制限撤廃

2 スキャナ保存の要件緩和業務サイクル時の帳簿の抱合せ承認撤廃

3 実印相当の電子署名の撤廃

4 適時入力方式に係る要件緩和(カラーからグレースケール容認)

 

しかし、追加された2要件もあります。

5 全ての書類にタイムスタンプが必要

→以前は国税関係の一般書類はタイムスタンプは不要でした。

6 重要書類は適正事務処理要件の確保が必要 

→内部統制として、相互けん制、定期検査問題発生時の自己是正能力が要件です。

・国税庁の下記新旧パンフレット比較すれば、何がどう変わったか見えてきます。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/01.pdf

次回 第3回 「スキャナ保存承認申請書のご説明」

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第1回「本講座のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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  • 本講座の目的
  • 本講座の対象者像
  • 中小企業の定義

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■本講座の目的

本講座は、中小企業の皆様が証憑書類の「スキャナ保存」を無理なく学習を進めて頂くことが可能なものです。
財務省令(電子帳簿保存法施行規則3条等)の詳細な法令要件をしっかり理解して頂く為に、第1回~第150回(予定)で毎日開催します。
本講座の特長は、最初に『本日のポイント』を示し、その後、法令要件を文字色を変えてで読みやすくし、重要個所は太文字を用いて解説します。
よって、本講義を繰り返し学習して頂くことで、特別なコンサルティング無しでスキャナ保存の申請から導入、本番運用を行うことが可能です。

■本講座の対象者像

本講座の対象者像は、所属企業が中小企業の方であること。
企業内の組織として、営業部門と購買係、経理係など職務の担当が分離出来ていること。
ご担当の方がWindowsPCの日常の利用やデータバックアップ等の基本知識のお持ちの方であること
経理のご担当の方もしくは証憑書類の管理者であること。

■中小企業の定義は下記をご覧ください。

中小企業庁の中小企業の定義
http://www.chusho.meti.go.jp/soshiki/teigi.html

 業種分類  中小企業基本法の定義
 製造業その他  資本金の額又は出資の総額が3億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が300人以下の会社及び個人
 卸売業  資本金の額又は出資の総額が1億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人
 小売業  資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が50人以下の会社及び個人
 サービス業  資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人

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