タグ別アーカイブ: スキャナ保存

第96回 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや(必要に応じて)税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう!! 

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第95回 「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が2名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか?

国税QA問66を見てみましょう!
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント:結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
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第93回 「中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1

とある中小企業にスキャナ保存納入相談に行ってきました。

ご担当者は
「スキャンしてPDFを作り、タイムスタンプを付与して会計帳簿と関連付けてフォルダーに保存すれば、税務署申請がとおりますか?」
と確認がありました。

皆様は、どう思われますか?
残念ながらNGです。
なお、国税局なら申請書は差し戻しになりますが、税務署の場合はみなし承認されてしまうことがあります。
後者の場合は、次の税務調査がとても心配ですね。
さて、NGポイントを考えてみみましょう!
これは、国税庁のスキャナ保存パンフレットの要件一覧をや申請用紙を全く見ないで想像で考えているからに他なりません。ここが「壁」です。
法令要件として、「ヴァージョン管理」が必須です。
(他にも10個程度要件がありますが・・詳細は下記を)
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

該当箇所には
「国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること」
が要件として規定されています。

これを噛み砕くと
「PDFやJPEGなど(国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項)の訂正や削除を行った場合は、訂正削除のアクセスログを残し、物理削除を許さずに、削除PDFなども検索できるシステム」
が要件となります。
そうです、一般のフォルダにセキュリティを強化して、PDFを保存しても要件を確保することは困難です。

要件確保された、承認実績のあるスキャナ保存システムベンダーを選択して、失敗しないようにしましょう。

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第92回  「スマホによるスキャナ保存について考える 4 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 今回はユーザーの管理部門目線で従業員立替払いの領収書の取り扱い業務の問題点を考えてみましょう!

下記は実際のユーザーの声です。

× 領収書がすぐ来ない!

数百の店舗がある中堅企業様なので、同様の課題をお持ちのお客様は多いと考えております。

店舗から普通郵便で送っている。封筒を準備して、宛名付けて、切手を貼って、投函している。なお、念のため写しのコピーを取り、店舗で保管している。これが数百か所ある訳で手間とコピー代と切って代がかかっている。仮に@100として1000店あれば¥100,000x12月=¥1,200,000万円/年間。ちりも積もれば山になります!

そして、領収書はバラバラに本社の管理部門に到着します。〆前に届くものはまだましですが、ギリギリのものもあれば、そうでないものもあるし、差し戻し処理が必要なものが複数発生し、そうとの手間がかかります。到着管理、決裁条件判断、問合わせ、差し戻し連絡など・・・・とても管理業務が煩雑になります。

例えば、交通費などは最短ルートを利用しているか、会議費であれば利用目的や内容が統制の範囲内かなど従業員の不正が起こらないように目を見張らせているわけです。

×差し戻ししてからの待ちの時間(実際に送り返すので数日かかる)。皆さんイメージできましたでしょうか?スキャナっ保存の検討を切っ掛けとして管理業務そのものの改善を考える必要があります。そうですワークフローシステムと会計システムへの自動仕訳、ワークフローシステムとスキャナ保存の連携。そして、スマホによるスキャナ保存読取(撮影)です。

このような考えでH28年緩和の恩恵を民間企業に広げてまいりましょう!!

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第91回 「スマホによるスキャナ保存について考える 3 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 前回は関連する通達を詳細に確認しました。

みなさん軸ができてきましたか?

さて、今回はQ&Aを読み込んでみましょう!

Q&Aは法令に具体的にあらすことが困難なユーザー向けの具体的な運用や方策について記述されているのでこれを理解実践することで安心してスキャナ保存が行えると言えます。

筆者が重視するポイントを赤文字にしておきますので、まずはさらっと見ていき、その後入念に読み込んでみて下さい。

問32 当社は、従業員が立替えた交際費等の領収書について、所要の事項を整理した精算書とともに提出させていますが、このような精算書は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。
回答
法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」に該当すれば、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。
解説
1 法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります(法2二)。
このため、スキャナ保存(法43)の対象とすることができます。
2 「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている(平成17年1月31日付国税庁告示第4号)ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ハに規定する大きさに関する情報の保存などが必要となります。

問33 スキャナについて原稿台と一体型に限るとする要件が廃止されたので、当社は、営業担当者が私物のスマートフォンで領収書等の読み取りを行うこととして申請を検討していますが、利用機器が私物であることについて、制約はありますか。
回答
私物か否かについて、法令上の制約はありません。
解説
私物か否かについて、法令上の制約はありませんが、私物か否かにかかわらず、申請に当たっては当該機器の機器名等を承認申請書に記載する必要があります。また、保存場所において当該機器に係る操作マニュアルなどの備付けが必要となります(規則3条第5項第7号において準用する規則第3条第1項第3号ハ)。
なお、操作マニュアルの備付けについては、問20を参照してください。
問34 スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。
回答
読み取った書類の大きさと画素数を基に判断することとなります。
解説
A4サイズの大きさの書類を例にとると、A4サイズの紙の大きさは、縦297ミリメートル、横210ミリメートルであり、1インチは25.4ミリメートルです。
このA4サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。
これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット=2,338画素、横8.27インチ×200ドット=1,654画素、そして総画素を算出すると2,338画素×1,654画素=3,876,052画素になります。
したがって、A4サイズの紙が規則第3条第5項第2号イ(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約388万画素以上が必要となり(A4サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。)、このように、読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断することとなります
また、機器によっては、A4サイズと縦横比が異なっている場合もあることから、そのような場合には、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしている必要があります
なお、スマートフォンやデジタルカメラ等で読み取りを行った場合、画像の解像度が72dpiと表示される場合がありますが、これは、デジタルスチルカメラ用画像ファイルフォーマット規格(一般社団法人カメラ映像機器工業会・社団法人電子情報技術産業協会 策定)において、「画像の解像度が不明のときには72dpiを記録しなければならない。」とされていることにより表示されるものであり、必ずしも画像の解像度を取得できているわけではありません。
おって、階調に関する情報の保存については、例えば、赤・緑・青、各256階調の場合、Exifの「Bits Per Sample」のタグに「8 8 8」が格納され、ファイルのプロパティに「24ビット」と表示されるなど、その階調が分かる情報が保存されれば良いことになります。

問43 国税関係書類の受領者等が読み取る場合で、当該国税関係書類の大きさがA4以下のときには、大きさに関する情報の保存が不要となりますが、国税関係書類の大きさがA4以下とはどのように判断するのでしょうか。
回答
基本的には、日本工業規格(JIS P0138)において、A列4番以下の大きさであるかを判断することとなります。このため、A列4番からA列10番がA列4番以下の大きさに該当することとなります。
ただし、A列の規格に該当しない大きさの書類についても、日本工業規格A列4番に収まる大きさである場合、A列4番以下の大きさとして扱います。
解説
大きさに関する情報の保存を要しない書類について、規則第3条第5項第2号ハ括弧書は、「国税関係書類の大きさが日本工業規格A列4番以下であるとき」と規定していますので、基本的には、規格内における大小の判断をすることとなりますが、日本工業規格A列の規格に該当しない書類についても、A列4番に収まる大きさの書類についてはA列4番以下の大きさと扱います。
また、日本工業規格において、A列4番は短辺が210mm、長辺が297mmとされ、±2mmが許容されています。したがって、日本工業規格A列に該当しない大きさの国税関係書類の判断に当たっては、短辺が212mm、長辺が299mmの枠内に収まる大きさのものがA列4番以下の大きさの国税関係書類となります。
問45 国税関係書類の受領者等が読み取る場合に行う署名は、国税関係書類の表面に限られますか。
回答
国税関係書類の受領者等が読み取る場合に行う署名は、国税関係書類の表面に限られませんが、裏面に署名を行った場合、裏面についても受領者等が読み取りを行い、入力する必要があります。
解説
国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を・・・電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項については全て入力する必要があります。
したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しませんが、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなり、これについては、署名を行った場合についても同様です(参考:取扱通達4-18)。

問46 受領者等が読み取りを行うこととして承認申請をした国税関係書類については、その全てについて、受領者等が読み取りを行うことが必要となりますか。また、受領者等が読み取りを行わないこととする場合、変更の届出が必要でしょうか。
回答
受領者等が読み取りを行うこととして承認申請をした国税関係書類について、場面に応じて、受領者等以外の者が読み取りを行うことは可能です(問56参照)。
なお、上記のように場面に応じて受領者等以外の者が読み取りを行うような場合とは異なり、承認申請をした国税関係書類について、今後全て、受領者等以外の者が読み取りを行うこととするのであれば、申請書に記載した事項の変更をしようとする場合(規則62)に該当することから、変更の届出が必要となります。
解説
国税関係書類の受領者等が読み取る場合には、受領等後、受領者等が署名の上、3日以内にタイムスタンプを付す必要がある旨定められていますが(規則35二ロ)、これは、承認を受けた全ての領収書等について受領者等がスキャナで読み取りを行うことを要するものではありません。
なお、これを踏まえ、平成28年度の税制改正後の承認申請書においては、承認を受けようとする書類に、受領者等が読み取るものがある場合は、「受領者等による読取」欄にレ印を付して表示することとしています。

問47 領収書等について、受領者等以外の者が社内などにおいて、スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行うことは可能でしょうか。
回答
可能です。
解説
この場合、国税関係書類の受領者等が読み取る場合に該当しないため、受領等後、受領者等が署名の上、3日以内にタイムスタンプを付す必要はありませんが、当該国税関係書類がA4以下の大きさであったとしても、大きさに関する情報の保存が必要になります。
一般的には、スマートフォンやデジタルカメラ等においては、読み取りの際に、大きさに関する情報の取得等が困難となっています。このため、別途、大きさに関する情報を入力して保存するなどの対応が必要となります。

問48 領収書等について、受領者等が社内などにおいて、原稿台と一体型のスキャナを用いて読み取りを行うことは可能でしょうか。
回答
可能です。
解説
 この場合、国税関係書類を受領者等が読み取る場合に該当するため(規則35二ロ)、受領等後、受領者等が署名の上、3日以内にタイムスタンプを付すことが必要です。
なお、A4以下の大きさの国税関係書類に係る大きさに関する情報の保存は不要です。

問53 規則第3条第5項第1号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」及び同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。
回答
「各事務の処理に関する規程」とは、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものです。また、「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」とは、相互けんせい、定期的なチェック及び再発防止を定めたものです。それに対して「事務の手続を明らかにした書類」とは、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確に表現したものをいいます。
解説
規則第3条第5項第1号ロの「各事務の処理に関する規程」については、業務サイクルに応じた入力事務を行うことにより、改ざん等の誘因を制限するものですから、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。
また、同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じるために、相互けんせい、定期的なチェック、再発防止に関する規程を定めるものです。一方、同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」は、責任者、入力の順序、方法などの処理手続、さらにはアウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。
なお、これらの規程の例については、問63を参照してください。

問56 受領者が領収書の読み取りを行ったため、受領の日から3日以内にタイムスタンプを付しましたが、その後、経理担当者が電磁的記録の記録事項の確認を行ったところ、問題があり、再度読み取りを行うことが必要となりました。すでに領収書の受領の日から3日を経過してしまいましたが、どのように対応すればよいでしょうか。
回答
当該領収書の受領者以外の者が読み取りを行い、選択した入力方式に応じて速やかに、又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかに入力することとなります。
解説
タイムスタンプを特に速やか(3日以内)に付すという要件は、国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件です(規則35二ロ)。したがって、読み取りを行った者が当該国税関係書類の受領者等でなければ、この要件は不要となります。
なお、受領者等以外の者が領収書の読み取りを行うこととした場合、当該領収書がA4以下の大きさであったときでも、書類の大きさに関する情報の保存は必要となります(規則35二ハ)。

問60 スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。
回答
ディスプレイの画面及び書面に規則第3条第5項第6号の要件を満たし、整然とした形式かつ原稿と同程度に明瞭な状態で、速やかに出力することができれば、どのような入力方法でも差し支えありません。
解説
規則第3条第5項第2号イ及びハにおいて、国税関係書類を読み取るに当たっての要件として200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上及び書類の大きさに関する情報を保存することを規定していますが(国税関係書類の受領者等が読み取る場合で、当該書類の大きさがA4以下であるときは、書類の大きさに関する情報を保存する要件はありません。また、同条第6項に規定する国税関係書類の場合は、いわゆるグレースケールで保存することが規定されており、書類の大きさに関する情報を保存する要件はありません。)、その他は特に規定していませんので、1頁の書類が2頁にまたがるなど、分割して出力されることなく原稿と同程度の出力ができる保存方法として規則第3条第5項第6号の要件を満たしていれば、入力方法については問わないこととされています。
したがって、本来はディスプレイに出力する際にファイル等が分割されることなく整然とした形式で出力することが必要であり、また、仮にA3の書類であれば当然にA3が出力できるプリンタ及びA3サイズの用紙を備え付けるべきですが、たまたま備え付けられているプリンタの最大出力サイズより大きい書類を1枚受領したときは、スキャン文書と元の書類の両方を保存することで差し支えありません。
(注) 備え付けられているスキャナがA3サイズに対応していないからといって、国税関係書類を複写機などで縮小コピーしたものをスキャニングすることは、法第4条第3項に規定する国税関係書類に記載されている事項をスキャニングすることには当たりません。

問62 受領者が領収書の読み取りを行い、その後、経理担当者が経理処理の際に必要に応じ領収書の書面を確認することとしていますが、この場合、入力を行う者とはどの者になりますか。
回答
一般的には、経理担当者となります。
解説
規則第3条第5項第3号に規定する「入力を行う者」については、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者をいうこととしており、その者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができる必要があります(取扱通達4-32)。
企業の事務処理体制により異なりますが、例えば、領収書の受領者がスマートフォンで読み取りを行う場合、一旦、受領者が読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認しますが、その後、経理担当者等がその画像を基に経理処理をし、必要に応じて領収書の書面の確認を行い、また、その後訂正削除の履歴等の確認を行うこととなると考えられます。このような処理体制であれば、経理担当者が、その確認作業をもって、読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者に該当することとなり、経理担当者(またはその者を直接監督する者)に係る情報を確認することができるようにすることとなります。

問66 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。
回答
最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。
解説
平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

問67 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。
回答
最低限、検査の対象となる各事務を行っている者以外の者が検査を行う必要があります。
解説
平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」とは、具体的には、定期的に事務処理手続のチェック・検査を行う仕組み(体制、手続)がとられていることが必要とされるものです。
仮に、検査の対象となる各事務を担当している者が定期的な検査を行った場合において、紙段階で改ざんを行っているときには、チェック機能が働かないこととなります。
このため、最低限、その事務を担当している者ではなく、それ以外の者が定期的な検査を行う必要があります。
また、事業規模の小さな事業の場合、当該各事務を担当している者以外の者が検査を行うことが難しいことも想定されます。このような場合、外部の者に委託する方法なども考えられます。

 お疲れさまでした。

もう一度読み込んで通達組み合わせて軸を作ってみてください。

次回は スマホによるスキャナ保存の価値について考えてみたいと思います。

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第90回 「スマホによるスキャナ保存について考える 2 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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昨日の結び:「 ● スマホでスキャナ保存するメリットは ● そもそも従業員の立替払いの領収書の業務効率の課題は」でした。

本日は、「 ● スマホでスキャナ保存する際の国税要件にはどのようなものがあるか」から見ていきます!

・「受領者等が読取を行う」場合に当たるか否かで要件が異なります。

               【当たる】        【当たらない】
・タイムスタンプ   特に速やか(3日)      速やか/業務サイクル後速やか
・大きさに関する  A4以下の場合は不要          必要(工夫要)
・解像度       縦横のピクセル数注意      200dpi以上
・自署         必要           不要
・相互けん制    読取  経理           読取   照合
                                    Aさん 画像確認          Aさん  Bさん
                                    必要に応じて              必ず紙と電子
                                    原本確認               の両方を照合
                                                                                 して確認
・定期検査      Cさんが実施     Cさんが実施

上記の基本要件が腑に落ちて、どの角度から聞かれても要件の軸がぶれないことが
とても重要です。筆者も軸を作る為に下記の通達は何十回も読み込んでいます。
今のその読み込みは継続しています。
皆様も是非、読み込みをしてみて下さい。

● H28改正後に追加された通達4-19,22,23,28,35の5つはしっかり押さえないと申請書の見かけでみなし承認を取得しても、税務調査時の検査で是正勧告を受けることになるのでしっかり確認して下さい。

4-19 (スキャナの意義)
規則第3条第4項に規定する「スキャナ」とは、書面の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置をいう。したがって、例えば、スマートフォンやデジタルカメラ等も、上記の入力装置に該当すれば、同項に規定する「スキャナ」に含まれることに留意する。
【解説】
平成28年度の税制改正前においては、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」ことが要件とされていた。これは、社内において経理担当者等が経理処理の際に領収書等の書面を確認した上でスキャナによる読み取りを行うことを念頭においた仕組みとされていたことによるものである。また、この「スキャナ」については法令上の定義はなく、一般的な用語を指しているものとしていたところであるが、「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件があったため、いわゆる「スキャナ」として販売されている機器が用いられていた。
平成28年度の税制改正において、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行い、そのデータによる経理処理を行えるよう、この「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止され、用いることができる機器の選択肢が広くなった。
このため、本通達は、スキャナについて、書面の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置であることを明らかにするとともに、スマートフォンやデジタルカメラ等の機器についても規則第3条第4項に規定する「スキャナ」に含まれることを例示的に明らかにしたものである。

4-22
(対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い)
規則第3条第5項の規定の適用に当たり、郵送等により送付された国税関係書類のうち、郵便受箱等に投函されることにより受領が行われるなど、対面で授受が行われない場合における国税関係書類の取扱いについては、読み取りを行う者のいずれを問わず、当該国税関係書類の受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合に該当するものとして差し支えないものとする。
【解説】
規則第3条第5項第2号ロに規定する「受領」については、特段の定めがないため、対面で国税関係書類の授受が行われる場合は、外部の者から国税関係書類を受け取ることを意味し、同号ロに規定する「受領をする者」については、具体的に国税関係書類を受け取った者をいうものと考えられる。
一方、対面で国税関係書類の授受が行われない場合、例えば、郵送等により国税関係書類が送付され、郵便受箱等に投函された場合は、民法における隔地者に対する意思表示が、「その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。」とされ(民法97条)、到達については「意思表示の書面が…いわゆる勢力範囲(支配圏)内におかれることを以て足るもの」と解されている(最判昭36.4.20)ことを踏まえれば、郵便受箱等に投函されたことをもって受領が行われたと考えられ、この場合、具体の者がなく受領が行われており、受領をする者がいないこととなる。
したがって、郵送等により送付され、郵便受箱等に投函された国税関係書類については、受領者が存在しないため、同号ロ括弧書の規定の適用はないと考えることもできるが、例えば、一人で事業を行っている個人事業者においては、郵送された国税関係書類を郵便配達人等から直接受け取れたか否かで、スキャナ保存の要件が変わることとなり、不合理なこととなる。また、同号ロ括弧書の規定の適用については、基本的には、受領者等以外の者が読み取りを行う場合より要件が厳しくなるため、郵送等により送付され、郵便受箱等に投函された国税関係書類に限り任意で適用し得るとしても差し支えないと考えられる。
本通達は、このような考えの下、規則第3条第5項の規定の適用に当たっては、郵送等により送付された国税関係書類のうち、郵便受箱等に投函されることにより受領が行われるなど、対面で授受が行われない場合における国税関係書類の取扱いについては、読み取りを行う者のいずれを問わず、当該国税関係書類の受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合に該当するものとして差し支えないことを明らかにしたものである。

4-23 (特に速やかに行うことの意義)
規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。
【解説】
平成28年度の税制改正前においては、営業担当者等が作成又は受領(以下4-23において「受領等」という。)した国税関係書類について、社内において経理担当者等が経理処理の際に領収書等の書面を確認した上でスキャナによる読み取りを行っていたが、平成28年度の税制改正により、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止され、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行うことが可能となった。
一方、これまで国税関係書類の受領者等以外の者が読み取りを行ってきたことによるけんせい効果が失われること、電磁的記録にタイムスタンプを付すまでの期間を長く設定すれば、電磁的記録上の改ざんも容易となってしまうことから、受領者等が読み取る場合には、特に速やかにタイムスタンプを付すこととされたところである。
スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行うことができる以上、受領等の当日に読み取りを行い、ネットワークを利用し、当日中にタイムスタンプを付すことも可能ではあるが、実際には、他の業務との関係上、受領等の当日中には読み取りを行うことができない場合もあり得る。しかしながら、例えば、受領等の後、土曜日・日曜日を挟むこととなっても3日あれば基本的には対応が可能であることや、これまで入力については、受領等の日の翌日から起算して1週間以内に行っていれば、「速やかに」入力しているものと取り扱っていることなども踏まえ、本通達は、受領等の日の翌日から起算して3日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに行っているものとして取り扱うことを明らかにしたものである。

4-28 (日本工業規格A列4番以下の大きさの書類の解像度の意義)
規則第3条第5項第2号ハ括弧書に規定する「当該国税関係書類の作成又は受領する者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格A列4番以下であるとき」における、規則第3条第5項第2号ハ(1)に規定する「解像度に関する情報」の保存については、当該国税関係書類の電磁的記録に係る画素数を保存すれば足りることに留意する。
【解説】
平成28年度の税制改正により、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止され、社外などで経理処理前にスマートフォンやデジタルカメラ等を使用して書面の国税関係書類の読み取りを行うことが可能となった。
スマートフォンやデジタルカメラ等の機器は、走査によって書類を読み取るスキャナとは異なり、一般的には、書類を読み取った際に解像度に関する情報を取得することが困難であり、どのように解像度に関する情報を保存するのかが問題となる。
本通達は、この点について、解像度が書類の大きさと画素数によって決まり、解像度の要件(「25.4ミリメートル当たり200ドット以上」)が満たされていることについては、画素数が保存されていれば判断できることを踏まえ、規則第3条第5項第2号ハ括弧書に規定する「当該国税関係書類の作成又は受領する者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格A列4番以下であるとき」における、規則第3条第5項第2号ハ(1)に規定する「解像度に関する情報」の保存については、画素数を保存すれば足りることを明らかにしたものである。

4-35 (定期的な検査を行う体制の意義)
規則第3条第5項第4号ロに規定する「定期的な検査を行う体制」とは、定期的な検査が行われるまでの間は、スキャナ保存を行った国税関係書類の書面を管理する体制がとられている必要があることに留意する。
なお、スキャナ保存を行った国税関係書類の書面については、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認等に際して原本確認が必要となった場合に、速やかに確認できるよう、定期的な検査が行われるまでの間、本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるものにおいて管理する必要があることに留意する。
【解説】
平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類(法第4条第3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。)については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。
この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じることとされた。
スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんを防止するための要件であるから、仮に、スキャナ保存を行った国税関係書類の書面がなければ、この書面とスキャナで読み取った画像とが同等であることを確認することができないこととなる。このため、本通達は、定期的な検査を行うまでの間はスキャナ保存を行った書面の管理が必要となることを留意的に明らかにしたものである。
なお、事業規模が大きな場合や事業形態によっては、保存義務者が1年に1回、定期的な検査を行うとした場合、スキャナ保存を行った国税関係書類の書面の量が膨大になることも考えられるが、事業規模に合わせて、例えば、検査を1月に1回行う、また、四半期に1回行うことで、検査を行ったものについては、廃棄することができる。
また、平成28年度の税制改正により、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止された。これにより、例えば、営業担当者がスマートフォン等を使用して社外において経理処理前の領収書の読み取りを行うことが可能となったが、領収書が読み取りを行った営業担当者の自宅で管理されることとなっては、経理担当者による原本確認や定期的な検査により書面が必要になった際に速やかに行えず、その実効性が確保されないこととなる。このため、営業担当者の自宅等ではなく、「本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるもの」といった確認・検査を速やかに行える場所で管理する必要があることを本通達は留意的に明らかにしたものである。

お疲れさまでした。

次回はQ&Aの重要問をピックアップします。 

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第89回 「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」
最近筆者が提案活動の中で感じることですが、スマホに関するスキャナ保存の期待と落胆とその誤解です。

期待は、緩和さらたと聞き、素直にスマホが使えるようになった、良し!検討しようというものです。
落胆は、調べてみると「特に速やか3日」ルールや撮影時の注意事項や電子化ファイルに関わる詳細要件が結構あり、事例が出てからにしようと先送りにされているもの。
誤解は、スマホで読み取ったらクラウドに送り遅滞なくタイムスタンプを押さないと要件確保できない。とか、大きさ情報の保存要件確保とその担保ができないから実質無理というものです。

なぜでこのようなことが起こるのでしょうか?
それは、伝え手であるベンダーの講師や専門家と言われる方々の理解のバラつきや迷いからきているに 他なりません。そして、法令要件、通達、QAで全てを詳細に押さえていないので筆者でも慎重に確認を重ねながらの判断となります。
今弊社は年内に向けて申請を出すべく要件を精査しておりますが、法令+通達+QAをしっかり読み込み、要件確保して、所轄の国税局に申請前に説明に上がれば大きな問題は無いと考えます。
みなさん冷静に要件を精査して実績を作ろうではありませんか!!

では順序立ててみていきましょう!
● スマホでスキャナ保存するメリットは
1.いつでもどこでもスキャンできる
2.専用スキャナや複合機と比較して簡単そう
3.従業員にスマホを配布している企業が増えていて使えそう
4.特に従業員の立替払いの領収書のスキャナ保存で業務効率化できそう
5.電子化して検索キーを関連付ければ、簡単瞬時に検索できる

● そもそも従業員の立替払いの領収書の業務効率の課題は
1.紙証憑である領収書を経理に集めなければならない
2.電子決裁のワークフローで折角業務効率改善させても、精算書台紙や領収書の糊づけなど起案担当者に負担がかかる
3.上記負担に加えて、拠点からの本社経理理への紙の送付管理と税法上の長期保管が必要
4.更にある程度の額の会議費や交際接待費の証憑は内部監査や外部監査、税務調査で紙原本の提出が求められることが多い
5.紙の段階の精算でも従業員の不正を許さない牽制やチェック体制を備えているもの

明日の回で通達やQAを見ていきましょう! 

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第88回 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

本日、製造業で従業員数60名の中小企業向けにスキャナ保存の国税要件の説明と弊社ScanSave-v2の説明に行ってまいりました。業務担当の方が面談者で地頭の良い方でしたので約1時間でご理解頂く事ができました。

その内容についてレポートします。

1.証憑書類の電子化原本廃棄のニーズの背景に何がありますか?→ 段ボールの保管が150箱程度あり、探し出すのが大変になってきている。

2.証憑は、どのように集まってきますか?→ 本社に集中

3.会計帳簿の記帳はどうされていますか?→ 会計事務所に記帳代行している

4.証憑の特長は? → チェーンストア統一伝票が多い、見積書や注文書もある

5.国税のスキャナ保存要件に対する感想は? → 受領書類は難しい!業務手順が変わるので中小企業には厳しいものがある。対して見積書や注文書等の国税一般書類は、要件が簡単なので導入しやすく思えた

6.他にご質問は? → タイムスタンプの仕組みや現物を見たことが無いので是非見たい → ネットワークに流れるのがハッシュのみであること、スタンプとは言え不可視である点が現物で良くわかった

7.感想を頂けますか? → ScanSaveはLite版があり国税一般書類からできる点が良いことと、CSVファイルの取込利用が結構便利 → 是非とも見積もり提案して欲しい。

このような感じで商談対応をさせて頂きました。

ご参考になれば幸いです。

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第87回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「電子的にやり取りした書類」の扱いについて考えてみましょう!
電子取引とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存) 第十条に下記の通り規定されています。
所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。
要件を整理すると
・電子取引を行った場合
・当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない
・ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

要するに、所轄税務署長等の承認に関わらず、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務であり、できない場合は紙に出力して保存しなければなりません。
施行規則8条に詳細要件が規定されています。
第八条   法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一   当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

二   当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

2   法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。  」

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第86回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!」

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国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「控え書類」の扱いについて考えてみましょう!

国税関係書類は、国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいいます。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして法4条には
2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、
所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録
の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

と規定されています。

要件を整理すると
・自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合
・所轄税務署長等の承認を受けた
・当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代える
となります。

施行規則3条2項に詳細要件が規定されています。
2   前項(第一号、第二号及び第五号ハに係る部分を除く。)の規定は、法第四条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類(法第二条第二号 に規定する国税関係書類をいう。以下同じ。)に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、前項第五号イ中「、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」とあるのは「その他の日付」と、同号ロ中「日付又は金額」とあるのは「日付」と読み替えるものとする。

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