第58回「問52 スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問52 スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。」

回答

ディスプレイの画面及び書面に規則第3条第5項第6号の要件を満たし、整然とした形式かつ原稿と同程度に明瞭な状態で、速やかに出力することができれば、どのような入力方法でも差し支えありません。

規則第3条第5項第6号の要件 とは何でしょうか?下記引用をご覧ください。

 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。

 整然とした形式であること。
 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。
 拡大又は縮小して出力することが可能であること。
 国税庁長官が定めるところにより日本工業規格Z八三〇五に規定する四ポイントの大きさの文字を認識することができること。

解説

 規則第3条第5項第2号イ及びハにおいて、国税関係書類を読み取るに当たっての要件として200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上及び書類の大きさに関する情報を保存することを規定していますが(同条第6項に規定する国税関係書類の場合は、いわゆるグレースケールで保存することが規定されており、また、書類の大きさに関する情報を保存する要件はありません。)、その他は特に規定していませんので、1頁の書類が2頁にまたがるなど、分割して出力されることなく原稿と同程度の出力ができる保存方法として規則第3条第5項第6号の要件を満たしていれば、入力方法については問わないこととされています。
したがって、本来はディスプレイに出力する際にファイル等が分割されることなく整然とした形式で出力することが必要であり、また、仮にA3の書類であれば当然にA3が出力できるプリンタ及びA3サイズの用紙を備え付けるべきですが、たまたま備え付けられているプリンタの最大出力サイズより大きい書類を1枚受領したときは、スキャン文書と元の書類の両方を保存することで差し支えありません。

(注) 備え付けられているスキャナがA3サイズに対応していないからといって、国税関係書類を複写機などで縮小コピーしたものをスキャニングすることは、法第4条第3項に規定する国税関係書類に記載されている事項をスキャニングすることには当たりません。

 

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