SAPの大規模DITA導入事例の進展(2016年11月)

前回(ドイツTC World Conference 2016でのDITA)に続き、ドイツのDITA報告です。

ドイツに本社をもつSAPは全世界をカバーする大規模なDITA導入を進めています。
11月8日Tekomでは、Dr. Sven Leukert氏(独SAP)とPriscilla Buckley氏(仏SAP)による「From Custom XML to DITA」と題する講演があり、また11月13日のDITA OT Dayでは、「Large Scale Production Using Project Maps」という題でyoussef Bennani (仏SAP)の報告がありました。さらに、11月14日~15日に開催されたDITA Europe 2016でも二つのセッションで発表がありました。

SAPのDITAについては、2年前にDITAコンソーシアムジャパンのFestaでDr. Sven Leukertに講演していただきました。SAPはそれまで独自のCMSと独自XMLを使っていましたが、2011年に全社的にDITAを導入することを決め、IXIASOFTのCMSを選択しました。SAPは多くの企業や製品のM&Aを進めており、社内でドキュメント制作の方法がバラバラになってしまったことから、DITAを採用してドキュメント制作を効率化する狙いがありました。

移行のためにChange Management(移行管理)専門の担当者を配置し、また影響を受ける各領域のワークグループとChange Agent(移行担当者)が中央のプロジェクトと連携して移行を進めるという組織的かつ大がかりな移行を計画しました。

2012年第1四半期にキックオフし、2012年第4四半期に、HANAのユーザーガイドをDITAで制作したガイドが初リリースとなりました。その後もDITAの展開をすすめ、2016年には、オーサー700人以上で300製品、47言語、DITAファイルは320万以上に達するとのことです。これを、20種類以上の形式で、毎夜6万以上、自動的に出版しています(レビュー用の出版のようです)。出版の形式には、HTML5やWebHELPなどのオンライン用形式やPDFを含んでおり、PDF生成には、Antenna House Formatterが使われています。SAPのプロジェクトは、恐らく現時点で世界最大のDITAプロジェクトと思われます。

SAPのDITAの成果物生成でキーになっているのはProject Mapです。Project MapはDITAのmapを特殊化したもので、製品毎に成果物の出力条件を設定しています。成果物の形式(HTML、CHM、PDF、Eclipshelpなど)はプロジェクトにより、少ないものから、多いものがあります。小さなProjectでは、Project Mapは10件に満たないようですが、大きなProjectでは数百になることがあるようです。Project MapはCMSに統合されているEclispe開発環境で管理しています。

ERP、CRM、SCMなどの製品には共通の基本部(Basis)が使われています。Project Mapには製品と基本部で分けて作成階層化されており、依存関係を規定します。成果物の生成時にはProject Mapに規定される依存関係でリンクをチェックして、正しくないリンクは削除して、エラーをログに出力します。執筆担当者は、ログをみてリンクの設定を修正できます。


第89回 「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」
最近筆者が提案活動の中で感じることですが、スマホに関するスキャナ保存の期待と落胆とその誤解です。

期待は、緩和さらたと聞き、素直にスマホが使えるようになった、良し!検討しようというものです。
落胆は、調べてみると「特に速やか3日」ルールや撮影時の注意事項や電子化ファイルに関わる詳細要件が結構あり、事例が出てからにしようと先送りにされているもの。
誤解は、スマホで読み取ったらクラウドに送り遅滞なくタイムスタンプを押さないと要件確保できない。とか、大きさ情報の保存要件確保とその担保ができないから実質無理というものです。

なぜでこのようなことが起こるのでしょうか?
それは、伝え手であるベンダーの講師や専門家と言われる方々の理解のバラつきや迷いからきているに 他なりません。そして、法令要件、通達、QAで全てを詳細に押さえていないので筆者でも慎重に確認を重ねながらの判断となります。
今弊社は年内に向けて申請を出すべく要件を精査しておりますが、法令+通達+QAをしっかり読み込み、要件確保して、所轄の国税局に申請前に説明に上がれば大きな問題は無いと考えます。
みなさん冷静に要件を精査して実績を作ろうではありませんか!!

では順序立ててみていきましょう!
● スマホでスキャナ保存するメリットは
1.いつでもどこでもスキャンできる
2.専用スキャナや複合機と比較して簡単そう
3.従業員にスマホを配布している企業が増えていて使えそう
4.特に従業員の立替払いの領収書のスキャナ保存で業務効率化できそう
5.電子化して検索キーを関連付ければ、簡単瞬時に検索できる

● そもそも従業員の立替払いの領収書の業務効率の課題は
1.紙証憑である領収書を経理に集めなければならない
2.電子決裁のワークフローで折角業務効率改善させても、精算書台紙や領収書の糊づけなど起案担当者に負担がかかる
3.上記負担に加えて、拠点からの本社経理理への紙の送付管理と税法上の長期保管が必要
4.更にある程度の額の会議費や交際接待費の証憑は内部監査や外部監査、税務調査で紙原本の提出が求められることが多い
5.紙の段階の精算でも従業員の不正を許さない牽制やチェック体制を備えているもの

明日の回で通達やQAを見ていきましょう! 

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・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


Server Based Converter の活用法(2)

■ Antenna House Formatter と組み合わせた文書配信システム

Server Based Converter は、Microsoft Office 文書だけではなく、PDF からも画像、SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。企業ユーザ様、特にグローバル企業では、マニュアルを製作するときに、DITA という規格によって XML 文書を作り、それから PDF を生成することが行われています。
DITA 規格の XML 文書から PDF を生成する際に、欧米のグローバル企業からも非常に高い評価を得ている Antenna House Formatter を使います。こうして出来上がった PDF は、Server Based Converter で、さまざま形式に変換して配信することができます。

PC に配信する場合は、PDF のままで配信できますが、モバイル端末、携帯電話では、PDF が表示できない場合があります。また、PDF が表示できるスマートフォンでも、画像や SVG, Flash といった形式が都合がいい場合があります。その場合、端末の特性、能力に合わせて、画像、SVG、Flash に変換することで、文書を配信するのです。

システムのイメージは、
サーバベース・コンバーター 活用例
にある
携帯電話閲覧用コンバータ
です。

実際に、このように Antenna House Formatter と Server Based Converter を組み合わせて、数多くの PDF を生成し、生成された PDF から必要な部分を抜き出し、Server Based Converter で変換して、毎日、数千ページものページを、配信するシステムを構築しているお客様がいらっしゃいます。

Antenna House Formatterに関する詳しい情報は、
Antenna House Formatter
をご覧ください。

アンテナハウスでは、DITA に関するサービスやコンサルティングも行っています。
詳しくは、
DITA
をご覧ください。

〒103-0004
東京都中央区東日本橋2-1-6 東日本橋藤和ビル5F
アンテナハウス株式会社
◆ご購入に関するお問い合わせ(祝日を除く月~金曜日9:30~18:00)
TEL : 03-5829-9021
FAX : 03-5829-9023
E-mail: sis@antenna.co.jp
URL : http://www.antenna.co.jp/

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

Server Based Converter に関する詳しい情報は、
Server Based Converter
を、ぜひ、ご覧ください。

評価版もご用意しております。
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から、お申し込みください。

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第88回 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
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 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

本日、製造業で従業員数60名の中小企業向けにスキャナ保存の国税要件の説明と弊社ScanSave-v2の説明に行ってまいりました。業務担当の方が面談者で地頭の良い方でしたので約1時間でご理解頂く事ができました。

その内容についてレポートします。

1.証憑書類の電子化原本廃棄のニーズの背景に何がありますか?→ 段ボールの保管が150箱程度あり、探し出すのが大変になってきている。

2.証憑は、どのように集まってきますか?→ 本社に集中

3.会計帳簿の記帳はどうされていますか?→ 会計事務所に記帳代行している

4.証憑の特長は? → チェーンストア統一伝票が多い、見積書や注文書もある

5.国税のスキャナ保存要件に対する感想は? → 受領書類は難しい!業務手順が変わるので中小企業には厳しいものがある。対して見積書や注文書等の国税一般書類は、要件が簡単なので導入しやすく思えた

6.他にご質問は? → タイムスタンプの仕組みや現物を見たことが無いので是非見たい → ネットワークに流れるのがハッシュのみであること、スタンプとは言え不可視である点が現物で良くわかった

7.感想を頂けますか? → ScanSaveはLite版があり国税一般書類からできる点が良いことと、CSVファイルの取込利用が結構便利 → 是非とも見積もり提案して欲しい。

このような感じで商談対応をさせて頂きました。

ご参考になれば幸いです。

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Server Based Converter の活用法(1)

■ ファイルの無害化

Server Based Converter は、Microsoft Office 文書の変換においてマクロを実行しません。したがって、マクロ内に不正なコードが合った場合にもその実行は行われずに PDF や画像、SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。また、PDF に関しても Script を実行することはないので画像や SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。企業ユーザ様、特にグローバル企業では、様々なファイルを日々受け取っていることと思われます。そのような場合でもよりセキュアな状態でファイルを取り扱うことが可能となります。
また、官公庁や学校等で使用するファイルに関しいても、Server Based Converter でいろいろな形式に変換することにより、より確実に無害化されたファイルを取り扱えるようになります。

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Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

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ドイツTC World Conference 2016でのDITA

2016年11月8日~9日、ドイツのシュトットガルドで開催されたTC World Conference 2016(TEKOM2016)に参加しました。アンテナハウスは会社としては、米国の販売会社が、7,8年継続して同展示会に参加しています。TEKOM2016はプロの制作者を対象としており、従来もかなり多くのAH Formatterの見込み客の来訪がありましたので、今年も次のようなブースを構えて出展しました。

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もう一つの目的として、TEKOM2016に参加して、ドイツでのDITAの進展状況を見てみたいと考えました。ドイツはXMLの利用ではアメリカに次いで大きな市場となっているようで、AH Formatterのユーザー数も米国に次いで多くなっています。しかし、これまでの情報では、ドイツではプロプライエタリーのXMLを利用するCMSやドキュメント制作ソリューションが充実しており、DITAの採用があまり進んでいないと言われています。そして、その理由としては、DITAは北米のソフトウェア会社主体で普及していますが、ドイツは機械工業や自動車などの歴史の長い産業が隆盛なことが挙げられています。

今年のTEKOM2016では、11月7日はDITAのセッションだけを行う部屋が一つ割り当てられて、DITAトラックが提供されました。また、11月8日はDITAトラックはなかったものの、同じ部屋でDITAのセッションが幾つか提供されました。

DITAに関するトラックは、満員とは言わないまでも、大体、席の半分位は埋まっており、かなり関心を集めているようでした。

プレゼンテーションの多くは、入門的なものが多かったのですが、SAPとSiemensの2社からケーススタディの発表がありました。SAPのケーススタディは、昨年DITA コンソーシアムジャパンで発表していただいたものの続きでした。これについては後日もう少し詳しく紹介したいと思います。

さて、ドイツのDITAについていうと、ドイツのXMLドキュメントソリューションベンダーはDITAには熱心でなく、北米やその他のいつものDITAベンダーやコンサルタントが熱心にDITAを売り込んでいるという状況はあまり変わりないようです。但し、SAP、Siemensといった大手の企業が熱心に取り組んでいるのと、ドイツのコンサルタントの人が中小企業でも少しDITAの導入が始まっている、と言っていたのが印象的でした。

ところで、今夜(現地時間13日夜)は、Dr. JoAnn Hackosの引退セレモニーがありました。そこにいた人に聞いたのですが、彼の会社はドイツの印刷機械・プラスティック包装機械の会社です、2004年頃からDITAを使っているとのことでした。彼が言うには、シンプルなDITAで十分使える。他の会社がDITAを使わないのは問題意識がないからだ、とのことです。

続きはこちら


第87回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「電子的にやり取りした書類」の扱いについて考えてみましょう!
電子取引とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存) 第十条に下記の通り規定されています。
所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。
要件を整理すると
・電子取引を行った場合
・当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない
・ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

要するに、所轄税務署長等の承認に関わらず、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務であり、できない場合は紙に出力して保存しなければなりません。
施行規則8条に詳細要件が規定されています。
第八条   法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一   当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

二   当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

2   法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。  」

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『リッチテキスト・コンバータ』シリーズの販売終了にあたりまして

私は『リッチテキスト・コンバータ』シリーズの開発に携わった一人です。
1980 年~1990 年代は、ワープロ専用機の市場は群雄割拠の状態でした。 結局覇者が現れないままワープロ専用機の市場は終わってしまいましたが、メーカー毎に独自の文書フォーマットを使っていたので、他社のワープロ専用機で作成した文書は読むことができませんでした。これをワープロ専用機のユーザは不便と感じていたようです。そこで、PC 上でワープロ専用機の文書の相互変換を可能にする『リッチテキスト・コンバータ』が世に出ました。

『リッチテキスト・コンバータ』シリーズは、MS-DOS が OS の主流として使われていた頃から発売されている息の長い製品です。 MS-DOS では Windows の DLL のような機能が無かったためでしょうか、MS-DOS 版の製品では変換方向(例えば A 文書フォーマットから B 文書フォーマットへの変換)毎に1つの EXE が作られていました。 これですと対応する文書フォーマットを一つ追加するとなると、相互変換ですから対応済みの文書フォーマット数 × 2 の EXE が増えることになります。 未だ FD (フロッピーディスク)で PC のソフトが供給されていたころで、販売パッケージ内に FD が13枚入っていました。その後、MS-DOS 上で丁度 Windows の DLL のような機能を使えるようにする製品が発売されていることが分かり、これを組み込んだところ EXE は 1 つとなり FD 2 枚に収まりました。 いきなり FD が激減したので、バージョンアップ毎に購入されているお客様からは『不良品ではないでしょうか』とのお問い合わせがあったようです。

企業ユーズ以外にもコンシューマ向けで多く使われたためと思われますが、使われているお客様のお声を聞く機会に恵まれました。『リッチテキスト・コンバータを重宝して使っています。』『このような変換結果では不満なので改善してもらいたいです。』このようなお客様のお声が、開発の励みや戒めとなりました。又このためでしょうか、使われるお客さまのお顔がよく見えていたように思えました。

『リッチテキスト・コンバータ』シリーズをご購入されましたお客様。
ご愛用ありがとうございました。

リッチテキスト・コンバータよ!
長いことお疲れ様でした。本当に今までありがとう!


第86回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「控え書類」の扱いについて考えてみましょう!

国税関係書類は、国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいいます。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして法4条には
2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、
所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録
の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

と規定されています。

要件を整理すると
・自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合
・所轄税務署長等の承認を受けた
・当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代える
となります。

施行規則3条2項に詳細要件が規定されています。
2   前項(第一号、第二号及び第五号ハに係る部分を除く。)の規定は、法第四条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類(法第二条第二号 に規定する国税関係書類をいう。以下同じ。)に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、前項第五号イ中「、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」とあるのは「その他の日付」と、同号ロ中「日付又は金額」とあるのは「日付」と読み替えるものとする。

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『リッチテキスト・コンバータ20』は販売を終了します。

こんにちは、弊社デスクトップ製品のサポート担当です。
秋も深まり、めっきり寒くなってきましたね。

さて、既にお知らせしました通り、弊社ソフトウェア『リッチテキスト・コンバータ20』『同 パーソナル』(以下、本製品)は 本年12月20日をもって販売を終了させていただくこととなりました。

本製品を含む『リッチテキスト・コンバータ』シリーズは、日本語ワープロ専用機を含む各種多様なワープロ文書間で相互に文字や文書書式・文字飾り・罫線などを変換するユニークなソフトウェアとして、これまで多くのお客様にご支持をいただいてきました。

製品の大きな特長は、RTFJ(Rich Text Format Japanese)という中間形式を使用して異なるワープロ文書間での変換を自由自在に行える柔軟性にあり、そのルーツをたどれば、1990年発売の『OASYS30-新松』『OASYS30-一太郎Ver.3』『MS-Works-一太郎Ver.3』など一連の MS-DOS 対応製品がその嚆矢(こうし)となります。 そこから数えて約26年もの長きにわたり一筋に開発・販売を続けてこられましたのも、ひとえに多くのお客様のご支持があったからこそと厚く感謝申し上げます。

今では、「ワープロ」というと Microsoft Word などパソコン用のワープロ・ソフトを指すようになっていますが、パソコンが今のように普及する以前には日本語文書を作成するためだけのワープロ専用機が多くのメーカーから発売され、機能や使い易さを競っていました。
1980年代から1990年代にかけての頃です。

当時、量販店にいくと専用コーナーが設けられ、各社のワープロ専用機が所狭しと並べられていました。 新製品が発売されるとあちらの棚、こちらの棚と製品カタログを集めて、文書保存に使用されるフロッピーディスクの仕様を確認するのが仕事のひとつでした。 たくさんのカタログだけを抱え何も買わずに店をでる姿は、店員さんからすれば怪しげな不審者に映ったかも知れません。

日本で独自の進化を遂げたワープロ専用機ですが、パソコンの性能が向上するにつれ徐々にその役割を終えていきます。 1990年前後に出荷台数・金額とも最高の売り上げを記録したあとは次第に販売数を落とし、最盛期には20社近くが参入したと言われるメーカーも撤退が相次いで、2002年に最後のメーカーが撤退を表明しました(*)。

同様に、それまで使用されていたフロッピーディスクもより大容量のメディアの登場に押されて姿を消し、フロッピーディスクの読み書きに必要なドライブ装置もごく汎用的なものを残して販売が終息していきました。

このような中で、本製品もその役割を終えるときがやってきました。

本製品の販売終了を迎えるのは寂しい思いがいたしますが、日本語ワープロ専用機というひとつの「時流」の盛衰に立ち会い、パソコン上のワープロ・ソフトという新たな流れの発展に本製品が微力ながら貢献できたことは、ソフトウェア製品を提供するベンダーとして非常に幸せなことであったと思います。

本製品の販売は終了しますが、弊社では引き続き有償の変換サービスをご提供して参ります。
今後とも弊社製品をご愛顧いただければ幸いです。

(*)参考:蔵 琢也「日本語ワードプロセッサの興亡」http://rapas.doshisha-u.jp/ja/list_papers/get_dls.php?fid=28)


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