2008年05月08日
PDFによる情報保存の法的な有効性 (4)
○見積書、請求書などをPDFで作成して、取引先などとやり取りした場合、これは国税関係書類となるのでしょうか？
回答は、「国税関係書類とはならない」、と思われます。なぜかと言いますと、財務省の法令では書類とは、紙を原則としており、電磁的な文書は書類とは看做さないようです。もともと、電磁的な文書を書類と看做すのであれば、電子帳簿保存法自体が不要となります。
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」ともいう通り、従来、紙を想定していた文書を電磁的に保存するための特例を決めているものです。
○では、見積書、請求書などをPDFでやり取りした場合、これを保存する必要はあるのでしょうか？
回答は、昨日もお話しましたように、これは電子取引と看做されますので「保存する義務がある」ことになります。
電子取引と看做されるものが何かは、法令解釈通達（平成17年改訂）において
(1) いわゆるEDI取引
(2) インターネット等による取引
(3) 電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
(4) インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
とされています。
従って、PDFで作成した見積書、請求書などを電子メールの添付ファイルとして送付した場合なども、保存義務があるということになります。
で、今日、その後もう少し読んでいましたら、電子帳簿保存法の2005年（平成17年）改正から、この義務を怠って保存しないと「青色申告取消し」になるという条文が追加されていることに気が付きました（第11条3項四、五号）。
平成10年時点では「青色申告取消し」規定はありませんでした。従って、平成17年改正で厳しい罰則が盛り込まれたことになります。ご注意ください。
それにしても、ここまでやるなら、法務省と同じように、保存方式として紙と電子ファイルを区別しなければよさそうなものです。
電子ファイルをやり取りしたら保存の義務がある。しかし、書類を自分で最初からコンピュータで作成している場合や、書類（紙）をスキャナで電子化した場合は、申請して承認を得る必要がある、というのはちょっと変ですね。
※法令をできるだけ注意深く読んでいるつもりですが、解釈の誤り、あるいは、見落としがあるかもしれません。実際の会計・税務処理にあたっては、会計士・税理士などとご相談の上お願いします。
投稿者 koba : 08:00 | コメント (1) | トラックバック
2008年05月07日
PDFによる情報保存の法的な有効性 (3)
2005年（平成17年）4月にe-文書法が施行されました。その後、3年を経過しましたが、民間企業での文書電子化はなかなか進んでいないということです。
2007年07月02日日本企業の文書デジタル化は、未だ、紙中心から変化なし など参照。
法令などで義務付けられている文書保存にPDFを安心して使えれば、PDFをもっと普及させることができるのではないかと考えて、少しずつ勉強しています。この成果をWebページに整理してみました。
PDF保存することで、法令で義務付けられた文書保存として認められるかどうかということについて、一番、単純明快なのは、法務省のようです。
法務省は平成7年に「商業帳簿の保存は紙でなければならないという商法上の規定はないという見解を出している。」（「電子帳簿の実務Q&A」による）そうです。しかし、会社法上は書類を10年保存しなければなりませんので、10年大丈夫なファイル形式が必要です。この観点からはPDFが最適と思います。
逆に、一番やっかいなのが、国税関係の帳簿と書類です。
国税関係の帳簿と書類は、企業内でももっとも量が多く、電子化によって大きなコスト削減効果が見込まれると見られます。
コスト削減効果が大きいのであれば、これを積極的に推進することで、企業の利益が増えるはずです。そうなれば、当然、税収が増えることが見込まれます。従って、国税官僚が真に優秀であれば、国税庁は電子化を積極的に推進することになるだろうと思います。
しかし、昨今は、帳簿と書類の電子化に関する国税のガードが固くて、なかなか進展しないと聞いています。国税官僚は、税収を増やすことにはあまり関心がないのかもしれません。
このガードを破るにはどうしたら良いでしょうか？
電子帳簿保存法では、帳簿については、「最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成する」ことが必要条件になっています。そうなると、もう会計システムなどのベンダに頑張ってもらうしかないように思います。
一方、書類については、突破口があると思います。それは、全ての書類をPDFで作成して電子取引をすることです。
紙の書類が入ってしまいますと、スキャナで電子化しなければならなくなり、税務署長の承認が必要です。そして承認を取り消されたらどうなるか、など不安要素も大きいようです。また電子署名やタイムスタンプが必要など、いろいろな要件が付加されてハードルが高くなっています。
しかし、すべての書類をPDFで作成して、例えば注文書や契約書などまで、PDFをメールに添付してやり取りすれば電子帳簿保存法の第10条により、これは電子取引となります。そうしますと、税務署長の許可の有無に関わらず、電磁的保存が義務付けられます。この場合は、許可じゃなくて、義務なんですね。この場合は義務なのですから承認取り消しはありえません。電子署名もタイムスタンプも不要です。（訂正：平成17年の改訂で、電子署名とタイムスタンプを付与するか、それとも、事務処理規定を作って備え付けるかのいづれかが必要となりました。）
これが一番手っ取り速そうに思えるのですが、如何でしょうか？
投稿者 koba : 08:00 | コメント (0) | トラックバック
2007年12月16日
電子帳簿保存法 — 知っていますか？「見積書を全部保存しないといけない」ってこと
2007年07月04日 電子帳簿保存法で、成立しなかった取引の見積書保存義務に関する疑問について触れましたが、これについて、未だに疑問が解消できませんので、もう一度立ち返って調べて見たいと思いたちました。
まず、上のブログでお話しましたように、当日の国税担当官は、「取引に関して、相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他、これらに順ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写しを保存しなければならない」（法人税法施行規則第五十九条三項）と述べました。これについて、私が質問したところ、さらに、「成立しない取引の見積書も保存しなければいけない」と回答しました。
調べてみますと、これは、「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」という文書（次のURL）
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/tsutatsu/kobetsu/sonota/980528-2/01.htm
の第4章 電子取引 の（電磁的記録等により保存すべき取引情報）の10-1 法第10条（（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存 に関わる解説（次のURL）
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/05.htm
を元にしているらしいです。実際に見てみますと、そこには、「（2） メッセージの交換過程で発生する訂正又は加除のデータの取扱い」という項目があります。この解説文章に次のようなくだりがあります。「この場合における訂正又は加除のデータとは、確定データに至る前の情報をいうのであるから、例えば、見積書の場合、前の見積り金額を変更して、新たな見積り金額として確定する場合には、各々の見積り金額が確定データとなるのであるから、最終的に合意に至った見積りデータのみを保存するのではなく、各々の見積りデータを保存することに留意する。」
ここでは、一連の電子的メッセージの遣り取りの中で、見積金額を訂正していった場合、最終的に合意した見積データだけでなく、各々の見積データを保存しなければならない、とあります。
この文章を読む限り、取引が成立したとして、その取引を成立させるためのメッセージを交換する過程で発生する見積データを前提に解説しているように思えます。
そうすると、この通達の解説文からは、冒頭にあげたような成立しなかった取引の見積書の保存義務があるという結論は導き出せそうもないように思います（！？）
そうしますと、平成19年6月29日付けの資料の中にある『平成16年度に定期的に行った国税庁とJIIMAやJBMIAなど関係4団体との協議会の中で、国税庁担当官から見積書を例に上げて、「採用されなかった見積書でも保存の義務があり、これを電子化した場合、検索できなければならない。採用しなかった見積書を電子化文書にして保存しない場合は、当該の見積書を受領した相手方に確実に返却しなければならない。」との説明を受けている。』という、この説明は、国税庁の担当官の拡大解釈・あるいは解釈ミスではないかと思いますが、どうなんでしょうね。
私としては、やはり、あの担当官の成立しなかった取引の見積書を保存しなければならないという回答は、一般論として言うならば、法令解釈のミスではないかとの感を強くしました。