タグ別アーカイブ: e-文書法

第68 「 国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件

 税制改革大綱では下記の記載になっていました。

(1)国税関係書類(契約書、領収書等の重要書類に限る。以下(1)において同
じ。)の受領等をする者がスキャナで読み取りを行う場合には、次に掲げる事
項をスキャナ保存に係る承認の要件とする。
① 国税関係書類の受領等後、当該受領等をする者が当該国税関係書類に署名
を行った上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付すこととする。
② 記録する国税関係書類が日本工業規格A列4番以下の大きさである場合に
は、国税関係書類の大きさに関する情報の保存を要しないこととする。
③ 適正事務処理要件のうち、相互けん制要件及び定期検査要件について、次
のとおりとする。
イ 相互けん制要件について、国税関係書類の受領等をする者以外の者が記
録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこ
ととすることで足りることとする。
ロ 定期検査要件について、定期検査を了するまで必要とされている国税関
係書類の原本保存を本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるも
のにおいて行うこととする。

そうです、必要に応じて原本の提出を求めることを含む。これがある以上
その場で捨てられないと言うことです。

そして、施行規則3条5項4号イでは

イ 相互に関連する当該各事務(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領に関する事務を除き、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認を行う事務を含むものに限る。)について、それぞれ別の者が行う体制

とのみ書かれていて、施行規則での必要に応じて原本の提出を求めることの要件が定められて
いません。

しかしそれを補うかのように

問1に

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこととすることで足りる。

と書かれていました。このように全体を通して読み込みが重要となります。

 

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第67 「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」 

今回(H28)の改正のポイントをぎゅっと圧縮している内容です。

問1から抜粋しています。

1 国税関係書類の受領者等(規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する国税関係書類を作成又は受領する者をいう。以下同じ。)が読み取る場合、次に掲げる事項を要件とする。

(1) 国税関係書類の作成又は受領(以下「受領等」という。)後、受領者等が署名を行った上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付す。

(2) A4以下の大きさの国税関係書類については、大きさに関する情報の保存を要しない。

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこととすることで足りる。

2 小規模企業者(中小企業基本法第2条第5項に規定する小規模企業者をいう。以下同じ。)である場合、いわゆる「適正事務処理要件」について、税務代理人が定期的な検査を行うことによって、相互けんせい要件を不要とする。

3 スキャナについて、原稿台と一体型に限るとする要件を廃止する。

これらのなかで、注意が必要なのは国税関係書類の受領者等が読み取る場合に新たな要件が出てきたことです。十分注意が必要です。

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第66回 「廃棄前の 「定期的な検査」 とは」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「廃棄前の「定期検査」とは」について
これは、よくご質問を受けます。
例えば、「毎日検査すれば捨てて良いのか?」や「検査の抜取方法は要件があるのか?」や
「検査を外部の者に頼む必要はないのか?」等です。

では、下記の問66問67を見ていきましょう!

問66 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

問67 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。

回答

最低限、検査の対象となる各事務を行っている者以外の者が検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」とは、具体的には、定期的に事務処理手続のチェック・検査を行う仕組み(体制、手続)がとられていることが必要とされるものです。
仮に、検査の対象となる各事務を担当している者が定期的な検査を行った場合において、紙段階で改ざんを行っているときには、チェック機能が働かないこととなります。
このため、最低限、その事務を担当している者ではなく、それ以外の者が定期的な検査を行う必要があります。
また、事業規模の小さな事業の場合、当該各事務を担当している者以外の者が検査を行うことが難しいことも想定されます。このような場合、外部の者に委託する方法なども考えられます。

よって、良くアドバイスしているのは
まずは四半期に定期検査して、習熟したら毎月検査で捨てる
この時、四半期時は従来の紙の管理方法を踏襲し、毎月時は分類仕分け程度の簡単な管理で一定期間保管することです。
どうせチャレンジするなら、スキャナ保存の業務サイクルで検索要件などを確保するのですから、
毎月検査廃棄がお勧めです。

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電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度を無料で学習できるブログの紹介

電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度を無理なく学習頂けるブログのご紹介です。

税務署への申請方法や「スキャナ保存」導入メリットやデメリットもしっかり踏み込んで書いています。

http://blog.antenna.co.jp/ILSoft2/

よりご覧ください。

最近のブルグタイトルは
第61回「問55 1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。」
です。

是非ご覧ください。


税務調査をしっかり乗り切るためにも「スキャナ保存」を検討する

最近、筆者は、とある急成長中小企業の財務担当常務と税務調査の話題で盛り上がりました。

税務署は3名のチームで税務調査に来られて、朝は10時から夕方は16時まで張りつかれて帳簿や証憑を入念に調査されるのですが、特に仕入れ先からの請求書や 飲食やゴルフ等の領収書、各種契約書は、徹底的に質問攻めにされるようです。

このような時に帳簿の摘要欄に簡単なコメントを入れている程度では駄目で、仕訳の元となる証憑の現物の要求がされる訳ですが、段ボールの山から探し出すのがこれがまた大変なのであります。

証憑が探し出せて、しっかり説明できれば良いのですが、無ければ、結構”やばい”ことになっていくようです。

そこで、この企業様は、今回、電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度の要件確保の検討に入られたのです。 そして、単に証憑をスキャンしてタイムスタンプを付与するだけでなく、経費を支払った目的や、内容をしっかり入力しておけば調査官の質問に応えられるので経理部門でルールを設けて今後はしっかり入力しよう!と決意されていました。

アンテナハウスの ScanSave (スキャンセーブ)は、そんな中小企業の「スキャナ保存」制度の要件確保用のソリューションです。

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是非とも参考にして下さい。


第46回 証憑書類のスキャナ保存講座「問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
で読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。

回答

最長では、国税関係書類の作成又は受領から1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。

★これが「業務サイクル後速やか方式」になります。

解説

「その業務の処理に係る通常の期間」とはそれぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間をいい、また、1週間以内に入力している場合には「速やかに」行っているものと取り扱う(取通4-19)ことから、仮に2週間を業務処理サイクルとしている企業であれば2週間と1週間(3週間)以内、20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日と1週間以内に入力すればよいこととなります。
なお、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱う(取通4-20)ことから、規則第3条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、国税関係書類の作成又は受領から最長1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。
また、この場合、最長1ヶ月とは暦の上での1ヶ月をいうことから、例えば4月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長1ヶ月は5月20日であり、プラス1週間後の5月27日までに入力すればよいこととなります。

★よく質問を頂きますが、上記の通り、対象証憑の作成日付で起算するのではなく、受領日が起算日になります。

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第44回 証憑書類のスキャナ保存講座 「問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。

回答

単にスキャニングすることだけをいうのではなく、スキャナで読み取った後、国税関係書類にタイムスタンプを付し、当該電磁的記録に係る訂正又は削除の履歴等が確保された状態にするまでをいいます。

解説

 規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。
したがって、このような趣旨から「入力する」とは、単に国税関係書類をスキャナで読み取る作業をいうのではなく、電磁的記録の真実性を確保するための同項第2号に規定するタイムスタンプ及び当該電磁的記録の訂正又は削除の履歴の確保の要件等を備えるまでをいいます。

(注) 入力者等の情報の確認、帳簿との相互関連性の確保及び検索機能の確保は当該電磁的記録の入力に含まれないことから、原則として当該電磁的記録を保存するまでに確保しなければなりませんが、国税関係書類の保存時点で帳簿が作成されていない場合には、決算終了後遅滞なくこれらの要件を満たしていれば認められます。

★「入力」に含まれる情報と含まれない情報が上記の(注)で説明されています。
ここを押さえるか、押さえないかで運用の効率が大きく変わります。

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第39回 証憑書類のスキャナ保存講座「問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。」

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問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。

回答

スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除が認められます。

解説

 スキャナ保存は法第4条第3項において「国税関係書類に記載されている事項を……電磁的記録に記録する場合であって」とされており、その「国税関係書類」とは「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類」をいうものとされています(法2二)。  消費税の仕入税額控除については、その適用を受けようとする事業者は、消費税法施行令第50条第1項により「請求書等を整理し……保存しなければならない」こととされていることから、当該請求書等は「国税関係書類」に該当し、法第4条第3項によるスキャナ保存をすることができます。  したがって、消費税の仕入税額控除の適用に当たり、法第4条第3項のスキャナ保存の承認を受けて国税関係書類に係る電磁的記録を保存している場合には、その基となった書類を保存していない場合であっても消費税法第30条第7項に規定する請求書等が保存されていることとなります。

皆さん、消費税法第30条は是非ご一読下さいね。

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第38回 証憑書類のスキャナ保存講座「QA 問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。」

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問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

申請が却下される例が記載されています。

回答

1 紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

2 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となります。

3 いずれにせよ伝票類は国税関係書類に該当しないためスキャナ保存を行うことはできませんが、前述の国税関係帳簿に該当する場合には、法第4条第1項及び法第5条第1項に規定する承認を受け、電磁的記録による保存を行うことは可能です。

4 したがって、上記のような売上伝票などの伝票類について、仮に保存義務者からスキャナ保存の承認申請書の提出があった場合には、税務署長等はその申請を却下することとなります。

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第37回 証憑書類のスキャナ保存講座「「みなし承認」とはなんですか?」

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「みなし承認獲得」★の件で先日質問を頂きました。

電子帳簿保存法 (電磁的記録による保存等の承認の申請等) 第六条
に記載抜粋の通り

「5  第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる
場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がな
かったときは、同日においてその承認があったものと みなす 
一  当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日

二  当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存
に代える日の前日

三  当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたもの
である場合 その提出の日から三月を経過する日」

弊社のScanSaveは、
平成27年1225日に税務署に申請し、その後3カ月が経過して、特に差し戻しも、却下も
、意見もなかったの で「みなし承認」を獲得しています。

なお、正確に理解するためには第六条全体を熟読頂きますようお願いします。

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