タグ別アーカイブ: スキャナ保存

第29回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-22 タイムスタンプと電磁的記録の関連性の確保」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 

(タイムスタンプと電磁的記録の関連性の確保)

4-22 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「タイムスタンプ」は、当該タイムスタンプを付した国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の訂正又は削除を行った場合には、当該タイムスタンプを検証することによってこれらの事実を確認することができるものでなければならないことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ロに規定するタイムスタンプは、当該タイムスタンプを付した電磁的記録の記録事項が訂正又は削除された場合には、当該タイムスタンプを検証することによってそのことが確認できる機能を有していることから、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことにより、当該電磁的記録の記録事項の訂正又は削除を行った事実を確認できることを目的の一つとしているものである。

ところで、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付したとしても、その後に何の記録も残らずに当該電磁的記録の記録事項をタイムスタンプが付されていない状態に戻せる場合や、電磁的記録の記録事項との適切な関連性を確保していない場合などには、国税関係書類をスキャナで読み取った際に付したタイムスタンプの検証では電磁的記録の記録事項の訂正又は削除の事実が確認できなくなることがある。

したがって、タイムスタンプを付した電磁的記録の記録事項の訂正又は削除を行った場合には、国税関係書類をスキャナで読み取った際に付したタイムスタンプを検証することによってこれらの事実を確認できるようにしておかなくてはならないことを念のため明らかにしたものである。

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第28回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-21 一の入力単位の意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
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★ここが良くご質問を受ける「一の入力単位」です。
1企業から月末に受領した複数ページの請求書や従業員立替払いの小さな領収書を精算書台紙に
張り付けた際の法令上の注意事項が書かれています。

4-21 一の入力単位の意義

(一の入力単位の意義)

4-21 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

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第27回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-35 スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
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ここが負担のかかる検索要件 ここの(注)に注目!

4-35 スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目

(スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目)

4-35 規則第3条第5項第5号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

なお、検索は国税関係書類の種類別にできることを要することに留意する。

(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称

(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称

(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称

(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称

(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称

(注) 一連番号等を国税関係帳簿書類に記載又は記録することにより規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))又は第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))承認を受けているものに限。)の記録事項及び国税関係書類(法第4条第3項の承認を受けているものに限る。)を検索することができる機能が必要となることに留意する。

★上記を単純化して見ましょう!

一連番号等を国税関係帳簿書類に記載又は記録することにより「帳簿書類間の関連性の確保」の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿(法第4条第1項承認を受けているものに限。)の記録事項及び国税関係書類(法第4条第3項の承認を受けているものに限る。)を検索することができる機能が必要となることに留意する。

お分かりいただけましたでしょうか?

【解説】

規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号イ(読み替え後)に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。

イ 日付け(国税関係書類に記載すべき日付けをいう。)

ロ 金額(国税関係書類に記載すべき取引の金額又は資産の譲渡等の対価の額等をいい、単価及び残高を含まない。)

ハ 取引先名称(国税関係書類に記載すべき取引先名称をいう。)

なお、取引先名称は必ずしも名称でなく、取引先コードが定められ、当該コード表が備え付けられている場合には、当該コードによる記録でも差し支えない。

 

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第26回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-34 4ポイントの文字が認識できることの意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試
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「4-34 4ポイントの文字が認識できることの意義のご説明」

 4ポイント文字認識で、テストチャートの文字が認識できるか否かの判断に当たっては、拡大した画面又は書面で行っても差し支えない。

国際標準化機構の規格12653-3のテストチャートにおいては4ポイントの文字及びISO No.1試験図票の140図票を認識できること

4-34 4ポイントの文字が認識できることの意義   平成27年改正はこちら

(4ポイントの文字が認識できることの意義)

4-34 規則第3条第5項第6号ニ((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))の規定は、全ての国税関係書類に係る電磁的記録に適用されるのであるから、日本工業規格X6933又は国際標準化機構の規格12653-3に準拠したテストチャートを同項第2号の電子計算機処理システムで入力し、同項第6号に規定するカラーディスプレイの画面及びカラープリンタで出力した書面でこれらのテストチャートの画像を確認し、4ポイントの文字が認識できる場合の当該電子計算機処理システム等を構成する各種機器等の設定等で全ての国税関係書類を入力し保存を行うことをいうことに留意する。

なお、これらのテストチャートの文字が認識できるか否かの判断に当たっては、拡大した画面又は書面で行っても差し支えない。

【解説】

規則第3条第5項第6号ニでは、国税関係書類に係る電磁的記録を国税庁長官の定めるところにより4ポイントの文字が認識できるような状態にしておくことが必要とされている。

これは全ての国税関係書類に係る電磁的記録に適用されるのであるが、全ての国税関係書類に4ポイントの文字が含まれているわけではないことから、工業標準化法(昭和24年法律第185号)第17条第1項(日本工業規格)に規定する日本工業規格(いわゆるJIS規格)X6933又は国際標準化機構(いわゆるISO)の規格12653-3に準拠したテストチャートをスキャナ保存で使用するシステムで入力し、出力した画面及び書面においてこれらのテストチャートの4ポイントの文字の認識が可能となるように構成された、電子計算機処理システム等の各種機器やプログラムの設定及び使用方法等と同じ設定、使用方法等で、全ての国税関係書類の入力及び電磁的記録の保存を行うことをもって、4ポイントの文字が認識できるような状態であるとしたものである。そこで、このことを明らかにしたものである。

なお、4ポイントの文字が認識できるとは、日本工業規格 X6933のテストチャートにおいては4の相対サイズの文字及びISO図形言語を、国際標準化機構の規格12653-3のテストチャートにおいては4ポイントの文字及びISO No.1試験図票の140図票を認識できることをいう。

 

★参考 下記のQAが関連情報です。

問61 スキャン文書について圧縮して保存することは認められないのでしょうか。
問62 規則第3条第5項第6号ニに規定する国税庁長官が定めるところによる方法で、4ポイントの大きさの文字を認識することが困難である場合に、解像度等はどのように設定して入力すればよいのでしょうか。

問63 JIS X6933に準拠したテストチャートのJISにおける使用方法としては、目視試験において50パーセント超の認識ができればよいこととなっていますが、国税関係書類のスキャナ保存においても、同様に4ポイントの文字及びISO図形言語のうち50パーセント超の認識ができる設定で入力すればよいのでしょうか。

問64 4ポイントの文字が認識できる各種機器の設定(読取解像度、階調、圧縮のレベル等)については、スキャナ等の各種機器の購入時に、テストチャートを使用して行ったテストの結果によるものでよいのでしょうか。

詳細は、下記に記載されています。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07_2.htm

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第25回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-33 帳簿書類間の関連性の確保の方法のご説明」

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とても重要な「帳簿書類間の関連性」の解説です!・・(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)/解説より抜粋 → 「取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。」

4-33 帳簿書類間の関連性の確保の方法   (平成27年7月3日の改正で4-32に番号変更)

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)

4-33 規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。

この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。

(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

【解説】

スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であることから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。紙の書類における保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などによって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが通例であると考えられる。

したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則としてすべての国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによって、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)さらに、規則第3条第6項((適時入力))による入力では、帳簿作成の後にスキャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにしている。

★適時入力で、ここで言う何らかの方法で関連性を確保するとは、例えば「見積書」等の一般書類が関連する請求書と関連付けして、その請求書が帳簿と相互関連性確保できていれば問題ないと考える事ができます。

 また、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。

なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があることを併せて明らかにしている。

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第24回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-32 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法のご説明」

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4-32 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法   (平成27年7月3日の改正で4-27に番号変更

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法)

4-32 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」とは、電磁的記録を訂正した場合は、例えば、上書き保存されず、訂正した後の電磁的記録が新たに保存されること、又は電磁的記録を削除しようとした場合は、例えば、当該電磁的記録は削除されずに削除したという情報が新たに保存されることをいう。

したがって、スキャナで読み取った最初のデータと保存されている最新のデータが異なっている場合は、その訂正又は削除の履歴及び内容のすべてを確認することができることに留意する。

なお、削除の内容のすべてを確認することができるとは、例えば、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し、内容を確認することができることをいう。

★上記のような絞り込み検索ができるシステムを採用しなければなりません。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホに規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」という要件を満たす方法として、次のイ及びロを満たすようなシステムによっている場合には、この要件を満たすこととなる旨を明らかにしたものである。

イ 記録された電磁的記録は削除されないこと(削除の必要が生じた場合には、削除したという情報が記録され、物理的な削除がされないものであること。)

ロ 電磁的記録を訂正した場合には、上書き保存されないこと

なお、削除したという情報が記録されている電磁的記録については、規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号に規定する検索機能により抽出が行われないこと及び規則第3条第5項第3号に規定する帳簿との関連性が確認できないこととしても差し支えないが、削除を行った事実及び内容を確認することができる必要があることから、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し内容の確認ができる必要があることを念のため明らかにしたものである。

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第23回 証憑書類のスキャナ保存講座 「4-31 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例のご説明」

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4-31 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例   (平成27年7月3日の改正で4-26に番号変更)

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例)

4-31 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合」とは、スキャナで読み取った国税関係書類の書面の情報の訂正又は削除を行った場合をいうのであるが、書面の情報(書面の訂正の痕や修正液の痕等を含む。)を損なうことのない画像の情報の訂正は含まれないことに留意する。

★「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項」は、証憑書類の電子化ファイルそのもののことです。
下記の解説からそれが読み取れます。
この解説が無ければ、電子化ファイルに対して登録した検索用の情報と勘違いしてしまいます。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホでは、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の訂正を行った場合にはその内容が確認できる必要があることとされている。国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とは、文字の情報、色の情報などスキャナで読み取った当該国税関係書類の書面の情報をいうのであるから、これらを訂正する場合には、原則としてその訂正の内容が確認できなければならないこととなる。

しかしながら、スキャナで画像を読取る場合には、使用する者が意識することなしに何らかの画像に関する電磁的記録の補正が行われることが通常であり、このような補正までその前の内容を確認できることを求めることはスキャナの実態に即していないとも考えられる。

したがって、同号ホにいう電磁的記録の記録事項の訂正には、このような書類の情報を損なうことのない軽微な画像補正は含まれないことを明らかにしている。

一方、訂正の痕や修正液の痕等が消えてしまうような画像補正の場合は、画像補正前の内容が確認できる必要があることとなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第19回「4-18 入力すべき記載事項の特例のご説明」

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4-18 入力すべき記載事項の特例

(入力すべき記載事項の特例)

4-18 法第4条第3項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。

ここで言う「入力」とは、「スキャニング」を指しています。

【解説】

国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を…電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項についてはすべて入力する必要がある。

したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しないが、例えば取引先の情報などの取引状況について、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなる。

ところで、書面に記載された事項には、保険契約申込書の裏面に印刷されている定型的な注意事項などのように、最初から紙に印刷された事項も含まれるのであるが、そのような定型的な記載事項は取引によって内容が変更されることがないことから、当該定型的な記載事項が記載されている書類を使用する前の状態で保存しているなどにより電磁的記録の保存をする場所で確認できる場合には、電磁的記録に記録した場合と同等と考えられるため、当該記載事項以外の記載事項がない面については入力をしないこととしても差し支えない旨を明らかにしている。

なお、契約書など、いわゆるひな形を使用して作成する文書の場合は、そのひな形は単なる見本であり、通常内容を変更することが可能であるので、たとえひな形の内容を変更せずに文書を作成したものであっても、記載されている事項はすべて入力することとなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第18回「4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義のご説明」

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4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義

(範囲を指定して条件を設定することの意義)

4-16 規則第3条第1項第5号ロ((検索機能の確保))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間(国税通則法第2条第9号((定義))に規定する課税期間をいう。以下6-1において同じ。)ごとの国税関係帳簿書類別に日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第1項第5号ロでは、日付及び金額についてはその範囲を指定して条件を設定することができることとされている。

これは、書面による帳簿書類の場合であれば手に取りかつ目で見て探すことが可能であるが、電子データではそれが不可能であることから保存の要件とされているものである。書面による国税関係帳簿書類の場合は、各課税期間の帳簿書類の種類ごとに整理・保管されるのが通常であり、その一課税期間ごとの帳簿又は書類の中から、必要な項目又は必要な書類を探し出していくものであるから、電子データにおける検索機能の日付の場合の範囲指定においても、二課税期間以上又は別々の帳簿及び書類の種類等をまたがって範囲指定できることを保存義務者に求めるものではないが、一課税期間内の帳簿や書類の種類ごとであれば、任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができる必要があることを明らかにしたものである。

なお、書類については、例えば、データ量が膨大であるため、一課税期間の電子データを複数の保存媒体に保存せざるを得ないなど、一課税期間を通じて任意の範囲を指定して検索を行うことが困難であることにつき、合理的な理由があると認められる場合には、一課税期間内の合理的な期間ごとに任意の範囲を指定して検索できればよいこととなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第17回「4-14 検索機能の意義のご説明」

成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「4-14 検索機能の意義のご説明」

4-14 検索機能の意義

(検索機能の意義)

4-14 規則第3条第1項第5号((検索機能の確保)) (同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。

★後日触れる通達「4-35」と合わせて読むと更に理解が深まります。

【解説】

規則第3条第1項第5号に規定する検索機能とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、探し出された記録事項のみがディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。したがってどのような条件を指定しても抽出されない電磁的記録が存在する、つまり特定の電磁的記録が検索の対象外となることは、検索ができるとはいえないと考えられるため、たとえ検索項目に係る記録事項がない場合であってもその空欄を対象として検索できるようにする旨を明らかにしたものである。

なお、改正前の通達の注書きにおいて、検索機能には検索結果を並べ替える機能(いわゆるソート機能)等は含まれないことが記載されていたが、この通達においてもその考え方に変更はなく、ソート機能等を義務付けるものではない。しかしながら近年のコンピュータシステムではソート機能は通常の機能として組み込まれているものも多いと考えられることから、あえて明示しないこととしたものである。

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